مدیریت پروژه از جمله حوزههای کلیدی در تمامی صنایع ازجمله صنعت ساخت است که باگذشت زمان به یکی از مؤثرترین روشها برای دستیابی به اهداف پیچیده و متنوع تبدیل شده است. این علم، از اواسط قرن بیستم با استفاده از ابزارها و تکنیکهای مدرن، شکل تازهای به خود گرفت. بااینحال، ریشههای آن به اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم برمیگردد، زمانی که تلاشهای اولیه برای بهبود فرایندهای مدیریت پروژه آغاز شد.
در این مقاله، به بررسی تاریخچه و تکامل مدیریت پروژه، تعریف آن، نقش مدیر پروژه و تفاوتهای آن با مدیریت ساخت و سایر حوزههای مشابه خواهیم پرداخت. همچنین به بررسی چرخه حیات پروژههای صنعت ساخت، ابزارها و تکنیکهای مورداستفاده و حوزههای دانشی مدیریت پروژه خواهیم پرداخت. در ادامه نیز به نقش مدیر پروژه در مراحل مختلف پروژههای صنعت ساخت پرداخته و مدارک و گواهینامههای معتبر در این حوزه را معرفی خواهیم کرد.
هدف از این مقاله، ارائه تصویری جامع و دقیق از مدیریت پروژه و نقشهای مرتبط با آن، با تمرکز بر صنعت ساخت است تا بتواند به متخصصان و علاقهمندان این حوزه درک بهتری از اصول و روشهای کاربردی این رشته ارائه دهد.
1. تاریخچه
مدیریت پروژه به شکل امروزی خود از حدود دهه 1950 شکل گرفت، زمانی که ابزارها و تکنیکهای بنیادین مدیریت پروژه مانند روش مسیر بحرانی (Critical Path Method یا CPM)، ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure یا WBS) و تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (Program Evaluation and Review Technique) ایجاد شدند.
بااینحال، ریشههای مدیریت پروژه به سال 1896 برمیگردد، زمانی که کارول آدامیکی (Karol Adamiecki)، هارمونگرام (Harmonogram) را ایجاد کرد که الهامبخش نمودار گانت (Gantt Chart) بود. نمودار گانت در سال 1910 توسط هنری گانت ایجاد شد و همچنان یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت پروژه به شمار میرود.
2. تعریف پروژه
پروژه یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربهفرد انجام میشود. پروژهها معمولاً دارای ویژگیهای زیر هستند:
- هدف مشخص
- مدت زمان محدود
- منابع محدود
- یگانگی (تکراری نبودن)
- مراحل مشخص
1.2. چرخه حیات پروژههای صنعت ساخت
مراحل پنجگانه پروژههای صنعت ساخت عبارتاند از:
- مرحله پیش از طراحی: در این مرحله، نیازها و اهداف پروژه به طور دقیق تعریف میشوند.
- مرحله طراحی: این مرحله به تهیه نقشهها و مستندات فنی پروژه اختصاص دارد. در این مرحله، تیم طراحی با همکاری مدیر پروژه، جزئیات فنی و نقشههای دقیق پروژه را تدوین میکند. این مرحله شامل طراحیهای اولیه، طراحیهای نهایی، و در صورت لزوم، اصلاحات است. هدف اصلی این مرحله اطمینان از این است که تمامی نیازها و استانداردهای پروژه بهدرستی در طراحیها گنجانده شده و از لحاظ فنی و اقتصادی قابلاجرا هستند.
- مرحله تدارکات: تدارکات به فرایندهای مربوط به تامین منابع، تجهیزات، مصالح و خدمات موردنیاز پروژه اختصاص دارد. این مرحله شامل فعالیتهایی مانند برنامهریزی و برگزاری مناقصات، انتخاب پیمانکاران و تامینکنندگان، مذاکره و انعقاد قراردادها است. هدف این مرحله، تهیه و تامین تمامی موارد موردنیاز برای اجرای پروژه به بهترین قیمت و کیفیت ممکن است.
- مرحله ساخت: این مرحله شامل اجرای عملیات ساختمانی و نصب تجهیزات مطابق با نقشهها و برنامههای طراحی شده است. کیفیت کار، ایمنی در محل پروژه و تطابق با برنامه زمانبندی از جمله موارد مهمی هستند که باید در این مرحله موردتوجه قرار گیرند.
- مرحله پس از ساخت: پس از اتمام ساخت، پروژه وارد مرحله پس از ساخت میشود که شامل فعالیتهای نهایی مانند تحویل پروژه به کارفرما، مدیریت اسناد ، تحویل اسناد تضمینی و ضمانتها و خاتمه قراردادها است.
برای آشنایی بیشتر با چرخه حیات پروژههای صنعت ساخت کلیک کنید.
3. مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه فرایند برنامهریزی، سازماندهی، اجرا و کنترل منابع و فعالیتها بهمنظور دستیابی به اهداف خاص یک پروژه است. این فرایند شامل استفاده از تکنیکها، ابزارها و مهارتها برای هدایت و هماهنگی فعالیتهای پروژه است.
4. مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه فردی است که مسئول برنامهریزی، اجرا، نظارت و کنترل یک پروژه بهمنظور دستیابی به اهداف آن در زمان مقرر و با استفاده بهینه از منابع است. او نقش اصلی را در هدایت و هماهنگی تیم پروژه و تضمین تحویل موفقیتآمیز نتایج بر عهده دارد. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که پروژه بهدرستی پیش میرود و در مسیر تعیینشده باقی میماند.
5. تفاوت مدیر پروژه و مدیر ساخت
اگر بخواهیم تفاوت مدیریت ساخت با مدیریت پروژه عمومی را خلاصه شده بیان کنیم میتوان گفت:
مدیریت ساخت بر پایه علم حقوق ساخت و روشهای اجرا و تحویل پروژه بنا شده و اختصاصی صنعت ساخت است؛ اما مدیر پروژه راهکارهای عمومی برای تمام صنایع ارائه میدهد. اما برای درک بیشتر این تفاوت در ابتدا لازم است به تعریف دقیقتری از مدیریت ساخت بپردازیم (جهت مطاله بیشتر به مقاله مدیریت ساخت به چه معناست؟ معرفی حرفه مدیریت ساخت (CM) رجوع کنید).
استاندارد مدیریت ساخت ایران، مدیر ساخت را بهصورت زیر تعریف میکند:
مدیر ساخت مدیریتی حرفهای است که بهمنظور برنامهریزی، طراحی و ساخت پروژههای صنعت ساخت از آغاز تا پایان، به کار گرفته میشود تا اهداف پروژه، اعم از زمان، محدوده، هزینه و کیفیت محقق گردند؛ اما مدیریت پروژه به استفاده از سیستمها و رویههای یکپارچه برای طراحی و ساخت اطلاق میشود. در واقع اگر به طور ویژه فقط به صنعت ساخت بنگریم مدیریت پروژه بخشی جداییناپذیر از مدیریت ساخت است و شامل مسئولیتهایی میشود که مدیر ساخت باید قادر به انجام آن باشد.
مدیریت ساخت مفهومی کلانتر است که از محدودههای دانشی فراتر از مدیریت پروژه، ازجمله کسبوکار در صنعت ساخت برخوردار است. مدیر ساخت وظیفه دارد تا به کمک مبانی مدیریت ساخت بین عوامل مختلف پروژه ازجمله کارفرما، پیمانکاران، مشاوران، طراحان، تامینکنندگان و سایر عوامل درگیر پروژه، از مرحله پیش از طراحی تا پس از ساخت، یکپارچگی ایجاد نماید. این در حالی است که مدیریت پروژه میتواند در هر مرحله، بخش و سازمان جهت رسیدن به ساختار اصلی مدیریت ساخت به شکل جداگانه اجرا شود و مدیر پروژه در آن باید با استفاده از سیستمها و رویههای یکپارچه که از سوی مدیر ساخت تعیین شده است، به اجرای مسئولیتهای خود بپردازد.
باتوجهبه توضیحات بالا میتوان رابطه مدیر ساخت و مدیر پروژه را از منظر دو دیدگاه مقایسه کرد:
نگاه کلی: مدیریت پروژه بهصورت عمومی میباشد و کل صنایع را در برمیگیرد درحالیکه مدیریت ساخت مدیریت پروژههای صنعت ساخت است.
نگاه تخصصی: با نگاه تخصصی در صنعت ساخت میتوان نتیجه گرفت مدیریت ساخت حوزه تخصصیتر و حرفهایتری را در برمیگیرد و مدیریت پروژه یکی از وظایف مدیر ساخت تلقی میگردد و بهتنهایی کاربرد چندانی در این صنعت نخواهد داشت.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص میتوانید به کتاب استاندارد مدیریت ساخت ایران مراجعه کنید.
6. تفاوت مدیر پروژه و مدیر طرح
برای درک بهتر تفاوت مدیر پروژه و مدیر طرح در ابتدا لازم است با تعریف مدیریت طرح و مدیر طرح آشنا شویم. بر اساس تعریف استاندارد مدیریت ساخت ایران:
مدیریت طرح به مدیریت ساخت حرفهای گفته میشود که برای بهبود طرحی سرمایهای شامل یک یا چند پروژه از آغاز تا پایان به کار گرفته میشود. در مدیریت طرح، خدمات جامع مدیریت ساخت شامل برنامهریزی، طراحی، تدارکات، ساخت و راهاندازی برای یکپارچه کردن جنبههای مختلف فرایند ساخت به کار میرود تا در هر پروژه، تخصص فنی و مدیریتی به شیوهای استاندارد ارائه شوند.
مدیر طرح عموماً مسئولیت مدیریت تمام منابع و روابط لازم برای دستیابی به نتایج مطلوب کارفرما را برعهده دارد، یعنی مدیریت منابع و روابطی که کارفرما به او محول کرده و مدیر طرح آنها را در قرارداد خود پذیرفته است. مدیر طرح یک طرح سرمایهگذاری کلان را مدیریت و هماهنگ میکند که ممکن است شامل چندین پروژه در مکانهای مختلف باشد. ممکن است کارفرما مسئولیت مدیریت یا انعقاد برخی قراردادها را که نیازمند مشارکت خود او هستند، به مدیر طرح تفویض کند. همچنین ممکن است برای رسیدن به یکپارچگی و هماهنگی خدمات برونسپاری شدهای که به مشارکت کارفرما نیاز دارند نیز وظیفهی مدیریت یا انعقاد قرارداد به مدیر طرح محول شود.
با توجه به توضیحات بالا میتوان نتیجه گرفت مدیریت طرح از همان اصول و تکنیکهای مدیریت پروژه استفاده میکند، اما همانطور که از نامش پیداست، شامل مدیریت طرحها بهجای پروژهها میشود. طرحها مجموعهای از پروژههای مرتبط هستند که به طور همزمان اجرا میشوند تا از منابع موجود سازمان به بهترین شکل استفاده شود که این امر چالشهای منحصربهفردی را برای حرفهایهای مدیریت پروژه به همراه دارد (مطالعه بیشتر در مقاله مدیریت ساخت، مدیریت طرح و پیمان مدیریت؛ تعاریف اشتباه نظام فنی و اجرایی کشور).
بهطورکلی میتوان گفت مدیر طرح معمولاً یک سطح بالاتر از مدیر پروژه قرار دارد و مسئولیت مدیریت چندین پروژه و هماهنگی بین آنها را بر عهده دارد، درحالیکه مدیر پروژه تمرکز خود را بر روی یک پروژه خاص دارد.
7. تفاوت مدیر پروژه و مدیر سبد پروژهها
تفاوت اصلی بین مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژهها در این است که مدیریت سبد پروژهها بر اولویتبندی پروژهها بر اساس اهداف کسبوکار و اهداف استراتژیک سازمان تمرکز دارد درحالیکه مدیر پروژه بیشتر درگیر اجرای عملیاتی پروژهها است.
8. حوزههای دانشی مدیریت پروژه عمومی
در ادامه تعریف مختصری از هر یک از ۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه عمومی مورد توجه PMBOK آورده شده است:
- مدیریت محدوده (Scope Management): مدیریت محدوده پروژه که به وظایف، تحویلها و سررسیدهایی Milestone که باید تحویل داده شوند، اشاره دارد.
- مدیریت برنامه زمانبندی (Schedule Management): ایجاد برنامه زمانبندی پروژه و تعیین دستورالعملهایی برای نحوه پیگیری و نگهداری آن.
- مدیریت هزینه (Cost Management): برآورد هزینههای پروژه برای ایجاد یک بودجه که سپس در طول پروژه پیگیری میشود.
- مدیریت کیفیت (Quality Management): اطمینان از اینکه تحویلهای پروژه با استانداردهای کیفیت مطابقت دارند.
- مدیریت منابع (Resource Management): تامین، تخصیص و پیگیری منابع پروژه مانند نیروی کار، مصالح و تجهیزات.
- مدیریت ارتباطات (Communication Management): تعریف دستورالعملهای ارتباطی برای تیمهای پروژه و ذینفعان.
- مدیریت ریسک (Risk Management): شناسایی، ارزیابی و پیشگیری یا کاهش ریسکهای پروژه.
- مدیریت تدارکات (Procurement Management): تامین منابع پروژه و حفظ روابط با فروشندگان و تامینکنندگان.
- مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management): شناسایی ذینفعان پروژه و مدیریت آنها بر اساس انتظارات و تاثیرشان بر پروژهها.
- مدیریت یکپارچگی (Integration Management): ایجاد چهارچوبی که به تیمهای پروژه کمک کند تا بهصورت بهتری با یکدیگر همکاری کنند.
این حوزههای دانش مدیریت پروژه باید در هر مرحله از فرایند مدیریت پروژه مدیریت شوند.
لازم به ذکر است مدیر پروژههای صنعت ساخت علاوه بر تخصص در حوزههای دانشی فوق نیاز به تسلط بر محدودههای دانشی در زمینههای راهبری قرارداد، مدیریت ایمنی، مدیریت پایداری، مدیریت فناوری نیز دارد تا بتواند با اشراف بیشتری پروژههای این صنعت را هدایت کند.
9. نقش مدیر پروژه در مراحل مختلف پروژههای صنعت ساخت
1.9. مدیر پروژه در مرحله پیش از طراحی
مدیر پروژه در این مرحله معمولاً وظیفه مشخصکردن ساختار پروژه، برنامهریزی پروژه (برنامه مدیریت پروژه - برنامه مدیریت ساخت - دستورالعمل رویههای پروژه)، برگزاری نشست پیش از طراحی و مدیریت اطلاعات را برعهده دارد. در ادامه به بررسی بیشتر انواع برنامهریزیهای پروژه خواهیم پرداخت:
1.1.9. برنامه مدیریت پروژه (PMP یا Project Management Plan)
برنامه مدیریت پروژه سندی است که باید مدیر پروژههای صنعت ساخت آن را تدوین و کارفرما تاییدش کرده باشد. این سند، اهداف و انتظارات کارفرما را شرح میدهد و مواردی چون محدوده، بودجه، زمانبندی، کیفیت و استراتژیهای لازم برای تحقق الزامات را در بر میگیرد.
2.1.9. برنامه مدیریت ساخت (CMP یا Construction Management Plan)
برنامه مدیریت ساخت سندی است که مکتوب و اختصاصی برای هر پروژه محدوده، بودجه، برنامهٔ زمانبندی، نقشهای سازمانی، استانداردهای کیفی و روشها و فرایندهای تخصصیای را که مدیر ساخت برای انجام وظایف مدیریتی مختلف خود باید در پروژه به کار گیرد، در قالب طرحی کلی مشخص میکند.
3.1.9. دستورالعمل رویههای پروژه (PPM یا Project Procedures Manual)
دستورالعمل رویههای پروژه سندی است که مکتوب و اختصاصی برای هر پروژه ساختار و رویکردهای تخصصی لازم برای انجام وظایف مدیریتی مختلف در پروژه را مشخص میکند. در واقع این سند وظایف اعضای تیم پروژه، اختیارات آنها، سیستمها، روشها و فرایندهای اجرای پروژه را فرایندی و جامع توصیف میکند.
2.9. مدیر پروژه در مرحله طراحی
مدیر پروژه در این مرحله معمولاً وظیفه بررسی اسناد طراحی، مدیریت اسناد، تدوین قرارداد، مدیریت روابط عمومی، تامین سرمایه پروژه، برگزاری جلسات، مدیریت هزینه، مدیریت زمان، سازگاری با پایداری، مشاوره مستمر را برعهده دارد. یکی از مهمترین وظایف مدیر پروژههای صنعت ساخت در این مرحله، بررسی ساختپذیری طراحیها برای اطمینان از تداخل نداشتن و اجرایی بودن طرح تدوین شده است. مدیر پروژههای صنعت ساخت به سبب دانش فنی و تجربهٔ اجراییاش، یکی از بهترین عوامل برای کمک به کارفرما و طراح برای جلوگیری از بروز تداخلات و جلوگیری از افزایش هزینههای پروژه میباشد.
3.9. مدیر پروژه در مرحله تدارکات
مدیر پروژه در این مرحله معمولاً وظیفه مدیریت فرایند مناقصه، مدیریت جلسات، تجزیهوتحلیل و مذاکره درباره پیشنهادهای مناقصه را برعهده دارد. ممکن است کارفرما مدیر پروژه را موظف به جمعآوری پیشنهادهای مناقصه کند تا بتواند بر اساس تجزیه و تحلیلهایی که انجام میدهد، پیشنهادهای لازم را به کارفرما برای اخذ تصمیمهای نهایی ارائه کند.
4.9. مدیر پروژه در مرحله ساخت
مدیر پروژه در این مرحله معمولاً وظیفه مدیریت فرایند تجهیز کارگاه، هماهنگی بین اعضای تیم، مدیریت زمان، مدیریت هزینه و پرداختها، مدیریت دستورات تغییر، مدیریت ادعا و اختلاف، مدیریت کیفیت و... را برعهده دارد. بهعنوانمثال مدیر پروژههای صنعت ساخت از منظر مدیریت زمان باید وضعیت زمانی پروژه را با برنامهٔ زمانبندی اصلی مقایسه کند تا از تحت کنترل بودن زمان پروژه مطمئن شود. برای این منظور برنامه زمانبندی مرحله ساخت همراه با سایر برنامههای تدوین شده باید در فواصل زمانی مناسب (حداقل ماهانه) بررسی و بهروز شوند.
5.9. مدیر پروژه در مرحله پس از ساخت
مدیر پروژه در این مرحله معمولاً وظیفه مستندسازی اسناد چون ساخت، مدیریت ضمانتها، مستندسازی مقادیر و مبالغ صورتوضعیت نهایی، تحویل قطعی، پرداخت نهایی و اختتام قرارداد را برعهده دارد. مدیر پروژههای صنعت ساخت تمام اسناد پرداخت نهایی از جمله ضمانت حسن انجام کار، دستورات تغییر حلوفصل نشده و صورتحسابهای پرداخت نشده را برای تایید کارفرما گردآوری میکند. با تایید پرداخت نهایی، کارفرما تمام تعهدات مالی باقیمانده را انجام میدهد تا پس از انجام پرداختهای نهایی، قرارداد خاتمه یابد. در صورت وجود هرگونه ادعا یا درخواست تعدیل از سوی پیمانکار، تا زمانی که این موارد کاملاً حل نشوند، قرارداد خاتمه نمییابد.
10. مدارک مدیریت پروژه
چندین سازمان در سراسر جهان وجود دارند که گواهینامهها و آموزشهای مدیریت پروژه ارائه میدهند. در اینجا به برخی از محبوبترین آنها اشاره میکنیم:
1.10. انجمن مدیریت ساخت آمریکا (Construction Management Association of America -CMAA)
این سازمان با رویکرد تخصصی صنعت ساخت مدرک مدیر ساخت تحت تعلیم (Construction-Manager-in-Training یا CMIT)، مدرک همیار تاییدشده مدیر ساخت (Certified Associate Construction Manager یا CACM) و مدرک مدیر ساخت تاییدشده (Certified Construction Manager یا CCM) را برای متخصصان این حوزه و مدیران پروژههای صنعت ساخت ارائه میکند و از محبوبیت زیادی در ایالت متحده برخوردار میباشد. برای کسب اطلاعات بیشتر درخصوص نحوه اخذ این مدارک به صفحه نقشه راه اخذ معتبرترین مدارک بینالمللی مدیریت ساخت (IC) در سایت موسسه مراجعه کنید (همچنین در صورت علاقه به مطالعه بیشتر درباره CMAA میتوانید به این لینک مراجعه کنید).
مدرک مدیر ساخت تایید شده (Certified Construction Manager یا CCM)
2.10. موسسه مدیریت پروژه (Project Management Institute-PMI)
ارائهدهنده گواهینامههایی عمومی مدیریت پروژه مانند PMP (Project Management Professional) و CAPM (Certified Associate in Project Management) که در سطح جهانی شناخته شدهاند (جهت مطالعه بیشتر درباره PMI کلیک کنید).
گواهینامه PMI را نه از حیث تخصصی در صنعت خاص، بلکه از حیث عمومی ارزیابی میکنند. طبیعتاً مدیر پروژهای که دانش فنی و تخصصی مرتبط با صنعت ساخت نداشته باشد، توانایی مدیریت پروژههای این صنعت را ندارد و به همین دلیل است که مدارک تخصصیتری مانند CMIT و CACM و CCM توسط انجمنهای تخصصی صنعت ساخت ارائه شده است. در واقع، تفاوتهایی بین مدارک تخصصی مانند CCM و عمومی مانند PMP وجود دارد که هر متخصص فعال در صنعت ساخت باید بدان آگاه باشد (در مقاله مقایسه مدرک مدیریت ساخت CCM با مدرک مدیریت پروژه PMP به بررسی تفاوتهای این دو مدرک پرداخته شده است).
مدرک Project Management Professional یا PMP
3.10. موسسه AXELOS
ارائهدهنده گواهینامه PRINCE2 که یکی از محبوبترین مدارک مدیریت پروژه عمومی در اروپا است.
4.10. انجمن بینالمللی مدیریت پروژه (International Project Management Association -IPMA)
یک سازمان جهانی که چهارچوبهای استاندارد و گواهینامههای مدیریت پروژه عمومی را ارائه میدهد. بهطورکلی میتوان گفت انجمن مدیریت ساخت آمریکا CMAA با ارائه دورههای آموزشی و مدارک تخصصی به دنبال تفکیک مدیران پروژه صنعت ساخت میباشد؛ اما رویکرد سایر موسسات ذکر شده متفاوت بوده و تنها به مدیریت عمومی پروژهها پرداختهاند که اگرچه آن هم برای صنایع مختلف لازم است؛ اما بهتنهایی کافی نبوده و نیاز به آموزشهای تخصصیتر در هر صنعت خواهیم داشت.
جهت مطالعه بیشتر درخصوص مدارک مدیریت پروژه میتوانید به مقاله کدام مدرک مدیریت پروژه از همه بهتر است؟ مراجعه کنید.
جمع بندی
مدیریت پروژه یک فرایند پیچیده؛ اما بسیار موثر است که به سازمانها کمک میکند تا پروژههای خود را با کارایی بیشتر و نتایج بهتر اجرا کنند. باتوجهبه اصول، فرایندها و ابزارهای مدیریت پروژه، مدیران میتوانند تضمین کنند که پروژهها بهموقع، در چهارچوب بودجه و باکیفیت مطلوب به پایان میرسند. تسلط بر مهارتهای مدیریت پروژه میتواند به بهبود عملکرد و رشد کسبوکارها کمک کند و آنها را در دستیابی به اهداف بلندمدت خودیاری میدهد.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. مدیریت پروژه به چه معناست؟
2. یک مدیر پروژه باید بر چه حوزههای دانشی تسلط داشته باشد؟
3. مدیر پروژه چه نقشی در چرخه حیات پروژههای صنعت ساخت ایفا میکند؟
4. تفاوت مدیر پروژه با مدیر ساخت چیست؟
5. تخصصیترین مدرک برای مدیریت پروژههای صنعت ساخت کدام است؟