مقدمه‌ای بر آنالیز تاخیرات (تدوین لایحه تاخیرات)

صنعت ساخت به دلیل ریسک‌ها، عدم قطعیت‌ها، شرایط تغییرپذیر، دستورات تغییرات کارها و بسیاری از مواردی که حتی از قصور طرفین خارج است، دچار تغییرات گردیده و وقوع تاخیر در پروژه‌ها امری عجیب تلقی نمی‌شود. در واقع، حتی باوجود برنامه‌ریزی‌های دقیق و مناسبی که برای اجرای پروژه صورت‌گرفته است، اما همچنان احتمال وقوع تاخیر امری کاملاً محتمل بوده که این موضوع نیاز به یک برنامه دقیق دارد. این موضوع کاملاً صحیح است که طرفین پروژه باید تاحدامکان از بروز تاخیر پروژه جلوگیری نمایند، اما بااین‌وجود باید برای تاخیرات در پروژه آماده باشیم.
تاخیرات پروژه، نه‌تنها بر روی زمان و هزینه تاثیر مستقیمی می‌گذارند، بلکه بسیاری از موارد دیگر همچون کیفیت و ایمنی را تحت تاثیر قرار داده و می‌توانند پروژه را با بحران اختلاف مواجه نمایند. تاخیرات زمینه‌ساز ایجاد ادعاهایی است که می‌توانند به اختلافات سنگین منتهی شده و خسارات زیادی را برای طرفین به همراه داشته باشند. تاخیراتی که عموماً به دو صورت آینده‌نگر (Prospective) و گذشته‌نگر (Retrospective) تحلیل گردیده و هر کدام دلایل جداگانه‌ای نیز دارند. البته باید به این موضوع آگاه باشیم که تنها روش‌های آنالیز تاخیرات نیستند که بر روی این نتایج تاثیر گذاشته، بلکه کل این فرایند از مرحله تدوین قرارداد، برنامه‌ریزی پروژه و مدیریت مالی نقش تعیین‌کننده و بسیار اثرگذار خواهند داشت. ازاین‌رو، تعریف یک قرارداد مناسب که موارد متعددی را شامل گردیده و بحث‌های برنامه‌ای و مالی را داخل خود دیده باشد، یکی از اصلی‌ترین مکانیزم‌ها برای محاسبه، کنترل و تایید تاخیرات بوده و می‌تواند ما را در اخذ تصمیمات در لحظه کمک نماید.

شکل 1. خلاصه‌ای از تاخیر ایجاد شده در ساخت پل.

1. آشنایی با انواع تاخیرات

برای شناسایی دلیل تاخیر، سه سوال اصلی ایجاد می‌شود که عبارت‌اند از:
- مقصر ایجاد تاخیر چه کسی است؟
- زمان تاخیر ایجاد شده و تاثیر آن بر روی زمان کلی پروژه چه میزان است؟
- خسارت تاخیر ایجاد شده چه مقدار است؟
البته باید آگاه باشیم که تحلیل خود تاخیر به ذاته کافی نبوده و تمامی تحلیل‌ها باید بر روی مسیر بحرانی مدل‌سازی شوند. بدون استفاده از تحلیل‌های مسیر بحرانی و روش‌های آنالیز تاخیرات، تحلیل تاخیرات موضوعی نادرست است. از طرفی، عوامل ایجاد تاخیرات را به‌طورکلی می‌توان به دو مورد اجتناب‌پذیر و اجتناب‌ناپذیر طبقه‌بندی نمود که در ادامه به شرح مختصری از این دو مورد خواهیم پرداخت.

1.1. تاخیرات اجتناب‌پذیر

- تاخیر از سوی کارفرما: همان‌گونه که مشخص است، این نوع تاخیرات از سوی کارفرما و یا تیم کارفرما صورت می‌گیرد. بعضی از این تاخیرات عبارت‌اند از: تغییر احجام کار، تعلیق کار، عدم ایجاد هماهنگی بین پیمانکار تحت مدیریت کارفرما و...
- تاخیر از سوی پیمانکار: دلیل بروز تاخیرات می‌تواند از سوی پیمانکار و یا تیم پیمانکار باشد. بعضی از این تاخیرات عبارت‌اند از: برنامه‌ریزی نامناسب، مدیریت نامناسب منابع، عدم وجود نظارت کافی، نرخ بهره‌وری ناکافی، و...
- تاخیر از سوی طراح یا مشاور: دلیل بروز تاخیرات می‌تواند از سوی طراح و یا مشاور باشد. بعضی از این تاخیرات عبارت‌اند از: تاخیر در انجام بازرسی و آزمایشات، تاخیر در انجام طراحی، تاخیر در اعمال تغییرات اعمال شده در طراحی، تاخیر در پاسخگویی به RFI، تاخیر در بررسی Submittalها در زمان مقرر و.... اما باید توجه داشت که اکثر مواقع (باتوجه‌به نوع قرارداد و روش اجرا، این موضوع متغییر است)، طراح یا مشاور در تیم کارفرما قرار خواهند گرفت و ازاین‌رو این تاخیرات در اکثر اوقات در دسته تاخیرات کارفرما قرار می‌گیرد و طبقه‌بندی جداگانه‌ای برای آن قایل نمی‌شویم.

2.1. تاخیرات اجتناب‌ناپذیر

بعضی از تاخیرات قابل‌اجتناب نبوده و خارج از قصور طرفین هستند. برخی از این تاخیرات عبارت‌اند از: شرایط آب‌وهوایی غیرقابل‌پیش‌بینی (Adverse Weather Condition)، سیل، جنگ، همه‌گیری بیماری ناشناخته و اپیدمی و... که برخی منابع از آن به‌عنوان فورس ماژور (Force Majeure) یا Exceptional Event (در فیدیک 2017) یاد می‌کنند.

قابل‌ذکر است که به لحاظ نحوه برخورد با تاخیرات ایجاد شده، می‌توان آن‌ها را در سه دسته کلی تاخیرات بخشودنی (مجاز) (Excusable)، نابخشودنی (غیرمجاز) (Non-Excusable) و هم‌زمان (Concurrent delay) طبقه‌بندی نمود. نکته مهم در این بخش آن است که اغلب مراجع از اشاره به تاخیرات هم‌زمان (Concurrent Delays) غفلت نموده و یکی از مهم‌ترین و پیچیده‌ترین تاخیرات را فراموش می‌نمایند. تاخیری که در دنیا وحدت رویه نداشته و برای تحلیل آن باید به جزئیات زیادی آگاه باشیم. از طرفی، زیر مجموعه تاخیرات بخشودنی (مجاز) (Excusable) نیز تاخیرات به دودسته قابل‌جبران (Compensable) و غیرقابل‌جبران (Non-Compensable) تقسیم‌بندی می‌گردند.

شکل 2. طبقه‌بندی انواع تاخیرات.

2. آنالیز زمانی تاخیرات (EOT)

به جهت تحلیل تاخیرات در زمان اجرا (Contemporaneous) و یا پس از وقوع تاخیر یا در انتهای پروژه‌ها (After-the-Fact)، فرایند آنالیز تاخیرات (Delay analysis) در پروژه‌ها مورداستفاده قرار گرفته و همان‌طور که گفته شد، آنالیز تاخیرات به‌صورت کلی به دو شیوه آینده‌نگر (Prospective) و گذشته‌نگر (Retrospective) انجام می‌شود. در روش آینده‌نگر، هدف، تحلیل بر مبنای کنترل زمان بوده و طرفین به دنبال پیش‌بینی اثر تاخیر قبل از وقوع و حادث شدن اثر واقعی آن هستند. این موضوع بخصوص در پروژه‌هایی که زمان در آنها نقش کلیدی دارد بسیار مهم تلقی گردیده و بدون استفاده از این روش‌ها، تدوین برنامه‌های جبرانی (Recovery یا Catch up یا Mitigation) و زمان‌بندی مجدد (Replan) امری ناصحیح تلقی شده و می‌تواند منجر به اختلافات بسیار زیادی همچون ادعای تسریع اعتباری (Constructive Acceleration) گردد.
بسیاری از قراردادها در دنیا الزام استفاده از این روش‌ها را برای تمدید زمانی (EOT) مطرح نموده و فرم‌های قراردادی همسانی چون AIA و FIDIC و ConsensusDocs و... به‌صورت نهفته به این نوع آنالیزها با اشاره به بازه زمانی محدود برای Notice و ارائه ادعا اشاره دارند. اما اگر به هر دلیلی نتوان اثر تاخیر (مانند Change order) را پیش‌بینی نمود، باید بتوان از تحلیل تاخیرات به‌صورت گذشته‌نگر (Retrospective) استفاده کرد. روش‌هایی که به نسبت روش‌های آینده‌نگر، از دقت بالاتری برخوردار بوده، اما اثربخشی کمتری برای کنترل زمان پروژه و کمک به کاهش تاخیرات خواهند داشت. روش‌هایی که عموماً در زمان حل اختلاف استفاده گردیده و باید برای ارائه ادعاها به داوری و دادگاه‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
در حالت کلی نیز روش‌های مختلفی برای تحلیل تاخیرات ارائه گردیده که در پروتکل SCL به 6 مورد و در دستورالعمل AACE 29R-03 به 9 مورد پرداخته شده و شاید بتوان رویه‌های نامحدودی را نیز برای تحلیل تاخیرات متصور بود. روش‌هایی که می‌توان به انواع پنجره‌ای و غیر پنجره‌ای تقسیم‌بندی نمود و در موارد زمان تحلیل، نوع به‌کارگیری مسیر بحرانی، اثر و تاثیر تاخیر، اثر تجمعی و غیر تجمعی با یکدیگر متفاوت دانست. روش‌هایی که اگر چه در منابع بدان‌ها اشاره شده است، اما پیچیدگی‌های زیادی را در برداشته و تحلیلگر باید نسبت به انبوه موارد و جزئیات تحلیل‌ها آگاه باشد. برخی از این روش‌ها عبارت‌اند از:
- analysis As-planned vs As-built
- Time impact analysis
- Time slice windows analysis
- analysis Impacted As-planned
- analysis Collapsed As-built

نکته مهم و اشتباه رایج بسیاری از متخصصان و حتی مراجع در این بخش آن است که روش پنجره‌ای (Windows) را جدا نموده و به‌عنوان یک روش مجزا مطرح می‌کنند. این در حالی است که تمامی این روش‌ها می‌توانند به روش پنجره‌ای، Gross و یا Total انجام شده و درنظرگرفتن روش پنجره‌ای به‌صورت جداگانه امری رایج اما ناصحیح است.

3. آنالیز مالی تاخیرات (Compensation و Liquidated Damages)

آنالیز مالی تاخیرات نیز موضوع مهمی بوده که از نگاه کارفرما و پیمانکار تفاوت‌های زیادی دارد. برای این موارد مبانی حقوقی و قراردادی زیادی وجود داشته و باید آگاه باشیم که باید دسته‌بندی مناسبی در ابتدا صورت پذیرد. به طور مثال، اگر تفکیک مناسبی برای بالاسری سازمان و بالاسری پروژه صورت نگرفته باشد، برای استفاده از فرمول‌های محاسبه خسارت بالاسری (مانند آیکلی که به‌اشتباه در برخی مراجع ایچلی نامیده شده است)، دچار مشکل خواهیم شد. ساختارهای حسابداری و مالی و بخصوص صورت سود و زیان (یا صورت درآمد)، باید حتما شرایط استفاده از فرمول‌هایی چون Eichleay و Hudson و Emden و ... را فراهم آورند. علاوه بر این موارد، استفاده از این فرمول‌ها نیاز به الزامات قراردادی داشته و باید پروژه در شرایط تعلیق، تاخیر مجاز بدون هم‌زمانی (Non-concurrent) به سر برد.
البته الزامات فراوان زیادی برای استفاده از این فرمول‌ها وجود داشته و همچنین بعضی از این فرمول‌ها ضعف‌های فراوانی دارند که باید در زمان به‌کارگیری آن‌ها در نظر گرفته شوند. البته مبانی مدیریت مالی و ساختارهای حسابداری، یکی از اساسی‌ترین موارد در به‌کارگیری این فرمول‌ها برای تحلیل تاخیرات بوده که در کشورمان دچار نقص فراوانی هستند.  

نتیجه گیری

باید آگاه باشیم که قرارداد باید به هر دو موضوع تحلیل‌ها از منظر زمانی و مالی پرداخته و در تحلیل‌های زمانی نیز حتماً باید رویه‌های آینده‌نگر و گذشته‌نگر تفکیک گردند. در این تحلیل‌ها، انتخاب پنجره‌های تحلیل (Windows)، تعریف مسیر بحرانی (Critical Path)، تعریف مالکیت شناوری (Float Ownership)، مالکیت ذخیره احتیاطی (Contingency Ownership)، نوع تحلیل تاخیرات هم‌زمان (Concurrent Delays)، زمان تحلیل‌ها (Contemporaneous یا After-the-Fact)، ارتباط اسناد زمان مناقصه، تقسیم‌بندی هزینه‌های بالاسری پروژه و سازمان (HOOH)، موارد مربوط به خسارت پیمانکار (Compensation) و کارفرما (Liquidated Damages) و بسیاری از موارد دیگر، همگی بر روی تحلیل تاخیرات و نتایج انتهایی تاثیرگذار بوده و تحلیلگر باید بر روی آنها تسلط کافی داشته باشد.

به‌طورکلی هدف از آنالیز تاخیرات، شناسایی تاخیر، مقدار خسارت وارد شده از تاخیر، مقدار زمان ازدست‌رفته و عامل ایجادکننده تاخیر است. انجام آنالیز تاخیرات نیازمند وجود یک برنامه زمان‌بندی مناسب بوده که باید در بازه‌های زمانی مناسب و باتوجه‌به شرایط پروژه بروز رسانی گردد. همچنین، نگهداری تمامی اسناد و مدارک مربوط به اجرای پروژه که دسته‌بندی مشخصی نیز توسط پروتکل SCL برای آن ارائه شده است، یکی دیگر از مبانی مهم در این‌گونه تحلیل‌هاست. البته باید آگاه باشیم که تحلیلگران حتی در صورت عدم وجود برنامه زمان‌بندی نیز باید قادر به تحلیل تاخیرات باشند. در نهایت باید توجه داشت که آنالیز تاخیرات "تنها شامل مبانی حقوقی نبوده" و نیاز به روش‌هایی دارد که بتوان به کمک آن ارزیابی‌های دقیق‌تری انجام داد.
این مطلب ازآن‌جهت مهم است که اغلب در کشورمان برای ارزیابی تاخیرات "بدون توجه به این مباحث اقدام به ارائه فرمول‌هایی شده است که هیچ‌کدام نمی‌تواند مبنای مناسبی برای ارزیابی‌ها باشد." اگرچه روش‌ها و متدهای بسیاری در تحقیقات و مطالعات آنالیز تاخیرات ارائه شده و در پروژه‌های مختلف در دنیا استفاده می‌شود، اما نمی‌توان ادعا کرد که یک روش می‌تواند بر روش‌های دیگر کاملاً برتری داشته و در تمام شرایط به کار رود. باید بدانیم که همه روش‌های آنالیز تاخیرات مزایا و معایبی دارند که می‌توانند در یک شرایط خاص بر دیگری برتری داشته باشند.

- به جهت مطالعه بیشتر، فایلی جهت دانلود قرار داده شده است.

جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش های موسسه ACEMI:

در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، در سطح مهارت‌های سخت دوره‌ای با عنوان "فرآیند جامع آنالیز تاخیرات در پروژه" به‌صورت جامع ارائه شده است. باید توجه داشت که دوره‌های "برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، ارزیابی و کنترل پروژه" و "مدیریت یکپارچه مدیریت مالی، حسابداری و هزینه" و "فرآیند جامع مدیریت اسناد و مدارک" پیش‌نیازهای این دوره می‌باشند. همچنین به جهت آشنایی با سایر دوره‌ها و تاریخ برگزاری آن‌ها می‌توانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.