در هر پروژه‌ای، عواملی وجود دارند که می‌توانند موفقیت آن را تضمین کنند. تجربه نشان داده است که پروژه‌هایی که با درنظر گرفتن چشم‌انداز نهایی، یعنی مرحله راه‌اندازی، آغاز شده و با برنامه‌ریزی معکوس اجرا شده‌اند، عملکرد بهتری داشته‌اند. این روش موجب کاهش تاخیرات، بهینه‌سازی منابع و کاهش هزینه‌های اجرایی خواهد شد.
برنامه‌ریزی اولیه در بسیاری از پروژه‌ها با چالش‌های متعددی همراه است. در همان مراحل ابتدایی، مسائل مختلفی مانند تعیین اعضای تیم، تکمیل نقشه‌ها، هماهنگی میان بخش‌ها و مکان‌یابی تجهیزات مطرح می‌شود. اما یکی از مهمترین عوامل مؤثر بر پیشرفت پروژه، داشتن نگاه روشن به مرحله نهایی از همان ابتدای پروژه میباشد. در بسیاری از موارد، نبود این دیدگاه باعث بروز مشکلات در مرحله‌های نهایی شده است (در مقاله رایج‌ترین اشتباهات برنامه زمان‌بندی پروژه به این موضوع پرداخته شده است).
در اغلب پروژه‌ها، تیم‌های مختلف به‌صورت جداگانه فعالیت می‌کنند. تیم تدارکات سفارش تجهیزات را انجام می‌دهد، تیم ساخت گروه‌های کاری را سازمان‌دهی می‌کند، تیم کنترل کیفیت وارد فرایند می‌شود و تیم راه‌اندازی تنها زمانی وارد عمل می‌شود که زمان بازرسی پروژه اعلام شود. این رویکرد می‌تواند منجر به ناهماهنگی و تاخیر در تحویل پروژه شود.
با اتخاذ یک رویکرد یکپارچه، معیارهای تکمیل و ترتیب اجرای مراحل مشخص شده، فرایندهای هماهنگ‌تری ایجاد می‌شود و پایگاه‌های داده مشترک، مرزهای سیستم و شاخص‌های عملکرد، به‌صورت یکپارچه میان تیم‌های مختلف به اشتراک گذاشته می‌شود (مطالعه مقاله نقش شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPIs) در کنترل پروژه برای تسلط بر این موضوع ضروری میباشد).
۱. اهمیت رخدادهای کلیدی (Milestone)
تعریف دقیق رخدادهای کلیدی در مراحل ابتدایی پروژه، نقشی کلیدی در موفقیت آن دارد. این رخدادها که اغلب با ساختار پرداخت مرتبط هستند، باید به‌صورت شفاف تعیین شوند تا از بروز اختلافات و مشکلات قراردادی جلوگیری شود. آموزش تیم‌ها در خصوص این رخدادها و الزامات آن‌ها، موجب افزایش نظم و بهره‌وری در اجرای پروژه خواهد شد.
علاوه بر این، مستندسازی مراحل پیشرفت در کنار رخدادهای کلیدی، شفافیت بیشتری ایجاد کرده و امکان پیگیری مسائل را آسان‌تر خواهد کرد. این روش باعث کاهش هزینه‌ها، بهبود زمان‌بندی، کاهش تعارضات میان بخش‌ها و افزایش بهره‌وری کلی پروژه خواهد شد.
2 .تضمین موفقیت از ابتدای پروژه
پس از تشکیل یک تیم یکپارچه و تعیین رخدادهای کلیدی، اقداماتی باید انجام شود تا موفقیت پروژه تضمین گردد. برخی از این اقدامات شامل موارد زیر است:
1.2. تقویت کار تیمی و اعتماد
اعتماد میان تیم‌ها، یکی از عوامل کلیدی در موفقیت پروژه است. ادغام تیم‌های مختلف از جمله ایمنی و کیفیت، موجب هم‌افزایی و هماهنگی بیشتر خواهد شد. هرچند واگذاری مسئولیت‌ها میان تیم‌های مهندسی، ساخت و راه‌اندازی همیشه چالش‌برانگیز است، اما ایجاد یک ساختار شفاف و یکپارچه، این فرایند را تسهیل خواهد کرد. چالش‌های میان بخش‌های مختلف از طریق جلسات مشترک و تعیین رویه‌های مشخص کاهش خواهد یافت (در مقاله تیم سازی در صنعت ساخت؛ رمز موفقیت پروژه ها به این موضوع پرداخته شده است).
2.2. اشتراک‌گذاری پایگاه‌های داده
ایجاد یک پایگاه داده مشترک، امکان شفافیت و دسترسی در لحظه را میان تیم‌های طراحی، تدارکات، ساخت، کیفیت و راه‌اندازی فراهم می‌کند. این امر مدیریت داده‌ها را بهبود بخشیده و از بروز ناهماهنگی‌های اطلاعاتی جلوگیری می‌کند. فرایندهای اجرایی، در یک سیستم یکپارچه ثبت می‌شود و اطلاعات به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌گردد تا از تغییرات ناگهانی جلوگیری شود.
3.2. نگهداری سوابق دیجیتال در یک سیستم یکپارچه
یک سیستم دیجیتال یکپارچه، دید جامعی از مراحل پروژه، رویه‌ها، نصب‌ها و گواهینامه‌ها را ارائه می‌دهد.آگاهی از وضعیت هر بخش از پروژه در هر لحظه، ارتباطات مؤثرتری را در تمام مراحل تضمین می‌کند. این سوابق دیجیتال همچنین باعث بهبود فرایندهای بازرسی، کاهش تاخیرات ناشی از نواقص اجرایی و تسهیل مدیریت تغییرات خواهند شد.
4.2. تعیین رهبری و اختیارات در هر مرحله
با پیشرفت پروژه و تغییرات مداوم تیم‌ها، وجود رهبری قوی برای هدایت جریان کار ضروری است. نقش رهبران در هر مرحله، تسهیل روند انتقال وظایف، مدیریت تغییرات و تضمین اجرای صحیح فرایندها است. برای موفقیت در این بخش، تفویض اختیار هوشمندانه، مستندسازی تصمیمات و نظارت مستمر بر اجرای سیاست‌ها اهمیت بسیار خواهد داشت (در مقاله کسب مهارت‌های نوین برای رهبری در پروژه‌ها به این موضوع پرداخته شده است).
5.2. اهمیت ارتباطات
ارتباطات مؤثر، یکی از مهمترین عوامل در موفقیت پروژه، به‌ویژه در مرحله راه‌اندازی است. این مرحله پیچیده نیازمند رهبری، برنامه‌ریزی و کار تیمی است تا کنترل‌های حیاتی بر روی کل سیستم‌ها انجام شود.
ایجاد شفافیت و هماهنگی میان تمام تیم‌ها، از جمله تیم راه‌اندازی، از همان ابتدای پروژه ضروری بوده تا از بروز چالش‌های اجرایی جلوگیری شود. بنابراین لازم است هدف نهایی پروژه، یعنی انتقال آن به مرحله بهره برداری درنظر گرفته شود. به عبارت دیگر، اقداماتی که در ابتدای پروژه انجام می‌دهیم می‌توانند روند این انتقال نهایی را هموار سازند یا بالعکس!
ارتباطات مستمر و تعیین روش‌های استاندارد گزارش‌دهی، به جلوگیری از مشکلات احتمالی کمک خواهد نمود.
جمع‌بندی راه‌اندازی یکپارچه پروژه
یکپارچه‌سازی فرایند راه‌اندازی از مراحل اولیه پروژه، نقش کلیدی در تحویل موفق پروژه دارد. تعریف شفاف رخدادهای کلیدی، بهبود ارتباطات، اشتراک‌گذاری داده‌ها، مستندسازی دیجیتال و رهبری مؤثر، موجب افزایش کارایی، کاهش ریسک‌های اجرایی و بهینه‌سازی هزینه و زمان خواهد شد. همکاری میان بخش‌های مختلف، به‌ویژه در مرحله راه‌اندازی، تضمین‌کننده تحویل موفق پروژه خواهد بود.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چگونه یکپارچه‌سازی فرایند راه‌اندازی می‌تواند هزینه و زمان پروژه را بهینه کند؟
2. چگونه می‌توان اعتماد و همکاری تیمی را تقویت کرد؟
3. چرا تعریف شفاف رخدادهای کلیدی از ابتدای پروژه ضروری است؟
جایگاه این مبانی در آموزش های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور، در سطح مهارت‌های سخت (کارشناسی-اجرایی) دوره‌ای تحت عنوان مدیریت ساخت در طول چرخه حیات پروژه (پروژه‌های ساختمانی، زیرساختی و صنعتی) با هدف ترویج دانش مدیریت ساخت در کشورمان، به شکلی کاربردی ارائه گردیده است. لازم به ذکر است با توجه به نقش کلیدی مهارت‌های نرم در موفقیت‌های فردی و سازمانی، این موسسه علاوه بر آموزش مهارت‌های سخت اقدام به آموزش مهارت‌های نرم برای مدیران پروژه صنعت ساخت نیز نموده است و دوره‌هایی تحت عنوان استفاده از ضریب هوشی (IQ)، هوش هیجانی (EQ) و هوش ارزشی (VQ) در مدیریت پروژه و مهارت‌های ارتباطی با رویکرد مدیریت پروژه ارائه گردیده است. جهت آشنایی با نحوه برگزاری و زمان برگزاری دوره‌های آموزشی این موسسه و همچینین فعالیت‌های این موسسه در راستای اخذ گواهینامه‌های بین‌المللی در این حوزه، می‌توانید به وب‌سایت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور مراجعه نمایید.
[1] Brandi Heffner, Director, InEight/ Adopting Integrated Commissioning For Greater Project Success.
دانلود جزئیات این مقاله
