برنامه زمانبندی یک بخش حیاتی از فرایند ساخت است. این فرایند حیاتی، تعیین‌کننده‌ی توالی و مدت زمان اجرای فعالیت‌های مختلف پروژه است و به ایجاد نظم و انسجام در عملیات ساخت کمک شایانی می‌کند. با تدوین یک برنامه زمانبندی دقیق و جامع، می‌توان به وضوح مشاهده کرد که چگونه فعالیت‌های مختلف به یکدیگر وابسته بوده و برای دستیابی به اهداف پروژه، باید در زمان مشخصی اجرا شوند که در مقاله ۵ مرحله از فرایند تجزیه و تحلیل برنامه زمانبندی به موارد گفته شده پرداخته شده است.
زمانبندی، علاوه بر ایجاد ساختار برای پروژه، به پیمانکاران، مهندسان و سایر ذینفعان کمک می‌کند تا با درک روشن از پیشرفت پروژه، منابع خود را بهینه کرده و ریسک‌های اجرایی را کاهش دهند که در مقاله ۴ شاخص کلیدی برای داشتن یک برنامه زمانبندی اجراپذیر به شاخص‌های کلیدی پرداخته شده است. با وجود اهمیت بالای برنامه زمانبندی، بسیاری از پروژه‌ها به دلیل عدم زمانبندی صحیح و بروز خطاهای رایج در این حوزه، با تاخیر، افزایش هزینه و کاهش کیفیت مواجه می‌شوند.
در ادامه، به بررسی سه مورد از مهمترین اشتباهات برنامه زمانبندی پروژه که در پروژه‌های صنعت ساخت رخ می‌دهند، خواهیم پرداخت.
1. تأثیر تغییرات آب و هوایی بر برنامه زمانبندی پروژه
متخصصان ساخت، اگرچه برکنترل بسیاری از جنبه‌های یک پروژه ساخت تسلط دارند، اما کنترل شرایط جوی از توان آن‌ها خارج است. یکی از شایع‌ترین اشتباهات برنامه‌ریزان، نادیده گرفتن تأثیر مستقیم آب و هوا بر پیشرفت پروژه و تاخیرهای ناشی از آن است. رویدادهای جوی متنوعی از جمله بارش باران، برف و یخ‌زدگی، می‌توانند به طور کامل عملیات ساخت را متوقف کنند.
با توجه به عدم امکان کنترل شرایط آب و هوایی، چطور می‌توان تأثیر این عامل غیرقابل پیش‌بینی را بر زمانبندی و اجرای پروژه به حداقل رساند؟
برای بهینه‌سازی زمانبندی پروژه، بهتر است الگوهای آب و هوایی منطقه را به دقت بررسی کنید. با تحلیل روندهای بارندگی، شدت و زمان وزش بادهای شدید و سایر پدیده‌های جوی، می‌توانید برنامه‌ای منعطف‌تر و واقع‌بینانه‌تر تدوین کنید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های ساخت را در زمان‌های مناسب‌تر برنامه‌ریزی کرده و از تاخیرهای ناشی از شرایط نامساعد جوی جلوگیری کنید.
2. در نظر نگرفتن زمان ذخیره (Buffer Time) در زمانبندی پروژه
اگرچه هدف اصلی هر پروژه ساخت، اتمام به موقع و با کیفیت است، اما واقعیت این است که عوامل مختلفی می‌توانند بر روند اجرای پروژه تأثیر بگذارند. برای افزایش کارایی و اطمینان از اتمام پروژه در زمان مقرر، مدیران پروژه باید زمان ذخیره را در برنامه‌های خود لحاظ کنند. زمان ذخیره به عنوان یک ابزار مدیریت ریسک، به پروژه‌ها اجازه می‌دهد تا در برابر تغییرات غیرمنتظره مقاوم‌تر باشند. اما تعیین مقدار دقیق زمان ذخیره، یکی از چالش‌های اصلی در زمانبندی پروژه است.
کارشناسان در مورد میزان دقیق زمان ذخیره مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت، نظرات متفاوتی دارند. اضافه کردن یک درصد ثابت به مدت زمان برآورد شده هر فعالیت به عنوان زمان ذخیره در نظر گرفته می‌شود. به عنوان مثال، اگر مدت زمان برآورد شده برای یک فعالیت 5 روز باشد، با اضافه کردن 10% زمان بافر، مدت زمان کل به 5.5 روز افزایش می‌یابد تا در صورت بروز هرگونه مشکل یا تأخیر، پروژه از برنامه عقب نیفتد.
اما تفاوت بین "زمان ذخیره" (Buffer Time) و "ذخیره احتیاطی" (Contingency) چیست؟
ذخیره احتیاطی و زمان ذخیره هر دو به منظور ایجاد انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی پروژه و مدیریت ریسک‌ها به کار می‌روند. با این حال، این دو مفهوم تفاوت‌های مهمی دارند.
- ذخیره احتیاطی به عنوان یک ذخیره زمانی مشخص در نظر گرفته می‌شود که برای پوشش دادن ریسک‌های شناخته شده و قابل پیش‌بینی مانند تاخیر در تأمین مصالح اولیه، مشکلات فنی یا تغییرات در طرح پروژه استفاده می‌شود. این زمان معمولاً به صورت رسمی در قراردادها و برنامه‌های پروژه لحاظ می‌شود و بر اساس تحلیل ریسک‌های مشخص شده محاسبه می‌شود.
- زمان ذخیره به عنوان یک حاشیه ایمنی اضافی در نظر گرفته می‌شود که برای پوشش دادن رویدادهای غیرمنتظره و ناشناخته مانند بلایای طبیعی، مشکلات غیرقابل پیش‌بینی یا تغییرات ناگهانی در بازار استفاده می‌شود. زمان بافر معمولاً به صورت غیررسمی در برنامه‌ریزی پروژه لحاظ می‌شود و بر اساس تجربه تعیین می‌شود.
3. تعهد بیش‌ازحد برای رضایت کارفرما در مدیریت پروژه
رضایت کارفرمایان، ارزشمندترین دارایی هر کسب‌وکاری است. با این حال، تعهد بیش از حد برای جلب رضایت کارفرما می‌تواند به یک چالش جدی تبدیل شود. پیمانکارانی که به دنبال رشد پایدار هستند، باید تعادلی بین جلب رضایت کارفرما و توانایی‌های خود برقرار کنند. زیرا عدم توانایی در تحقق وعده‌ها، نه تنها به رابطه با کارفرمایان آسیب می‌رساند، بلکه به اعتبار کسبوکار نیز لطمه می‌زند و فرصت‌های رشد را از بین می‌برد.
شفافیت و صداقت در برقراری ارتباط با کارفرمایان، کلید اصلی مدیریت موثر انتظارات است. با توضیح دقیق مراحل کار و پاسخگویی به سوالات کارفرمایان، اعتماد آن‌ها را جلب کرده و روابطی قوی‌تر برقرار می‌کنید. این رویکرد نه تنها به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های فعلی را با موفقیت به پایان برسانید، بلکه به شما امکان می‌دهد تا در آینده نیز کارفرمایان بیشتری جذب کنید.
نتیجه‌گیری از مهمترین اشتباهات برنامه زمانبندی
قبل
از شروع هر پروژه، لازم است محدوده کار را به دقت بررسی کرده و برنامه‌ای جامع و دقیق برای انجام آن تدوین کنید. توجه ویژه به شرایط آب و هوایی منطقه نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. با بررسی دقیق آب و هوا، می‌توانید زمان و هزینه‌ها را به طور دقیق‌تر برآورد کرده و از بروز مشکلات احتمالی در طول پروژه جلوگیری کنید. به یاد داشته باشید، گاهی اوقات ترک کردن یک پروژه که با شرایط شما سازگار نیست، بهتر از ادامه دادن آن و به خطر انداختن اعتبار و سودآوری کسبوکار است.
حتی ساده‌ترین پروژه‌ها نیز می‌توانند پیچیدگی‌های غیرمنتظره‌ای داشته باشند. به همین دلیل، همیشه در برنامه زمانبندی پروژه، زمان ذخیره برای وقایع پیش‌بینی نشده در نظر بگیرید. صنعت ساخت مملو از چالش‌هایی است که می‌توانند برنامه زمانبندی پروژه را به هم بریزند. با پیش‌بینی این چالش‌ها و در نظر گرفتن زمان ذخیره، می‌توانید از تأخیر در پروژه جلوگیری کرده و رضایت کارفرما را جلب کنید. همچنین، صداقت در مورد مدت زمان انجام پروژه، اعتماد کارفرما را جلب کرده و به حفظ اعتبار برند شما کمک می‌کند. به یاد داشته باشید، تعهد بیش از حد می‌تواند به اعتبار شما آسیب جدی وارد کند.
افراد و منابع هرکدام به تنهایی مهم هستند، اما زمانبندی است که این عناصر را به هم پیوند زده و آن‌ها را در جهت یک هدف مشترک هماهنگ می‌کند. در مقاله نکات کلیدی برای تدوین و به‌روزرسانی برنامه زمانبندی پروژه به بررسی عناصر کلیدی و رویه مناسب در زمان تدوین و به‌روزرسانی مؤثر برنامه زمانبندی در پروژه پرداخته شده است.
سوالاتی که در این مقاله به آن پاسخ داده شده است
1. اشتباهات رایج در برنامه زمانبندی پروژه چه مواردی هستند؟
2. برای بهینه‌سازی برنامه‌ریزی پروژه، بهتر است چه مواردی در نظر گرفته شود؟
3. چگونه می‌توان برنامه زمان‌بندی‌ای با قابلیت تغییر و انطباق با شرایط جدید تهیه کرد؟
[1] Three Common Construction Scheduling Mistakes. Lynn Pearcey, MBA, Copywriter, AIA Contract Documents.
