تدوین برنامه زمانبندی در پروژههای مهندسی، بهویژه در صنایع پیچیدهای مانند نفت و گاز، همواره با چالشهایی همراه بوده است. در این مسیر، همکاری میان رشتههای مختلف مهندسی و تبدیل دادههای فنی به فعالیتهای قابل برنامهریزی، مستلزم مهارتی بالا و درک عمیق از ساختار و منطق حاکم بر فرایندهای طراحی است. در عمل، تفاوت در زبان تخصصی، تفاوت در اولویتها و همچنین ناهماهنگی در توالی فعالیتها میان رشتههای مهندسی، اغلب باعث میشود تصویر یکپارچهای از جریان کار شکل نگیرد.
در چنین بستری، نیاز به رویکردی ساختاریافته، منعطف و تعاملمحور در برنامهریزی احساس میشود؛ رویکردی که بتواند عدمقطعیتهای ذاتی طراحی را مدیریت کرده، همراستایی بین تیمها را تقویت کند و مسیر اجرای موفق پروژه را هموار سازد. در این مقاله، مجموعهای از نکات کلیدی که در تعامل با تیمهای مهندسی برای تهیه برنامه زمانبندی پروژههای صنعتی استخراج شدهاند، مورد بحث قرار خواهد گرفت.
۱. ماهیت پویای طراحی مهندسی و تأثیر آن بر زمانبندی پروژه
فرایند طراحی مهندسی، بهعنوان یکی از مراحل کلیدی در پروژههای ساخت، مسیری است که طی آن یک نیاز اولیه یا ایده مفهومی به راهحلی اجرایی و قابل پیادهسازی تبدیل میشود. در این مرحله، هنوز امکان ایجاد تغییرات با هزینه و تبعات نسبتاً محدود فراهم است. اما بهمحض ورود پروژه به مرحله ساخت، هرگونه اصلاح در طراحی میتواند منجر به هزینههای بالا، تاخیر در زمانبندی و ایجاد اثرات زنجیرهای بر سایر بخشها گردد.
در عین حال، طراحی مهندسی برخلاف تصور رایج، از ساختاری خطی و قابل پیشبینی پیروی نمیکند. توالی فعالیتها در این مرحله معمولاً پویا بوده و تحت تاثیر بازخوردها و اصلاحات متوالی قرار دارد. این پویایی نباید بهعنوان ضعف در برنامهریزی تلقی شود، بلکه ویژگی ذاتی طراحی مهندسی است که لازم است در تدوین برنامه زمانبندی پروژه بهدرستی درک، پیشبینی و مدیریت شود (در این خصوص، مطالعهی مقاله راهنمای گامبهگام متخصص شدن در حرفه برنامهریزی و کنترل پروژه پیشنهاد میشود).
برای مثال، در مرحله طراحی تفصیلی، موقعیتگذاری تجهیزات یا مدلسازی سهبعدی مسیرهای لولهگذاری ممکن است چندین بار مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد. چنانچه این بازنگریها در زمان مناسب و در مرحله طراحی لحاظ نشوند، احتمال بروز تاخیرهای جدی و هزینههای سنگین در مراحل اجرایی پروژه افزایش خواهد یافت.
با پیشروی پروژه، معمولاً انتظار میرود که محدوده و تعداد تغییرات طراحی بهمرور کاهش یابد. در این مسیر، نقش برنامهریز پروژه در پیشبینی این روند، ایجاد ارتباط مؤثر با تیمهای طراحی، شناسایی بهموقع تغییرات و انعکاس تاثیرات آنها در برنامه زمانبندی، بسیار حیاتی تلقی میشود (مطالعه مقاله نقش کلیدی مسئول زمانبندی در مدیریت پروژههای ساخت در این زمینه توصیه میگردد).
۲. تمرکز بر مزایای گستردهتر برنامه زمانبندی پروژه
اگرچه در برخی دیدگاهها، دقت نهایی برنامههای زمانبندی مورد تردید قرار میگیرد، اما اهمیت این ابزار در چهارچوب مدیریت پروژه از زوایای مختلف مورد تایید قرار گرفته است. نقلقولی منتسب به Dwight Eisenhower یادآور میشود که:
اگرچه برنامهها ممکن است بیاستفاده شوند اما همچنان فرایند برنامهریزی، عنصری حیاتی و غیرقابل چشمپوشی است.
در تجربههای میدانی نیز مشاهده شده است که حتی در صورت فاصلهگرفتن پروژه از زمانبندی اولیه، مزایای قابلتوجهی در پروژهها حاصل میگردد. برخی از این مزایا شامل موارد زیر است:
- افزایش سطح تعهد اعضای تیم به اهداف پروژه
- تقویت حس تعلق افراد به یک هدف مشترک
- تبدیل مفاهیم کلی و پیچیده به مجموعهای از اجزای مشخص و قابل مدیریت
- ایجاد بستری برای نظارت مستمر و پیگیری پیشرفت فعالیتها
در بسیاری از موارد، طراحی برنامه زمانبندی بهعنوان فعالیتی صرفاً فنی تلقی میشود؛ فعالیتی که با استفاده از نرمافزارهای تخصصی، جداول گسترده و تحلیلهای زمانی و مالی انجام میگیرد. با این حال، تمرکز یکجانبه بر جنبههای فنی، ممکن است باعث نادیدهگرفتهشدن ابعاد انسانی و سازمانی برنامهریزی گردد. در صورتی که نگاه کلنگر و ساختارمند نسبت به برنامهریزی تقویت شود، امکان شکلگیری ارتباط مؤثرتر با تیم پروژه فراهم خواهد شد. این رویکرد، نهتنها دقت در پیادهسازی برنامه را افزایش میدهد، بلکه بستر اجرای اثربخش کنترل پروژه را در تمامی مراحل چرخه حیات آن تقویت خواهد کرد.
۳. ضرورت شناخت چالشهای تخصصی در حوزههای مهندسی
یکی از اقدامات ضروری در فرایند برنامهریزی پروژه، اختصاص زمان کافی برای درک واقعبینانه فعالیتها و محدودیتهای موجود در هر یک از حوزههای تخصصی مهندسی است. ساختار منحصربهفرد وظایف هر گروه مهندسی، مستقیماً بر نحوه زمانبندی و اجرای صحیح فعالیتها اثرگذار خواهد بود.
برای نمونه، در حوزه مهندسی برق، طراحی معمولاً پس از مشخصشدن بار مصرفی تجهیزات آغاز میشود. در ادامه، فرایند خرید تجهیزات کلیدی دنبال شده و اطلاعات فنی لازم از سوی تامینکنندگان مختلف دریافت میگردد. اما این مراحل پایان فعالیتهای مهندسی برق محسوب نمیشود؛ زیرا مستندسازی نهایی مستلزم دریافت اطلاعات تکمیلی از تامینکنندگان متعدد و انجام بررسیهای تخصصی است.
شناخت دقیق این وابستگیها برای تدوین یک برنامه زمانبندی واقعبینانه و قابل اجرا در تعامل با مهندسان برق ضروری تلقی میشود؛ بهویژه آنکه برآورد دقیق مدتزمان فعالیتها در این حوزه، بهدلیل وابستگی به عوامل بیرونی و عدمقطعیتهایی مانند زمان پاسخدهی تامینکنندگان، همواره با چالشهایی همراه بوده است.
برقراری تعامل مؤثر با تیمهای تخصصی مهندسی، نیازمند علاقه و درک واقعی از جزئیات طراحی و اجرایی پروژه است. یکی از تصورات اشتباه رایج در میان برنامهریزان آن است که موفقیت در این نقش مستلزم تسلط کامل بر تمامی حوزههای فنی پروژه است. در حالیکه تجربیات میدانی نشان دادهاند، برخورداری از دانشی حداقلی اما هدفمند در هر تخصص، میتواند اعتبار حرفهای برنامهریز را در نگاه تیمهای مهندسی به شکل محسوسی افزایش دهد.
کسب این اعتبار، نهتنها منجر به دسترسی آسانتر به اطلاعات دقیقتر خواهد شد، بلکه حس مشارکت و مسئولیتپذیری تیم مهندسی نسبت به برنامه پروژه را نیز تقویت خواهد کرد.
برای آشنایی نظاممند با وظایف تخصصهای مختلف در پروژههای نفت و گاز، منابع آموزشی متعددی تدوین شدهاند. در این میان، کتاب راهنمای جامع مهندسی نفت و گاز تالیف Hervé Baron، بهعنوان یکی از منابع مرجع این حوزه قابل توصیه است.
۴. ضرورت ایجاد ارتباط مؤثر میان برنامه زمانبندی و تخصصهای مهندسی
برقراری ارتباط مؤثر میان برنامه زمانبندی پروژه و گروههای مهندسی، مستلزم انتقال اطلاعات بهصورت دقیق، هدفمند و قابل درک است. تجربههای اجرایی نشان دادهاند که ارسال اسناد حجیم، مانند فایلهای PDF چند دهصفحهای، نهتنها موجب انتقال مؤثر اطلاعات نمیشود، بلکه در بسیاری موارد منجر به ابهام، سردرگمی یا بیتوجهی نسبت به تعهدات زمانی شدهاند.
در محیطهای پروژهای که با پویایی و تغییرات مداوم همراهاند، اطلاعات حیاتی ممکن است در میان حجم انبوهی از دادههای پراکنده نادیده گرفته شوند. در نتیجه، ضروری است از رویکردهایی استفاده شود که انتقال اطلاعات زمانبندی را برای هر گروه تخصصی، بهشکلی دقیق، شفاف و قابل پیگیری ممکن سازد. در این راستا، دو راهکار کلیدی پیشنهاد میشود:
۱.۴. استفاده از فیلترها و کدگذاری در نرمافزار Primavera P6
با بهرهگیری از قابلیتهای ساختارمند در نرمافزار Primavera P6، از جمله کدگذاری و فیلترگذاری، امکان ایجاد نماهای اختصاصی برای هر گروه مهندسی فراهم میشود. در این نماها، صرفاً فعالیتهای مرتبط با همان تخصص نمایش داده شده و سایر اطلاعات فنی حذف میگردد.
به این ترتیب، هر تیم مهندسی میتواند دقیقاً وظایف مربوط به خود را در بازههای زمانی مشخص مشاهده نماید. این رویکرد، شفافیت در انتظارات زمانی را افزایش داده و همکاری میان گروههای تخصصی و برنامهریزی را تسهیل میکند (مطالعه مقاله نمایش Baseline فعالیتهای LOE در نرمافزار Primavera P6 در این زمینه توصیه میگردد).
۲.۴. ایجاد نماهای و نمودارهای بصری از مراحل کلیدی پروژه
علاوه بر استفاده از ابزارهای تخصصی، طراحی نماهای بصری ساده از مراحل کلیدی پروژه نیز از اثربخشی بالایی برخوردار بوده است. در این روش، اطلاعات مهم مانند فعالیتهای اصلی، نقاط تحویل و تاریخهای کلیدی پروژه، در قالب نمودارهای تایملاین یا گرافهای فشرده سازماندهی میشوند.
این نماها بهگونهای طراحی میگردند که در صورت بهروزرسانی برنامه مبنا (Baseline) بهصورت خودکار یا نیمهخودکار بهروزرسانی شوند. با این رویکرد، همگامی مداوم میان برنامه زمانبندی و مستندات فنی حفظ میشود و کاربران نهایی (اعم از مهندسان، ناظران یا مدیران) میتوانند ارتباط مؤثرتری با جریان کلی پروژه برقرار کنند (در این زمینه، مطالعه مقاله نکات کلیدی برای تدوین و بهروزرسانی برنامه زمانبندی پروژه توصیه میشود).
۵. تمرکز بر تعامل انسانی در برنامهریزی پروژه
در بسیاری از پروژهها، تمرکز بیشازاندازه بر ابزارهای نرمافزاری نظیر Excel یا Primavera P6، باعث شده است که نقش عامل انسانی در برنامهریزی نادیده گرفته شود. در حالیکه مرکز اصلی برنامهریزی پروژه، ایجاد هماهنگی میان گروههایی از متخصصان با دیدگاهها، اولویتها و روشهای متفاوت نسبت به اهداف پروژه است. در مقاله تکنیکهای کلیدی بهینهسازی برنامه زمانبندی پروژه به راهکارهایی برای تعادل بین میزان تلاش صرفشده و کیفیت برنامه پرداخته شده است. تجربههای میدانی نشان دادهاند که موفقیت برنامهریزی، ارتباط مستقیمی با مهارت برنامهریز در تعامل مؤثر با اعضای تیم، درک نیازهای فنی و رفتاری آنان و جلب اعتماد آنها دارد. چنین تعاملی، نهتنها موجب افزایش دقت در تدوین برنامه میشود، بلکه تعهد گروهها را نسبت به اجرای آن، بهویژه در شرایط تغییر و عدمقطعیت، تقویت خواهد کرد.
توانایی در ایجاد پیوند میان طراحی، مهندسی و اجرای پروژه، بهعنوان یکی از مهارتهای کلیدی در کنترل پروژه شناخته میشود. زمانی که ویژگیها و چالشهای هر تخصص مهندسی با دقت درک شده و برنامه زمانبندی با زبانی روشن و قابل فهم برای تیمها تبیین گردد، اثربخشی برنامه افزایش مییابد و در کنار آن، اعتبار حرفهای برنامهریز نیز ارتقا خواهد یافت (در همین راستا، مطالعه مقاله برنامهریزی و کنترل پروژه چیست؟ 5 گام برای یک فرایند ایدهآل پیشنهاد میگردد).
جمعبندی ۵ اصل کلیدی در تدوین برنامه زمانبندی پروژههای ساخت با رویکرد مهندسی
تبدیلشدن به یک برنامهریز حرفهای، صرفاً با تسلط بر نرمافزارها محقق نمیشود. آنچه تفاوت ایجاد میکند، توانایی در درک واقعی پیچیدگیهای فنی تخصصهای مهندسی، برقراری ارتباط مؤثر با ذینفعان و توجه مستمر به بُعد انسانی پروژه است. برنامهای که با مشارکت ذینفعان، شناخت واقعی از فرایندها و تعامل مستمر طراحی شود، نهتنها قابلیت اجرا و پیادهسازی بالاتری دارد، بلکه بیش از هر چیز، مورد پذیرش تیم پروژه قرار خواهد گرفت و به نتایجی پایدار، عملیاتی و قابل اتکا منتهی خواهد شد.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چرا شناخت دقیق چالشهای هر تخصص مهندسی در برنامهریزی پروژه مهم است؟
2. مهندسان برق در چه مرحلهای از پروژه وارد میشوند و چه محدودیتهایی دارند؟
3. چگونه میتوان برنامه زمانبندی را بهصورت مؤثر با تیمهای مهندسی در میان گذاشت؟
4. نقش عنصر انسانی و ارتباطات در موفقیت برنامهریزی پروژه چیست؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، در سطح مهارتهای سخت دورهای با عنوان فرایند یکپارچه برنامهریزی، زمانبندی، ارزیابی و کنترل پروژه ارائه شده است که بهصورت کامل و کاربردی فرایندهای برنامهریزی، بررسی و کنترل پروژه آموزش داده خواهد شد. علاوه بر این دوره، دورههای نرمافزاری نیز ازجمله آموزش نرمافزار Microsoft Project در مدیریت پروژه و آموزش نرمافزار Primavera P6 در مدیریت پروژه برای متخصصان برنامهریزی و زمانبندی در نقشه راه موسسه در نظر گرفته شده است. همچنین به جهت آشنایی با سایر دورهها و تاریخ برگزاری آنها میتوانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
[1] Mannix Carney/ The 5 Tips in Developing A Project Schedule that Engineers Will Admire.
دانلود جزئیات این مقاله
