چگونه روابط بین پروژه‌ای برنامه زمان‌بندی را در MSP پیاده‌سازی کنیم؟

در بسیاری از پروژه‌ها، فعالیت‌هایی در پروژه‌ای مشخص، پیش‌نیاز آغاز فعالیت‌های پروژه‌ای دیگر محسوب می‌شوند. برای مثال، در پروژه‌ای که شامل اجرای لوله‌کشی و سپس عملیات زیرسازی و آسفالت‌ریزی است، لوله‌کشی به‌عنوان پیش‌نیاز فنی و اجرایی زیرسازی و اجرای آسفالت شناخته می‌شود. در چنین شرایطی، ضروری است که بین این دو پروژه، یک ارتباط منطقی و زمان‌بندی‌شده برقرار گردد تا از تداخل‌های اجرایی و اختلال در برنامه زمان‌بندی کلی جلوگیری شود.
گاهی اوقات نیز مسئولان زمان‌بندی نیاز دارند یک فعالیت در یک پروژه را به فعالیتی در پروژه‌ای دیگر متصل کنند، اما تمایلی به ایجاد یک برنامه‌ی زمان‌بندی اصلی (Master Schedule) ندارند و می‌خواهند دو پروژه به‌صورت جداگانه باقی بمانند. این کار از طریق ایجاد وابستگی‌های بین‌پروژه‌ای (Cross-Project Dependencies) امکان‌پذیر است. در ادامه، نگاهی دقیق‌تر خواهیم داشت به نحوه استفاده از این وابستگی‌های خارجی در نرم‌افزار Microsoft Project (در این مقاله به ۳ روش برای حذف روابط فعالیت‌ها در نرم‌افزار Microsoft Project پرداخته شده است). در شکل ۱، یک نمونه برنامه زمان‌بندی در Microsoft Project برای پروژه‌ای تحت عنوان «اجرای لوله‌کشی» نمایش داده شده است.

بر اساس الزامات تعریف‌شده، لازم است بین پروژه «اجرای لوله‌کشی» و پروژه‌ای دیگر با عنوان «زیرسازی و اجرای آسفالت» ارتباط منطقی برقرار شود، به‌گونه‌ای که اجرای پروژه دوم بلافاصله پس از اتمام پروژه نخست آغاز گردد. نمای کلی این توالی در شکل ۲ ارائه شده است.

فعالیت شماره ۱ با عنوان «شروع زیرسازی» در پروژه «زیرسازی و اجرای آسفالت» قرار است به فعالیت شماره ۱۱ با عنوان «پایان اجرای لوله‌کشی» در پروژه «اجرای لوله‌کشی» مرتبط شود. در گام نخست، اطمینان حاصل می‌شود که هر دو پروژه باز بوده و در یک پوشه مشترک در Microsoft Project ذخیره شده‌اند. سپس فعالیت «شروع زیرسازی» در پروژه «زیرسازی و اجرای آسفالت» انتخاب می‌شود. با انتخاب زبانه‌ی «Task» در گروه ویژگی‌های Ribbon و کلیک روی گزینه «Information»، پنجره «Task Information» باز می‌شود که در شکل ۳ زیر نمایش داده شده است.

در پنجره «Task Information» و در زبانه «ID»، عبارت «Pipe Installation\11» وارد می‌شود؛ یعنی ابتدا نام پروژه «اجرای لوله‌کشی» و سپس یک بک‌اسلش (\) به همراه شماره ۱۱ که مربوط به فعالیت «پایان اجرای لوله‌کشی» است. پس از تأیید با کلیک روی OK، وابستگی خارجی ایجاد می‌شود که در نمودار گانت شکل ۴ قابل مشاهده است.

شکل 4. نمودار گانت پروژه «زیرسازی و اجرای آسفالت» 

با بازگشت به پنجره «Task Information» و انتخاب گزینه «Predecessors»، می‌توان یک وقفه (Lag) چهار روزه برای وابستگی خارجی تعریف کرد. همان‌طور که در شکل ۵ نشان داده شده است، این کار امکان‌پذیر است و وقفه تعریف‌شده در روابط بین‌پروژه‌ای اعمال خواهد شد.

اگر به پروژه «اجرای لوله‌کشی» بازگردیم (شکل ۶)، وابستگی خارجی که برای مدیر پروژه ایجاد شده است قابل مشاهده خواهد بود. این وابستگی شامل وقفه چهارروزه‌ای است که میان فعالیت «پایان اجرای لوله‌کشی» و «شروع زیرسازی» تعریف شده است.

به‌طور مشابه، در پروژه «زیرسازی و اجرای آسفالت» که در شکل ۷ نشان داده شده است، وقفه چهارروزه در نمودار گانت میان فعالیت‌های «پایان اجرای لوله‌کشی» و «شروع زیرسازی» قابل مشاهده است.

جمع‌بندی نحوه پیاده‌سازی روابط بین پروژه‌ای برنامه زمان‌بندی را در MSP

استفاده از وابستگی‌های خارجی در Microsoft Project روشی مؤثر برای ایجاد ارتباط بین پروژه‌ها است. این قابلیت در تمام نسخه‌ها، اعم ازProject Online ،Project Server یا نرم‌افزار دسکتاپ Microsoft Project قابل استفاده است (در این مقاله به ۱۰ قابلیت کلیدی نرم‌افزار MSP که باید بلد باشید! پرداخته شده است). تنها کافی است مطمئن شوید که هر دو برنامه زمان‌بندی در یک پوشه قرار دارند، سپس نام فایل پروژه را به همراه یک بک‌اسلش (\) و شناسه فعالیت موردنظر به عنوان وابستگی خارجی وارد کنید. همچنین می‌توانید روابط بین‌پروژه‌ای را ویرایش نمایید (در این مقاله به راهنمای گام‌به‌گام برای کسب بیشترین تخصص در Microsoft Project (MSP) پرداخته شده است).

در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است

1. چطور بدون Master Schedule بین دو پروژه مستقل در MSP ارتباط برقرار کنیم؟
2. چطور می‌توان میان فعالیت‌های دو پروژه مختلف روابط بین‌پروژه‌ای همراه با وقفه (Lag) اعمال کرد؟

جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI

باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Microsoft Project در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه و آموزش جامع Microsoft Project (همراه با پروژه واقعی) ردر سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.

[1] tensix.com/How to Use External Dependencies in Microsoft Project.