مدیریت پروژه بدون استفاده از ابزارها و روش‌های تحلیلی دقیق، مانند مدیریت ارزش کسب‌شده، می‌تواند با چالش‌های جدی مواجه شود. عدم محاسبه ارزش کسب‌شده (Earned Value Management) ممکن است منجر به ناتوانی در شناسایی انحرافات هزینه‌ای و زمانی، پیش‌بینی نادرست زمان تکمیل پروژه و در نهایت تخصیص ناکارآمد منابع شود. این موضوع به‌ویژه در پروژه‌های پیچیده و بزرگ، مانند پروژه‌های عمرانی یا دفاعی که نیاز به انطباق با استانداردهای بین‌المللی دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. در چنین شرایطی، استفاده از نرم‌افزارهایی مانند Microsoft Project می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با ایجاد دیدی جامع از عملکرد پروژه، تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند. این مقاله به بررسی چگونگی پیاده‌سازی EVM با استفاده از نرم‌افزار MSP و مزایا و محدودیت‌های آن می‌پردازد.
برای مدیریت ارزش کسب‌شده و انطباق با استانداردهایی مانند ANSI-748، اغلب از ابزارهای زمان‌بندی نظیر Microsoft Project به‌عنوان پایه اصلی استفاده میشود. با اینکه میتوان از Microsoft Project برای انجام برخی تحلیل‌های اولیه مدیریت ارزش کسب‌شده نیز بهره برد اما، برای دریافت گواهینامه EVM از آژانس مدیریت قراردادهای دفاعی (DCMA - Defense Contract Management Agency)، تنها تکیه بر یک ابزار زمان‌بندی کافی نخواهد بود، بااین‌حال این نرم‌افزار برخی امکانات مفید برای اجرای بهترین رویه‌های داخلی EVMS را ارائه می‌دهد. (برای آشنایی بیشتر با مدیریت ارزش کسب‌شده به مقاله مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM) چیست؟ مراجعه کنید).
EVM یک شاخص مثبت برای موفقیت پروژه محسوب میشود. مقادیر به‌دست‌آمده از این روش، بینش ارزشمندی درباره وضعیت واقعی پروژه ارائه می‌دهند. EVM محدوده، زمان و هزینه پروژه را با هم پیوند می‌دهد و نگاه ما را از «برنامه و تکمیل کارها» به «ارزش کار انجام‌شده و برنامه‌ریزی‌شده» می‌برد.
در Microsoft Project، بسیاری از مفاهیم مرتبط با EVM در دسترس هستند. در ادامه، به برخی از ویژگی‌های EVM در این نرم‌افزار پرداخته خواهد شد.
برنامه زمان‌بندی پروژه نمونه در شکل ۱ نمایش‌داده‌شده است.
شکل 1. برنامه زمان‌بندی پروژه‌ی نصب شمع‌ها
فعالیت های لازم برای نصب شمع‌های مورد نیاز ساخت یک اسکله در این برنامه زمان‌بندی ثبت شده است (توجه: نوع پیش‌فرض فعالیت‌ها در این پروژه به‌صورت «Fix Unit» تعیین شده است).
دو تحویل‌شدنی در این پروژه لحاظ شده‌اند؛ نصب پنج شمع در بخش جنوبی و پنج شمع در بخش شمالی. برای هر شمع، یک روز زمان و ۱۰۰ دلار هزینه در نظر گرفته شده است. در ستون «Fix Cost» جدول فعالیت‌ها شکل ۱، هزینه ۱۰۰ دلاری هر شمع برای مصالح، تجهیزات و نیروی کار مشخص شده است. برای محاسبه EVM از طریق MSP، ابتدا باید خط مبنا (Baseline) تعیین شود.
برای تنظیم خط مبنای پروژه از تب «Project»، در بخش «Schedule»، گزینه «Set Baseline» انتخاب میشود (شکل ۲).
شکل ۲. انتخاب گزینه Set baseline
در پنجره Set Baseline، گزینه Set Baseline فعال میشود و از منوی کشویی، Baseline انتخاب میشود (شکل ۳).
شکل 3. تعیین خط مبنا (Baseline)
گزینه OK انتخاب میشود. تصویری لحظه‌ای از پروژه در زمان مشخص ثبت میشود و داده‌ها در Baseline ذخیره می‌شوند. برای نمایش Baseline در نمودار Gantt، از تب Format، بخش Bar Styles، منوی کشویی Baseline باز میشود و Baseline ذخیره‌شده در فیلد Baseline انتخاب میشود (شکل ۴).
شکل 4. نمایش Baseline در Gantt
نتیجه در زمان‌بندی شکل 5 نمایش داده شده است.
شکل ۵. نمایش زمان‌بندی با Baseline
جدولی برای متغیرهای ارزش کسب‌شده در MSP ارائه شده است. برای دسترسی به آن، از تب View، بخش Data، منوی کشویی Tables انتخاب میشود و گزینه More Tables زده میشود (شکل 6).
شکل ۶. انتخاب جدول Earned Value
در پنجره More Tables، جدول Earned Value انتخاب میشود و Apply زده میشود (شکل ۷).
شکل 7. اعمال جدول Earned Value
پروژه و داده‌های جدولی Earned Value در شکل ۸ نمایش داده شده‌اند.
شکل 8. نمایش داده‌های Earned Value
چون هنوز زمان‌بندی به‌روزرسانی نشده است، بیشتر سلول‌های متغیر خالی باقی‌مانده‌اند. علاوه بر جدول عمومی Earned Value، شاخص‌های SPI و CPI به داده‌های جدولی اضافه می‌شوند (شکل ۹).
شکل ۹. افزودن شاخص‌های SPI و CPI
پروژه به‌روزرسانی میشود (شکل ۱۰) (پیش از این در مقاله به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی در Microsoft Project به نحوه به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی پرداخته‌ایم).
شکل ۱۰. به‌روزرسانی پروژه
سه شمع اول به‌صورت ۱۰۰٪ تکمیل‌شده ثبت شده‌اند، اما هیچ پیشرفتی برای شمع‌های ۴ و ۵ گزارش نشده است. سپس Status Date به‌روزرسانی میشود. از تب Project، بخش Status، گزینه Status Date انتخاب میشود (شکل ۱۱).
شکل ۱۱. به‌روزرسانی Status Date
در پنجره Status Date، تاریخ یک هفته جلو برده میشود و ۱۱ نوامبر ۲۰۱۸ تنظیم میشود (شکل ۱۲).
شکل 12. تنظیم Status Date جدید
در شکل ۱۳ مشاهده میشود که برخی سلول‌های Earned Value پر شده‌اند، اما هنوز کار تکمیل نشده است.
شکل ۱۳. پر شد‌ن داده‌های Earned Value
کارهای تکمیل‌نشده به بعد از Status Date منتقل می‌شوند. از تب Project، بخش Status، گزینه Update Project انتخاب میشود (شکل ۱۴).
شکل ۱۴. به‌روزرسانی زمان‌بندی پروژه
در پنجره Update Project، گزینه Reschedule Uncompleted Work to Start After انتخاب میشود و Status Date وارد میشود، سپس OK زده میشود (شکل ۱۵).
شکل ۱۵. جابه‌جایی کارهای تکمیل‌نشده
در نمودار Gantt (شکل ۱۶) مشاهده میشود که شمع‌های ۱ تا ۳ تکمیل شده‌اند و شمع‌های ۴ تا ۱۰ به تاخیر افتاده‌اند.
شکل ۱۶. نمایش تأخیرات در نمودار Gantt
تغییرات دیگری در زمان‌بندی اعمال می‌شوند (شکل ۱۷)، از جمله ستون‌های Fixed Cost و Actual Cost اضافه می‌شوند و Actual Cost شمع سوم به مبلغ ۲۰۰ $ تعیین میشود.
شکل ۱۷. ارائه جدول کامل Earned Value
ستونی برای TCPI نیز افزوده شده است. جدول Earned Value (شکل ۱۷) حالا همه اطلاعات لازم برای تحلیل اولیه EVM را دربرگرفته است.
جمع‌بندی مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM) با نرم‌افزار MSP
مدیریت ارزش کسب‌شده به‌عنوان یک روش موثر برای ارزیابی عملکرد پروژه، با استفاده از MSP به‌راحتی قابل‌پیاده‌سازی است، به شرطی که خط مبنا، به‌روزرسانی‌های منظم و داده‌های دقیق در دسترس باشند. MSP امکان محاسبه شاخص‌های کلیدی مانند CPI، SPI و TCPI را فراهم می‌کند و به مدیران پروژه کمک می‌کند تا انحرافات را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی را به‌موقع اعمال کنند. بااین‌حال، محدودیت‌هایی نظیر عدم پشتیبانی کامل از استانداردهای پیشرفته EVM و نیاز به ابزارهای مکمل برای تحلیل‌های جامع‌تر، استفاده از MSP را به پروژه‌های با پیچیدگی کمتر محدود می‌کند. در نهایت، بهره‌گیری از MSP برای EVM می‌تواند دقت و شفافیت را در مدیریت پروژه افزایش دهد، اما موفقیت آن به تعهد به‌روزرسانی مداوم و دقت در ورود داده‌ها وابسته است (در صورت علاقه به مطالعه بیشتر به مقاله مقایسه PV و EV با استفاده از نرم‌افزار Primavera مراجعه کنید).
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. چگونه میتوان از MSP برای مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM) استفاده کرد؟
2. چه پارامترها و معیارهای اصلی EVM در MSP قابل‌دسترسی هستند؟
3. محدودیت‌های محاسبه EVM در MSP چیست؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Microsoft Project در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] tensix.com/Using Microsoft Project for Earned Value Management.
دانلود جزئیات این مقاله
