محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی در پروژه‌ها، به‌ویژه در نرم‌افزار Primavera P6، می‌تواند تصویری نادرست از هزینه‌های واقعی ارائه دهد. این روش بر اساس برآورد مدت‌زمان باقی‌مانده اصلاح‌شده انجام می‌شود، نه کار واقعی صورت‌گرفته، که ممکن است منجر به اختلاف در محاسبه هزینه‌ها شود. چالش اصلی، تفاوت میان درصد پیشرفت فیزیکی و هزینه واقعی است، زیرا هزینه‌های واقعی نباید تنها بر اساس پیشرفت تخمینی، بلکه بر مبنای کار انجام‌شده محاسبه شوند. تغییرات در بهره‌وری و اصلاح مدت‌زمان باقی‌مانده نیز می‌تواند منجر به ناهماهنگی در گزارش‌های مالی پروژه گردد. این مقاله به بررسی این چالش‌ها پرداخته و راهکاری برای هم‌راستا کردن هزینه واقعی با درصد پیشرفت فیزیکی و صدور صورت‌وضعیت‌های دقیق‌تر ارائه می‌دهد.
درصد پیشرفت فیزیکی می‌تواند تصویری گمراه‌کننده از هزینه واقعی ارائه دهد، زیرا این مقدار بر اساس مدت‌زمان باقی‌مانده اصلاح‌شده محاسبه می‌شود، نه مدت‌زمان واقعی. این روش، اگرچه دقیق‌ترین و انعطاف‌پذیرترین رویکرد برای مدیریت مدت‌زمان فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی است، اما ممکن است درک هزینه واقعی را پیچیده کند. هزینه واقعی در این روش بر اساس یک برآورد مدت‌زمان اصلاح‌شده محاسبه می‌شود، نه بر مبنای مدت‌زمان واقعی فعالیت‌ها که می‌تواند بر نحوه توزیع هزینه در پایان پروژه تأثیر بگذارد.
روش درصد پیشرفت فیزیکی در مقایسه با درصد پیشرفت زمانی، دقت بیشتری در پیشبرد برنامه زمان‌بندی دارد. این روش امکان نرخ پیشرفت غیریکنواخت را فراهم می‌کند، درحالی‌که روش درصد پیشرفت زمانی چنین انعطافی ندارد. در فعالیت‌هایی که با این روش ارزیابی می‌شوند، مسئول برنامه زمان‌بندی می‌تواند مدت‌زمان باقی‌مانده را مستقل از میزان پیشرفت واقعی تنظیم کند. این ویژگی امکان بازبینی دقیق‌تر مدت‌زمان باقی‌مانده و تاریخ‌های پیشرفت را فراهم می‌کند.
علاوه بر این، پیمانکار جزء می‌تواند برآورد کار باقی‌مانده را بر اساس داده‌های به‌روز کارگاهی اصلاح کند. این امر باعث می‌شود ارزیابی دقیق‌تری از میزان تلاش موردنیاز برای تکمیل کار صورت گیرد و مدت‌زمان‌های برنامه زمان‌بندی مطابق با شرایط واقعی پروژه به‌روزرسانی شوند.
بااین‌حال، هنگام گزارش هزینه‌های واقعی باید دقت کافی داشت. در روش درصد پیشرفت فیزیکی، هزینه واقعی تا تاریخ گزارش از درصد پیشرفت فعالیت مستقیماً محاسبه نمی‌شود، بلکه بر اساس مدت‌زمان باقی‌مانده تعیین می‌شود که در ادامه به‌تفصیل توضیح داده خواهد شد.
این معادلات به‌طور ذاتی در روش درصد پیشرفت فیزیکی وجود دارند و به شکلی سودمند، امکان تفکیک مدت‌زمان باقی‌مانده از میزان پیشرفت را فراهم می‌کنند. چالش اصلی این است که چگونه می‌توان هزینه واقعی نیروی کار یک فعالیت را صرفاً بر اساس کار انجام‌شده و نه برآوردهای اصلاح‌شده محاسبه کرد. در ادامه، این موضوع را بررسی می‌کنیم.
شکل ۱ برنامه زمان‌بندی پروژه نمونه را نشان می‌دهد که شامل تمام کارها با یک قیمت مقطوع است؛ هزینه‌های نیروی کار، مصالح و تجهیزات به‌صورت یک مبلغ کلی در نظر گرفته شده‌اند.
توجه داشته باشید که در این نمونه، هزینه مقطوع فعالیت‌ها در فیلدهای Budgeted Labor Cost ذخیره شده است. شکل ۲ تنظیمات پیش‌فرض برای افزودن فعالیت‌ها را نمایش می‌دهد.
1. روش مدت‌زمان (Duration Type)
روش مدت‌زمان "مدت‌زمان و واحدهای ثابت (Fixed Duration & Units)" تعیین شده است زیرا برنامه زمان‌بندی هم از نظر زمان و هم از نظر بودجه محدودیت دارد. این برنامه بودجه‌محور است، زیرا فرض بر این است که بودجه قبلاً تأیید شده است و پس از تصویب بودجه، درخواست تأمین مالی بیشتر دشوار خواهد بود.
2. روش درصد پیشرفت (Percent Complete Type)
پیشرفت فیزیکی انعطاف‌پذیرترین و دقیق‌ترین روش درصد پیشرفت است. بااین‌حال، هنگام صدور صورت‌وضعیت برای هزینه‌های واقعی نیروی کار و سایر موارد، باید دقت لازم را به عمل آورد.
3. نوع فعالیت (Task Dependent)
نوع پیش‌فرض فعالیت، task-dependent است. به‌جز رخدادهای کلیدی و فعالیت‌های پشتیبان (LOE)، بیشتر فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی نمونه، task-dependentهستند (در این مقاله به استفاده از فعالیت‌های پشتیبان (LOE) در Primavera P6 پرداخته شده است). به خاطر داشته باشید که تنظیمات نشان‌داده‌شده در شکل ۲ برای فعالیت‌ها جدید اعمال می‌شوند. اگر از پیش برنامه زمان‌بندی‌ای در P6 Professional دارید، لازم است روش مدت‌زمان، درصد پیشرفت و نوع فعالیت هر فعالیت را بررسی و در صورت نیاز اصلاح کنید. در این زمینه، ابزار Fill-Down می‌تواند مفید باشد. برنامه زمان‌بندی نمونه نیز، طبق شکل ۳، یک هفته پیشرفت داشته است.
فعالیت"نصب لوله‌کشی و اتصالات"دارای درصد پیشرفت فیزیکی ۴۰٪ است. اگر این مقدار در هزینه واقعی نیروی کار ۲۰,۰۰۰ دلار ضرب شود، هزینه واقعی نیروی کار برابر با ۸,۰۰۰ دلار خواهد بود. بااین‌حال، شکل ۳ هزینه واقعی نیروی کار را ۱۲,۰۰۰ دلار نشان می‌دهد. کدام مقدار صحیح است؟ اگر بخواهیم صورت‌وضعیت کار خود را ارسال کنیم، آیا باید ۸,۰۰۰ دلار را فاکتور کنیم یا ۱۲,۰۰۰ دلار را؟ این یک تفاوت قابل‌توجه است. مقدار ۴۰٪ پیشرفت فیزیکی، بهترین برآورد سرپرست از میزان کار انجام‌شده است. اما این درصد برای محاسبه هزینه واقعی نیروی کار استفاده نمی‌شود. در عوض، درصدی که برای محاسبه هزینه واقعی نیروی کار به کار می‌رود، از برآورد اصلاح‌شده مدت‌زمان باقی‌مانده که دو روز برآورد شده است، به‌دست می‌آید. معادله خلاصه‌شده به‌صورت زیر است:
این مقدار بر اساس ارزیابی پیشرفت فعلی و پیش‌بینی اصلاح‌شده کار باقی‌مانده محاسبه می‌شود، که می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. هنگام صدور صورت‌وضعیت، اغلب کارفرمایان تنها هزینه کار انجام‌شده را می‌پذیرند، یعنی آنچه که به‌طور کامل تکمیل شده است. درواقع، صورت‌وضعیت نباید بر مبنای دستاورد تعدیل‌شده و برآورد اصلاح‌شده مدت‌زمان باقی‌مانده صادر شود، زیرا این برآورد فرض می‌کند که کار طبق یک برنامه به‌روزرسانی‌شده و با بهره‌وری افزایش‌یافته ادامه خواهد یافت. بنابراین، لازم است هزینه واقعی نیروی کار را مطابق با درصد پیشرفت فیزیکی ۴۰٪ تنظیم کنیم، نه بر اساس برآورد مدت‌زمان باقی‌مانده دو روزه. این کار با اضافه کردن مقادیر فیلدCost % Complete در جدول فعالیت‌ها انجام می‌شود. معادله به شرح زیر است:
توجه داشته باشید که هزینه مقطوع برنامه زمان‌بندی ما به فیلد هزینه واقعی نیروی کار (Actual Labor Cost) اختصاص داده شده است. این هزینه مقطوع تنها هزینه‌ای است که به فعالیت‌ها تخصیص یافته، بنابراین هزینه کل واقعی برنامه برابر با هزینه واقعی نیروی کار است. درصد پیشرفت هزینه (Cost % Complete) برابر ۶۰٪ است که با مقدار ۶۰٪ درصد پیشرفت مدت‌زمان (Duration % Complete) مطابقت دارد. در درصد پیشرفت مدت‌زمان، مدت‌زمان باقی‌مانده مستقیماً از میزان پیشرفت ارزیابی‌شده محاسبه می‌شود. این محاسبه در هر دو جهت انجام می‌شود:
- اگر درصد پیشرفت مدت‌زمان را مشخص کنید،P6 Professional مدت‌زمان باقی‌مانده را محاسبه می‌کند.
- اگر مدت‌زمان باقی‌مانده را وارد کنید، P6 Professional مقدار درصد پیشرفت مدت‌زمان متناظر را محاسبه خواهد کرد.
مدت‌زمان باقی‌مانده را ۲ روز تعیین کردیم و P6 Professional بر این اساس، درصد پیشرفت مدت‌زمان را ۶۰٪ محاسبه کرد. بااین‌حال، برای تطبیق درصد پیشرفت هزینه (Cost % Complete) با درصد پیشرفت فیزیکی (Physical % Complete) و اطمینان از فاکتور شدن هزینه صرفاً بر اساس کار انجام‌شده، باید این مقدار را به ۴۰٪ تنظیم کنیم. برای تنظیم این مقدار، به‌صورت دستی مقدار به‌روزرسانی‌شده‌ای را در فیلد هزینه واقعی نیروی کار وارد می‌کنیم تا Cost % Complete با Physical % Complete برابر شود (شکل4).
وقتی ۸,۰۰۰ دلار را به‌عنوان هزینه واقعی نیروی کار (Actual Labor Cost) وارد می‌کنیم، مقدار درصد پیشرفت هزینه (Cost % Complete) به ۴۰٪ محاسبه می‌شود (شکل ۵)، که با مقدار درصد پیشرفت فیزیکی (Physical % Complete) مطابقت دارد. سپس، همین فرایند را برای هر فعالیت تکرار می‌کنیم و هزینه واقعی نیروی کار را تنظیم می‌کنیم تا درصد پیشرفت هزینه با درصد پیشرفت فیزیکی برابر شود. پس از انجام این تنظیمات برای کل برنامه زمان‌بندی، می‌توان از ستون به‌روزرسانی‌شده هزینه واقعی نیروی کار برای صدور صورت‌وضعیت برای کارفرمایان استفاده کرد. به این ترتیب، مبلغ صورت‌وضعیت فقط بر اساس کار تکمیل شده خواهد بود، که هدف اصلی است.
اکنون می‌توانیم با اطمینان، صورت‌وضعیت هزینه واقعی نیروی کار به میزان ۸,۰۰۰ دلار را برای کار تکمیل شده "نصب لوله‌کشی و اتصالات" ارسال کنیم. همچنین تأیید کردیم که هزینه باقی‌مانده نیروی کار ۱۲,۰۰۰ دلار و هزینه نهایی در پیشرفت ۲۰,۰۰۰ دلار است. در نهایت، برآورد اصلاح‌شده دو روزه برای این فعالیت، همان مدت‌زمان باقی‌مانده‌ای است که در نظر داریم.
جمع‌بندی مدیریت درصد پیشرفت فیزیکی و هزینه در P6
هزینه واقعی نیروی کار در فعالیت‌ها با درصد پیشرفت فیزیکی، بر اساس مدت‌زمان باقی‌مانده اصلاح‌شده محاسبه می‌شود و معادل درصد پیشرفت مدت‌زمان آن فعالیت‌ها است. بنابراین، هزینه در طول مدت انجام کل فعالیت، بر اساس تخمین جدید توزیع می‌شود. اگرچه این روش ممکن است برای توزیع هزینه‌ها در کل دوره کاری مفید باشد، اما هنگام صدور صورت‌وضعیت بر اساس کار تکمیل شده، مشکل‌ساز می‌شود.
یک راه‌حل مناسب این است که ستون درصد پیشرفت هزینه (Cost % Complete) را در جدول فعالیت‌ها اضافه کنیم و مقدار هزینه واقعی نیروی کار را به‌روزرسانی کنیم تا Cost % Complete با Physical % Complete برابر شود. به این ترتیب:
- مدت‌زمان اصلاح‌شده را به‌طور مستقل از میزان پیشرفت حفظ می‌کنیم.
- هزینه واقعی نیروی کار فقط شامل هزینه کار تکمیل شده خواهد بود.
برای اطلاعات بیشتر در مورد به‌روزرسانی در P6 Professional، می‌توانید به مقاله "به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی در نرم‌افزار Primavera P6" مراجعه کنید.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. چگونه هزینه واقعی نیروی کار را فقط بر اساس کار انجام‌شده تنظیم کنیم؟
2. چرا درصد پیشرفت فیزیکی هزینه واقعی را نادرست نشان می‌دهد؟
3.تفاوت Cost % Complete و Physical % Complete چیست؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Primavera P6 در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Primavera P6 در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] tensix.com/Physical Percent Complete Type and Invoicing Actual Cost in P6.
دانلود جزئیات این مقاله
