سررسیدها (Deadlines) درنرم‌افزار Microsoft Project ابزاری مفید برای هشدار درباره مشکلات برنامه زمان‌بندی هستند، اما اغلب نادیده گرفته می‌شوند. مدیران پروژه معمولاً تلاش می‌کنند تا تاریخ سررسید را با تنظیم تاریخ شروع یا پایان یک فعالیت مشخص کنند. اما با وارد کردن تاریخ شروع و پایان، یک محدودیت یا قید زمانی بر روی فعالیت اعمال می‌شود.
در صورتی که نیاز باشد یک فعالیت در تاریخ مشخصی شروع شود یا پایان یابد و در عین حال انعطاف‌پذیری برنامه حفظ شود، تاریخ سررسید تعیین می‌شود. سررسیدها به برنامه زمان‌بندی پروژه اضافه شده و به‌عنوان شاخصی برای نظارت بر پیشرفت پروژه استفاده می‌شوند. همچنین، امکان تعیین سررسید برای رخدادهای کلیدی مهم یا وظایف خاص در مسیر بحرانی فراهم است (در این مقاله به قابلیت استفاده از چندین مسیر بحرانی در نرم‌افزار MSP پرداخته شده است).
تاریخ‌های سررسید در نمودار گانت به‌صورت یک فلش سبز رنگ نشان داده می‌شوند. اگر یک فعالیت از سررسید خود عبور کند، یک نشانگر قرمز در کنار آن در جدول فعالیت‌ها ظاهر می‌شود. سررسیدها به‌عنوان یک سیستم هشدار عمل می‌کنند؛ اگر سررسیدی رعایت نشود، می‌تواند باعث تبدیل فعالیت‌های غیر بحرانی به فعالیت‌های بحرانی شود. در این مقاله، نحوه افزودن سررسیدها به برنامه زمان‌بندی در نرم‌افزار Microsoft Project و پیامدهای عدم رعایت آن‌ها بررسی می‌شود.
در شکل 1، پروژه نمونه با عنوان «Motor Model» نمایش داده شده است. برنامه زمان‌بندی شامل دو مسیر اصلی است: «آزمایش‌های تجربی» و «مدل‌سازی».
شکل 1. پروژه نمونه در نرم‌افزار MSP
برای سه فعالیت رخدادهای کلیدی تعیین شده است: «پایان آزمایش»، «تحلیل کیفیتی مدل» و «پایان پروژه»، که تاریخ‌های پیش‌بینی‌شده برای تکمیل پروژه را نشان می‌دهند. سررسیدهای تکمیل تعهد (برای همان سه فعالیت) وارد خواهند شد. بنابراین، سررسیدهای زیر تعیین می‌شوند:
- سررسید «پایان آزمایش»
- سررسید «پایان تحلیل کیفیتی مدل»
- سررسید «پایان پروژه»
برای وارد کردن اولین سررسید در رخداد کلیدی «پایان آزمایش»، فعالیت «پایان آزمایش» انتخاب شده و تب «TASK» انتخاب می‌شود. سپس با کلیک روی «Information»، سررسید مربوطه برای این رخداد کلیدی وارد می‌شود، همان‌طور که در شکل 2 نشان داده شده است.
شکل 2. تعیین سررسید برای رخداد کلیدی
از بخش «Task Information»، بر روی «Advanced» کلیک شده و تاریخ 28 سپتامبر به‌عنوان تاریخ «سررسید» انتخاب می‌شود، همان‌طور که در شکل 3 زیر نشان داده شده است.
شکل 3. تعیین تاریخ سررسید
در شکل 4، سررسید دو روز پس از تاریخ پیش‌بینی‌شده رخداد کلیدی «پایان آزمایش» تنظیم شده است. با تنظیم تاریخ سررسید دو روز پس از تاریخ پیش‌بینی‌شده، در صورت بروز تاخیر، تاثیر منفی آن بر فعالیت بعدی «مقایسه داده‌های تجربی و تحلیلی» گذاشته می‌شود و به‌عنوان هشداری عمل می‌کند که پروژه از برنامه زمان‌بندی عقب افتاده است.
شکل 4. تنظیم تاریخ سررسید
با دنبال کردن همان فرایند نشان‌داده‌شده در شکل‌های 2 و 3، سررسید «پایان تحلیل کیفیتی مدل» و سررسید «تاریخ پایان پروژه» وارد می‌شود، همان‌طور که در شکل 5 نمایش داده شده است.
شکل 5. تعیین تاریخ سررسید پایان پروژه
با پیشبرد برنامه زمان‌بندی به‌طوری‌که در شکل 6 نشان داده شده است، مشاهده می‌شود که در صورت از دست رفتن سررسید چه اتفاقی خواهد افتاد.
شکل 6. تاثیر تاخیر بر سررسید
در برنامه زمان‌بندی، برخی از Labelها حذف شده‌اند تا نمای بهتری از فلش‌های سررسید در نمودار گانت فراهم شود. در ستون شاخص‌ها، در جدول فعالیت‌ها، دو نشانگر قرمز نمایش داده می‌شوند که به‌عنوان هشدار از دست رفتن سررسیدهای «پایان آزمایش» و «پایان تحلیل کیفیتی مدل» خبر می‌دهند.
با این حال، باوجود از دست رفتن دو سررسید، پروژه هنوز طبق برنامه در مسیر تکمیل به‌موقع قرار دارد، همان‌طور که توسط رخداد کلیدی «تاریخ پایان پروژه» و سررسید Microsoft Project نشان داده شده است.
سررسیدها در نرم‌افزار Microsoft Project به مسئول زمان‌بندی این امکان را می‌دهند که تاریخ پیش‌بینی‌شده تکمیل پروژه را با تاریخ تکمیل تعهد شده مقایسه کرده و نظارت کند. در این نمایش، سررسیدها به رخدادهای کلیدی مهم افزوده شدند، اما این سررسیدها می‌توانند به هر فعالیتی در سراسر برنامه زمان‌بندی اضافه شوند. اضافه شدن سررسیدها می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد برنامه زمان‌بندی ارائه دهد، با هشدار به تاخیر در فعالیت‌ها و کمک به اطمینان از اینکه پروژه در مسیر خود باقی می‌ماند.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. چگونه می‌توان سررسیدها را در نرم‌افزار Microsoft Project اضافه کرد و چه کاربردی دارند؟
2. در صورت از دست رفتن یک سررسید، چه تغییراتی ممکن است در برنامه زمان‌بندی پروژه رخ دهد؟
3. چرا تعیین سررسید برای رخدادهای کلیدی و فعالیت‌ها در مسیر بحرانی اهمیت دارد؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Microsoft Project در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] tensix.com/How to Use Deadlines in Microsoft Project.
دانلود جزئیات این مقاله
