مطالعات نشان می‌دهند بیش از 88 درصد از پروژه‌های صنعت ساخت در موعد مقرر اولیه خود به پایان نمی‌رسند و تاخیرات بخش جدایی‌ناپذیری از پروژه‌های صنعت ساخت می‌باشد. بنابراین، توانایی تحلیل تأخیرات و نشان‌دادن تأثیر آنها بر مسیر بحرانی پروژه بسیار حائز اهمیت است. تحلیل تاخیرات به معنای شناسایی و کمی‌سازی تاخیرات است، این تحلیل‌ها نه‌تنها برای اطمینان از حرکت پروژه‌ها در مسیر درست کاربرد دارند بلکه به شما این امکان را می‌دهند که در صورت بروز تاخیراتی که خارج از قصور شماست، درخواست تمدید مدت (Extension of Time یا EOT) داشته باشید.
در ادامه، دو رویکرد رایج تحلیل تاخیرات، یعنی آینده‌نگر و گذشته‌نگر را بررسی می‌کنیم. ابتدا این اصطلاحات را توضیح می‌دهیم و سپس نحوه اعمال عملی آنها را در نرم‌افزار Microsoft Project (MSP) به شما نشان خواهیم داد.
1. تحلیل تاخیرات گذشته‌نگر و آینده‌نگر
قبل از اینکه به بررسی «چگونگی» استفاده از این رویکردها در نرم‌افزار MSP بپردازیم، ابتدا به تعریف «چیستی» آنها می‌پردازیم.
دو رویکرد اصلی برای تحلیل تاخیرات، آینده‌نگر و گذشته‌نگر می‌باشند که نباید با روش‌های تحلیل تاخیرات اشتباه گرفته شوند. درواقع روش‌های تحلیل تاخیرات دقیق‌تر و جزئی‌تر هستند و هر روش تحلیل تاخیرات یکی از این دو رویکرد اصلی، یعنی آینده‌نگر یا گذشته‌نگر را دنبال می‌کند. اینکه در چه زمانی از چه رویکردی و چه روشی برای تحلیل تاخیرات استفاده کنیم بسیار حائز اهمیت می‌باشد.
1.1. تحلیل تاخیرات آینده‌نگر
تحلیل تاخیر آینده‌نگر، روشی است که در آن تأثیر احتمالی یک تاخیر شناسایی می‌شود، قبل از اینکه تاخیر یا تأثیر آن به طور کامل رخ‌داده باشد. در این روش، به آخرین برنامه زمان‌بندی به‌روز شده پروژه نگاه می‌کنیم و سپس تأثیر یک رویداد تاخیر را بر تاریخ تکمیل پروژه پیش‌بینی می‌کنیم.
این رویکرد مانند یک سیستم هشدار اولیه عمل می‌کند که به ما اجازه می‌دهد قبل از وقوع تاخیرها، برنامه‌ریزی و اقدامات لازم برای کاهش تأثیرات را انجام دهیم.
2.1. تحلیل تاخیرات گذشته‌نگر
در مقابل، تحلیل تاخیر گذشته‌نگر قرار دارد که بر تعیین تأثیر واقعی یک تاخیر که قبلاً رخ‌داده است بر زمان اتمام پروژه تمرکز دارد.
در این رویکرد، به کارهای انجام‌شده نگاه می‌کنیم و آنها را با برنامه زمان‌بندی مبنا مقایسه می‌کنیم. در واقع، مانند تاریخ‌نگاران پروژه عمل می‌کنیم و به عقب بازمی‌گردیم تا ببینیم تاخیرها در کجا، توسط چه عاملی و به چه مدتی رخ داده‌اند.
پس از آشنایی با این مفاهیم، وقت آن است که به تحلیل تاخیرات با استفاده از نرم‌افزار MSP بپردازیم.
2. تحلیل آینده‌نگر تاخیرات با MSP
در تحلیل تاخیر آینده‌نگر با MSP ، ابتدا یک برنامه زمان‌بندی مبنا برای پروژه تعیین می‌کنیم که به‌عنوان نقطه کنترلی استفاده می‌شود. سپس این برنامه را با رویدادهای احتمالی تاخیر به‌روزرسانی می‌کنیم و با کمک MSP تأثیر این تاخیرات بر تاریخ اتمام پروژه را محاسبه می‌کنیم.
به‌طورکلی این تحلیل را در 3 گام زیر می‌توان خلاصه نمود:
الف) برای پروژه خود مبنایی تعیین کنید: ابتدا باید مبنایی برای پروژه‌تان تعیین کنید. به بخش "Project" بروید و سپس گزینه "Set Baseline" را انتخاب کنید و یک نسخه از برنامه زمان‌بندی فعلی پروژه خود ذخیره کنید. این کار، یک تصویر از زمان‌بندی، بودجه و محدوده پروژه شما ایجاد می‌کند که می‌توانید در آینده برای مقایسه از آن استفاده کنید.
ب) واردکردن تاخیرات احتمالی: در گام بعدی، باید رویدادهای احتمالی تاخیر را وارد کنید. این موارد میتواند هر چیزی از کمبود مصالح تا تاخیر در مجوزها باشد. این تاخیرات را به‌عنوان فعالیت (Task) جدید در زمان‌بندی خود وارد کنید و آنها را به فعالیت‌های پیش‌نیاز و پس‌نیاز پیوند دهید.
پ) تحلیل: نرم‌افزار MSP به‌صورت خودکار زمان‌بندی را بر اساس رویدادهای تاخیر واردشده تنظیم می‌کند. با مقایسه زمان‌بندی جدید با مبنای اصلی، می‌توانید تأثیر احتمالی رویدادهای تاخیر بر تاریخ تکمیل پروژه را مشخص کنید.
3. تحلیل گذشته‌نگر تاخیرات با MSP
تحلیل تاخیر گذشته‌نگر پیچیدگی بیشتری دارد، اما MSP در این مسیر به شما کمک می‌کند. در این روش، اساساً آنچه واقعاً اتفاق افتاده را با آنچه برنامه‌ریزی شده بود مقایسه می‌کنید.
در ادامه به مراحل انجام کار می‌پردازیم.
الف) برای پروژه خود مبنایی تعیین کنید: دوباره با تنظیم خط مبنا (Baseline) شروع کنید.
ب) به‌روزرسانی با داده‌های واقعی: با پیشرفت پروژه، به طور منظم پیشرفت واقعی خود را وارد کنید. این شامل به‌روزرسانی وضعیت فعالیت‌ها، تاریخ‌های شروع و پایان واقعی، هزینه‌های واقعی و... است.
پ) پیگیری تغییرات: بعد از هر به‌روزرسانی، فیلدهای "Baseline Finish Variance" و "Total Slack" را باز کنید. اکنون فعالیت‌های بحرانی (فعالیت‌های با شناوری صفر) را فیلتر کنید و سپس فیلد "Baseline Finish Variance" را فیلتر کنید تا بیشترین مقادیر انحراف زمان‌بندی نمایش داده شود. تأخیر واقعی ایجادشده در طول دوره به‌روزرسانی را یادداشت کنید و فعالیت‌های اصلی که باعث این تاخیر شده‌اند را مشخص کنید. این فرایند را برای هر به‌روزرسانی تکرار کنید. همچنین می‌توانید به تب "Project" بروید و گزینه "Compare Projects" را انتخاب کنید. این امکان را به شما می‌دهد که پروژه به‌روزرسانی شده را با مبنای اصلی مقایسه کنید و به‌وضوح مشخص کنید در چه زمان‌هایی پروژه از مسیر خارج شده است.
ت) واردکردن تاخیرهای واقعی: با استفاده از روش مشابه فوق، می‌توانید اطلاعات مربوط به تاخیرهای واقعی را وارد زمان‌بندی‌های به‌روزرسانی شده کنید و آنها را در تاریخ‌های واقعی خود به‌عنوان تکمیل‌شده علامت بزنید. حالا می‌توانید ببینید آیا این رویدادهای تاخیری با تاخیرهای واقعی ثبت‌شده در برنامه هم‌خوانی دارند یا نه.
با این روش، می‌توانید با درک و اعمال تکنیک‌های تحلیل تاخیر آینده‌نگر و گذشته‌نگر در Microsoft Project، بینش عمیق‌تری نسبت به زمان‌بندی پروژه خود پیدا کنید. این نه‌تنها به شما کمک می‌کند پروژه‌های جاری خود را بهتر مدیریت کنید، بلکه دانش ارزشمندی برای پروژه‌های آینده به شما می‌دهد.
یادتان باشد، هدف این نیست که بیش از حد به سمت طرح دعاوی حرکت کنید، بلکه هدف درک تاخیرها، مدیریت تأثیر آنها و یادگیری راه‌های کاهش مشکلات مشابه در آینده است. بااین‌حال، در مواردی که شما حق قراردادی برای درخواست دارید، مهم است که بتوانید نشان دهید چگونه شرایط بر زمان‌بندی شما تأثیر گذاشته است.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. تفاوت رویکردهای تحلیل تاخیرات با روش‌های تحلیل تاخیرات چیست؟
2. تفاوت دو رویکرد آینده‌نگر و گذشته‌نگر در تحلیل تاخیرات چیست؟
3. کدام نوع از برنامه زمان‌بندی بیشترین کاربرد را در تحلیل تاخیرات آینده‌نگر دارند؟
4. نحوه مدل‌سازی تحلیل تاخیرات با نرم‌افزار MSP به چه صورت است؟
5. هدف از تحلیل تاخیرات با نرم‌افزار MSP چیست؟
جایگاه مبانی ارائه شده درآموزش های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت مؤسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، دوره‌ای در سطح مهارت‌های سخت با عنوان مدل‌سازی روش‌های آنالیز تاخیرات در نرم‌افزار Microsoft Project ارائه شده است که به‌صورت کامل و جامع مدل‌سازی انواع روش‌های آنالیز تاخیرات را در رویکردهای مختلف توسط نرم‌افزار MSP ارائه می‌دهد. قابل‌ذکر است که پیش‌نیازهای این دوره، دوره‌هایی با عنوان آموزش نرم‌افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه و فرآیند جامع آنالیز تاخیرات در پروژه (تدوین لایحه تاخیرات جامع) می‌باشد. کلیه آموزش‌ها در مؤسسه به نحوی ارائه می‌شوند که به‌صورت اجرایی قابلیت پیاده‌سازی این ساختارها در پروژه‌ها وجود داشته باشد. به جهت مشاهده تاریخ و نحوه برگزاری تمامی دوره‌ها می‌توانید به بخش تقویم آموزشی مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
[1] Delay Analysis: Prospective and Retrospective Techniques Using Microsoft Project; JC le Roux; 2023.
