بررسی برنامه های Reschedule و Replan و Catchup Plan در ادبیات قراردادی و حقوقی پروژه

برای بررسی این امر ابتدا باید دقت نماییم که در بسیاری از مراجع برنامه‌ریزی ساخت (مثل استانداردهای انجمن مدیریت ساخت آمریکا (CMAA) و موسسه مدیریت ساخت CII)، بسیاری از فرم‌های استاندارد قراردادی (مثل فیدیک (FIDIC) و موسسه معماران آمریکا (AIA)) و دستورالعمل‌های آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعایی چون دستورالعمل AACE 29R-03 و پروتکل SCL، عموماً ادبیاتی چون زمان‌بندی مجدد یا همان Reschedule، برنامه‌ریزی مجدد یا همان Replan و برنامه جبرانی زمانی یا همان Catchup plan به کار نرفته است.
از طرفی، این واژه‌ها مواردی هستند که در طول پروژه و زمان کنترل پروژه‌ها به‌وفور استفاده شده و بین واحدهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه جاری هستند. پس یکی از مهم‌ترین موارد، شناخت و ارتباط بین Reschedule و Replan و Catchup plan، با موارد و مبانی قراردادی و حقوقی است که در بسیاری از فرم‌های استاندارد قراردادی و کتب و استانداردهای مرجع برنامه‌ریزی استفاده می‌شود.
اما در این مراجع عموماً از چه ادبیاتی استفاده می‌شود؟ به‌صورت کلی در این مراجع دو عبارت کلیدی وجود دارد:
1. به‌روزرسانی‌های برنامه زمانی (Schedule Updates)
2. بازنگری‌های برنامه زمانی (Schedule Revisions)
در ادامه به شرح این دو و ارتباطشان با زمان‌بندی مجدد (Reschedule) که البته باید ترجمه آن به به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی تغییر یابد، برنامه‌ریزی مجدد (Replan) و برنامه جبرانی (Catchup Plan) پرداخته‌ایم.

1. به‌روزرسانی‌های برنامه زمانی (Schedule Updates)

در واقع، حالت اول یا همان schedule updates به، به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی (Reschedule) اطلاق شده که با واردکردن اطلاعات حقیقی (Actual)، تا تاریخ به‌روزرسانی (status date یا DD) به‌دست‌آمده و عموماً کاری به برنامه بعد از تاریخ به‌روزرسانی نداریم (مگر در موارد تغییرات جزئی که با اصطلاح Minor change شناخته شده که موشکافی این بحث از حوصله این نوشتار خارج بوده و در دوره‌های مدیریت ادعا و ارشد برنامه‌ریزی پروژه موسسه موشکافی می‌گردد).
در واقع، این به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی (Reschedule)، برنامه مصوب (As-Planned Schedule) را تغییر نداده (به تصویر زیر دقت نمایید) و پایه و اساس پیش‌بینی پیشرفت پروژه، مدیریت ارزش کسب شده، آنالیز تاخیرات و کلیم‌ها است.

  

برنامه schedule update یا همان reschedule، باید در بدترین حالت به‌صورت ماهیانه تدوین شده و فرایند تدوین (Preparation)، بررسی (Review) و تایید (Accept) آن در قرارداد کاملاً مشخص باشد (این موضوع نیز بحث مفصلی است که در دوره سطح ارشد برنامه‌ریزی پروژه کاملاً موشکافی شده است).
اگر این اتفاقات به‌صورت ماهیانه صورت نگیرد و روند بررسی و تایید آن دچار تاخیر شود، نه‌تنها کنترل پروژه و قدرت استفاده از اقدامات اصلاحی را دچار چالش می‌نماید، بلکه اثرات حقوقی زیادی داشته و آنالیز تاخیرات و رسیدگی به ادعاها را دچار مشکل می‌نماید (این موارد نیز به‌صورت تفصیلی در دوره‌های آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعای موسسه شرح داده می‌شود).
در واقع بدون داشتن schedule updates نمی‌توان نه پیشرفت پروژه را کنترل کرد و نه برنامه‌ریزی مجدد نمود و یا برنامه جبرانی تهیه کرد و تمام این موارد در سایه آنالیز تاخیرات گم‌گشته و چالش‌های حقوقی فراوانی به همراه دارد (پیمانکار باید از اهمیت این موضوع برای تدوین لایحه تاخیرات خود آگاه بوده و کارفرما باید از اهمیت وجود به‌روزرسانی‌ها برای تصمیمات آتی و کنترل هزینه و زمان پروژه آگاه باشد).

2. اصلاحات برنامه زمانی (Schedule Revisions)

حال درصورتی‌که به برنامه مصوب (As-Planned Schedule)، محدوده کار جدیدی اضافه شود و یا تغییراتی در برنامه بعد از تاریخ به‌روزرسانی (status date یا DD) نیاز باشد (به علت صدور Change order یا دستور تغییر)، موضوعی به نام برنامه‌ریزی مجدد یا همان Replan اتفاق خواهد افتاد.
موضوع Replan حتی می‌تواند در زمانی که از برنامه مصوب حدود 5 الی 20 درصد (بسته به موارد مندرج در قرارداد) عقب باشیم و درصورتی‌که تمدید زمانی (EOT) صورت‌گرفته باشد، انجام شده و تاریخ جدیدی برای برنامه تعیین شود. اما لازمه Replan، داشتن آخرین برنامه به‌روزرسانی شده (Schedule update) بوده، تا قبل از هر تصمیمی تکلیف تاخیرات مشخص گردد. در غیر این صورت پیچیدگی زیادی در آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعاها پیش خواهد آمد (این موضوع نیز به‌صورت مفصل در دوره‌های آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعای موسسه بحث می‌گردد و پیمانکار باید از اهمیت این موضوع آگاه باشد). این موضوع از لحاظ قراردادی به‌عنوان Schedule Revision شناسایی شده که باید فرایند درخواست (Request)، تدوین (Preparation)، بررسی (Review) و تایید (Accept) آن در قرارداد کاملاً مشخص باشد (این موضوع نیز بحث مفصلی است که در دوره سطح ارشد برنامه‌ریزی پروژه کاملاً موشکافی شده است که بخصوص کارفرما باید از اهمیت این موضوع باخبر باشد).
حال فرض کنید بعد از به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی (Reschedule) و یا بعد از اعمال تغییرات در محدوده کار و تغییرات برنامه مصوب (Replan)، متوجه تاخیر در پروژه می‌شویم که یا می‌تواند از سوی پیمانکار و یا از سوی کارفرما اتفاق افتاده باشد. در این صورت ممکن است درخواست تدوین برنامه جبرانی در انواع مختلفی نیز داده شود.

در واقع در این بخش با برنامه‌ای چون Catchup plan یا برنامه جبرانی مواجه هستیم که در آن‌سوی ادبیات، با عباراتی چون Recovery schedule و Mitigation schedule شناخته می‌شود و استفاده از Catchup plan می‌تواند تمایز این دو را لزوماً نشان ندهد. در این نوشتار قصد نداریم به موشکافی این بحث بپردازیم (در دوره‌های آنالیز تاخیرات و ارشد برنامه‌ریزی پروژه مفصل در این باره صحبت شده است)، اما نکته‌ای که مهم است، آن است که اگر تاخیر در برنامه به علت مواردی چون تغییر در محدوده کار (Scope of work) پروژه صورت گیرد، ابتدا باید تکلیف تمدید زمانی (EOT) مشخص شود.
عدم انجام این اقدام می‌تواند موضوع حقوقی تسریع اعتباری (Constructive Acceleration) را به همراه داشته و موضوعی بسیار پیچیده را رقم زند (در این باره نیز مفصل در دوره‌های آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعا صحبت شده است).
در واقع، به‌هیچ‌عنوان نباید قبل از ارائه لایحه تاخیرات، اقدام به تدوین برنامه جبرانی نموده که این موضوع می‌تواند تبعات زیادی را به همراه داشته و پیچیدگی‌های زیادی را ایجاد نماید (پیمانکار باید از تبعات انجام این موضوع آگاه بوده و راه‌های مقابله با آن را بداند).
از لحاظ قراردادی و استانداردهای مرجع، تمامی این موارد به‌عنوان Schedule revisions شناسایی شده که باید فرایند درخواست (Request)، تدوین (Preparation)، بررسی (Review) و تایید (Accept) آن در قرارداد کاملاً مشخص باشد (این موضوع نیز بحث مفصلی است که در دوره سطح ارشد برنامه‌ریزی پروژه کاملاً موشکافی شده است).

3. جمع بندی

در نتیجه، عموماً موارد مربوط به به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی (Reschedule)، زیر مجموعه Schedule updates و مواردی چون برنامه‌ریزی مجدد (Replan) و برنامه جبرانی (Catchup plan یا Recovery Schedule یا Mitigation Schedule) زیر مجموعه Schedule revisions قرار می‌گیرد. اگرچه در بعضی قراردادها این موضوع نیز دچار تغییر می‌شود، اما نکته مهم داشتن فرایند درخواست (Request)، تدوین (Preparation)، بررسی (Review) و تایید (Accept) آنها در قرارداد است.