پروژه‌های صنعت ساخت اغلب از اهداف و زمان‌بندی‌های تعیین شده عقب می‌مانند. طبق گزارش موسسه جهانی مکنزی (McKinsey)، 77 درصد از مگاپروژه‌ها در سراسر جهان، 40 درصد یا بیشتر از برنامه زمانبندی عقب مانده‌اند و پروژه‌های بزرگ معمولاً 20 درصد، بیشتر از زمان برنامه‌ریزی شده طول می‌کشند. یک مطالعه اخیر توسط شرکت مشاوره و بانکداری سرمایه‌گذاری FMI نشان می‌دهد که هدر رفت پروژه‌های ساخت در سطح جهان سالانه 1.4 تریلیون دلار ضرر مالی وارد می‌کند. تخمین زده می‌شود که 60 درصد از این ضرر ناشی از تاخیر پروژه‌هاست.
برای ذی‌نفعان کلیدی پروژه، راه اصلی برای به حداقل رساندن ریسک‌های مرتبط با مازاد هزینه‌ها، تاخیرات و اختلافات، درک کامل مجموعه داده‌های جامع، آموزنده و مفید برنامه زمانبندی پروژه در صنعت ساخت است. فرآیند پنج مرحله‌ای تجزیه و تحلیل برنامه زمانبندی که به صورت خودکار انجام می‌شود، دیدی در زمان واقعی از پیشرفت، عملکرد، تاخیرات و ریسک آینده یک پروژه ارائه می‌دهد تا کارفرمایان و تصمیم‌گیرندگان شرکت‌های مدیریت ساخت بتوانند آگاهانه‌ترین تصمیمات را اتخاذ کنند.
1. مرحله اول: کیفیت برنامه زمانبندی (Schedule Quality)
اگرچه در صنعت ساخت اهمیت برنامه‌ریزی و زمانبندی کاملا مشخص است، اما همچنان گاهی برنامه زمانبندی اغلب نادیده گرفته می‌شود. برنامه‌های زمانبندی معمولاً در ابتدای پروژه ایجاد می‌شوند و دارای موانع متعددی هستند. برخی از این موانع عبارت‌اند از:
_ جدول‌های زمانی غیرواقعی
- منطق یا توالی ناکافی
- فعالیت‌های تعریف نشده
- اطلاعات ناقص منابع و هزینه
- حضور نداشتن تیم
این موانع باعث می‌شوند برنامه زمانبندی به جای اینکه ابزاری برای مدیریت بهتر پروژه باشد، به یک راهکار ثانویه تبدیل شود.
آژانس مدیریت قراردادهای دفاعی (Defense Contract Management Agency یا DCMA)، استانداردهایی را برای تجزیه و تحلیل کیفیت یک برنامه زمانبندی ارائه کرده است که شامل تشخیص برخی فعالیت‌ها و اقدامات نامناسب، تعداد محدودیت‌های غیرضروری، فعالیت‌هایی با مدت زمان بالا و سطح پایین منطق کار می‌باشد.
هنگام تدوین یک برنامه زمانبندی، همه فعالیت‌ها باید در نظر گرفته شوند تا اطمینان حاصل شود که این برنامه می‌تواند تأثیر تاخیرات را نشان دهد تا مشکلات به راحتی شناسایی و به طور دقیق تشخیص داده شوند. بدون این کنترل، برنامه‌های زمانبندی ممکن است با مسیرهای بحرانی (Critical Path) اشتباه ایجاد شوند که منجر به سوء مدیریت می‌شود. یک برنامه زمانبندی با کیفیت پایین احتمال پنهان کردن مشکلات واقعی را دارد و اثرات واقعی کوتاه مدت و بلندمدت را نادرست نشان می‌دهد.
اگرچه تکنولوژی برای تجزیه و تحلیل برخی از این مؤلفه‌ها راه‌حل ارائه کرده است، اکثر راه‌حل ها توضیح نمی‌دهند که نقص یک برنامه زمانبندی تا چه حد نگران‌کننده است. در این مرحله است که افراد باید به داده‌ها اتکا کنند اما موضوعی که وجود دارد این است که عموما افراد به قوای ذهنی خود اتکا می‌کنند و نه داده‌ها!
2. مرحله دوم: تحلیل تاخیر بر روی مسیر بحرانی (Critical Path)
تاخیر در مسیر بحرانی یکی از عوامل کلیدی و محرک مازاد هزینه است و هزینه‌های مازاد ریشه همه اختلافات است. یک دلیل این است که شناسایی با قطعیت تاخیرهای مسیر بحرانی کار دشواری است. در هر پروژه‌ای، احتمال وقوع همزمان تاخیرهای متعدد جود دارد و درک همه آنها به زمان قابل توجهی برای مطالعه داده‌ها و ایجاد یک تصویر کامل نیاز دارد. به عنوان مثال باید تشخیص داده شود که کدام یک از فعالیت‌ها به تاخیر افتاده و موجب تغییر زمان پایان پروژه شده و کدام یک حتی با وجود تاخیر، تغییری در پایان زمان پروژه ایجاد نکرده است.
مشاوران اغلب برای درک این داده‌ها هزینه بالایی دریافت می‌کنند، زیرا این یک فرآیند دستی، زمان‌بر و ذهنی است که به نوبه خود اغلب منجر به اختلافات بیشتر در مورد فرضیات و روش‌ها می‌شود.
با توجه به اینکه تجزیه و تحلیل تاخیر به کیفیت و امکان‌سنجی برنامه زمانبندی وابسته است، چنین تحلیلی تنها زمانی قابل اعتماد است که همه‌ی جنبه‌های برنامه زمانبندی به طور کامل درک شوند. بحث در مورد تاخیرات در زمان وقوع و اتخاذ تصمیمات معنادار مرتبط با تاخیرات در زمان واقعی بسیار مهم است. این با تجزیه و تحلیل دائم برنامه زمانبندی امکان پذیر است. در غیر این صورت، تاخیر رخ می‌دهد، طرفین درگیر در مورد اینکه چه چیزی یک کار را به تعویق انداخته است اختلاف نظر دارند و مشاوران گران قیمت برای مرتب کردن کارها و تحلیل‌های پس از تاخیر استخدام می‌شوند.
3. مرحله سوم: تجزیه و تحلیل جبران (Recovery Analysis)
تاخیر در پروژه‌های صنعت ساخت رایج است. از برنامه زمانبندی مبنا که اغلب صرفاً به‌عنوان یک طرح در نظر گرفته می‌شود تا واقعیت مسائلی که در طول اجرا ظاهر می‌شوند، تغییراتی در برنامه زمانبندی اعمال می‌شود. اگرچه ممکن است تصمیم برای بازگرداندن پروژه به مسیر، خوب باشد اما اغلب تغییرات و به‌روزرسانی‌ها بدون آگاهی و تحلیل ذی‌نفعان کلیدی از امکان‌پذیر بودن آنها، انجام می‌شود. معمولاً تغییرات توسط برنامه‌ریزان و مدیران پروژه با امید، حس خوش‌بینی و در برخی موارد دستکاری انجام می‌شود.
بسیاری از تصمیمات پرهزینه بر اساس متناسب‌سازی تاریخ پایان پیش‌بینی‌شده‌ی پروژه اتخاذ می‌شوند. این امر برای بسیاری از ذی‌نفعانی که از نظر مالی به تاریخ‌های مهم فهرست‌شده در جدول وابسته هستند یا از نظر قراردادی متعهد به آن هستند، مشکلاتی ایجاد می‌کند. اگر تاریخ‌های رخداد کلیدی نادرست یا غیرممکن باشد، همه طرف‌های درگیر هزینه را پرداخت می‌کنند. بنابراین، مکانیزم کنترلی باید وجود داشته باشد که کارشناسان را قادر سازد تا قابلیت اطمینان و دقت تصمیمات بازیابی را بهتر، ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنند. متأسفانه انجام این کار به صورت دستی به تخصص، زمان و منابع مالی نیاز دارد. تجزیه و تحلیل خودکار سرعت را با هوشمندی ترکیب می‌کند تا مسیری را به سمت یک راه حل بر اساس زمینه پروژه و همچنین امکان‌سنجی و سطح ریسک هر تغییر پیشنهاد کند.
4. مرحله چهارم: تحلیل امکان‌سنجی (Feasibility Analysis)
تجزیه و تحلیل امکان‌سنجی یا اجراپذیری برنامه زمانبندی تعیین می‌کند که آیا برنامه زمانبندی پروژه با توجه به منطق و مدت زمان فعالیت‌های مربوطه به طور واقع بینانه قابل دستیابی است یا خیر. با وجود منابع مالی زیادی که در خطر است، از جمله سرمایه گذاری و درآمد حاصل از دارایی، امکان‌سنجی یا اجراپذیری برنامه زمانبندی ضروری است.
در ابتدای یک پروژه، زمانی که برنامه زمانبندی مبنا (Baseline Schedule) ارائه می‌شود، امکان‌سنجی تقریباً غیرممکن است زیرا تحلیل مدت زمان نیاز به آزمایش دارد. علاوه بر این، اگر منطق و فعالیت‌های متوالی رایج وجود نداشته باشند، تخصص‌ها در سطوحی قرار می‌گیرند که نیازهای منابع را نمی‌توان برآورد کرد.
امکان‌سنجی به یک مطالعه زودهنگام و اغلب در طول کل چرخه حیات پروژه نیاز دارد تا به طور موثر ریسک‌های مالی را کاهش دهد. با اطمینان از امکان‌پذیر بودن برنامه‌های زمانبندی، ذی‌نفعان می‌توانند با اطمینان بیشتری فعالیت‌های تجاری خود را برای به حداقل رساندن ریسک‌ها و زیان‌ها و به حداکثر رساندن بازگشت سرمایه و رشد کسبوکار در هر پروژه برنامه‌ریزی کنند.
5. مرحله پنجم: تجزیه و تحلیل پیش‌گویانه (Predictive Analysis)
بدون داشتن یک راه ساده برای پیش‌بینی مؤثر و دقیق تاریخ‌های اتمام پروژه و رخدادهای کلیدی، یا درک عوامل ریسک در دستیابی به آنها، پروژه به شدت آسیب می‌بیند. اجرای تجزیه و تحلیل پیش‌گویانه در یک برنامه زمانبندی پروژه به کارفرمایان و پیمانکاران کمک می‌کند از تاریخ تخمینی تکمیل پروژه آگاه باشند و همه طرف‌ها را قادر می‌سازد تا بهتر برنامه‌ریزی کنند و بدین ترتیب هزینه‌ها را به دلیل کاهش عدم قطعیت به حداقل می‌رساند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل پیش‌گویانه، سهام‌داران را از مسیر احتمالی دستیابی موفقیت آمیز به رخدادهای کلیدی آگاه می‌کند. با تجزیه و تحلیل مداوم تاریخچه عملکرد و انحرافات، روندهای کلیدی را می‌توان شناسایی کرد که می‌توان از آنها برای پیش‌بینی دقیق‌تر تاریخ‌های پایان استفاده کرد.
توجه داشته باشید که تجزیه و تحلیل پیش‌گویانه به مسیر(های) احتمالی بحرانی و نزدیک به بحرانی در آینده اشاره دارد، نه مسیر بحرانی برنامه‌ریزی شده فعلی. همه چیزهایی که از تاریخچه عملکرد تا به امروز آموخته شده را در نظر می‌گیرد و هزاران سناریو را برای شناسایی محتمل‌ترین نتایج و عواملی که آنها را هدایت می‌کند به اجرا در میاورد. این نوع تحلیل احتمالاً قدرتمندترین تجزیه و تحلیل شناخته‌شده در صنعت ساخت است. متأسفانه برای ذی‌نفعان، پیش‌بینی دقیق نتایج آینده نیازمند مطالعه دقیق کیفیت، عملکرد، تاخیر، فشرده‌سازی و امکان‌سنجی است. انجام این کار به صورت دستی نیز زمان بر و پرهزینه است، بنابراین ذی‌نفعان تمایلی به سرمایه گذاری در آن ندارند.
6. جمع‌بندی 5 مرحله فرآیند تجزیه و تحلیل برنامه زمانبندی
دسترسی به فرآیند تجزیه و تحلیل زمانبندی بهتر در طول چرخه حیات پروژه منجر به افزایش مسئولیت‌پذیری، افزایش عملکرد، افزایش ارتباطات و بهبود تصمیم‌گیری می‌شود. خودکارسازی فرآیند یک بازی برد-برد را برای همه ذی‌نفعان فراهم می‌کند، ریسک و هزینه را به حداقل می‌رساند و احتمال بیشتری برای برآورده کردن نتایج مورد انتظار ارائه می‌دهد.
[1] Michael Pink. How an Automated 5-Step Schedule Analytics Process Can Transform Your Construction Project.
