مدیریت پرداختها در صنعت ساخت، برخلاف بسیاری از حوزههای دیگر، فرایندی ساده و سرراست نیست. در پروژههای صنعت ساخت، موضوع صرفاً ارائهی یک خدمت و دریافت وجه در قبال آن نیست، بلکه عوامل متعددی از جمله تغییرات مداوم در محدودهی کار، نوسانات قیمت مصالح و برنامههای پرداخت پیچیده، این فرایند را بهمراتب دشوارتر میسازند (در این مقاله به نحوه صورتوضعیتنویسی حرفهای در صنعت ساخت پرداخته شده است).
در کنار این موارد، وجود انواع مختلف روشهای پرداخت و کسوراتی مانند حسن انجام کار یا ضرایب بالاسری (Markups)، پیچیدگیهای بیشتری را به سیستم مالی پروژه اضافه میکند. نتیجهی چنین شرایطی، افزایش احتمال تاخیر در پرداختها، بروز خطاهای انسانی و شکلگیری اختلافات مالی میان طرفین قرارداد است. به همین دلیل، استفاده از ابزارهای دیجیتال برای مدیریت دقیقتر و هوشمندانهتر فرایند پرداخت صورتوضعیتها، به یکی از ضرورتهای روز صنعت ساخت تبدیل شده است.
در این میان، هوش مصنوعی (AI) با توانایی خود در خودکارسازی فعالیتهای تکراری و کاهش خطاهای انسانی، میتواند نقش مهمی در بهبود کارایی و دقت سیستمهای مالی پروژهها ایفا کند. در این مقاله، به بررسی مفهوم پرداخت هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی در پروژههای ساخت، نحوهی پیادهسازی آن و مزایایی که در سادهسازی فرایندهای مالی به همراه دارد، خواهیم پرداخت.
1. جزئیات مدیریت پرداخت صورتوضعیتها در پروژههای صنعت ساخت
هر پروژهی ساخت با مجموعهای از چالشهای خاص همراه است. الزامات، نوع قراردادها و انتظارات کارفرما و پیمانکاران جزء در هر پروژه میتواند متفاوت باشد. در حالی که در بسیاری از صنایع، صورتوضعیت از الگوی استانداردی پیروی میکند، در صنعت ساخت شرایط بهمراتب پیچیدهتر است (در این مقاله به تفاوتهای مدیریت مالی و حسابداری در صنعت ساخت با دیگر صنایع پرداخته شده است). در این حوزه، نحوهی صدور و پرداخت صورتوضعیت باید بازتابدهندهی شرایط قرارداد، میزان پیشرفت کار و تغییرات ایجادشده در طول پروژه باشد. به همین دلیل، مدیریت پرداخت صورتوضعیت یکی از مراحل کلیدی برای پیمانکاران محسوب میشود و نقش تعیینکنندهای در حفظ جریان نقدینگی، کنترل مالی و موفقیت پروژه ایفا میکند.
2. رایجترین روشهای مدیریت پرداخت صورتوضعیت در پروژههای صنعت ساخت
در پروژههای صنعت ساخت، روشهای مختلفی برای پرداخت به پیمانکاران وجود دارد که هرکدام متناسب با نوع قرارداد و ماهیت پروژه انتخاب میشوند. از جمله رایجترین این روشها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- روش قیمت واحد (Unit Pricing): در این حالت، پرداخت بر مبنای واحد کار انجامشده (مثلاً به ازای هر مترمربع یا هر آیتم) صورت میگیرد.
- پرداخت مقطوع (Lump Sum Progress Payments): در این روش، مبلغ قرارداد پیش از شروع پروژه یا در زمان تکمیل آن توافق میشود و پرداختها معمولاً براساس پیشرفت کار انجام میگیرد. در این شیوه، پرداختها زمانی انجام میشود که مراحل مشخصی از پروژه تکمیل شده باشند.
- روش اضافه بر هزینه (Cost Plus): در این روش، پیمانکار هزینههای واقعی پروژه را به همراه درصدی از کل هزینه یا مبلغی ثابت بهعنوان سود جهت پرداخت برای کارفرما ارسال میکند. این شیوه معمولاً همراه با ارائهی گزارشهای دقیق از هزینههاست.
- حداکثر قیمت تضمینشده (Guaranteed Maximum Price – GMP): در این نوع قرارداد، پیمانکار برای مجموع هزینههای پروژه یک سقف مشخص تعیین میکند تا کارفرما بتواند هزینهها را در محدودهی بودجهی تعیینشده کنترل کند.
- روش زمان و مصالح (Time and Materials – T&M): در این روش، پرداختها براساس میزان مصالح مصرفی و ساعات کاری نیروی انسانی محاسبه میشود.
هر یک از این روشها ویژگیها و الزامات خاص خود را دارند و باید از همان ابتدای پروژه بهصورت شفاف مشخص شوند. پیمانکار اصلی نیز موظف است این شرایط را بهطور واضح به پیمانکاران جزء اعلام کند تا تمامی طرفها از برنامهی پرداخت و جزئیات آن آگاه باشند (در این مقاله به نقش فهرست بها و مقادیر در صورت وضعیتهای صنعت ساخت پرداخته شده است).
چنانچه پیمانکار از نرمافزارهای مدیریت پروژهی ساخت استفاده کند، این بخش از اطلاعات معمولاً در همان ابتدای راهاندازی پروژه تنظیم میشود. همچنین، حفظ سوابق دقیق پروژه از جمله مدارک مربوط به ساعتکار و دستورات تغییر اهمیت زیادی در جلوگیری از ابهام و اختلافات مالی دارد.
3. چالشهای روشهای سنتی مدیریت پرداخت صورتوضعیت در پروژههای صنعت ساخت
درصورتیکه فرایند پرداخت در پروژههای ساخت بهدرستی انجام شود، جریان نقدینگی پروژه حفظ و تداوم فعالیتها تضمین میشود. با این حال، روشهای سنتی مدیریت صورتوضعیت معمولاً با چالشهایی همراه هستند که میتوانند موجب کندی در پیشرفت پروژه شوند. در ادامه، به برخی از مهمترین این چالشها از دیدگاه پیمانکار اصلی پرداخته میشود:
1.3. تعدد ذینفعان و پراکندگی دادهها
تهیهی یک صورتوضعیت برای یک عملیات ساده کار دشواری نیست، اما تصور کنید در هر هفته دهها عملیات، کالا و ذینفع درگیر پروژه باشند. حضور کارفرما، پیمانکاران جزء، تأمینکنندگان و مدیران پروژه باعث میشود اطلاعات مربوط به پرداختها در ایمیلها، فایلهای اکسل یا اسناد کاغذی پراکنده شود. در نتیجه، انتقال مداوم دادهها بین فایلها، احتمال بروز خطا را افزایش میدهد و انسجام و دقت سوابق مالی را کاهش میدهد.
2.3. تاخیر در چرخههای پرداخت
در برخی پروژهها پرداختها بهصورت هفتگی انجام میشود، در حالیکه در پروژههای دیگر، بر مبنای مراحل پیشرفت یا درصد تکمیل برنامهریزی میشود. در صورت نبود سامانههای خودکارسازی (Automation)، همواره احتمال تاخیر میان پیشرفت واقعی پروژه و صدور صورتوضعیت وجود دارد. این مسئله در قراردادهای اضافه بر هزینه (Cost Plus) شدیدتر است، زیرا پیمانکار باید مستندات دقیق تمامی هزینهها و ضرایب را تهیه کند که کاری زمانبر و مستعد خطاست.
3.3. اختلاف بر سر ردیفهای مالی و مفاد قرارداد
تقریباً در هیچ پروژهای نمیتوان از اختلافات کوچک مالی اجتناب کرد. ممکن است کارفرما نسبت به برخی از هزینههای ثبت شده اعتراض داشته باشد یا پیمانکاران جزء نسبت به مبالغ پرداختی خود پرسش داشته باشند. وقتی پیمانکار اصلی همزمان چند پروژه را مدیریت میکند، کنترل و پاسخگویی به این موارد دشوار میشود. نبود ابزارهای خودکار در این شرایط، روند رسیدگی به اختلافات را کند کرده و بر کل فرایند مالی پروژه تأثیر منفی میگذارد.
4.3. نبود شفافیت و پایش لحظهای اطلاعات مالی
در روشهای سنتی، دادههای مالی معمولاً پس از وقوع رویدادها بهروزرسانی میشوند. پیمانکار باید روزانه اسناد مختلف را بررسی کند تا از وضعیت هزینهها مطلع شود.
با پراکندگی اطلاعات میان چندین فایل و منبع، معمولاً وضعیت واقعی هزینهها، صورتوضعیتهای معوق یا دستورات تغییر تأییدشده تا زمان تهیهی گزارش نهایی مشخص نیست. علاوه بر این، نبود یک سامانهی متمرکز باعث میشود پیمانکار نتواند بهسرعت به پرسشهای کارفرما درباره وضعیت مالی یا پرداختها پاسخ دهد.
4. نحوه عملکرد مدیریت پرداخت صورتوضعیت با هوش مصنوعی
استفاده از هوش مصنوعی در صنعت ساخت در سطح جهانی با شتاب در حال افزایش است. بر اساس برخی پیشبینیها، بازار جهانی هوش مصنوعی در صنعت ساخت تا سال ۲۰۳۰ به حدود ۷.۸ میلیارد دلار خواهد رسید. در این زمینه، خودکارسازی فرایند پرداخت با استفاده از ابزارهای دیجیتال تاکنون به یک رویه مرسوم تبدیل شده و هوش مصنوعی این روند را حتی روانتر و کارآمدتر کرده است.
در درجهی اول، بهرهگیری از هوش مصنوعی به معنای افزایش سرعت و دقت در انجام تمامی مراحل است. به جای سپری کردن ساعتها برای پردازشهای دستی، هوش مصنوعی میتواند راهحلهای سریع و دقیقی برای وظایفی ارائه دهد که پیشتر زمانبر و مستعد خطا بودند. همین موضوع در مدیریت پرداخت صورتوضعیت ر پروژههای ساخت نیز صدق میکند، جایی که تعدد ذینفعان و تغییرات مداوم در تمام سطوح، کار را پیچیده میسازد. دهها سفارش خرید و صورتوضعیت اگر بهصورت دستی پردازش شوند، زمان زیادی را از تیم پروژه میگیرند.
علاوه بر این، اطلاعات مالی حساس مانند شماره حساب، مالیاتها، هزینهها و اطلاعات بانکی وجود دارد که کوچکترین اشتباه در ورود آنها، مانند کپی اشتباه شماره حساب، میتواند منجر به تأخیر در پرداختها شود. در مقابل، مدیریت پرداخت صورتوضعیت با هوش مصنوعی کاملاً خودکار انجام میشود. به جای جمعآوری دستی اطلاعات از برگههای ساعتکار، سفارشهای خرید یا دستورات تغییر، هوش مصنوعی مستقیماً دادهها را از رسیدهای اسکنشده استخراج کرده و صورتوضعیت دقیق ایجاد میکند. این فرآیند نیاز به کپی و جایگذاری اعداد در فایلهای متعدد را از بین میبرد و بهطور قابلتوجهی ریسک خطا را کاهش میدهد.
5. اسکن خودکار
صورتوضعیت میتواند به چند روش وارد سیستم شود:
- بهصورت دستی از طریق داشبورد نرمافزار مدیریت ساخت
- ارسال مستقیم از طریق ایمیل
- کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) در سیستم
هوش مصنوعی بهطور خودکار سند را اسکن کرده و اطلاعات کلیدی مانند مشخصات کارفرما، تاریخها، ردیفهای صورتوضعیت، مالیاتها و مبالغ کل را استخراج و پیشنویس صورتوضعیت را برای بازبینی آماده میکند. علاوه بر این، امکان افزودن کد هزینه برای هر صورتوضعیت وجود دارد تا هر هزینه بهطور خودکار به دستهبندی بودجهای مناسب مرتبط شود. این قابلیت، پیگیری هزینههای پروژه و حفظ سوابق مالی دقیق را بسیار سادهتر میکند.
6. مزایای مدیریت خودکار پرداخت صورتوضعیتها در پروژههای صنعت ساخت
ممکن است در نگاه اول به نظر برسد که مدیریت پرداخت با هوش مصنوعی تنها یک بهبود جزئی در عملیات روزمره ایجاد میکند. با این حال، این فناوری یکی از اصلیترین مشکلات روشهای سنتی مدیریت پرداخت در صنعت ساخت یعنی انجام مداوم وظایف تکراری و زمانبر را بهطور مؤثر حل میکند. مهمترین مزایای آن عبارتاند از:
1.6. صرفهجویی در زمان
مدیران پروژه و حسابداران دیگر نیازی به ساعتها جمعآوری اطلاعات، بررسی اعداد و تهیه صورتوضعیت ندارند. خودکارسازی فرایندها، وظایف تکراری را حذف کرده و هوش مصنوعی زمان ارزشمندی را آزاد میکند تا این زمان صرف مدیریت بهتر پروژهها شود.
2.6. بهینهسازی جریان نقدینگی
هنگامی که دهها صورتوضعیت بهسرعت و با دقت پردازش میشوند، جریان نقدینگی پروژه بهطور طبیعی بهبود مییابد. صدور سریع و دقیق صورتوضعیتها به پیمانکاران امکان میدهد که تمرکز خود را بر کیفیت اجرای پروژه بگذارند، نه صرفاً پر کردن اعداد بهصورت دستی (در این مقاله به مدیریت جریان نقدینگی در زمان رکود اقتصادی پرداخته شده است).
3.6. شفافیت و پاسخگویی
مدیریت خودکار صورتوضعیتها، حسابرسی و پاسخگویی را بهبود میبخشد. هر صورتوضعیت با دادههای واقعی پروژه پشتیبانی میشود و به کارفرما و پیمانکاران جزء اطمینان میدهد که هزینهها منصفانه و دقیق هستند.
7. آیا هوش مصنوعی میتواند در مدیریت پرداخت صورتوضعیتها کمک کند؟
هوش مصنوعی میتواند فرایندهای پرداخت صورتوضعیت در پروژههای صنعت ساخت را بهطور قابلتوجهی بهبود بخشد و حجم کارهای دستی را کاهش دهد. در صنعت ساخت، روشهای مختلفی برای پرداخت وجود دارد، از جمله اضافه بر هزینه، پرداخت مبتنی بر پیشرفت کار (Progress-Based) و قیمت واحد (Unit Pricing). هر کدام از این روشها قوانین، کسورات و ضرایب بالاسری خاص خود را دارند که میتواند فرایند را پیچیده کند. هوش مصنوعی با انجام سریع و کارآمد این وظایف، پیچیدگیها را کاهش میدهد؛ بهعنوان مثال، تنها با یک کلیک میتوان فایلهای PDF را اسکن و صورتوضعیت را در نرمافزار مدیریت پروژه ثبت کرد.
8. چگونه هوش مصنوعی خطاهای پرداخت را کاهش میدهد؟
هوش مصنوعی با خودکارسازی مراحل مستعد خطا، ریسک اشتباهات را به حداقل میرساند. به جای وارد کردن دستی دادهها، هوش مصنوعی صورتحسابها را اسکن کرده، اطلاعات کلیدی را استخراج و پیشنویس صورتوضعیت را بهصورت خودکار ایجاد میکند. این کار باعث کاهش خطاهای تایپی و محاسباتی میشود.
9. مدیریت خودکار صورتوضعیت چگونه زمان پیمانکاران اصلی را صرفهجویی میکند؟
هر پروژهی ساخت شامل صدها سند مالی از منابع مختلف است. کنترل این جریان اداری ضروری است، اما نباید زمان زیادی را صرف کند. با خودکارسازی این وظایف، پیمانکاران میتوانند تمرکز بیشتری بر مدیریت پروژه و ارتباط با کارفرما داشته باشند.
جمعبندی کاربرد هوش مصنوعی در مدیریت صورتوضعیت پروژهها
در مواجهه با پیچیدگیهای مدیریت پرداخت در پروژههای صنعت ساخت، هوش مصنوعی نقش یک دستیار مالی را ایفا میکند که وظایف اداری را بر عهده میگیرد. در نرمافزارهای مدیریت پروژه، هوش مصنوعی صورتوضعیتها را اسکن کرده و اطلاعات را بهطور خودکار وارد میکند تا خطاها کاهش یابند و سرعت ورود داده افزایش پیدا کند. علاوه بر این، هر صورتوضعیت به پروژه مربوطه لینک میشود و دادههای تکراری شناسایی میشوند تا زمان بیشتری برای انجام وظایف مهمتر فراهم گردد؛ چراکه استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت مالی به خودکارسازی کارهای تکراری و کاهش خطاها منجر میشود (در این مقاله به راهنمای گامبهگام متخصصشدن در حرفه مدیریت مالی و هزینه پرداخته شده است).
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
۱. هوش مصنوعی چه تحولی در مدیریت مالی پروژههای ساخت ایجاد میکند؟
۲. چرا فرایند پرداخت در پروژههای ساخت تا این اندازه پیچیده است؟
۳. آیندهی مدیریت پرداخت در صنعت ساخت به کدام سمت میرود؟
جایگاه مبانی ارائه شده درآموزشهای موسسه ACEMI
در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علویپور، دورهای در سطح مهارتهای سخت با عنوان تامین مالی پروژه ارائه شده است که این ساختار را به صورت جامع و اجرایی آموزش میدهد. البته باید اشاره نمود که پیشنیازهای این دوره جامع، دوره مدیریت مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمانهای پروژه محور و دوره ارزیابی اقتصادی پروژه هستند که در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور قابل مشاهده است. به جهت مشاهده تاریخ و نحوه برگزاری تمامی دوره ها می توانید به بخش تقویم آموزشی مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
[1] AI Billing in Construction: What It Is and How It Helps with Repetitive Tasks, buildern.
دانلود جزئیات این مقاله
