اهمیت مبانی مدیریت هزینه در برنامه‌ریزی پروژه

زمانی که دررابطه‌با هزینه‌ها و اهمیت آنها در برنامه‌ریزی پروژه سخن می‌گوییم، باید به مفاهیم مهمی که در پشت آنها نهفته است آگاه بوده و بدانیم که با تغییر هر کدام از آنها چه اتفاقی در برنامه‌ریزی پروژه و بخصوص برنامه زمان‌بندی پروژه رخ خواهد داد. در این مقاله قصد داریم به بررسی چند مفهوم مهم پرداخته و انواع هزینه‌ها و تاثیر آنها را بر روی برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه بررسی نماییم (در مقاله یکپارچه‌سازی زمان (4D) و هزینه (5D) در BIM نیز به بررسی توامان زمان و هزینه اشاره کرده‌ایم). برای این امر، ابتدا باید هزینه‌های پروژه را شناخته و سپس اثر هر کدام را در قیاس با زمان‌بندی پروژه بررسی نماییم. هزینه‌هایی که عموماً به دودسته زیر طبقه‌بندی می‌شوند:
1. هزینه‌های مستقیم (Direct Costs)
2. هزینه‌های غیرمستقیم (Indirect Costs)
مجموع این دو هزینه در پروژه، در قالب هزینه کل (Total cost) قرار می‌گیرد. در ادامه به شرح مختصری دررابطه‌با هر کدام از موارد ذکر شده خواهیم پرداخت.

1. بررسی هزینه‌های مستقیم (Direct Costs)

هزینه‌های مستقیم (Direct Costs)، هزینه‌هایی هستند که به‌صورت مستقیم به پروژه و به یک فعالیت خاص قابل تخصیص بوده و می‌توان به‌صورت مشخص آنها را کنترل نمود. این هزینه‌ها عموماً شامل موارد زیر می‌شوند:
- هزینه پیمانکاران جز (Subcontractors)
- هزینه مواد و مصالح (Material)
- هزینه نیروی کار (Labor)
- هزینه تجهیزات (Equipment)

باید اشاره نمود که هزینه‌های فوق شدیداً به زمان وقوع فعالیت و همچنین محدوده (Scope) پروژه وابسته بوده و با تغییر برنامه زمان‌بندی و روش‌هایی که برای اجرای فعالیت‌ها به کار گرفته می‌شوند، تغییر خواهند کرد. این امر بدان علت اتفاق میفتد که زمان وقوع فعالیت‌ها بر بسیاری از این هزینه‌ها تاثیرگذار بوده و می‌تواند بخصوص به علت تغییر بهره‌وری در زمان‌های متفاوت، باعث تغییر دو هزینه مهم نیروی کار (Labor) و تجهیزات (Equipment) گردد. به طور مثال، انجام عملیات حفاری در تابستان، پاییز و زمستان با یکدیگر متفاوت بوده و این موضوع عموماً به علت تغییر بهره‌وری در عملکرد ماشین‌آلات رخ می‌دهد. از طرفی، یک فعالیت می‌تواند در زمان کمتری نسبت به شرایط طبیعی اجرا شده، اما برای اجرای سریع‌تر یک فعالیت، منابع بیشتری مانند نیروی کار، تجهیزات و ماشین‌آلات در هر روز نیاز است. در نتیجه هزینه‌های مستقیم (Direct cost) بیشتری باید پرداخت شده تا یک فعالیت با همان محدوده کاری، در زمان کوتاه‌تری صورت گیرد.

 

شکل 1. نمودار موازنه زمان - هزینه (هزینه‌های مستقیم، غیر مستقیم و کل پروژه در طول زمان)

باتوجه‌به شکل 1، می‌توان نتیجه گرفت که در سمت چپ نمودار، بیشترین هزینه مستقیم (Direct cost) و در سمت راست کمترین هزینه مستقیم (Direct cost) وجود دارد. عموماً نقطه سمت چپ را، نقطه سقوط (Crashed point) و نقطه سمت راست را، نقطه طبیعی (Normal point) می‌نامند. این بدان معناست که اگر تمامی فعالیت‌ها در شرایط طبیعی اجرا شوند، نیاز به منابع در هر روز کمتر بوده و طبیعتاً هزینه مستقیم (Direct cost) پروژه کمتر خواهد بود. اما نقطه سقوط (Crashed point) بدان معناست که قصد داریم تمامی فعالیت‌ها را با حداکثر سرعت انجام دهیم که طبیعتاً به منابع بیشتری برای انجام این کار نیاز بوده و باعث افزایش هزینه مستقیم (Direct cost) پروژه خواهد شد. اگرچه در این شرایط، پروژه در زمان سریع‌تری به اتمام خواهد رسید، اما باید توجه داشت که اگر قصد کاهش زمان اتمام پروژه را داریم، پروژه با هزینه مستقیم (Direct cost) و ریسک بالاتری مواجه خواهد بود. باید توجه داشت که انتخاب هر کدام از گزینه‌های فوق، به شرایط پروژه و تصمیم مدیران بستگی داشته و نمی‌توان هیچ‌کدام از گزینه‌ها را به‌عنوان مناسب‌ترین گزینه انتخاب نمود.

2. بررسی هزینه‌های غیرمستقیم (sIndirect Cost)

این هزینه‌ها، هزینه‌هایی هستند که به‌صورت مستقیم به یک فعالیت قابل تخصیص نبوده و برخی از آنها حتی نمی‌توانند به پروژه به‌صورت مشخص تخصیص یابند. به طور مثال، اگرچه هزینه‌های بالاسری پروژه (Project Overhead) به یک پروژه قابل تخصیص بوده، اما نمی‌توانند به یک فعالیت خاص تخصیص یابند. از طرف دیگر، هزینه‌های بالاسری سازمان (Home Office Overhead یا General Overhead) هزینه‌هایی هستند که حتی نمی‌توان به‌صورت مشخص به یک پروژه آن را تخصیص داد.

اما نکته مهم در این بخش آن است که متاسفانه بسیاری تصور می‌کنند که هزینه‌های غیرمستقیم (Indirect Costs) را باید تنها هزینه ثابت به‌ازای هر روز، یعنی بالاسری ثابت (Fixed overhead) در نظر گرفت. باید اشاره نمود که در بسیاری از کتب قدیمی، این هزینه را به‌صورت خط مستقیم در نظر گرفته‌اند که باور و ترسیم صحیحی نیست. از طرفی، باید توجه داشت که عموماً هزینه‌های (Indirect Costs) به دودسته زیر تقسیم‌بندی می‌شوند که اهمیت آنها نه فقط در برنامه‌ریزی پروژه، بلکه در آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعا، مشخص می‌گردد.
الف. هزینه‌های بالاسری ثابت (Fixed Overhead): عموماً هزینه‌های ثابتی هستند که به حجم کار پروژه در هر روز ارتباطی نداشته و مبلغ ثابتی برای این هزینه‌ها باید پرداخت شود. مثلاً فرض کنید شما منشی در سازمان خود دارید. پس چه پروژه ۱۰ روزه انجام شود و چه ۲۰ روزه، شما روزی به مقدار ثابت به این منشی حقوق پرداخت می‌کنید و تغییر حجم فعالیت روزانه پروژه تغییری در حقوق روزانه منشی ایجاد نمی‌کند. علاوه بر این، تغییر حجم کار روزانه پروژه، نیاز شما به تعداد منشی را نیز تغییر نخواهد داد (با فرض عدم ارتباط منشی با پروژه‌ها). مطلبی که در اینجا مهم است آن است که بخشی از هزینه مدیریتی، ثابت بوده که مربوط به بخش سازمانی شما می‌شود و با تغییر برنامه زمان‌بندی پروژه شما تغییری نکرده، اما باید در پیشنهاد قیمت مناقصه شما لحاظ گردد.
ب. هزینه‌های بالاسری متغیر (Variable Overhead): این دسته هزینه‌ها اهمیت بسیاری دارند. این هزینه‌ها با تغییر روش اجرای فعالیت‌ها تغییر می‌کنند و به حجم فعالیت‌ها در هر روز وابسته هستند. برای مثال اگر قصد داریم فعالیت‌ها را سریع‌تر انجام دهیم، تنها هزینه‌های منابع، نیروی کار، تجهیزات و ماشین‌آلات (هزینه‌های مستقیم) نیستند که دچار تغییر خواهند شد، بلکه هزینه‌های بالاسری متغیری نیز هستند که تغییر می‌کنند. به طور مثال، زمانی که قصد دارید پروژه خود را با نیروی کار، تجهیزات و ماشین‌آلات بیشتری انجام دهید، قطعاً نه‌تنها به نیروی مدیریتی بیشتری داخل کارگاه پروژه نیاز خواهید داشت (هزینه بالاسری متغیر)، بلکه برق، آب، انرژی، تجهیز کارگاه و پشتیبانی بیشتری نیاز خواهید داشت. این موارد تنها بخشی از هزینه‌های بالاسری متغیر (Variable Overhead) هستند که به آن اشاره شد و با تغییر برنامه زمان‌بندی تغییر می‌کنند.

باید اشاره نمود که هزینه‌های بالاسری سازمان (Home Office Overhead یا General Overhead) و هزینه‌های بالاسری پروژه (Project Overhead)، هزینه‌هایی هستند که می‌توانند در قالب هزینه‌های بالاسری ثابت و متغیر تلقی گردیده و اثرات متفاوتی را بر روی هزینه پروژه ایجاد نمایند.

به طور مثال، هزینه ضمانت‌نامه یک هزینه ثابت بوده که با تغییر حجم فعالیت روزانه تغییر نکرده، ولی هزینه نگهبانی می‌تواند یک هزینه متغیر باشد که با انجام کار در شب تغییر نماید.
همچنین در صورت علاقه به مطالعه بیشتر در این حوزه می‌توانید به مقاله مدیریت هزینه پروژه براساس سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS) مراجعه کنید.

3. نتیجه‌گیری

در نهایت باتوجه‌به مباحث گفته شده، باید به این نکته اشاره کرد که هزینه‌های بالاسری متغیر (Variable Overhead Cost)، باید نسبت به هزینه‌های دیگر متمایز گردند. این موضوع بدان علت است که اگر در پروژه هزینه سربار متغیر در نظر گرفته نشود، منحنی که در شکل 1 به‌صورت غیرخطی ترسیم شده، به‌صورت خطی ترسیم خواهد شد و در نتیجه تخمین هزینه اشتباهی را به دنبال خواهد داشت. در نهایت، این نکته از دو جهت حائز اهمیت است که:
1. در تدوین برنامه زمان‌بندی قصد داریم که با مناسب‌ترین هزینه، پروژه را در زمان مناسب اجرا کنیم (مجموع هزینه مستقیم و غیرمستقیم). در نتیجه، ایجاد فرضیه و محاسبات نادرست، ما را به تصمیم اشتباهی خواهد رساند.
2. ترسیم شبکه نقدینگی و محاسبه تامین مالی نیز به دور از واقعیت دور خواهد بود.
اگرچه هزینه سربار ثابت با افزایش زمان پروژه بیشتر خواهد شد، اما هزینه سربار متغیر رفتاری مشابه هزینه‌های مستقیم داشته و با افزایش زمان پروژه عموماً کاهش پیدا می‌کند. در واقع، به‌کارگیری منابع کمتر روزانه، به معنی هزینه مدیریتی کمتر خواهد بود. در مجموع می‌توان گفت که هزینه‌های غیرمستقیم (هزینه‌های بالاسری ثابت و متغیر) با افزایش زمان پروژه روندی صعودی داشته که نشان از تاثیر بالای هزینه بالاسری ثابت دارد.

---

جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش‌های موسسه ACEMI

در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، در سطح مهارت‌های سخت دوره‌هایی با عناوین "برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، ارزیابی و کنترل پروژه" و "مدیریت یکپارچه مدیریت مالی، حسابداری و هزینه" به‌صورت جامع ارائه شده است که می‌توانید این مبانی را به شکل کاملی فراگیرید. همچنین به جهت آشنایی با سایر دوره‌ها و تاریخ برگزاری آن‌ها می‌توانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.