یکی از مسائل مهم در پروژه‌ها هزینه است که به دلیل جلوگیری از بحران در مسائل مالی باید کنترل شود، در غیر این صورت پروژه را دچار شکست میکند. اما کنترل هزینه به سادگی اتفاق نمی‌افتد و در بسیاری از سازمان‌ها به دلیل تبدیل شدن ساختار کنترل هزینه به گزارش هزینه، این ابزار کارآمدی اصلی خود را از دست داده و زمانی گزارش‌ها تحلیل می‌گردند که اثربخشی لازم را ندارند. آنالیز و برآورد هزینه‌ی پروژه‌های ساخت و مدیریت آن همواره یکی از مهمترین موارد در موفقیت پروژه‌ها تلقی شده و مکانیزم‌های فراوانی برای بهبود این فرآیند در دنیا ارائه گردیده است.
اما برای داشتن سیستم کنترل هزینه‌ی پروژه باید توجه داشت که پروژه‌های ساخت علاوه بر پیچیده بودن دارای قطعات متحرک زیادی از جمله تجهیزات، مصالح و... در حین مرحلهی ساخت هستند، از طرفی برای تامین مصالح، طراحی اولیه، اجاره تجهیزات، گرفتن مجوز، پرداخت حقوق کارگران و بسیاری از موارد دیگر نیز به زمان، تلاش و سرمایه زیادی نیاز دارند. به همین دلیل برآورد هزینه‌های ساخت، بخش ضروری برای کنترل هزینه‌ی پروژه است. فرآیند برآورد هزینه به شما این امکان را می‌دهد تا میزان بودجه مورد نیاز و هزینه‌های صورت گرفته را به طور دقیق پیگیری کنید. اما باید توجه نمود که فرآیند آنالیز و برآورد هزینه و مدیریت آن تنها معطوف به اجرای پروژه نبوده و این فرآیند از مرحله قبل از طراحی (Pre-Design) شروع شده و تا مرحله پس از ساخت (Post-Construction) در طول تمام چرخه حیات پروژه ادامه خواهد داشت.
اما چالش اصلی آن‌است که چگونه می‌توان اطمینان حاصل کرد که سرمایه‌ی اولیه پروژه، برای اتمام پروژه کافی است؟
یک برآورد هزینه‌ی مناسب از پروژه به شما کمک میکند که یک طرح کلی تفصیلی از سرمایه موجود ایجاد کنید. در ادامه نیز به وضوح تعریف خواهیم کرد که:
1. برآورد هزینه‌ی یک پروژه به چه معناست؟
2. چرا برآورد هزینه‌ی یک پروژه ضروری است؟
3. اجزای کلیدی دخیل در برآورد هزینه‌ی پروژه چیست؟
4. نرم‌افزارهای برآورد هزینه چه کمکی در روند برآورد می‌کنند؟
1. برآورد هزینه‌ی پروژه در مرحلهی ساخت چیست و چرا مهم است؟
برآورد هزینه فرآیندی است برای ارزیابی تمام هزینه‌های مرتبط با پروژه که میتواند از منظر کارفرما و پیمانکار متفاوت باشد. این هزینه‌ها از منظر کارفرما عموما شامل هزینه‌های مستقیم، غیرمستقیم و بالاسری و سود پیمانکار اصلی است که البته از نگاه پیمانکار اصلی بخش سود به عنوان هزینه تلقی نمی‌شود. پیمانکاران اصلی عموماً از برآورد هزینه در مرحلهی ساخت برای شرکت در مناقصه و ارائه‌ی پیشنهاد قیمت استفاده می‌کنند.
برآورد مرحلهی ساخت معمولا یکی از اولین و مهمترین گام‌هایی است که در طول مراحل ابتدایی هر فرآیند مدیریت پروژه و ساخت برداشته میشود و از این برآورد برای تدوین برنامه زمان‌بندی پروژه استفاده میشود. پس از تکمیل فرآیند برآورد هزینه، مرحلهی برآورد قیمت به طور کلی آغاز میشود. در این مرحله، از هر سند مرتبط با ساخت، داده‌های تاریخی و دیگر هزینه‌های اشاره شده برای ایجاد یک پیش‌بینی دقیق استفاده میشود.
تعیین یک برآورد دقیق مهم است زیرا بر قیمت نهایی پیمانکار اصلی تأثیر می‌گذارد. همچنین، برآورد دقیق باعث میشود تا پیمانکاران در هنگام تلاش برای تضمین پروژه یا کار جدید جسورتر شوند.
2. برآورد هزینه‌ی اجزای کلیدی
برآوردگر مرحلهی ساخت عموما مسئولیت برآورد کردن پروژه را بر عهده دارد اما بسته به اندازه پروژه و سازمان، ممکن است یک مدیر پروژه یا شخص دیگری وظیفه برآورد را بر عهده داشته باشد. فرد مسئول برآورد، برنامه ساخت و اسناد مختلف دیگر را تجزیه و تحلیل خواهد کرد تا هزینه‌ی دقیق ساخت را ارزیابی کند. در حالی که هر برآوردگر پروژه ممکن است برای رسیدن به عدد نهایی برآورد فرایندهای متفاوتی داشته باشد، مولفه‌های کلیدی زیر باید در نظر گرفته شوند:
- هزینه‌های مستقیم: وجوه اختصاص‌یافته به فعالیت‌ها در بخش‌های مختلف مصالح، نیروی کار و تجهیزات.
- هزینه‌های غیرمستقیم: هر هزینه‌ای که مستقیما با فعالیت‌های ساخت در ارتباط نباشد. این ممکن است شامل مواردی مانند خدمات رفاهی، کنترل کیفیت، مدیریت، مجوزها، امنیت، هزینه‌های قانونی و... باشد.
- نفر-ساعت: تمام هزینه‌های مرتبط با ساخت واقعی پروژه، دست مزد یا نرخ پرداختی به تیم بر اساس این پارامتر محاسبه میشود.
- هزینه‌های پیمانکاران جزء: هزینه‌های برآورد شده برای وظایفی که به پیمانکاران جزء واگذار می شوند. این موارد شامل نیروی کار، مصالح و تجهیزات میشود.
3. سطوح دقت در برآورد هزینه در مرحلهی ساخت
جامعه برآوردگران حرفه‌ای آمریکا (American Society of Professional Estimators) یک سیستم پنج سطحی برای شناسایی برآوردهای هزینه در مرحلهی ساخت ایجاد کرده که با عبور از هر سطح، شرایط پیچیده‌تر شده و فرآیند برآورد را دقیق‌تر میکند. در اینجا به پنج سطح دقت و معنی هر کدام میپردازیم:
- سطح یک - مرتبه بزرگی: برآورد کلی که در ابتدای پروژه شکل می‌گیرد. در اینجا، تصمیم می‌گیرید که آیا پروژه بصورت کلی امکان‌پذیر است؟ و آیا ارزش حرکت رو به جلو را دارد؟
- سطح دوم - برآورد طراحی شماتیک: همان‌طور که از نام سطح پیداست، طراحی شماتیک به برآورد هزینه کمک میکند. در نتیجه می توانید برآورد دقیق‌تری نسبت به برآورد سطح یک به دست آورید.
- سطح سوم - برآورد توسعه طراحی: برآورد هزینه براساس طراحی مرحله میانی است نه با مجموعه‌ای از اسناد مرحلهی ساخت.
- سطح چهارم - برآورد سند مرحلهی ساخت: برآورد واقعی پروژه براساس طراحی تکمیل شده به همراه نقشه‌ها و مشخصات جامع شفاف‌تر میشود.
- سطح پنج - برآورد مناقصه: با تکمیل چهار مرحله قبلی، برآورد مناقصه دقیق‌ترین و قابل اعتمادترین ارقامی را ارائه می‌دهد که برای ایجاد قیمت‌های پیشنهادی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
4. چگونه فرآیند برآورد هزینه در مرحلهی ساخت را بهبود بخشیم؟
دستیابی به یک برآورد دقیق، پایه و اساس یک پروژه موفق است. در حالی که به دست آوردن یک برآورد با دقت 100 درصدی تقریبا غیرممکن است، در ادامه به معرفی راهکارهایی میپردازیم که با انجام آنها می‌توانید فرآیند خود را بهبود دهید و اطمینان حاصل کنید که برآوردهای مالی تا حد ممکن دقیق هستند.
1.4. اطمینان حاصل کنید که کارفرما انتظارات واقع بینانه‌ای دارد!
قبل از اینکه برآوردگر پروژه اعداد و ارقام را بررسی کند، اطمینان حاصل شود که کارفرما انتظارات واقع بینانه‌ای دارد و هر دو طرف روی این انتظارات همسو هستند. شما باید اطمینان حاصل کنید که آنها برنامه‌ی ساخت را تایید می‌کنند و درک می‌کنید که مرحلهی ساخت در هنگام تکمیل پروژه چگونه خواهد بود. همسو نبودن یا داشتن انتظارات غیرواقعی میتواند هزینه‌های غیرضروری را به پایان پروژه اضافه کند.
2.4. بهره‌گیری از رویکرد هزینه واحد
هنگام انجام برآورد مرحلهی ساخت روش‌های مختلفی وجود دارد. یکی از رویکردهای رایج، برآورد هر کاری از جمله مجوزها، نیروی کار و مصالح است که آنها را فهرست میکند و هر ساعت از کار نفرات را برآورد میکند. با این حال، این رویکرد زمان‌بر است و ممکن است به اندازه روش هزینه واحد دقیق نباشد. روش هزینه واحد تمام موارد مرتبط با پروژه را بر اساس قیمت واحد فهرست میکند. این ارقام با سرعت بیشتری اضافه می‌شوند و تصویر واضح‌تری از هزینه‌های پروژه ارائه می‌دهند.
3.4. دست کم نگرفتن هزینه‌های نیروی کار
معمولا یکی از هزینه‌های چالش برانگیز برای محاسبه دقیق، هزینه‌های نیروی کار هستند. هزینه‌های نیروی کار بیشتر از نرخ‌های استاندارد ساعتی است. پیش‌بینی هزینه در هر ساعت ممکن است آسان باشد، اما مهم است که در میزان کاری که یک نیروی کار باتجربه میتواند بر روی یک نیروی تازه کار تیم انجام دهد، تاثیرگذار باشد. قبل از اینکه اعداد مربوط به هزینه‌های نیروی کار را بررسی کنید، باید تمام فعالیت‌های مرتبط با پروژه را شناسایی کنید تا از دقیق‌ترین اعداد ممکن اطمینان حاصل کنید.
5. استفاده از نرم‌افزار برای برآورد هزینه‌ی مرحلهی ساخت
همان‌طور که صنعت ساخت به تکامل خود به سمت دیجیتالی‌شدن ادامه می‌دهد، برآورد نیز در حال تکامل است. شرکت‌های پیمانکاری که می‌خواهند چالش‌های گذشته‌ی مربوط به روش‌های سنتی برآورد دستی را دور بزنند، از نرم‌افزارهای برآورد هزینه‌ی ساخت استفاده می‌کنند. بسیاری از نقاط درد قابل توجه، از جمله بی‌دقتی‌ها، سرخوردگی‌ها، عدم قطعیت‌ها و عدم سودآوری که برآوردگران تجربه کرده‌اند با دیجیتالی شدن تا حد زیادی کاهش یافته‌اند. درعوض، آنها قابلیت‌های سودمندی پیدا می‌کنند تا به کسب‌وکار شما در مدیریت بهتر تمام جزئیات و هزینه‌های مرتبط با فرآیند برآورد کمک کنند.
بنابراین، با نرم افزار برآورد ساخت چه کاری می‌توانید انجام دهید؟
در ادامه به برخی از مزایای استفاده از نرم‌افزار، جهت هموارتر شدن فرآیند برآورد میپردازیم.
الف- بهبود کارایی
کارایی هزینه، زمان و تلاش هدف هر پروژه ساخت است. این مسئله برای فرآیند برآورد، به عنوان یک "ساخت" مجازی پروژه قبل از شروع کار فیزیکی تلقی میشود. با این حال همیشه یک فرآیند زمان‌بر و دشوار بوده است. این مسئله در ساختمان‌های بزرگ و پیچیده‌ای که در آنها ریسک‌های بالایی وجود دارد، بودجه‌ها، هزینه‌ها و میزان پیشرفت پروژه تحت بررسی دقیق قرار می‌گیرند تا اطمینان حاصل شود که هیچ چیز پروژه را در معرض خطر عقب افتادن از برنامه یا هزینه کردن بیش از بودجه تعیین‌شده قرار نمی‌دهد. نرم‌افزار برآورد، کل فرآیند را از همان ابتدا بهینه‌سازی میکند، به طور مثال:
- محاسبه شروع زمان اجرا
- صرفه‌جویی در زمان متره
- ترسیم از پایگاه داده‌های خودتان یا داده‌های موجود در صنعت
ب- استانداردسازی فرآیند برآورد
ایجاد مجدد تمام اسناد مورد نیاز برای شرکت در مناقصه میتواند در زمان صرفه‌جویی کند. اینجاست که الگوهای موجود در نرم‌افزار برآورد ساخت می‌توانند در وقت گرانبهای شما صرفه‌جویی کنند و در عین حال اطمینان حاصل کنند که هیچ چیز را نادیده نمی‌گیرید، به عنوان مثال:
- ایجاد اسناد رایج مانند بسته‌های مناقصه
- ایجاد گزارش‌های برآورد
- ایجاد نامه‌های همراه گزارش‌ها
این برنامه میتواند جزئیات و فایل‌های پروژه‌های گذشته شما را ذخیره کند، بنابراین لازم نیست برای تکرار مکرر موارد مشابه با هر برآورد، وقت خود را هدر دهید. با این حال، یکسان بودن فرآیند، فراتر از فرم‌ها و قالب‌ها است. همچنین در مورد داده‌هایی که باعث تعیین پیشنهاد مناقصه‌ی شما می‌شوند نیز صدق میکند.
آیا از پروژه‌های گذشته الگوبرداری می‌کنید؟
در مناقصه‌های آینده از اعداد واقعی موجود در پروژه‌های ساخت اخیر به همراه جزئیات مشابه، استفاده کنید. اگر پایگاه داده تاریخی منسجم و کارامدی ندارید، می‌توانید از نرخ‌های کتابخانه‌ای که توسط مطالعات مختلف منتشر می‌شوند، استفاده کنید. همچنین نرم‌افزار برآورد به شما این امکان را می‌دهد که اعداد را برای بومی‌سازی نرخ دستمزد، هزینه‌های مصالح و مالیات‌ها تغییر دهید. الگوها و پایگاه‌های داده، ثبات در فرمت و اطلاعات را افزایش می‌دهند تا فرآیند شما قابلیت پیش‌بینی بیشتری داشته و ساده‌تر شود.
پ- اطمینان از قیمت تمام شده
پیش‌بینی داده، جزئیات در حال پیشرفت و تغییرات مداوم، همگی بخشی از مرحلهی برآورد هستند. این کار میتواند قطعیت هزینه برای پروژه‌ای را که هنوز شروع نشده، کاهش دهد. در جایی که عدم قطعیت هزینه اغلب ناشی از روش‌های سنتی برآورد است، نرم‌افزار مناقصه ساخت سطحی از دقت و کنترل را اضافه میکند.
نرم افزار برآورد ساخت چگونه دقت را افزایش می‌دهد؟
با توانایی نرم‌افزار در انجام محاسبه زمان‌های واقعی، دیگر ریسک خطاهای انسانی وجود ندارد. زمانی که داده‌ها در یک موقعیت اصلاح می‌شوند، بلافاصله در صورت لزوم در طول برآورد نیز منعکس شده و لازم نیست به‌طور مکرر همان داده‌ها را دوباره وارد کنید. وقتی نرم‌افزار برآورد با جزئیات متره یکپارچه میشود، برآوردهای شما می‌توانند به طور خودکار مشخص شوند بنابراین احتمال کمتری وجود دارد که اشتباهات اولیه به اشتباهات بزرگ‌تر تبدیل شود و تأمین بودجه پروژه را به خطر بیندازد. نرم‌افزار برآورد برای مدیریت کوچک‌ترین جزئیات به مدیران پروژه، پیمانکاران و کارفرمایان تصویر واقع گرایانه‌تری از هزینه واقعی تکمیل یک پروژه می‌دهد.
ت- تنظیم متغیرها در زمان واقعی
همه ما می‌دانیم که داده، شرایط و حتی محدوده‌ی پروژه می‌توانند در طول فرآیند برآورد و ساخت تغییر کنند. به عنوان مثال، آب و هوا، شرایط بازار و مسائل زنجیره تامین می‌توانند بر قیمت‌گذاری مصالح تاثیر بگذارند. نرخ دستمزد در منطقه مدنظر شما ممکن است از زمان آخرین پروژه شما تغییر کرده باشد یا ممکن است با آنچه در نرخ کتابخانه‌ای
که استفاده می‌کنید، متفاوت باشد. پروژه‌ای که زمانی یک ایده بود اکنون در حال شکل گرفتن است به طوری که برآورد بالا به پایینی که ایجاد کردید با مشخص شدن جزئیات به یک برآورد پایین به بالا منتقل میشود.
نرم‌افزار برآورد ساخت به شما این امکان را می‌دهد که متغیرها را در هر زمان تنظیم کرده تا به طور خودکار در جای دیگری از برآورد، به‌روز شوند و حتی زمانی که شما جزئیات را در پیش‌بینی‌های خود بازبینی می‌کنید، نرم افزار بلافاصله تاثیر سناریوها، از جمله تغییرات محدوده بر هزینه‌های کلی را قبل از اینکه به بخشی از برآورد نهایی تبدیل شوند، دوباره محاسبه خواهد کرد.
ث- گرفتن تصمیمات داده‌محور
در حالی که این موضوع برای هر اندازه از پروژه ساخت مهم است، اما وقتی پروژه‌های شما شامل میلیون‌ها دلار، صدها صنعتگر، هزاران قطعه تجهیزات و مصالح بی‌شمار میشود، اهمیت بیشتری پیدا میکند. وقتی حدس و گمان را از برآوردها حذف می‌کنید و آن را با داده‌های دقیق جایگزین می‌کنید، تصمیمات مربوط به استخدام، برنامه‌ریزی، تغییرات و ریسک‌ها فعال‌تر و هدفمندتر می‌شوند. به علاوه، داشبورد و قابلیت‌های گزارش‌دهی، امکان تفسیر و بررسی به موقع و آگاهانه داده‌ها را فراهم میکند و مزیت بیشتری برای تقویت همکاری و تصمیم‌گیری بین پیمانکاران و کارفرمایان دارد.
ج- پرسش‌های متداول
در اینجا پاسخ برخی سوالات متداول در مورد برآورد ساخت آورده شده است.
ساخت را چگونه ارزیابی می کنید؟
هر برآوردگر پروژه ممکن است فرآیند متفاوتی برای برآورد یک پروژه ساخت داشته باشد. با این حال، فرآیند عمومی باید شامل مراحل زیر باشد:
۱. تحلیل محدوده‌ی پروژه
۲. ایجاد یک جدول زمانی تقریبی برای هر فرآیند
۳. تصمیم‌گیری درباره اینکه چه وظایفی باید توسط پیمانکاران جزء انجام شود
۴. برآورد هزینه‌ی مصالح
۵. شرایط و ضوابط برون مرزی
۶. بررسی برآورد
۷. ارسال برآورد
برآورد ساخت شامل چه مواردی می شود؟
برآورده ساخت باید شامل چهار جزء کلیدی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، ساعات کاری و هزینه‌های پیمانکار جزء باشد.
سه نوع اصلی از برآوردها کدامند؟
- برآورد تخمینی (Ballpark Estimate)
- برآورد تفصیلی (Detailed Estimate)
- برآورد انعطاف‌پذیر (Flexible Estimate)
6. جمع‌بندی
برآورد هزینه‌ی ساخت یک فرآیند چالش برانگیز است که تمام هزینه‌های مورد نیاز برای یک پروژه ساختی را محاسبه میکند. با این حال، این فرآیند پایه و اساس همه‌ی پروژه‌های ساخت است. در این فرآیند هزینه‌های مستقیم (مانند مصالح و دستمزد کارگران) و هزینه‌های غیرمستقیم (مانند استهلاک تجهیزات و حقوق کارکنان اداری) محاسبه میشود. برآوردگران ساخت حرفه‌ای این مرحله را در فرآیند پیش از ساخت انجام می‌دهند تا اطمینان حاصل شود که کارفرمایان و پیمانکاران قادر به تکمیل پروژه ساخت سودآور هستند. شما باید اطمینان حاصل کنید که تمام هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم و همچنین ساعات کاری و هزینه‌های پیمانکار جزء را در نظر گرفته‌اید. برآورد هزینه به شکل حرفه‌ای پایه و اساس کنترل هزینه‌های پروژه است که توسط موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور (ACEMI) به شکل صحیحی به فعالان صنعت ساخت آموزش داده میشود.
[1] Construction Estimating: Everything You Need to Know. InEight Blog Editors
