بسیاری از شرکت های فعال در صنعت ساخت، در زمینه ماشین آلات سرمایه گذاری های زیادی نموده اند و باید توجه داشت که این ساختار و هزینه آنها به منظور اطمینان از سودآوری سرمایه گذاری، نیاز به کنترل و مدیریت دارد. اما این موضوع از این حیث در پروژه ها دچار پیچیدگی میشود که جابجایی دائم ماشین آلات بین پروژه ها و سایت های کاری مختلف، کار کنترل و مدیریت هزینه ماشین آلات را دشوار ساخته است. اما این مورد نیز باید به صورت صحیحی به سیستم مالی و حسابداری پروژه متصل گردد. به جهت مدیریت و کنترل هزینه ماشین آلات، ساختار استانداردی وجود دارد که در شرکت های آمریکایی در حال اجرا است. در این مقاله قصد داریم، به معرفی ساختار فوق که در کشور آمریکا در حال استفاده است، بپردازیم.
1. آشنایی با دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger)
همانطور که قبلا نیز اشاره شد، یکی از سه دسته بندی حسابداری پروژه، دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger) است. زمانی که پروژه ها در حال اجرا هستند، تا انتهای سال مالی، تمام هزینه های مربوط به ماشین آلات در ابتدای امر باید در این دفتر ثبت شده و باید توجه داشت که این هزینه ها نباید به پروژه ای اختصاص یابند. به جهت درک بهتر این موضوع که به چه دلیل نباید هزینه ها تا انتهای سال مالی به پروژه ای اختصاص یابند، نظر شما را به مثالی که در ادامه مقاله ارائه شده است جلب خواهیم کرد.
فرض کنید هم اکنون در پروژه ای به نام A قرار دارید که از فروردین آغاز شده است. در ماه تیر لاستیک لودر را تعویض میکنید و این اتفاق یکبار در سال رخ میدهد و هزینه این تعویض 600 دلار بوده است. حال فرض کنید پروژه B را در ماه شهریور آغاز میکنید و لودر را در آنجا نیز استفاده خواهید کرد. در نتیجه تخصیص کل هزینه تایر به پروژه A اشتباه است، زیرا میزان پروژه ها تا انتهای هر سال و میزان استفاده هر ماشین در هر پروژه مشخص نیست و ممکن است این لودر در پروژه A تنها 2 ساعت ولی در پروژه B به میزان 100 ساعت استفاده گردد و تخصیص هزینه لاستیک لودر به پروژه A میتواند اشتباه باشد. بنابراین، ابتدا باید هزینه ها ثبت گردیده و سپس در انتهای سال به هر پروژه بر اساس میزان کارکرد ساعتي هر ماشین در هر پروژه تخصیص داده شود.
شکل 1. ماشین راه سازی (گریدر) در حال کار بر روی پروژه
2. مراحل ثبت و محاسبه هزینه ماشین آلات
به جهت ثبت و محاسبه هزینه ماشین آلات به یک سری مراحل نیاز داریم. این مراحل عبارتند از:
الف- در ابتدای امر باید در دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger) ساختار شکست را بر اساس نوع ماشین آلات ایجاد کنیم. سپس باید در سطح بعدی این ساختار شکست، دسته بندی استاندارد زیر را ایجاد نماییم:
- پرداخت هزینه های اجاره ماشین آلات (Rent and Lease Payments)
- استهلاک (Depreciation)
- تعمیرات و نگهداری (Repairs and Maintenance)
- سوخت و روغن کاری (Fuel and Lubrication)
- مالیات، مجوز و بیمه ها (Taxes, Licenses, and Insurance)
- هزینه های تجهیزات تخصیص یافته (Equipment Costs Allocated)
باید توجه داشت که در بخش هزینه های تجهیزات تخصیص یافته (Equipment Costs Allocated)، نباید تا زمانی که هزینه ماشین آلات تخصیص می یابد، در این بخش هزینه ای وارد شود و تا زمان تخصيص هزینه ماشین آلات مربوطه به پروژه ها، همواره عدد این بخش برابر صفر خواهد بود.
ب- در دسته های ارائه شده فوق می توانیم تقسیم بندی دیگری نیز در زیر مجموعه آن ها داشته باشیم، که به طور طبیعی سه دسته برای تعمیرات و نگهداری (Repairs and Maintenance) در نظر گرفته خواهد شد. این سه دسته عبارتند از:
- تعمیرات (Repairs)
- نگهداری (Maintenance)
- لاستیک ماشین آلات (Tires)
پ- در بازه زمانی که هزینه های مورد نظر در دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger) ثبت میگردند، باید توسط حسابدار در صورت سود و زیان (Income Statement) نیز ثبت شوند. در صورت سود و زیان، قسمتی وجود دارد به نام هزینه های ماشین آلات (Equipment Costs) که در تقسیم بندی که برای هر ماشین آلات در دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger) به آن اشاره کردیم به همان شکل، اما با این تفاوت که مربوط به کل ماشین آلات خواهد بود، ایجاد میگردد. در واقع قرار نیست در صورت سود و زیان برای هر ماشین تقسیم بندی جداگانه ای داشته باشیم، بلکه به طور مثال هزینه تعمیرات و نگهداری کلیه ماشین آلات در آن قسمت ثبت میگردد.
دقت شود که هزینه های ثبت شده در صورت سود و زیان و در بخش هزینه های ماشین آلات (Equipment Costs)، هزینه های تخصیص نیافته به پروژه هستند.
ت- در انتهای سال (یا در هر بازه ای که هزینه تخصیص می یابد) که میزان کارکرد هر ماشین در هر پروژه و میزان هزینه کل هر ماشین ثبت گردید، هزینه هر ماشین برای هر ساعت استفاده محاسبه و به هر پروژه تخصیص داده میشود. در این زمان هزينه تخصیص داده شده در دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger) و در قسمت هزینه های تجهیزات تخصیص یافته (Equipment Costs Allocated) ثبت میگردد. باید توجه داشت که تمام این هزینه ها در صورت سود و زیان نیز در بخش هزینه های ماشین آلات (Equipment Costs) ثبت میگردد.
ث- حسابدار موظف است که هزینه های ثبت شده در هر بخش هزینه های ماشین آلات (Equipment Costs) صورت سود و زیان را با دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger) مطابقت دهد.
شکل 2. صورت سود و زیان
ج- زمانی که هزینه های ماشین آلات در انتهای سال به پروژه ها تخصیص داده شد، این هزینه ها به بخش هزینه های پروژه (Construction Costs) که در صورت سود و زیان ایجاد شده، منتقل میشود. هزینه های پروژه (Construction Costs) شامل موارد زیر هستند:
- مواد و مصالح (Materials)
- نیروی انسانی (Labor)
- ماشین آلات و تجهیزات (Equipment)
- پیمانکاران جزء (Subcontract)
- موارد دیگر شامل بالاسری پروژه (Other)
3. نتیجه گیری
باید توجه داشت که هزینه ماشین آلات تا انتهای سال مالی (یا بازه های قابل تخصیص) نباید در قسمت هزینه های پروژه (Construction Costs) صورت سود و زیان درج گردند و به صورتی که بیان شد، باید عمل گردد. البته باید توجه داشت که پیاده سازی این رویه دارای جزئیات فراوانی است که در این مقاله مختصر قابل ارائه نبود، اما در دوره مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمانهای پروژه محور که در موسسه برگزار می شود به صورت جامع تمامی موارد با جزئیات آموزش داده شده است.
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، دوره ای در سطح مهارت های سخت با عنوان "مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمان های پروژه محورارائه شده است که نه تنها ساختار مدیریت مالی و حسابداری پروژه را به صورت کامل و اجرایی آموزش می دهد، بلکه یکپارچگی این ساختار را با ساختارهای برآورد هزینه، کنترل و مدیریت هزینه و شبکه جریان نقدینگی، بحثهای مدیریت اسناد و مدارک، آنالیز تاخیرات، مدیریت ادعا و مبانی حقوقی و قراردادی به صورت کامل آموزش داده می شود. البته مبانی هزینه ای دوره ای در سطح فرآیندی نیز دارند که در سطح مهارتهای سخت - ارشد و استراتژی به عنوان دوره مدیریت هزینه در طول چرخه حیات پروژه ارائه شده است. همچنین به جهت آشنایی با سایر دوره ها و تاریخ برگزاری آن ها می توانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
