بسیاری از شرکتهای فعال در صنعت ساخت، در زمینه ماشین‌آلات سرمایه‌گذاری‌های زیادی نموده‌اند و باید توجه داشت که این ساختار و هزینه آنها به منظور اطمینان از سودآوری سرمایه‌گذاری، نیاز به کنترل و مدیریت دارد. اما این موضوع از این حیث در پروژه‌ها دچار پیچیدگی می‌شود که جابجایی دائم ماشین‌آلات بین پروژه‌ها و سایت‌های کاری مختلف، کار کنترل و مدیریت هزینه ماشین‌آلات را دشوار ساخته است. اما این مورد نیز باید به‌صورت صحیحی به سیستم مالی و حسابداری پروژه متصل گردد. به جهت مدیریت و کنترل هزینه ماشین‌آلات، ساختار استانداردی وجود دارد که در شرکتهای آمریکایی در حال اجرا است. در این مقاله قصد داریم، به معرفی ساختار فوق که در کشور آمریکا در حال استفاده است، بپردازیم.
1. آشنایی با دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger)
همانطور که قبلا نیز اشاره شد، یکی از سه دسته‌بندی حسابداری پروژه، دفتر کل ماشین‌آلات است. زمانی که پروژه‌ها در حال اجرا هستند، تا انتهای سال مالی، تمام هزینه‌های مربوط به ماشین‌آلات در ابتدای امر باید در این دفتر ثبت شده و باید توجه داشت که این هزینه‌ها نباید به پروژه‌ای اختصاص یابند. به جهت درک بهتر این موضوع که به چه دلیل نباید هزینه‌ها تا انتهای سال مالی به پروژه‌ای اختصاص یابند، نظر شما را به مثالی که در ادامه مقاله ارائه شده است جلب خواهیم کرد.
فرض کنید هم اکنون در پروژه‌ای به نام A قرار دارید که از فروردین آغاز شده است. در ماه تیر لاستیک لودر را تعویض می‌کنید و این اتفاق یکبار در سال رخ می‌دهد و هزینه این تعویض 600 دلار بوده است. حال فرض کنید پروژه B را در ماه شهریور آغاز می‌کنید و لودر را در آنجا نیز استفاده خواهید کرد. در نتیجه تخصیص کل هزینه تایر به پروژه A اشتباه است، زیرا میزان پروژه‌ها تا انتهای هر سال و میزان استفاده هر ماشین در هر پروژه مشخص نیست و ممکن است این لودر در پروژه A تنها 2 ساعت ولی در پروژه B به میزان 100 ساعت استفاده گردد و تخصیص هزینه لاستیک لودر به پروژه A میتواند اشتباه باشد. بنابراین، ابتدا باید هزینه‌ها ثبت گردیده و سپس در انتهای سال به هر پروژه بر اساس میزان کارکرد ساعتی هر ماشین در هر پروژه تخصیص داده شود.
شکل 1. ماشین راه‌سازی (گریدر) در حال کار بر روی پروژه
2. مراحل ثبت و محاسبه هزینه ماشین‌آلات
به جهت ثبت و محاسبه هزینه ماشین‌آلات به یک سری مراحل نیاز داریم. این مراحل عبارتند از:
الف- در ابتدای امر باید در دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger) ساختار شکست را بر اساس نوع ماشین‌آلات ایجاد کنیم. سپس باید در سطح بعدی این ساختار شکست، دسته‌بندی استاندارد زیر را ایجاد نماییم:
- پرداخت هزینه‌های اجاره ماشین‌آلات (Rent and Lease Payments)
- استهلاک (Depreciation)
- تعمیرات و نگهداری (Repairs and Maintenance)
- سوخت و روغن کاری (Fuel and Lubrication)
- مالیات، مجوز و بیمه‌ها (Taxes, Licenses, and Insurance)
- هزینه‌های تجهیزات تخصیص یافته (Equipment Costs Allocated)
باید توجه داشت که در بخش هزینه‌های تجهیزات تخصیص یافته (Equipment Costs Allocated)، نباید تا زمانی که هزینه ماشین‌آلات تخصیص می‌یابد، در این بخش هزینه‌ای وارد شود و تا زمان تخصيص هزینه ماشین‌آلات مربوطه به پروژه‌ها، همواره عدد این بخش برابر صفر خواهد بود.
ب- در دسته‌های ارائه شده فوق می‌توانیم تقسیم‌بندی دیگری نیز در زیر مجموعه آنها داشته باشیم، که به طور طبیعی سه دسته برای تعمیرات و نگهداری (Repairs and Maintenance) در نظر گرفته خواهد شد. این سه دسته عبارتند از:
- تعمیرات (Repairs)
- نگهداری (Maintenance)
- لاستیک ماشین‌آلات (Tires)
پ- در بازه زمانی که هزینه‌های مورد نظر در دفتر کل ماشین‌آلات ثبت می‌گردند، باید توسط حسابدار در صورت سود و زیان (Income Statement) نیز ثبت شوند. در صورت سود و زیان، قسمتی وجود دارد به نام هزینه‌های ماشین‌آلات (Equipment Costs) که در تقسیم‌بندی که برای هر ماشین‌آلات در دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger) به آن اشاره کردیم به همان شکل، اما با این تفاوت که مربوط به کل ماشین‌آلات خواهد بود، ایجاد می‌گردد. در واقع قرار نیست در صورت سود و زیان برای هر ماشین تقسیم بندی جداگانه‌ای داشته باشیم، بلکه به طور مثال هزینه تعمیرات و نگهداری کلیه ماشین‌آلات در آن قسمت ثبت می‌گردد.
دقت شود که هزینه‌های ثبت شده در صورت سود و زیان و در بخش هزینه‌های ماشین‌آلات (Equipment Costs)، هزینه‌های تخصیص نیافته به پروژه هستند.
ت- در انتهای سال (یا در هر بازه‌ای که هزینه تخصیص می‌یابد) که میزان کارکرد هر ماشین در هر پروژه و میزان هزینه کل هر ماشین ثبت گردید، هزینه هر ماشین برای هر ساعت استفاده محاسبه و به هر پروژه تخصیص داده می‌شود. در این زمان هزينه تخصیص داده شده در دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger) و در قسمت هزینه‌های تجهیزات تخصیص یافته (Equipment Costs Allocated) ثبت می‌گردد. باید توجه داشت که تمام این هزینه‌ها در صورت سود و زیان نیز در بخش هزینه‌های ماشین‌آلات (Equipment Costs) ثبت می‌گردد.
ث- حسابدار موظف است که هزینه‌های ثبت شده در هر بخش هزینه‌های ماشین‌آلات (Equipment Costs) صورت سود و زیان را با دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger) مطابقت دهد.
ج- زمانی که هزینه‌های ماشین‌آلات در انتهای سال به پروژه‌ها تخصیص داده شد، این هزینه‌ها به بخش هزینه‌های پروژه (Construction Costs) که در صورت سود و زیان ایجاد شده، منتقل می‌شود. هزینه‌های پروژه (Construction Costs) شامل موارد زیر هستند:
- مواد و مصالح (Materials)
- نیروی انسانی (Labor)
- ماشین‌آلات و تجهیزات (Equipment)
- پیمانکاران جزء (Subcontract)
- موارد دیگر شامل بالاسری پروژه (Other)
3. جمع‌بندی مدیریت هزینه ماشین‌آلات
باید توجه داشت که هزینه ماشین‌آلات تا انتهای سال مالی (یا بازه‌های قابل تخصیص) نباید در قسمت هزینه‌های پروژه (Construction Costs) صورت سود و زیان درج گردند و به صورتی که بیان شد، باید عمل گردد. البته باید توجه داشت که پیاده‌سازی این رویه دارای جزئیات فراوانی است که در این مقاله مختصر قابل ارائه نبود، اما در دوره مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمانهای پروژه محور که در موسسه برگزار می‌شود به صورت جامع تمامی موارد با جزئیات آموزش داده شده است.
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش‌های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت مؤسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، دوره‌ای در سطح مهارت‌های سخت با عنوان "مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمانهای پروژه محور ارائه شده است که نه‌تنها ساختار مدیریت مالی و حسابداری پروژه را به‌صورت کامل و اجرایی آموزش می‌دهد، بلکه یکپارچگی این ساختار را با ساختارهای برآورد هزینه، کنترل و مدیریت هزینه و شبکه جریان نقدینگی، بحث‌های مدیریت اسناد و مدارک، آنالیز تأخیرات، مدیریت ادعا و مبانی حقوقی و قراردادی به‌صورت کامل آموزش داده می‌شود. همچنین به جهت آشنایی با سایر دوره‌ها و تاریخ برگزاری آنها می‌توانید به بخش تقویم آموزشی مؤسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
دانلود جزئیات این مقاله
