در سازمان‌ها، چالش‌هایی مانند شناسایی علل ریشه‌ای مشکلات، کمبود شفافیت در تصمیم‌گیری‌ها، عدم هم‌راستایی بین تیم‌ها و مدیریت مسائل پیچیده که نیاز به تحلیل دقیق دارند، به طور معمول پیش می‌آید (در این مقاله به چالش‌های صنعت ساخت که به کمک ساخت ناب حل می‌شود پرداخته شده است). علاوه بر این، پیگیری مؤثر اقدامات و ارزیابی نتایج نیز می‌تواند دشوار باشد، به‌ویژه زمانی که بهبود مستمر در فرایندها نادیده گرفته شود. همچنین، محدودیت منابع و زمان برای انجام تحلیل‌های عمیق می‌تواند مانعی برای حل مشکلات به شیوه‌ای کارآمد باشد. این چالش‌ها نیازمند رویکردی سیستماتیک و کارآمد برای تحلیل و رفع مشکلات در سازمان‌ها هستند. یکی از روش‌هایی که می‌تواند به حل این چالش‌ها کمک کند، روش A3 است که در این مقاله به آن پرداخته‌ایم (در این مقاله به ۵ مرحله‌ی تصمیم‌گیری بر اساس مزایا (CBA) پرداخته شده است).
1. رویکرد A3 چیست؟
روش A3 یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت ناب (Lean Management) است که برای حل مسئله، بهبود فرایندها و برقراری ارتباط مؤثر استفاده می‌شود. این روش بر اساس یک فرمت گزارش‌دهی ساده و ساختاریافته بر روی کاغذی با اندازه A3 شکل گرفته است. نام این روش نیز از همین اندازه کاغذ گرفته شده است. این روش انتقال ایده‌ها را ساده می‌کند و نیاز به تهیه ارائه‌های زمان‌بر پاورپوینت را از بین می‌برد. هدف اصلی A3، تسهیل تفکر سیستمی، تحلیل مشکلات و پیاده‌سازی راه‌حل‌های پایدار است.
2. اجزای اصلی A3
قالب A3 به گونه‌ای طراحی شده است که کاربران را ملزم می‌کند اطلاعات کلیدی را به شکلی دقیق و مختصر وارد کنند. در اینجا یک مرور کلی از اطلاعات مورد نیاز هنگام استفاده از روش A3 آورده شده است:
شکل 1. اطلاعات مورد نیاز در روش A3
- پیش‌زمینه: دلیل پرداختن به این مسئله چیست؟
- وضعیت فعلی: توصیف مشکل موجود
- هدف کلی / هدف‌گذاری: به دنبال چه بهبودی هستیم؟
- تحلیل: ریشه‌های اصلی این مسئله چیست؟
- اقدامات پیشنهادی: چه اقداماتی را برای حل مسئله برنامه‌ریزی کرده‌ایم؟
- برنامه‌ریزی: چه منابعی موردنیاز است و بهترین زمان‌بندی برای اجرا چه زمانی است؟
3. مزایای استفاده از روش A3
این ابزار انعطاف‌پذیر است و می‌توان آن را در موقعیت‌های متنوعی به کار برد. طراحی آن به گونه‌ای است که با تمرکز بر واقعیت‌ها، کار را ساده نگه می‌دارد. این روش ثبات را در میان ابتکارات مختلف حل مسئله یا بهبود مستمر تضمین می‌کند. روش A3 همچنین استفاده از ابزارهای ناب اضافی برای تحلیل را تشویق می‌کند، مانند نمودار استخوان ماهی (Fishbone Diagram)، تحلیل پنج چرا (Five Why Analysis)، برنامه‌ریزی اقدام PDCA و نمودار پارتو (pareto charts). این امر باعث می‌شود کارکنان بیشتری با مهارت‌ها و ابزارهای ناب آشنا شوند و آن‌ها را در کارهای روزمره خود به کار گیرند. این می‌تواند نقطه عطفی برای تغییر فرهنگ سازمان به سمت تعالی عملکرد باشد.
4. اصل PDCA
PDCA مخفف برنامه‌ریزی (Plan)، اجرا (Do)، بررسی (Check) و اقدام (Act) است. این فرایندی ساختاریافته برای اجرای اقدامات به منظور حل مشکلات جاری و جلوگیری از تکرار آن‌ها است.
- برنامه‌ریزی (Plan): شامل شناسایی و توصیف مشکل است.
- اجرا (Do): اقداماتی که برای رفع مشکل انجام می‌شود.
- بررسی (Check): تعیین می‌کنید که آیا مشکل برطرف شده است یا خیر.
- اقدام (Act): بسته شدن اقدامات موفق و تکمیل‌شده یا برنامه‌ریزی اقدامات جدید در صورتی که اقدامات قبلی نتوانسته باشند مشکل را حل کنند.
5. ابزارهای پشتیبان تحلیل A3
- نمودار استخوان ماهی: ابزاری به شکل استخوان ماهی که برای طوفان فکری عوامل مؤثر بر یک مسئله استفاده می‌شود.
در این ابزار از سرعنوان‌های ثابت مانند مصالح (Materials)، روش (Method)، انسان (Man)، ماشین (Machine)، اندازه‌گیری (Measurement) استفاده می‌شود تا کاربران بر شناسایی عوامل مؤثر تمرکز کنند و به جای حل مسئله، تنها عوامل را بررسی کنند. مرحله حل مسئله در ادامه خواهد آمد.
- تحلیل پنج چرا: برای هر مسئله‌ای، پنج بار بپرسید «چرا؟» تا به علت ریشه‌ای آن دست پیدا کنید.
علت ریشه‌ای همان چیزی است که باید تمام اقدامات اصلاحی خود را بر آن متمرکز کنید. وقت خود را صرف علائم نکنید، روی اصل مشکل تمرکز کنید!
- برنامه اقدام PDCA: یک جدول شفاف که مسائل، اقدامات اصلاحی، مسئولین، سررسیدها و وضعیت را توصیف می‌کند.
مهم است به خاطر داشته باشید که برای هر اقدام، فقط یک مسئول تعیین شود. این کار، پاسخگویی و بررسی وضعیت اقدامات را شفاف و پیگیری را آسان می‌کند.
6. نمونه‌ای از حل مسئله با ابزار A3
تصویری که در بالا مشاهده می‌شود، نمونه‌ای از ابزار A3 در عمل است. این ابزار توسط یک شرکت کوچک ساختمانی که به دلیل کمبود نیروی کار ماهر دچار مشکل شده بود، به کار گرفته شد. این شرکت برای رفع موقت مشکل از یک آژانس استفاده می‌کرد، اما این راهکار هم هزینه‌بر بود و هم کیفیت نیروی کار ماهر بسیار ناپایدار بود. این تنها یک راه‌حل موقتی بود که به علت ریشه‌ای مشکل پرداخته نمی‌شد. وقت آن بود که تغییری اساسی ایجاد گردد.
آموزش روش A3 با دو نفر از اعضای تیم مدیریت که داوطلب شدند به‌عنوان نمونه آزمایشی برای شرکت این روش را امتحان کنند، تکمیل شد. مشاهده خواهد شد که چگونه از این ابزار برای تحلیل عمیق مسئله و برنامه‌ریزی اقدامات استفاده شده است. این برنامه‌ها به ایجاد یک سیستم پایدار برای جذب و نگه‌داشت نیروی کار ماهر در شرکت کمک خواهد کرد. این ابزار ساده می‌تواند محرک حل مسائل مؤثر و ابتکارات بهبود مستمر باشد.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چه چالش‌هایی در سازمان‌ها نیاز به روش A3 دارند؟
2. اجزای اصلی روش A3 کدامند؟
3. ابزارهای پشتیبان A3 چگونه به شناسایی علت ریشه‌ای مشکلات کمک می‌کنند؟
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش های موسسه ACEMI
دوره‌ی جامع «اجرا و مدیریت پروژه به روش اصول ناب» که توسط موسسه ACEMI برگزار می‌شود، یک برنامه آموزشی جامع و کاربردی است که به طور ویژه به بررسی اصول و مفاهیم کلیدی مدیریت ناب می‌پردازد. در این دوره، شرکت‌کنندگان با کلیات فلسفه‌ی ناب، از جمله کاهش اتلاف‌ها، بهبود مستمر و ایجاد ارزش برای ذی‌نفعان، آشنا می‌شوند.
یکی از محورهای اصلی این دوره، مقایسه‌ی دقیق بین فلسفه‌ی مدیریت تولید و مدیریت پروژه‌ی سنتی با رویکردهای نوین مدیریت ناب است. در این بخش، تفاوت‌های بنیادین میان این دو دیدگاه بررسی شده و مزایای استفاده از رویکرد ناب، به‌ویژه در بهینه‌سازی فرایندها و افزایش بهره‌وری پروژه‌ها، به تفصیل شرح داده می‌شود.
[1] leanconstructionblog.com/A3 - A Lean Approach to Problem Solving
دانلود جزئیات این مقاله
