در بسیاری از پروژهها، رخدادهایی به وقوع میپیوندد که میتواند منجر به طرح ادعا از سوی یکی از طرفین قرارداد شود.
پس از شناسایی چنین رخدادی، معمولاً مستندات جمعآوری، تحلیل تاخیرات انجام و محاسبات مربوط به هزینههای اضافی تکمیل میگردد. در این مرحله، اطلاعات لازم برای اثبات سبب، اثر و استحقاق نیز تعیین میشود تا مبنای تنظیم ادعا قرار گیرد.
با این حال، یکی از مهمترین چالشها در این فرایند، نحوه ارائه ادعا بهصورت مستند، منسجم و قانعکننده است. در موارد متعددی مشاهده شده است که با وجود دلایل فنی و حقوقی موجه، ادعاها به دلیل ضعف در ساختار و شیوه ارائه، مورد پذیرش قرار نمیگیرند. از این رو، آشنایی با اصول حرفهای در تدوین و ارائه لایحه ادعا (Claim Presentation) میتواند نقش تعیینکنندهای در موفقیت فرایند رسیدگی داشته باشد. در این مقاله، مهمترین نکاتی که باید در هنگام تهیه و ارائه سند لایحه ادعا رعایت شود، مرور خواهد شد تا فرایند مستندسازی و دفاع از ادعا با دقت، انسجام و اثربخشی بیشتری انجام گیرد. در مقاله «۶ دستهبندی استاندارد برای ارائه ادعاهای پیمانکار» به انواع مختلف ادعاها مانند ادعاهای زمانی، مالی و تغییر در محدوده کار معرفی شدند. در این مقاله، نکات مهمی برای تنظیم لایحه ادعا ارائه میشود. توجه به این نکات در کنار شناخت انواع ادعاها، موجب افزایش قابلیت دفاع و اثربخشی لایحههای ادعایی خواهد شد.
در ادامه، 10 راهکار کلیدی معرفی میشود که میتواند در تدوین روایت مستند، منسجم و قابل دفاع و همچنین در تهیه و ارائه مؤثر سند لایحه ادعا نقش بسزایی ایفا کند.
1. سند لایحه ادعا باید بهگونهای تهیه شود که ساده و قابلفهم باشد؛ به این منظور لازم است از نمایهسازی شفاف، سازماندهی منظم و ارجاع دقیق به مستندات پشتیبان استفاده شود تا مرور و ارزیابی لایحه ادعا تسهیل گردد. این موضوع اهمیت دارد زیرا لایحه ادعا معمولاً توسط افراد مختلفی از جمله کارشناسان، مدیران میانی و مدیران ارشد مورد بررسی قرار میگیرد و لازم است محتوای آن به شکلی تنظیم شود که برای تمامی سطوح مخاطبان قابل درک و پیگیری باشد.
2. استفاده از نقل قولهای مستقیم و ارجاعدهی دقیق توصیه میشود؛ به این صورت که نقل قولها باید مستقیماً از سوابق و قرارداد آورده شوند. این روش بسیار مؤثرتر از بازنویسی متن تلقی میشود و موقعیت را بهصورت روشن نشان میدهد.
3. ادعا باید بهصورت یک سند مستقل تهیه شود و تمام مواردی که خواننده برای صحتسنجی حقایق و اظهارات مطرحشده در ادعا نیاز دارد، باید در آن گنجانده شود.
4. توصیه میشود از توضیحات اضافه پرهیز شود یعنی اطلاعات اضافی یا نامرتبط وارد نشوند. بار اطلاعاتی بیشازحد باعث سردرگمی خواننده میشود و در صورت بروز تردید، اطمینان لازم برای صدور تصمیم حاصل نمیشود.
5. در تدوین لایحه ادعا فرض نشود که بررسیکننده پیشزمینهای از موضوع دارد؛ متن باید بهگونهای نگارش شود که گویی مسائل برای یک کمیته داوری یا هیئت حل اختلاف، دو سال پس از پایان پروژه، توضیح داده میشوند و نه برای طرف مقابل پروژه. در واقع، بهتر است لایحه به شکلی نوشته شود که حتی اگر خواننده هیچ آشنایی قبلی با موضوع نداشته باشد، بتواند سیر منطقی وقایع و استدلالها را بهراحتی دنبال کند.
6. خواننده باید به یک نتیجه منطقی هدایت شود؛ روایت ادعا باید خواننده را قدمبهقدم همراه کند و تمام اطلاعات لازم برای اثبات استحقاق صدور تصمیم را بهصورت منطقی ارائه دهد. رویدادها باید به ترتیب زمانی و مرحلهبهمرحله ذکر شوند تا مسیر استدلال شفاف بماند و خواننده، بدون نیاز به پیشزمینه، بتواند جریان وقایع و استنتاجهای مدعی را بهراحتی دنبال و ارزیابی کند.
7. موارد کلیدی باید الزاماً بهصورت شفاف و همراه با توضیحات کامل بیان شوند تا هیچ ابهامی باقی نماند. بدین منظور، حقایق مندرج در سوابق بهصورت یک روایت منسجم و مرحلهبهمرحله ارائه شوند و برای هر یک، تفسیر، تحلیل و نتیجهگیری مرتبط قید گردد تا نقش و تأثیر آن در چهارچوب ادعا کاملاً روشن شود.
8. خلاصهها و نتایج در روایت گنجانده شود به صورتی که موارد نباید به تفسیر آزاد واگذار شوند. اطلاعات باید جمعبندی شوند و نتایجی که انتظار میرود خواننده به آنها برسد، صریحاً بیان گردد. این موضوع بهویژه در روایتهای طولانی اهمیت دارد، زیرا به تمرکز خواننده کمک میکند.
9. حقایق و اظهارات باید با ارجاع دقیق به سوابق و مفاد قرارداد مستند شوند. همچنین ضروری است تمامی مدارک و مستندات پشتیبان بهصورت منظم، طبقهبندیشده و قابلارجاع در ضمایم لایحه ادعا گنجانده شوند تا امکان بررسی و تأیید صحت ادعا برای بررسی کننده بهروشنی فراهم گردد.
10. ظاهر سند ادعا باید حرفهای و جذاب باشد یعنی ارائه ادعا باید استانداردهای حرفهای را رعایت کند. از قلمها و فاصلهگذاریهای مناسب برای خطوط و پاراگرافها استفاده شود، پاراگرافها شمارهگذاری شوند و سربرگ و پاورقی بهصورت مؤثر درج گردد. کل سند باید از نظر قالببندی یکدست و هماهنگ باشد.
رعایت نکات مطرحشده هنگام تهیه ادعا میتواند هم شانس موفقیت آن را افزایش دهد و هم سطح حرفهای بودن ارائه را به نمایش بگذارد.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. لایحه ادعا باید چگونه تدوین شود تا مستند، منسجم و قابلدفاع باشد؟
2. دلایل اصلی رد شدن ادعاهای ظاهراً موجه در فرآیند رسیدگی چیست؟
3. رعایت چه اصولی میتواند اثربخشی و مقبولیت لایحه ادعا را افزایش دهد؟
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزشهای موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، در سطح مهارتهای سخت دورهای با عنوان "مدیریت ادعا و اختلافات در طول چرخه حیات پروژه" به صورت جامع ارائه شده و به طور مفصل به انواع ادعاهای پروژههای صنعت ساخت و نحوه مدیریت آنها میپردازد. باید توجه داشت که دوره "فرایند جامع آنالیز تاخیرات در پروژه" پیشنیاز این دوره است. به جهت آشنایی با سایر دورهها و تاریخ برگزاری آنها میتوانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
[1] 10 Top Tips for Claim Presentation, Andy Hewitt.
دانلود جزئیات این مقاله
