اگر در حوزه معماری، مهندسی و ساخت فعالیت می‌کنید، احتمالا با مفهوم "ناب" آشنایی دارید. این مفهوم که به بهبود بهره‌وری و کاهش ضایعات و پرتی‌ها در فرایندهای تولید کمک می‌کند، در سالهای اخیر توجه بسیاری از شرکت‌ها را به خود جلب کرده است. شرکت SSOE، یک شرکت بزرگ در حوزه معماری و مهندسی، نیز از جمله این شرکت‌هاست. این شرکت با سابقه طولانی در استفاده از روشهای ناب، تصمیم گرفت تا این روش و رویکرد را به عنوان هسته اصلی استراتژی خود قرار دهد. هدف SSOE این بود که نه تنها به کارفرمایان خود ارزش بیشتری ارائه دهد، بلکه به پیشرفت کل صنعت معماری، مهندسی و ساخت نیز کمک کند. در سال ۲۰۲۰، با روی کار آمدن مدیرعامل جدید، SSOE وارد مرحله جدیدی از تحول شد. این شرکت با تعریف یک ماموریت جدید و روشن، یعنی:
ارائه ارزش حداکثری به کارفرمایان در صنعت ساخت با رویکرد ارتقای صنعت معماری، مهندسی و ساخت (AEC یا Architecture, Engineering, and Construction).
1. تعریف استراتژی عملیاتی ناب
کلید اصلی موفقیت، تعریف دقیق استراتژی عملیاتی ناب به عنوان ستون اصلی برنامه استراتژیک شرکت بود. با توجه به اهمیت این استراتژی در پیشبرد ماموریت سازمان، مدیران تصمیم گرفتند تا آن را به گام‌های عملی و قابل اندازه‌گیری تقسیم کنند برای این منظور، یک "نقشه راه استراتژیک" جامع و بصری طراحی شد. این نقشه راه، چشم‌اندازی روشن از اقدامات مورد نیاز در کوتاه‌مدت (دو سال اول)، میان‌مدت (سال دوم تا پنجم) و بلندمدت به سازمان ارائه داد. همچنین، برای ایجاد انگیزه در میان کارکنان و جلب حمایت آنها، مدیرعامل شرکت یک هدف جاه‌طلبانه تعیین کرد: افزایش ۵۰ درصدی بهره‌وری در مدت پنج سال.
این هدف مشخص، به عنوان یک شاخص عملکردی کلیدی در نظر گرفته شد و به بهبود نسبت سود به تعداد کارکنان (شاخص FTE یا Full-Time Equivalent) منجر شد.
2. تشویق به ذهنیت ناب
SSOE می‌دانست که تغییر به سمت یک سازمان ناب، چالش‌برانگیز خواهد بود. در ابتدای مسیر، پیشرفت‌ها کند و پراکنده بودند. تمرکز بیش از حد بر ابزارهای خاص، بدون درک عمیق از فلسفه ناب، مانع از پیشرفت پایدار می‌شد. با تعیین هدف افزایش ۵۰ درصدی بهره‌وری و ایجاد یک نقشه راه روشن، شرکت به یک نقطه عطف رسید. اما چالش اصلی، تغییر نگرش کارکنان بود. بسیاری از کارمندان درک محدودی از ناب داشتند و تعداد متخصصان در این زمینه بسیار کم بود. به همین دلیل، SSOE تصمیم گرفت تا بر تغییر فرهنگ سازمانی تمرکز کند و نگرش همه کارکنان را به سمت ناب سوق دهد. (در مقاله 7 چالش صنعت ساخت که به کمک ساخت ناب (Lean Construction) حل می‌شود! به راهکارهای حل این چالش‌ها با استفاده از ساخت ناب پرداخته شده است.)
3. تغییر تکاملی و قدرت توافق
چالش‌های دیگری نیز در این مسیر وجود داشت؛ از جمله تبدیل مفاهیم پیچیده ناب به مسائل عملی قابل اجرا، آموزش یک چهارچوب فکری جامع به جای تمرکز بر فرایندهای جزئی و ایجاد تعادل بین کارهای روزمره و آموزش. علاوه بر این، درگیری بیش از حد نیروهای فنی در پروژه‌ها نیز مانعی برای شرکت در دوره‌های آموزشی طولانی‌مدت بود.
برای غلبه بر این چالش‌ها، SSOE تصمیم گرفت تا اصول ناب را به طور همزمان در کل سازمان ترویج دهد و نه به‌صورت جزئی در پروژه‌ها یا دپارتمان‌ها. با استفاده از جلسات آنلاین ماهانه، شرکت توانست درک یکپارچه‌ای از اصول ناب را به همه کارکنان، از مهندسان تا حسابداران، ایجاد کند.
جهت ایجاد درک مشترک از ناب در سطوح مختلف سازمان، SSOE از رویکردهای متنوعی استفاده کرد. یکی از این رویکردها، تشکیل تیم‌های مطالعه بود که با مطالعه کتاب‌های تخصصی، به ویژه کتاب This is Lean: Resolving the Efficiency Paradox نوشته Niklas Modig و Pär Åhlström درک عمیقی از مفاهیم ناب پیدا می‌کردند. این تیم‌ها بعدا به دنبال راهکارهای کاربردی نمودن این مفاهیم در پروژه‌های واقعی برآمدند.
4. توانمندسازی تیم‌ها از طریق چهارچوب ناب
شرکت با بهره‌گیری از چهارچوبی که توسط مشاوران پروژه‌های ناب توسعه یافته بود، به تیم‌های خود توانایی درک و یادگیری سریع‌تر اطلاعات جدید را داد. تیم رهبری به دو گروه تقسیم شد که هر کدام تحت هدایت یک تسهیل‌گر، بخشی از کتاب را مطالعه کردند و به دو سؤال اساسی پاسخ دادند: پیام اصلی نویسنده چیست و چگونه می‌توان این پیام را در شرکت به کار برد؟
5. هماهنگی استراتژی عملیاتی ناب با فناوری
یکی از اقدامات کلیدی، همگام‌سازی استراتژی عملیاتی ناب (LOS یا Lean Operational Strategy) با استراتژی فناوری شرکت بود. این فرایند با هماهنگی بین نیروی انسانی، فرایندهای ناب و فناوری‌های جدید آغاز شد. شرکت SSOE توانست بهره‌وری فرایندها را در مقابل بهره‌وری منابع به اقدامات مشخصی در برنامه استراتژیک خود تبدیل کند و با تعیین مسئولیت‌ها و زمان‌بندی دقیق، این اهداف را محقق سازد. نتیجه این تلاش‌ها شامل افزایش میزان همکاری، کاهش فرایندهای غیرضروری و بهره‌برداری بهتر از مدل‌سازی اطلاعات ساخت (BIM) بود که در نهایت منجر به افزایش شاخص میزان سود حاصله به ازای هر کارمند (FTE) شد.
این اقدامات به‌جای اینکه به یک پروژه مستقل تبدیل شوند، به راه‌حل و رهنمودهایی برای چالش‌های حیاتی شرکت تبدیل شدند. همچنین، بحث‌های عمیق میان کارکنان تضمین نمود که تمامی اعضا با مأموریت جدید شرکت همسو بوده و از آن به‌عنوان راهنمای اصلی خود بهره می‌برند.
6. پیشرفت در برنامه استراتژیک و ایجاد جامعه عملی ناب
شرکت SSOE هم‌اکنون در سال سوم اجرای برنامه استراتژیک خود قرار دارد و علی‌رغم شرایط چالش‌برانگیزی همچون پاندمی کرونا، به سوی هدف ۵۰ درصد بهبود بهره‌وری پیشرفت کرده است. طی این سه سال، افزایش تدریجی و مستمر در سود به ازای هر کارمند (FTE) مشاهده شده که مسیر دستیابی به هدف نهایی را هموارتر کرده است. در کنار این پیشرفت‌ها، SSOE یک جامعه عملی (CoP یا Community of Practice) داخلی برای اصول ناب ایجاد کرده است که به ارائه آموزش‌های حرفه‌ای با رویکرد توسعه‌ایی و حفظ ارتباط با جامعه بزرگتر ناب می‌پردازد. این جامعه به‌صورت ماهانه جلساتی با اعضا به‌صورت پراکنده در مکان‌های مختلف برگزار می‌کند و در این جلسات موارد زیر به بحث گذاشته می‌شود:
- به اشتراک‌گذاری نکات کلیدی از تجربیات ناب خارجی مانند LCB، LCI و Curt.
- بررسی مشکلات و چالش‌های مرتبط با ناب و دریافت کمک از همکاران برای حل این مسائل.
- جشن موفقیت‌ها و اشتراک‌گذاری دستاوردهای مهم در زمینه ناب.
- به اشتراک‌گذاری تجربیات موفق گروه‌ها یا دپارتمان‌ها که میتواند برای دیگران مفید واقع شود.
7. تمرکز بر اصول ناب و پیشروی در صنعت
تمرکز SSOE بر اصول ناب به یکی از عناصر اصلی ارتقای فرهنگ و نگرش سازمانی در شرکت تبدیل شده و به آنها کمک کرده تا در صنعت AEC پیشرو باشد. هر پروژه با تعریف ارزش از دیدگاه کارفرمایان آغاز می‌شود و SSOE تلاش می‌کند هم‌سویی لازم برای دستیابی به نتایج مطلوب را ایجاد کند. اگرچه بسیاری از کارفرمایان صنعتی از فرایندهای ناب در تولید استفاده می‌کنند، اما تعداد کمی با کاربرد این اصول در طراحی و ساخت آشنا هستند. بنابراین، SSOE با ایجاد شفافیت در تعریف این ارزش‌ها، به تیم‌های پروژه قدرت تصمیم‌گیری داده تا به تحقق دیدگاه مشترک از ارزش‌ها نزدیک‌تر شوند.
جمع‌بندی نقشه راهی برای ساخت ناب
با وجود چالش‌هایی که در هر سازمان بزرگ در مسیر پیاده‌سازی ناب وجود دارد، شرکت SSOE با تغییر تمرکز از ابزارهای خاص به نگرش بهبود مستمر، توانسته تفاوت‌های مهمی در خدمات به مشتریان و عملیات تجاری ایجاد کند. همچنین، با هدف‌گذاری پروژه‌هایی در بخش‌های بازار نوظهور و استفاده از روشهای ناب، این شرکت توانسته نتایج بهتری در پروژه‌های بزرگ و پیچیده تر به دست آورد. این رویکرد منجر به پذیرش مثبت و افزایش تقاضا برای این روش‌ها در سایر پروژه‌ها شده است، زیرا تیم‌ها بهبودهای ملموسی در شیوه‌های کاری خود دیده‌اند. با این نگرش به بهبود مستمر، SSOE همچنان به خلق ارزش و خدمت رسانی به کارفرمایان و پیشبرد صنعت AEC ادامه خواهد داد.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. چگونه می‌توان بهره‌وری فرایندها را به اقدامات استراتژیک قابل اجرا تبدیل کرد؟
2. چه چالش‌هایی ممکن است در تغییر یک سازمان به سمت رویکرد ناب وجود داشته باشد؟
3. کلیدهای موفقیت در اجرای استراتژی عملیاتی ناب چیست؟
[1] Uneven Lean: The Strategy, Tactics, and Tools of Developing a Lean Operating Strategy, Catherine Myers, John Pemberton.
