6 نکته در مورد نحوه اجرای یک دفتر ناب (Lean Office)

شرکت تویوتا، پیشروی تفکر ناب (Lean) در جهان، امروزه به عنوان یکی از بزرگترین خودروسازان جهان از نظر فروش محصول تبدیل شده است. نتیجه تفکر ناب (Lean) در شرکت تویوتا با موفقیت آن شرکت همراه بوده که باعث گردید از رقیب‌های قدرتمند و قدیمی خود پیشی گیرد. یکی از مشاوران سابق تویوتا اظهار داشت که به نظر می‌رسد اکثر تولیدکنندگان روی دستیابی به بهره‌وری 35 تا 40 درصدی در طول سه تا پنج سال به عنوان معیاری برای موفقیت در تلاش‌های ناب فعلی خود متمرکز هستند. او ادامه می‌دهد که تولیدکنندگان باید در واقع روی بهبود 400 درصدی بهره‌وری در طی 10 سال تمرکز کنند تا به مسیر ناب شدن برسند.

اما چرا چنین اختلاف زیادی در اندازه گیری موفقیت وجود دارد؟

امروزه، حتی 28 سال پس از ابداع مفهوم تولید ناب، بسیاری از شرکت‌ها هم‌چنان بر این باورند که Lean سیستمی است که فقط در مناطق تولید قابل پیاده‌سازی است. با این حال، فرصت‌های بزرگی برای افزایش بهره‌وری با استفاده از ناب در هر دو حوزه تولیدی و ساخت وجود دارد. هر بار که نقشه‌برداری جریان ارزش (VSM) روی یک فرآیند اجرا انجام می‌شود، به این موضوع پی برده می‌شود که بیشتر تنگناها و فرصت‌ها برای کاهش زمان اجرا، از تصمیم‌های گرفته شده از حوزه‌های اداری و مدیریتی مانند ساخت، مناقضه، بازاریابی، طراحی، حسابداری و منابع انسانی ناشی می‌شود.
این مقاله حول 6 مفهوم بزرگ طراحی شده است که کمک می‌کند تا یک دفتر ناب (Lean Office) پیاده سازی شود.

1. بهبود مستمر رهبری بر اساس نیازهای واقعی کارفرما

برخلاف آنچه بسیاری از مردم فکر می‌کنند، بخش های دفتر مرکزی (و سایر بخش‌ها) تأثیر زیادی بر سیستم اجرایی یک شرکت دارند. طبق تجربه، اکثر اوقات آن بخش‌ها کاملاً از سیستم اجرا و نیازهای کارفرما جدا هستند. در اصل، مفهوم کشش (Pull)، مفهومی نیست که فقط در مناطق ساخت و اجرا به‌کارگرفته شود، بلکه باید در مناقصه، خرید، نیروی انسانی، طراحی و... نیز مورد استفاده قرار گیرد. زمانی که سعی بر این است که فرآیندها را بهینه نماییم، باید سیستم را از سطح کلان نگریست. نگاه کلان به سیستم نیز به معنای سرمایه گذاری بر روی نیازهای واقعی کارفرما است. اما کارفرما کیست؟ کارفرمایان به دو بخش داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند. کارفرمایان داخلی افرادی هستند که در بخش‌های مختلف سازمان کار می‌کنند. کارفرمایان خارجی، کاربران نهایی خارج از سازمان هستند. بهبود زمانی مفید است که چیزی را که کارفرمایان برای آن ارزش قائل هستند بهبود دهیم. 

2. کاهش دادن مراحل غیرضروری

در پروژه‌ها باید یک نقشه جریان ارزش (VSM) ترسیم شود و مناطق اجرایی با مناطق غیراجرایی متصل شوند. در واقع باید به افراد سازمان آموزش داده‌شود که بین فعالیت‌های ارزش افزوده، فعالیت‌های ضروری بدون ارزش افزوده و اتلافات خالص تمایز قائل شوند. فرآیندها استاندارد شده و حتی فرآیندهای خلاقانه را ساماندهی نمود. برخی از کارشناسان می‌گویند که حدود 80 تا 90 درصد از یک فرآیند ظاهراً خلاقانه از فرآیندهای تکراری یا مراحل روش شناختی تشکیل شده است.

3. اجرای 5S & Housekeeping

بدون داشتن یک محیط اداری که به خوبی سازماندهی شده باشد، اجرای هر برنامه‌ی بهبود مستمر ناب بسیار دشوار خواهد بود. راه‌حل‌های تصویر زیر ابزارهای ساده و سنتی ناب را نشان می‌دهد که نیاز به سرمایه‌گذاری زیادی ندارند. سیستم کانبان مدیریت شده با کد رنگی برای نگهداری لوازم اداری را در شکل 1 مشاهده می‌کنید.

شکل 2. سیستم کانبان برای نگهداری لوازم اداری

4. استفاده از مدیریت بصری برای کنترل گردش کار

از اصول مدیریت بصری باید برای نمایان شدن کار در حال انجام (به عنوان مثال، وضعیت سفارشات، پروژه‌ها، گزارش‌ها و...) استفاده شود. یک سیستم ارتباط بصری تضمین می‌کند که استانداردها وجود دارند تا کار طبق برنامه تکمیل شود. مدیریت بصری باید در مناطق اداری و همچنین در مناطق ساخت اجرا شود.

5. استفاده از ابزارهای دیجیتال

در مرحله اول، توصیه می‌شود از راه‌حل‌ها و ابزارهای سنتی دست‌ساز ناب مانند کارت‌های رنگی، برگه‌های یادداشت‌ و تابلوها برای استاندارد کردن فرآیند استفاده شود (شکل 2). هنگامی که فرآیند استاندارد گردید، باید از ابزارهای دیجیتال از جمله برنامه‌ها، صفحه نمایش لمسی و ابزارهای رایانش ابری استفاده شود. توصیه این است که با نسخه‌های کمتر پیچیده یا رایگان برنامه‌ها و نرم افزارها شروع شود. پس از تسلط بر قوانین و روال‌ها، در صورت نیاز، ابزارهای قدرتمندتر، گران‌تر یا پیچیده‌تر جستجو شود. اصل هشتم Toyota way: 

«فقط از فناوری قابل اعتماد و کاملاً آزمایش شده استفاده شود که به افراد و فرآیندهای شما خدمت می کند.» 

اصلی که هنوز توسط بسیاری از شرکت‌ها به خوبی درک نشده است.
شکل 2. نمونه ای از پیاده سازی ابزارهای دیجیتال برای مدیریت پروژه ناب

6. هم مکانی

در نهایت، باید از هم‌مکانی، یک استراتژی ناب Integrated project delivery (IPD) برای کار، استفاده شود. از هم‌مکانی برای بهبود بهره‌وری تیم استفاده شود و تصمیم‌گیری چابک‌تر شود.

در حالی که در این مقاله، هدف برجسته کردن اهمیت پیاده‌سازی دفتر ناب در صنعت ساخت بود، در مقاله‌های بعدی نمونه‌های بیشتری از دفتر ناب و فناوری‌های جدید ارائه خواهد شد که به شما در پیاده‌سازی Lean در حوزه‌های مدیریتی کمک می‌کند.

---

[1] Juan Felipe Pons. 2017. 6 Tips On How To Implement A Lean Office in the AEC Industry.