سیستم حسابداری پروژه

سیستم حسابداری پروژه
سیستم حسابداری پروژه

یکی از اصولی که برای مدیریت صحیح پروژه ها باید مد نظر قرار گیرد، مدیریت مالی و حسابداری در پروژه ها است. مدیریت مالی و حسابداری در پروژه ها بر اساس اهداف مدیریت و اصول تحویل پروژه تعیین می شود. گزارشات مالی و تجزیه و تحلیل مناسب به طوری که منطبق با فعالیت های انجام شده در پروژه باشد، کمک بسزایی در تصمیم گیری و مدیریت مناسب پروژه ها مینماید. باید توجه داشت که ساختار مدیریت مالی و حسابداری در پروژه ها و سازمان های پروژه محور نسبت به ساختار مدیریت مالی و حسابداری در سازمانهای فعال در صنایع تولیدی و خدماتی متفاوت بوده و سازمانهای پروژه محور، بخصوص در صنعت ساخت نیاز به ایجاد سیستم استاندارد حسابداری پروژه و مدیریت مالی منطبق بر فعالیت خود دارند. در صورت عدم رعایت این موضوع، شرکت ها و سازمان های پروژه محور با مشکلات مالی زیادی روبرو بوده و عملا مدیریت مالی، مدیریت هزینه و مدیریت حسابداری در این سازمانها نمیتوانند گزارشات صحیح و در لحظه ای را برای کنترل و بهبود شرایط در اختیار مدیران قرار دهند. به طور کلی و بر اساس مطالعات انجام شده، بیش از 60 درصد سازمان های پروژه محور که در صنعت ساخت فعالیت می کنند، تنها به دلیل مشکلات مالی با شکست روبرو می شوند. این بررسی نشان دهنده عدم توجه به وجود سیستم مالی و حسابداری مناسب و اصولی در شرکت و سازمان های پروژه محور، متناسب با پروژه ها می باشد. از این رو به جهت کاهش عوامل شکست این سازمان ها، مدیریت صحیح مالی و حسابداری به همراه کنترل هزینه ها از اهمیت بالایی برخوردار بوده و باید از یک سیستم یکپارچه تبعیت نماید. 

سیستم استاندارد حسابداری پروژه

در کشورمان بسیار شنیده می شود که سرفصل های حسابداری با سرفصل های پروژه همخوانی نداشته و به همین دلیل مدیریت حسابداری و هزینه در پروژه ها در ایران با مشکلاتی روبرو است. متاسفانه اغلب شرکت ها بر اساس ساختاری تجربی اقدام به طراحی این سیستم در کشورمان می نماید. اما باید توجه داشت که این سیستم یک سیستم استاندارد مشخصی دارد که کمتر دیده شده در کشورمان مورد استفاده قرار بگیرد. به طور کلی ساختار استانداردی که بخصوص برای سازمانهای فعال در صنعت ساخت وجود دارد، بسیار قابل اطمینان بوده و در صورت مطابقت سازی با شرایط داخلی میتوانند ساختار یکپارچه ای را ایجاد نماید.

اجزا سیستم حسابداری پروژه به طور کلی به موارد زیر تقسیم بندی می شوند:
1-دفتر کل (General ledger)
2-دفتر کل هزینه پروژه (Job cost ledger)
3-دفتر کل ماشین آلات (Equipment ledger)
در ادامه به معرفی هر یک از موارد فوق، به صورت مختصر می پردازیم.

1- دفتر کل (General ledger)

ساختار دفتر کل در شرکت ها و سازمان های پروژه محور تقریبا همان دفتر کل در شرکت ها و سازمان های غیر پروژه محور بوده و تفاوت چندانی نمی کند. البته باید اشاره نمود که موارد درج شده در این دفتر، به دلیل تفاوتهای موجود در پروژه ها دارای تفاوتهایی است. شکل (1) نمونه ای از این دفتر را برای یک شرکت پروژه محور فعال در صنعت ساخت نشان میدهد.

شکل1. دفتر کل (General ledger)

با توجه به شکل (1) مواردی از جمله: دارایی جاری، دارایی ثابت، بدهی های جاری، بدهی های بلند مدت و حقوق صاحبان سهام در دفتر کل ثبت می شوند که از کد 100 شروع شده و به کد 499 ختم می شوند. مواردی که ذکر شد برای تهیه ترازنامه شرکت (Balance Sheet) مورد استفاده قرار می گیرند. همچنین موارد 500 الی 950 معمولا به جهت تهیه صورت سود و زیان یا صورت درآمد (Income Statement) مورد استفاده قرار می گیرد که از حساب های ترازنامه جدا شده و جداگانه محاسبه می شوند. 

2- دفتر کل هزینه پروژه (Job cost ledger)

دفتر کل هزینه پروژه که مختص سیستم های حسابداری پروژه محور می باشد، برای ثبت هزینه های هر پروژه تعریف شده است. هدف از انجام این کار مدیریت، نظارت و کنترل هزینه های هر پروژه به صورت جداگانه و کنترلی بوده که بدون این دفتر، تهیه بسیاری از گزارشات هزینه و البته کنترل هزینه کاری بسیار دشوار است. این دفتر توسط تیم پروژه تهیه، تدوین، تکمیل و مدیریت شده و اطلاعات این دفتر بعدها به یک Historical Data تبدیل میشود. البته این دفتر میتواند شامل برآوردها، درآمدها، واریانسها، هزینه های متعهد شده و بسیاری از موارد دیگر بوده، تا کار کنترل هزینه را برای تیم پروژه تسهیل نماید. هزینه های هر پروژه که در دفتر کل هزینه پروژه ثبت می شوند، در انتها داخل اطلاعات تاریخی شرکت بایگانی می شوند (Historical Data)، تا برای پروژه های آتی نیز مورد استفاده قرار گرفته و امکان استفاده برای برآورد هزینه مورد نیاز و قیمت دهی مناسبتر برای مناقصات در پروژه های مشابه آتی را فراهم آورد (شکل (2) نمونه ای از ساختار این دفتر کل هزینه های پروژه را نشان میدهد).

شکل2. دفتر کل هزینه پروژه (Job cost ledger)

اگرچه هزینه های تمامی پروژه ها‌ی شرکت در دفتر کل ثبت می شوند، اما قابلیت ثبت جزئیات در آن وجود ندارد. از این رو برای ثبت جزئیات هزینه های پروژه، از دفتر کل هزینه پروژه استفاده می گردد تا امکان رهگیری هزینه ها در ساختار شکست تعیین شده وجود داشته باشد. اغلب سیستم های حسابداری شرکتی اجازه می دهند این هزینه ها تا 4 سطح ریز شوند که به شرح زیر است:
الف- پروژه
ب- فاز یا محدوده
ج- کد هزینه
د- نوع هزینه

3- دفتر کل ماشین آلات (Equipment ledger)

دفتر کل ماشین آلات نیز مختص سیستم حسابداری شرکت ها و سازمان های پروژه محور است. مدیریت ماشین آلات از آن جهت اهمیت فراوانی دارد که بسیاری از شرکت ها در صنعت ساخت، سرمایه گذاری های فراوانی در زمینه ماشین آلات نموده و بعضا عدم توجه به هزینه آنها میتواند منجر به ورشکستگی این سازمانها شود. در بسیاری از شرکت ها به دلیل فعالیت همزمان بر روی چندین پروژه و استفاده همزمان از ماشین آلات، امکان اختصاص ماشین آلات و هزینه آن به پروژه ای خاص عملا وجود نداشته و به همین دلیل دفتر کل ماشین آلات، مدیریت هزینه های ماشین آلات در این شرکت ها را سهولت میبخشد. برای آن که شرکت های فعال در پروژه های ساخت اطمینان حاصل کنند که سرمایه گذاری آن ها بر روی ماشین آلات سود آور است، باید این سیستم بر روی سیستم حسابداری شرکت اعمال شود. در شکل (3) نمونه ای از دفتر کل ماشین آلات نشان داده شده است.

  

شکل3. دفتر کل ماشین آلات (Equipment ledger)


جایگاه سیستم استاندارد حسابداری پروژه در موسسه ACEMI

در نقشه راه جامع موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، دوره ای در سطح مهارت های سخت با عنوان (مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمان های پروژه محور) ارائه شده است که نه تنها ساختار حسابداری پروژه را به صورت کامل و اجرایی آموزش میدهد، بلکه یکپارچگی این ساختار را با ساختارهای برآورد هزینه، کنترل و مدیریت هزینه و مدیریت مالی و شبکه جریان نقدینگی به صورت کامل آموزش میدهد.

نظرات
هنوز نظری ثبت نشده است.
برای ثبت نظر ابتدا وارد پروفایل کاربری خود شوید.