چگونگی کنترل هزینه های پروژه یکی از چالشهایی است که همواره مورد بحث متخصصان قرار گرفته و از اهمیت زیادی در پروژه ها نیز برخوردار است. اما سوال اینجاست که ساختار برآورد، کنترل و مدیریت هزینه بر چه اساسی بنا میگردد؟ در بسیاری از موارد و به منظور کنترل هزینه پروژه، از ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure) سخن به میان میاید. موردی که در صورت عدم وجود ساختار واحد در تلفیق با ساختار حسابداری پروژه و دفتر کل (General Ledger)، با مشکلاتی مواجه خواهد شد.
حال سوال اینجاست که آیا ساختار استانداردی برای پیاده سازی ساختار مدیریت هزینه به شکل اصولی وجود دارد؟ در پاسخ به این سوال، باید اشاره نمود که اکثر شرکت ها در آمریکا از ساختاری استفاده مینمایند که هم برای متره و برآورد و هم برای حسابداری و هم برای برنامه ریزی پروژه به صورت کاملا یکپارچه مورد استفاده قرار گرفته و در نتیجه زبان یکسانی بین دپارتمان های مختلف ایجاد مینماید. در این مقاله قصد داریم به معرفی این ساختار بپردازیم.
1. ساختار دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger)
برای بررسی ساختار دفتر کل هزینه پروژه، ابتدا بهتر است مروری بر روی ساختاری حسابداری پروژه داشته باشیم. ساختاری که از سه بخش اصلی تشکیل شده است.
الف- دفتر کل هزینه (General Ledger): برای شناسایی هزینه های سازمان، تهیه صورت های مالی و مالیات بر درآمد سازمان مورد استفاده قرار میگیرد.
ب- دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger): به جهت شناسایی هزینه های هر پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
ج- دفتر کل ماشین آلات (Equipment Ledger): به جهت شناسایی هزینه های تجهیزات و ماشین آلات مورد استفاده قرار میگیرد.
همانطور که اشاره گردید، یکی از بخش های مهم در حسابداری پروژه، دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger) است. این دفتر کل، برای ثبت هزینه های هر پروژه، به تفکیک هر پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
شکل 1. ساختار طبقه بندی دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger)
به طور کلی اجزای این دفتر در چهار سطح طبقه بندی گردیده که در ادامه به بررسی مختصر هر کدام از این سطوح میپردازیم.
2. سطح پروژه (Job یا Project)
در این سطح، پروژه کدگذاری خواهد شد و به طور معمول برای کدگذاری پروژه، از تلفيق سال شروع پروژه و شماره پروژه در آن سال استفاده خواهد شد.
3. سطح فاز یا محدوده (Phase یا Area)
در این سطح، هر پروژه میتواند به فازهای مختلفی تقسیم بندی گردیده، که این امر اختیاری بوده و ممکن است در بسیاری از سازمانها مورد استفاده قرار نگیرد. تقسیم بندی این فازها میتواند بر اساس فازهای بهره برداری و یا برای تفکیک گروههای هزینه ای و موارد مختلف رخ دهد.
4. سطح کد هزینه (Cost code)
این سطح که از اهمیت بالایی برخوردار است، سطح کدینگ هزینه (Cost Code) نام دارد. برای شرح این بخش، ابتدا لازم است مقدمه ای در رابطه با نحوه متره و برآورد پروژه ها در آمریکا ارائه شود. در آمریکاT موسسه ای به نام موسسه Construction Specification Institute یا همان CSI وجود دارد که اقدام به ارائه فرمتهایی (به طور نمونه MasterFormat) به جهت یکپارچه سازی کدها مینماید. مواردی که شاید بتوان نمونه مشابه آن را فهرست بها در ایران دانست. این موسسه، همواره برای بخشهای مختلفی (Divisions) از جمله بتن، فولاد، نازک کاری، مکانیک و ... که تعداد آنها به 49 مورد میرسد، موارد دقیقی را ارائه مینماید که با ساختارهای نرم افزارهایی چون Navisworks و Synchro نیز همخوانی دارد. تفاوت اصلی MasterFormat با فهرست بها، عدم درج قیمت در آن بوده و تنها آیتم های کاری، همراه با جزئیات ارائه میگردد. حتی MasterFormat برای بالاسری پروژه (Project Overhead) که در ایران مبنای مشخصی برای آن تعریف نشده، یک بخش (division) مفصلی ارائه نموده است. پس از استخراج داده ها از نقشه ها، مسئول برآورد کننده هزینه (cost estimator)، از یک پایگاه داده (Data Base) استفاده میکند که یکی از رایجترین آنها RsMeans است. در این پایگاه داده (RsMeans)، هر پروژه ای که به اتمام میرسد، تمام هزینه های مربوط به ماشین آلات، نیروی کار، مواد و مصالح و ... با جزئیات میزان ساعت و نیروی انسانی مورد نیاز، برای انجام هر واحد از یک آیتم، به صورت جامع ثبت گردیده و این ثبت جزئیات، بر اساس هر منطقه متفاوت خواهد بود. این پایگاه داده، به قدری دارای جزئیات است که شما میتوانید برای یک لامپ ضروری که نیاز دارید با مشخصات متفاوت (دسته بندی های موجود در بازار)، هزینه آن را بر اساس پروژه های پیشین و در منطقه خاصی برآورد کنید.
سطح سوم (Cost Code) دفتر کل هزینه پروژه، عموما ساختاری است که در MasterFormat وجود دارد (ساختار UniFormat نیز ساختار دیگری است که میتواند استفاده گردد) و عموما به صورت یکپارچه برای دپارتمانهای برنامه ریزی (Scheduling)، برآورد هزینه (Estimating) و حسابداری ( Accounting) استفاده میگردد.
به طور کلی، هر Cost Code یک آیتم در هر بخش (Division) است. برای مثال، Under-slab gravel که یک آیتم از بخش بتن است را یک cost control قرار داده و همان کدی که MasterFormat ارائه کرده، برای این موضوع استفاده میشود. شرکت ها نه تنها برای متره و برآورد، بلکه برای داشتن یک ساختار واحد، از همین فرمت استاندارد برای برنامه ریزی (Scheduling) و حسابداری (Accounting) نیز استفاده میکنند. این موضوع به صورت اتوماتیک باعث میشود ساختاری واحد و زبان مشترکی بین دپارتمان های برنامه ریزی، فنی و مهندسی و حسابداری ایجاد شود که حتی باعث ایجاد زبان مشترک بین سازمانها خواهد شد. نکته مهم دیگر آن است که هر cost code میتواند چندین فعالیت داشته، اما هر فعالیت تنها یک cost code خواهد داشت.
5. سطح نوع هزینه (Cost type)
این سطح نیز از اهمیت بالایی برخوردار بوده و عموما به پنج حوزه مختلف تقسیم بندی میشود، این پنج حوزه عبارتند از:
الف- مواد و مصالح (material)
ب- تجهیزات و ماشین آلات (equipment)
پ- نیروی کار (labor)
ت- پیمانکاران جزء (subcontract)
ث- موارد دیگر (other)
مواردی که به همین شکل در صورت سود و زیان درج میشوند و اطلاعات آن به صورت مستقیم در بخش صورت سود و زیان هزینه های پروژه (construction costs) ثبت میگردد تا با برآوردهایی که در متره و برآورد صورت گرفته به صورت جداگانه مقایسه گردند و یک دیتابیس مناسب را برای شرکتها ایجاد نماید.
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، دوره ای در سطح مهارت های سخت با عنوان "مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمان های پروژه محور" ارائه شده است که نه تنها ساختار مدیریت مالی و حسابداری پروژه را به صورت کامل و اجرایی آموزش می دهد، بلکه یکپارچگی این ساختار را با ساختارهای برآورد هزینه، کنترل و مدیریت هزینه و شبکه جریان نقدینگی، بحثهای مدیریت اسناد و مدارک، آنالیز تاخیرات، مدیریت ادعا و مبانی حقوقی و قراردادی به صورت کامل آموزش داده می شود. البته مبانی هزینه ای دوره ای در سطح فرآیندی نیز دارند که در سطح مهارتهای سخت - ارشد و استراتژی به عنوان دوره مدیریت هزینه در طول چرخه حیات پروژه ارائه شده است. همچنین به جهت آشنایی با سایر دوره ها و تاریخ برگزاری آن ها می توانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
