چگونگی کنترل هزینه‌های پروژه یکی از چالش‌هایی است که همواره مورد بحث متخصصان قرار گرفته و از اهمیت زیادی در پروژه‌ها نیز برخوردار است. اما سوال اینجاست که ساختار برآورد، کنترل و مدیریت هزینه بر چه اساسی بنا می‌گردد؟ در بسیاری از موارد و به منظور کنترل هزینه پروژه، از ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure) سخن به میان میاید. موردی که در صورت عدم وجود ساختار واحد در تلفیق با ساختار حسابداری پروژه و دفتر کل (General Ledger)، با مشکلاتی مواجه خواهد شد.
حال سوال اینجاست که آیا ساختار استانداردی برای پیاده‌سازی ساختار مدیریت هزینه به شکل اصولی وجود دارد؟ در پاسخ به این سوال، باید اشاره نمود که اکثر شرکت ها در آمریکا از ساختاری استفاده مینمایند که هم برای متره و برآورد و هم برای حسابداری و هم برای برنامه‌ریزی پروژه به صورت کاملا یکپارچه مورد استفاده قرار گرفته و در نتیجه زبان یکسانی بین دپارتمان‌های مختلف ایجاد می‌نماید. در این مقاله قصد داریم به معرفی این ساختار بپردازیم.
1. ساختار دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger)
برای بررسی ساختار دفتر کل هزینه پروژه، ابتدا بهتر است مروری بر روی ساختاری حسابداری پروژه داشته باشیم. ساختاری که از سه بخش اصلی تشکیل شده است.
الف- دفتر کل هزینه (General Ledger): برای شناسایی هزینه‌های سازمان، تهیه صورت‌های مالی و مالیات بر درآمد سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ب- دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger): به جهت شناسایی هزینه‌های هر پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ج- دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger): به جهت شناسایی هزینه‌های تجهیزات و ماشین‌آلات مورد استفاده قرار می‌گیرد.
همانطور که اشاره گردید، یکی از بخش‌های مهم در حسابداری پروژه، دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger) است. این دفتر کل، برای ثبت هزینه‌های هر پروژه، به تفکیک هر پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
شکل 1. ساختار طبقه بندی دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger)
به طور کلی اجزای این دفتر در چهار سطح طبقه‌بندی گردیده که در ادامه به بررسی مختصر هر کدام از این سطوح میپردازیم.
2. سطح پروژه (Job یا Project)
در این سطح، پروژه کدگذاری خواهد شد و به طور معمول برای کدگذاری پروژه، از تلفيق سال شروع پروژه و شماره پروژه در آن سال استفاده خواهد شد.
3. سطح فاز یا محدوده (Phase یا Area)
در این سطح، هر پروژه میتواند به فازهای مختلفی تقسیم‌بندی گردیده، که این امر اختیاری بوده و ممکن است در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار نگیرد. تقسیم‌بندی این فازها میتواند بر اساس فازهای بهره‌برداری و یا برای تفکیک گروه‌های هزینه‌ای و موارد مختلف رخ دهد.
4. سطح کد هزینه (Cost code)
این سطح که از اهمیت بالایی برخوردار است، سطح کدینگ هزینه (Cost Code) نام دارد. برای شرح این بخش، ابتدا لازم است مقدمه‌ای در رابطه با نحوه متره و برآورد پروژه‌ها در آمریکا ارائه شود. در آمریکا موسسه‌ای به نام موسسه Construction Specification Institute یا همان CSI وجود دارد که اقدام به ارائه فرمت‌هایی (به طور نمونه MasterFormat) به جهت یکپارچه‌سازی کدها می‌نماید. مواردی که شاید بتوان نمونه مشابه آن را فهرست بها در ایران دانست. این موسسه، همواره برای بخش‌های مختلفی (Divisions) از جمله بتن، فولاد، نازک کاری، مکانیک و... که تعداد آنها به 49 مورد می‌رسد، موارد دقیقی را ارائه می‌نماید که با ساختارهای نرم‌افزارهایی چون Navisworks و Synchro نیز همخوانی دارد. تفاوت اصلی MasterFormat با فهرست بها، عدم درج قیمت در آن بوده و تنها آیتم‌های کاری، همراه با جزئیات ارائه می‌گردد. حتی MasterFormat برای بالاسری پروژه (Project Overhead) که در ایران مبنای مشخصی برای آن تعریف نشده، یک بخش (division) مفصلی ارائه نموده است. پس از استخراج داده‌ها از نقشه‌ها، مسئول برآوردکننده هزینه (cost estimator)، از یک پایگاه داده (Data Base) استفاده می‌کند که یکی از رایج‌ترین آنها RsMeans است. در این پایگاه داده (RsMeans)، هر پروژه‌ای که به اتمام می‌رسد، تمام هزینه‌های مربوط به ماشین‌آلات، نیروی کار، مواد و مصالح و... با جزئیات میزان ساعت و نیروی انسانی مورد نیاز، برای انجام هر واحد از یک آیتم، به صورت جامع ثبت گردیده و این ثبت جزئیات، بر اساس هر منطقه متفاوت خواهد بود. این پایگاه داده، به قدری دارای جزئیات است که شما می‌توانید برای یک لامپ ضروری که نیاز دارید با مشخصات متفاوت (دسته‌بندی‌های موجود در بازار)، هزینه آن را بر اساس پروژه‌های پیشین و در منطقه خاصی برآورد کنید.
سطح سوم (Cost Code) دفتر کل هزینه پروژه، عموما ساختاری است که در MasterFormat وجود دارد (ساختار UniFormat نیز ساختار دیگری است که میتواند استفاده گردد) و عموما به‌صورت یکپارچه برای دپارتمان‌های برنامه‌ریزی (Scheduling)، برآورد هزینه (Estimating) و حسابداری ( Accounting) استفاده می‌گردد.
به طور کلی، هر Cost Code یک آیتم در هر بخش (Division) است. برای مثال، Under-slab gravel که یک آیتم از بخش بتن است را یک cost control قرار داده و همان کدی که MasterFormat ارائه کرده، برای این موضوع استفاده میشود. شرکت‌ها نه تنها برای متره و برآورد، بلکه برای داشتن یک ساختار واحد، از همین فرمت استاندارد برای برنامه‌ریزی (Scheduling) و حسابداری (Accounting) نیز استفاده می‌کنند. این موضوع به صورت اتوماتیک باعث میشود ساختاری واحد و زبان مشترکی بین دپارتمان‌های برنامه‌ریزی، فنی و مهندسی و حسابداری ایجاد شود که حتی باعث ایجاد زبان مشترک بین سازمان‌ها خواهد شد. نکته مهم دیگر آن است که هر cost code میتواند چندین فعالیت داشته، اما هر فعالیت تنها یک cost code خواهد داشت.
5. سطح نوع هزینه (Cost type)
این سطح نیز از اهمیت بالایی برخوردار بوده و عموما به پنج حوزه مختلف تقسیم‌بندی میشود، این پنج حوزه عبارتند از:
الف- مواد و مصالح (material)
ب- تجهیزات و ماشین‌آلات (equipment)
پ- نیروی کار (labor)
ت- پیمانکاران جزء (subcontract)
ث- موارد دیگر (other)
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، دوره‌ای در سطح مهارت‌های سخت با عنوان "مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمان های پروژه محور" ارائه شده است که نه تنها ساختار مدیریت مالی و حسابداری پروژه را به صورت کامل و اجرایی آموزش می‌دهد، بلکه یکپارچگی این ساختار را با ساختارهای برآورد هزینه، کنترل و مدیریت هزینه و شبکه جریان نقدینگی، بحث‌های مدیریت اسناد و مدارک، آنالیز تاخیرات، مدیریت ادعا و مبانی حقوقی و قراردادی به صورت کامل آموزش داده میشود. البته مبانی هزینه‌ای دوره‌ای در سطح فرایندی نیز دارند که در سطح مهارت‌های سخت - ارشد و استراتژی به عنوان دوره مدیریت هزینه در طول چرخه حیات پروژه ارائه شده است. همچنین به جهت آشنایی با سایر دوره‌ها و تاریخ برگزاری آنها می‌توانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
