راهنمای حسابداری برای شرکت‌های پیمانکاری

دو بعد زمان و هزینه از ارکان اصلی، بخصوص در پروژه‌های ساخت هستند و این دو مورد از شاخص‌های اصلی موفقیت و شکست پروژه‌های ساخت به حساب می‌آیند. بر اساس مطالعات انجام شده، بیشترین عامل ورشکستگی سازمان‌های پیمانکاری، مسائل مالی تلقی می‌گردند. از این‌رو  صاحبان کسب‌و‎‌کار باید توجه ویژه‌ای به مباحث مدیریت مالی و حسابداری داشته باشند. 

حسابداری درست و اصولی به صاحبان کسب‌وکار اطلاعاتی می‌دهد تا بتوانند بدون توجه به حوزه کسب‌وکارشان برای سازمانشان بهترین تصمیم را بگیرند. صنعت ساخت نیز از این قاعده مستثنی نیست. راه‌اندازی یک کسب‌و‌کار موفق در صنعت ساخت نیازمند رویه‌های اصولی حسابداری منطبق با همین صنعت است. بخش حسابداری صنعت ساخت بر خلاف بقیه صنایع، ساختار سازمانی مشخصی دارد که بدون توجه به آن قادر به پایه‌ریزی سیستم اصولی نخواهیم بود. اگر پایه‌ریزی سیستم حسابداری نیز درست نباشد، مدیریت امور مالی نیز امکان‌پذیر نیست، به خصوص اگر پیمانکاران نتوانند گزارش‌های مالی خوبی ارائه دهند. علاوه بر این، صاحبان کسب‌و‌کار در صنعت ساخت در مقایسه با صاحبان سایر شرکت‌ها در صنایع دیگر با مشکلات بیشتری در ارتباط با تورم، تحریم، تاخیر در پرداخت‌های کارفرما و عدم شفایفیت‌های مالی و... روبرو هستند.

از این‌رو، در این مقاله قصد داریم به ارائه‌ی یک راهنما برای حسابداری شرکت‌های پیمانکاری بپردازیم. 

1. تفاوت‌های حسابداری کسب‌و‌کار در صنعت ساخت با صنایع دیگر 

ماهیت کار، قیمت‌گذاری پروژه‌های تکی، تغییر هزینه‌های عملیاتی و سایر عوامل، حسابداری در صنعت ساخت را پیچیده‌تر از شرکت‌های دیگر صنایع کرده است. شرکت‌های پیمانکاری باید بتوانند:
- حقوق و دستمزد را مدیریت کنند؛
- در مناقصه پروژه‌ها پیشنهاد خود را به شکل مناسبی ارائه دهند؛
- هزینه‌ها را به صورت آنی پیگیری و گزارش کنند؛
- طیف وسیعی از وظایف حسابداری را انجام دهند.
شرکت‌های پیمانکاری به دلیل مشغله‌های کاری متنوع و نداشتن دانش تخصصی دچار مشکلات بسیاری می‌شوند که شرکت‌های این صنعت را از شرکت‌های دیگر صنایع متمایز می‌کند. در ادامه به وجه تمایزهای اصلی انواع حسابداری، بین صنعت ساخت و دیگر صنایع پرداخته شده است.

الف- پروژه‌محور بودن

در حالی‌که پیمانکاران وظایف متعددی دارند و به طور هم‌زمان درگیر مدیریت چندین پروژه هستند، ممکن است لازم باشد که مبلغی را به عنوان پیش پرداخت، بپردازند. صورت‌وضعیت پروژه‌ها همیشه بلافاصله پس از اتمام کار، پرداخت نمی‌شوند. گاهی اوقات این احتمال نیز وجود دارد که صورت‌وضعیت‌ها به طور کامل پرداخت نشوند یا حتی ماه‌ها طول بکشد تا کل صورت‌وضعیت تسویه شود. این عوامل ممکن است شرایطی ایجاب کند که شرکت‌های پیمانکاری حساب‌های سود و زیان مجزایی برای هر کار ارائه دهند.

ب- فروش

برخلاف شرکت‌های پیمانکاری که طیف گسترده‌ای از خدمات را ارائه می‌کنند، کسب‌وکارهای رایج معمولاً چند نوع متمایز از کالاها یا خدمات را ارائه می‌دهند. اما موضوع در صنعت ساخت و پروژه‌های آن به دلیل تنوع فعالیت‌ها، اقلام کاری و نوع پروژه‌ها که حتی ممکن است برای اولین‌بار اجرا می‌شوند بسیار پیچیده باشد. به همین دلیل، پیگیری هزینه‌ها و تعیین دقیق سود از هر دسته اقلام یا پروژه ممکن است بسیار چالش برانگیز باشد.

پ- هزینه‌های بالاسری متغیر

هزینه‌های بالاسری شامل هزینه‌های ثابت، متغیر یا نیمه متغیر است که مستقیماً با محصول یا خدمات یک شرکت درگیر نیست. نمونه‌هایی از هزینه بالاسری شامل اجاره، هزینه‌های اداری یا حقوق کارمندان است. هزینه‌های بالاسری را می‌توان در صورت سود و زیان یک شرکت یافت، جایی که از درآمد آن کم می‌شود تا به رقم درآمد خالص برسد. هزینه‌های بالاسری اغلب برای شرکت‌های پیمانکاری نیز تغییر می‌کند. قیمت مصالح، پیمانکاران جزء، تجهیزات، مسافرت، بیمه و موارد دیگر باید در حسابداری ساخت در نظر گرفته شوند و این امکان وجود دارد که هزینه‌های بالاسری به حجم کار پروژه نیز وابسته باشد و از این‌رو محاسبه این هزینه‌ها را با چالش‌های فراوانی مواجه کند.

ت- هزینه‌ی تمام‌شده

هزینه‌های مستقیم هزینه‌هایی هستند که مستقیماً به تولید کالا یا ارائه خدمات می‌پردازند، در حالی که هزینه‌های غیرمستقیم هزینه‌های عمومی کسب‌وکار هستند که برای ادامه کسب‌و‌کار لازم‌اند. برخلاف اکثر شرکت‌ها که فقط هزینه‌های کالاهایی که می فروشند را  پیگیری می‌کنند، صنعت ساخت به این صورت است که هر کاری دارای هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم است که می توان آن‌ها را در حوزه‌های مختلفی دسته‌بندی کرد. پیمانکاران باید یک سیستم قابل اعتماد برای پیگیری درآمدها و هزینه‌های خود و تطبیق هر کار با هزینه‌ها داشته باشند. این موضوع نیازمند تعریف صحیحی از این هزینه‌ها همراه با تخصیص مناسب آن‌ها به هر کدام از اقلام است که در بسیاری از مواقع به صورت اشتباه صورت می‌گیرد و گزارش‌های هر پروژه را همراه با هزینه‌ی تمام‌شده دچار خطا می‌کند. 

ث- توافقات بلندمدت

شرکت‌های پیمانکاری ممکن است بر قراردادهای کوتاه‌مدت و بلندمدت با تاریخ‌هایمشخص نظارت کنند. در نتیجه ممکن است هر ماه توانایی پرداخت حقوق کارکنان خود را در یک زمان مشخص نداشته باشند. این قضیه نیاز به یک سیستم حسابداری منعطف و در عین حال ساختاریافته را پر رنگ می‌کند تا جریان نقدینگی را مدیریت کرده و حساب‌ها را منظم نگه دارد. این موضوع بدان معنی است که تجزیه‌و‌تحلیل صورت‌های مالی باید بر اساس این صنعت و به صورت منظم صورت گیرد تا شرکت پیمانکاری بتواند سیاست‌گذاری مناسبی را در زمینه توسعه و حضور در پروژه‌های آتی انجام دهد. 

2. سه اشتباه رایج حسابداری در صنعت ساخت

حسابداری یکی از مهم‌ترین اجزای مدیریت و اداره در هر شرکتی است. برای اطمینان از سودآوری سازمان‌هایی که دارای بخش‌های متعدد هستند، کارکنان حسابداری باید ورود و خروج دارایی‌ها را به طور دقیق مستند کنند. با این حال، اشتباهات حسابداری در یک شرکت پیمانکاری ممکن است عواقب جدی داشته باشد. سه خطای رایج حسابداری در صنعت ساخت که صاحبان کسب‌وکار باید از آن آگاه باشند، عبارت‌اند از:
- عدم سازماندهی
- دست بالا یا دست کم گرفتن برآورد هزینه‌ها و زمان
- رویه‌های حسابداری به‌روز نشده
هنگامی که خطا ناشی از دست کم گرفتن هزینه‌های پروژه، انباشت نادرست هزینه‌های واقعی یا حذف ناخواسته اصلاحات اتفاق می‌افتد، یک عامل مهم به نام دستور تغییر وجود دارد. عدم مدیریت مناسب دستورات تغییرات و هزینه‌های ناشی از آن در بسیاری از مواقع باعث وارد کردن ضررهای زیاد به پیمانکار می‌شود. روش درصد پیشرفت کار معمولاً توسط پیمانکاران برای تطبیق درآمد استفاده می‌شود تا بتوانند به کمک آن هزینه‌های تعهدشده و تعهدنشده را به شکل مناسبی مدیریت کنند. این روش بر اساس سود پیش‌بینی‌شده از یک قرارداد و میزان پیشرفت پروژه است که حسابدار وظیفه دارد سود و زیان انجام پروژه را به ‌صورت مرحله‌ای و با پیشرفت کار در هر مرحله محاسبه کند. در این روش سود ناخالص نهایی بر اساس پیش‌بینی هزینه‌‌‌هایی که پروژه در ادامه خواهد داشت، محاسبه‌ می‌گردد.

3. پنج راه برای جلوگیری از اشتباهات و مدیریت بهتر امور مالی در شرکت‌های پیمانکاری

الف- ایجاد برنامه زمان‌بندی برای پرداخت‌ها

اگر پرداخت‌های کارفرما، مدیریت و توافقات به شکل مناسبی صورت گیرد، امور مالی به خوبی انجام خواهد شد. استفاده از یک‎ سیستم حسابداری جامع برای مدیریت تمام هزینه‌ها باعث می‌شود تا از سلامت مالی کسب‌وکار اطمینان حاصل ‎شود. سوابق اساسی فروش و صورت‌حساب‌های منظم، مدیریت حساب‌ها را ساده‌تر کرده و به پیگیری درآمد ماهانه ‎کمک می‌کند. علاوه بر این، نرم‌افزار حسابداری یکپارچه برای مدیریت کسب‌وکارهای فعال در صنعت ساخت می‌تواند به شکل مناسبی استفاده شود.

‎‎ب- پیش‌پرداخت‌ها

باید از تامین مالی هر پروژه با سرمایه شرکت خودداری شود. تنظیم یک قرارداد با وجود گواهی پرداخت یا دریافت پیش‌پرداخت‌های مناسب باعث می‌شوند تا ریسک مالی موجود در مراحل اولیه از پیمانکار به کارفرما منتقل شود. این نوع قرارداد یا پرداخت از پیمانکار در برابر ریسک‌های اقتصادی خطرناک محافظت می‌کند. با پیش پرداخت‌ها، می‌توان کار را به طور سیستماتیک و موثرتر سازماندهی کرد.

پ- مدیریت مصالح

دو استراتژی برای کاهش قیمت‌های بالا وجود دارد:
- اطمینان از مدیریت درست مصالح
- کنترل موثر و کارآمد استفاده از مصالح
استفاده از ابزارهایی که در دسترس بودن و استفاده از مصالح را در پروژه‌های متعدد ردیابی می‌کند، می‌تواند مدیریت این کالاها را آسان‌تر کند. با استفاده از بهترین سیستم موجودی، پیمانکاران می‌توانند به طور موثر جریان خروجی مصالح مورد نیاز برای اجرای پروژه را اجرا کنند.
کسب‌و‌کارها می‌توانند به طور موثری استفاده از مصالح را با یک سیستم موجودی کنترل کنند. این مزیت می‌تواند شرکت‌ها را از هدر دادن سرمایه برای خرید اضافی یا بی‌مورد مواد اولیه باز دارد. هدررفت هزینه در بخش مصالح یکی از بزرگ‌ترین عوامل ورشکستگی پیمانکاران است که باید به شکل موثری مدیریت شود.

ت- زمان تحویل

هر پروژه برای اجرا، به تجهیزات و مصالح نیاز دارد و این منابع موردنیاز باید به موقع به کارگاه پروژه برسند تا پیمانکار، وظایف خود را به خوبی انجام دهد. این کار باعث می‌شود که پیمانکار بتواند پروژه را با چالش کمتری به پایان برساند و از خسارت تاخیر نیز در امان باشد. همچنین علاوه بر این، از آنجایی که هر پروژه به هزینه و زمان بیشتری برای تکمیل نیاز دارد، می‌تواند یک روش کار سریع و موثر برای کاهش هزینه‌های بیش‌ازحد احتمالی باشد. هر چه زمان تحویل کوتاه‌تر باشد، هزینه‌های انبار و سایر هزینه‌های مرتبط با اجرای کار می‌تواند کاهش پیدا کند. 

ث- مدیریت نیروی کار

نظارت بر فعالیت‌های کارگران برای اطمینان از اتمام صحیح و سریع پروژه کار ساده‌ای نیست. یک مشاهده ارزشمند برای ارزیابی شرکت این است که چند کارگر برای تکمیل یک فعالیت یا چند نفر برای کار بر روی یک جزء از پروژه مورد نیاز است. مدیران می‌توانند با درک اطلاعات مربوط به فعالیت‌های کارگران، برای هر پروژه‌ای که در آینده انجام می‌شود، بودجه کافی ایجاد کنند.

4. نتیجه‌گیری

نیاز به مدیریت جریان نقدینگی، هزینه‌های شغلی، هزینه‌های بالاسری، فرآیند مناقصه و سایر عوامل می‌توانند پیمانکاران را دچار مشکلات جدی نموده و سازمانشان را به سمت ورشکستگی سوق دهد. برای این امر باید نه تنها از ابزارهای مناسب برای مدیریت یکپارچه استفاده نمود، بلکه باید ساختار اصولی و صحیحی در بخش‌های حسابداری، هزینه و مالی و منطبق با ساختار پروژه‌ها چیدمان کرد. پیمانکاران می‌توانند با ایجاد یک سیستم هوشمند مالی و حسابداری از گزارش‌های بهنگام مالی و حسابداری بهره‌مند شده و مدیریت از خسارات زیان‌بار آتی در امان بمانند زیرا اخذ تصمیم‌های مناسب وابسته به داده‌های دقیق و بهنگام دارد که تنها در صورت ایجاد یک سیستم یک‌پارچه مالی، حسابداری و هزینه میسر است. 

---

[1] A Definitive Guide on Accounting for Construction Companies. Ed Williams, Director, ProjectPro