برنامه‌ریزی پروژه چیست؟ ۵ گام برای یک فرایند ایده‌آل

در مقاله کنترل پروژه چیست به این مورد پرداختیم که قلب هر پروژه، برنامه‌ریزی پروژه است و به همه افراد درگیر اطلاع می‌دهد که کجا می‌روید و چگونه می‌خواهید به آنجا برسید. برنامه‌ریز پروژه از نزدیک با مدیر پروژه و تیمش همکاری خواهد کرد تا محدوده و ساخت پروژه در مراحل مختلف زمانی را تعریف نموده و در نتیجه یک برنامه زمان‌بندی مناسب برای پروژه ایجاد نماید. شما به عنوان یک مدیر ساخت برای تکمیل پروژه در زمان و با بودجه تعیین شده بر اساس قرارداد، باید مهارت بالایی در در برنامه‌ریزی ساخت داشته باشید. نداشتن برنامه‌ریزی برای ساخت پروژه می‌تواند منجر به اشتباهات پرهزینه در بخش‌های طراحی، اجرا و حتی ایجاد نقص‌ در نظارت شود.

اما برنامه‌ریزی ساخت دقیقاً چیست و فرایند یک برنامه‌ریزی ایده‌آل چگونه انجام می‌شود؟

به کمک برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌های ساخت به‌عنوان مثال نرم‎‌‌افزارهای Microsoft Project و Primavera P6 که در حوزه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می‌شوند و همچنین یک فرایند پنج مرحله‌ای، می‌توانید به شرکت‌های پیمانکار فعال در صنعت ساخت کمک کنید تا پروژه‌ها را به طور مداوم و در زمان مقرر و با بودجه تعیین شده، تکمیل کنند. در این مقاله، همانطور که در شکل 1 مشاهده می‌کنید، به پنج مرحله شناخته شده برای برنامه‌ریزی یک پروژه ساخت که با نیازهای یک مدیر ساخت تطبیق داده شده است، پرداخته‌ایم.
1. مفهوم و آغاز پروژه
2. برنامه‌ریزی پروژه
3. اجرای پروژه
4. نظارت بر پروژه
5. اختتام پروژه

شکل1. 5 مرحله اصلی برای برنامه‌ریزی پروژه

1. برنامه‌ریزی پروژه چیست؟

برنامه‌ریزی برای ساخت پروژه، فرایندی است که یک مدیر ساخت برای تعیین نحوه مدیریت و اجرای یک پروژه از مرحله طراحی تا اتمام پروژه از آن استفاده می‌کند. در برنامه‌ریزی پروژه، مدیر ساخت فعالیت‌ها و برنامه زمان‌بندی هر بخش از فرایند ساخت را فهرست می‌کند. این فعالیت‌ عبارتند از:
- تعریف برنامه‌ریزی برای ساخت محدوده کار
- تعیین جدول زمانی
- تخصیص منابع
- ایجاد پروتکل‌های ارتباطی
به طور خلاصه، این یک برنامه جامع است که تضمین می‌کند یک پروژه ساخت بدون مشکل اجرا شود و تمام موعدهای تحویل، محدودیت‌های بودجه و استانداردهای کیفیت را رعایت کند.

2. پنج مرحله برای برنامه‌ریزی ایده‌آل

مرحله اول: آغاز پروژه

هر پروژه ساخت، صرف نظر از مقیاس آن، باید با مطالعه امکان‌سنجی پروژه آغاز شود. به طور کلی ایجاد یک سند آغاز پروژه (PID یا Project Initiate Document)، موارد زیر را توصیف می‌کند:
- نیروی کار: تعداد افراد مورد نیاز شامل پیمانکاران اصلی و پیمانکاران جزء مانند لوله‌کش و برقکار.
- مواد و مصالح: مصالح مورد نیاز برای طراحی و نقشه‌های ساخت.
- بودجه: برآورد هزینه کل پروژه شامل نیروی کار، مصالح، تجهیزات، هزینه‌ها و مجوزها.
هدف سند پروژه این است که هم برای ذی‌نفعان و هم برای تیم‌های کاری‌تان، منابعی که برای تکمیل پروژه نیاز دارید را مشخص کند.

مرحله دوم: تدوین برنامه‌ریزی پروژه

اکنون قسمتی فرا رسیده است که با تعیین اهداف پروژه، سند آغاز پروژه را به یک برنامه ساخت دقیق‌تر تبدیل نمایید. تعریف اهداف پروژه شامل موارد زیر می‌شود:
- مشخص بودن: اهداف مشخصی را برای پروژه خود، مانند تعیین مهلت زمانی برای رخدادهای کلیدی را تعیین کنید.
- سنجش‌پذیری: در مورد نحوه رسیدن به اهداف پروژه توافق کنید. به عنوان مثال، آیا بتن‌ریزی را باید تا مهلت تعیین شده شروع کرده‌ باشید یا بتن‌ریزی باید تا تاریخ مشخصی کاملاً به اتمام رسیده شده باشد؟
- دردسترس بودن: شما باید برای چگونگی دستیابی به اهداف برنامه‌ای داشته باشید. به عنوان مثال، آیا پروژه شما به مصالح مشخصی نیاز دارد که ممکن است به مقدار مورد نیاز شما در دسترس نباشد؟ اگر چنین است، باید هماهنگی‌های لازم را برای تامین مصالح انجام دهید.
- واقع بینانه: اهداف شما باید در حد توانایی‌های شما به عنوان یک مدیر ساخت باشد. به عنوان مثال، اگر پروژه شما شامل برنامه‌هایی برای انجام کارهای الکتریکی در عرض سه ماه باشد، در حالی که هرگز آن را در کمتر از شش ماه برای پروژه ای متناسب با مقیاس مورد نظر انجام نداده اید، خود را برای شکست آماده کرده‌اید.
- به‌موقع بودن: یک چهارچوب زمانی مشخص را تعیین کنید که در آن می‌توانید به طور واقع بینانه انتظار داشته باشید که پروژه به این اهداف دست یابد.

در مرحله بعدی به اهدافی می‌پردازیم که با تغییرات جزئی در این استراتژی همراه هستند. این اهداف عبارت‌انداز:
- مشارکتی بودن: تیم پروژه را همراهی کنید. قبل از شروع پروژه، جلسه‌ای با کل تیم برگزار کنید تا آنچه را که انتظار می‌رود، مشخص کنید و از آن‌ها بخواهید که به شما در شناسایی موانع احتمالی کمک کنند.
- ایجاد محدودیت: این اهداف را هم از نظر محدوده و هم از نظر زمانی محدود کنید تا مضطرب نشوید.
- پرشور بودن: مطمئن شوید که اهداف شما باعث می‌شود تا کارمندان شما با انرژی و مسئولیت‌پذیر باشند.
- با ملاحظه بودن: اهداف بزرگ را به اهداف کوچک و وظایف قابل انجام تقسیم کنید تا نیروی‌های کار خود را تحت فشار نگذارید.
- منعطف بودن: انعطاف‌پذیر باشید زیرا هرگز نمی‌توانید پیش‌بینی کنید که در کارگاه چه اتفاقی خواهد افتاد.

مرحله سوم: اجرای برنامه‌ریزی پروژه

وقت آن است که برنامه‌ریزی خود را اجرا کنید. با ایجاد یک جدول زمانی پروژه در سطح بالا که شامل موعدهای اصلی و اقلام تحویلی کلیدی است، شروع کنید تا همه چیز را در مسیر خود نگه دارید. هنگامی که یک جدول زمانی تعیین کردید، شروع به ترسیم جزئیات هر مرحله از پروژه کنید. در مرحله بعد فراخوان برگزاری یک جلسه تیمی را برای بررسی برنامه‌ریزی پروژه و برنامه زمان‌بندی ساخت، بدهید. در صورت امکان با هر یک از تیم‌های کاری خود به صورت جداگانه صحبت کنید تا انتظاراتشان را مطرح کنند و به آنها اجازه دهید در مورد هر چیزی که آن‌ها غیرمنطقی است، سؤال بپرسند. همچنین ممکن است لازم باشد یک مدیر پروژه برای نظارت بر تیم‌های کاری‌تان تعیین کنید. اگر یک کسب‌و‌کار بسیار کوچک هستید، ممکن است تنها مدیر پروژه باشید، اما باید برنامه‌ زمان‌بندی تدوین شده‌ای داشته باشید که بدانید چه چیزی و چه زمانی را بررسی می‌کنید. 

مرحله چهارم: پیگیری پیشرفت پروژه

ضروری است که عملکرد تیم پروژه ساخت خود را به دقت پیگیری کنید و مطمئن شوید که آن‌ها پارامترهایی را که شما تنظیم کرده‌اید برآورده می‌کنند. این فرایند تضمین می‌کند که با داده‌های در اختیار خود می‌توانید بفهمید چرا شکست خورده‌اید، تا این شکست بار دیگر تکرار نشود.
- اهداف پروژه: آیا بر اساس اهداف پروژه (زمان، هزینه و کیفیت) پیش رفته‌اید؟
- عملکرد پروژه: آیا پروژه به آرامی پیش می‌رود یا با موانعی روبرو می‌شوید که انتظارش را نداشتید؟
- کیفیت: مطمئناً، تیم‌های کاری در حال رسیدن به موعدهای تحویل هستند، اما آیا کار در این مرحله به کیفیتی که شما می‌خواهید، رسیده است؟
برای اینکه از برنامه زمان‌بندی پروژه ساخت خود مطلع شوید، سوابق دقیقی را برای تحلیل درصد پیشرفت و تصمیم‌گیری در مورد اصلاحات، نگهداری کنید و الگوی مناسبی را برای نظارت بر اسناد در جهت پیگیری تمام اسناد و مدارک و اقلام تحویلی پروژه ایجاد کنید.

مرحله پنجم: اختتام و ارزیابی پروژه

فرایند برنامه‌ریزی پروژه، لزوما با اجرای پروژه به اتمام نخواهد رسید. درس‌آموخته‌ها و داده‌های جمع‌آوری‌شده از پروژه به نحوه برخورد شما با پروژه بعدی کمک می‌کند، بنابراین مهم است که کارهای اختتام پروژه را انجام دهید. این کار همچنین می‌تواند به عنوان برخی از برنامه‌ریزی‌های مرحله پیش از ساخت برای پروژه‌های بعدی شما باشد.
براساس یک برنامه‌ریزی پروژه ساخت مشخص، شما راهی برای ردیابی عملکرد و موانع دارید که می‌توانید در پروژه‌های بعدی از آن استفاده کنید و همچنین به خوبی مجهز هستید تا دفعه بعد روند برنامه‌ریزی ساخت موفق‌تری را برنامه‌ریزی کنید. شما می‌دانید که موانع کجا هستند و چه اشتباهاتی مرتکب شده‌اید که به شما اطلاع می‌دهد چگونه می‌توانید برنامه‌ریزی ساخت بعدی را برای به حداکثر رساندن موفقیت، تغییر دهید. اما این نباید فرایندی باشد که فقط در ذهن شما اتفاق می‌افتد. یک جلسه نهایی با تیم‌های کاری خود برگزار کنید تا در مورد نحوه عملکرد خود صحبت کنید. فعالیت‌هایی که در پروژه می‌توانستید بهتر به سرانجام برسانید را یادداشت بردارید. فرصت جمع آوری ایده‌های ناگهانی و ارزشمند تیم را از دست ندهید.
در زمان اختتام پروژه، بودجه پروژه انجام شده و بودجه برنامه‌ریزی شده پروژه را مقایسه کنید و سپس گزارش نهایی پروژه را تهیه کنید تا با ذی‌نفعان کلیدی به اشتراک بگذارید.

3. آغاز برنامه‌ریزی پروژه بعدی

اکنون زمان آن است که فرایند برنامه‌ریزی ساخت خود را اصلاح کنید تا پروژه بعدی را در زمان تعیین شده و مقدار بودجه مشخص خود به اتمام برسانید. انجام آن بسیار ساده‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. در اینجا چند مرحله ساده برای بهبود نحوه اجرای پروژه‌های ساخت خود آورده شده است:

الف - نرم‌افزار مدیریت پروژه و ساخت فعلی خود را ارزیابی کنید. 

آیا نرم‌افزار انتخابی ویژگی‌های ذکر شده در بالا را ارائه می‌دهد؟ اگر نه، ممکن است زمان آن رسیده باشد که به بررسی گزینه‌هایی که این کار را انجام می‌دهند، بپردازید. راه‌حل‌ها را مقایسه کنید و نظرات کاربران را بخوانید یا برای راهنمایی بیشتر، راهنمای خریداران نرم‌افزار مدیریت پروژه و ساخت را بررسی کنید.

ب - یک سند شروع پروژه ساختگی ایجاد کنید و چند سوال از خود بپرسید:

- آیا قبل از پروژه به این سطح از جزئیات پرداخته‌ام؟
- چگونه می‌تواند به من کمک کند؟
- چگونه می‌توانم این را در پروژه بعدی خود بگنجانم؟

پ - برنامه کاری فعلی خود را بررسی کنید.

از کجا می‌توانید برای انجام یک فرایند برنامه‌ریزی گسترده که همه این مراحل را در برمی‌گیرد، زمان‌بندی کنید؟ خودساخته باشید و زمانی را برای انجام آن اختصاص دهید، زیرا این کار بسیار آسان است که اجازه دهید وقتتان توسط کارهای روزمره یا شرایط اضطراری گرفته شود.

4. نتیجه‌گیری

برای موفقیت در پروژه‌های ساخت خود، برنامه‌ریزی دقیقی برای ایجاد یک برنامه زمان‌بندی لازم است که به شما امکان می‌دهد پروژه‌های خود را در زمان مقرر و با میزان بودجه تعیین شده، تحویل دهید. هم برنامه‌ زمان‌بندی و هم برنامه‌ریزی ساخت زمان زیادی را برای ایجاد و اجرا می‌طلبند، اما زمانی که در طول کار واقعی صرفه‌جویی می کنید بیشتر از زمانی است که برای ایجاد برنامه زمان‌بندی و برنامه‌ریزی خود صرف کرده‌اید.

---

[1] Shubham Gupta. What Is Construction Planning? Five Steps to the Perfect Process.