پنج روش کلیدی برای بهبود فرآیند برنامه‌ریزی به روش مسیر بحرانی (CPM)

اگرچه روش مسیر بحرانی (Critical Path Method) یکی از رایج‌ترین روش‌های برنامه‌ریزی پروژه است، اما متأسفانه این روش به شکل بهینه‌ای اجرا نشده یا به معنای دیگر به شکلی ناقص پیاده می‌شود. شاید جالب باشد که پیاده‌سازی ناقص اکثر مواقع در جایی رخ می‌دهد که متخصصان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بسیار خوبی وجود دارند و حتی نرم‌افزارهای این حوزه از قدرت بالایی برخوردار هستند. اما متأسفانه این صنعت اغلب فرایند زمان‌بندی را به شکلی موفقیت‌آمیز اجرا نکرده است. برخی از داده‌ها حتی نشان می‌دهند که خود روش مسیر بحرانی می‌تواند سهم زیادی در ماهیت دعاوی داشته باشد. این موضوع به نوبه خود باعث ایجاد شکاف بیشتر و کاهش اعتماد در فرایند اجرا شده است. اگرچه به نظر می‌رسد تمرکز بر روی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه افزایش‌یافته است، اما تنها درصد کمی از افراد، زمان‌بندی و کنترل پروژه اصولی بر اساس روش مسیر بحرانی را درک می‌کنند.
در واقع، دلیل ناکارآمدی این ساختار در برخی از پروژه‌ها به‌این‌علت است که:

بسیاری از مدیران و کارشناسان پروژه، تصور می‌کنند که برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را بر اساس روش مسیر بحرانی به‌اندازه کافی درک می‌کنند، اما در بیشتر موارد، این باور غلط است و تسلط کافی به این روش وجود ندارد.

در نتیجه، برنامه‌ زمان‌بندی به سیستمی برای گزارش‌دهی تبدیل می‌شود و دیگر یک ابزار مدیریتی کارآمد نخواهد بود. 

 اما سؤال اینجاست که آیا راهکاری برای بهبود این موضوع وجود دارد؟

در این قسمت پنج اقدامی که سازمان‌ها می‌توانند برای توانمندسازی اعضای تیم خود انجام دهند تا فرایند زمان‌بندی به روش مسیر بحرانی را بهتر درک کنند، بررسی خواهیم کرد. اولویت‌بندی این موارد در پروژه‌ها با مدیران و سرپرستان پروژه است؛ زیرا هرچه شناخت بیشتری در پروژه در این سطح وجود داشته باشد، احتمال‌پذیرش این موارد نیز بالاتر می‌رود. در ادامه به این پنج روش خواهیم پرداخت. 

1. آموزش اصول زمان‌بندی به روش مسیربحرانی (CPM) بر اساس استانداردها

در پروژه‌های صنعت ساخت، سایر عوامل درگیر در پروژه معمولاً تصورشان از برنامه زمانی، توالی فعالیت‌هایی است که باید در زمانی خاص انجام شود. البته، آن‌ها فعالیت‌هایی که از اهمیت بالایی برخوردار هستند نیز اغلب می‌شناسند و برای آن‌ها این بدان معناست که این فعالیت‌ها در اولویت هستند. اما آیا آن‌ها جنبه‌های مختلف از فرایند مسیر بحرانی را درک کرده‌اند؟ مواردی از جمله:
- نحوه محاسبه فعالیت‌های مسیر بحرانی و ارتباط آن‌ها با مدیریت تا تاریخ پایان پروژه
- نحوه یافتن فعالیت‌هایی با اولویت بالاتر و ارزش محاسبات شناوری کل و شناوری آزاد
- چگونه ایجاد یک توالی از فعالیت‌ها با منطق نادرست می‌تواند یک مسیر بحرانی اشتباه و محاسبات شناوری نادرست ایجاد کند. این موضوع می‌تواند باعث درک اشتباهی از برنامه زمانی شود و منجر به پروژه‌ای گردد که در مسیر اشتباه قرار می‌گیرد.
- چرا اعمال قیود پایان برای چندین رخداد کلیدی ممکن است یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات در برنامه زمان‌بندی باشد؟
 بسیاری از افراد در صنعت ساخت این مفاهیم را درک نمی‌کنند، بااین‌حال مسئولیت کامل مدیریت یک برنامه زمانی پروژه به آن‌ها داده می‌شود! پس گام اول آموزش اصولی زمان‌بندی به کل تیم پروژه، بخصوص متخصصان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بر اساس استانداردهای اصولی است.

2. آموزش بهترین روش‌ها بر اساس بهترین رویه‌های اجرایی (Best Practices)

 اکثر افراد در صنعت ساخت فکر می‌کنند برنامه زمانی که در ظاهر درست به نظر می‌رسد، برنامه‌ای است که با اصول منطقی و مناسبی ایجاد شده است. آن‌ها این موارد را بر اساس توالی فعالیت‌ها در برنامه زمانی، همان‌طور که در نسخه چاپی دیده می‌شود، قضاوت می‌کنند، و جزئیاتی را که باید برای اطمینان از رعایت بهترین روش‌ها بررسی کنند، در نظر نمی‌گیرند. به بیان ساده‌تر، یک برنامه زمانی که در ظاهر خوب به نظر می‌رسد می‌تواند یک برنامه زمانی باشد که بسیار معیوب و ناکارآمد است. متأسفانه اکثر برنامه‌های زمانی که در پروژه‌های صنعت ساخت مورداستفاده قرار می‌گیرند، کیفیت پایینی دارند. این موضوع می‌تواند به دلایل زیر مرتبط شود:
- روابط منطقی سخت
- فعالیت‌هایی با مدت‌زمان طولانی
- استفاده از قیود سخت
- درنظرگرفتن منابع و تیم‌های کاری و غیره
در واقع، این موارد می‌توانند همه چیز را تغییر دهند و منجر به یک مسیر بحرانی اشتباه شود. اگر مسیر بحرانی در پروژه نادرست باشد، کل پروژه در معرض خطر است. مسیر بحرانی و مسیر نزدیک بحرانی به کاربر می‌گوید که یک کار با اولویت بالا در مقابل یک کار با اولویت پایین کدام است و کدام یک باید موردتوجه قرار بگیرد تا پروژه در زمان مقرر به پایان برسد. مسیر بحرانی درست حکم تعیین‌کننده در حل و فصل اختلافات ناشی از تاخیرات دارد و این موضوع با منابع مالی زیادی سروکار دارد. مسیر بحرانی درست یعنی موفقیت پروژه! پس کل تیم باید درک روشنی از این روش‌ها داشته باشند.

3. مالکیت برنامه‌زمانی برای مدیران و سرپرستان پروژه

اکثر مدیران و سرپرستان پروژه شکایت دارند که برنامه زمانی آن طور که آن‌ها می‌خواهند طراحی نشده است. این امر به‌ویژه در سازمان‌هایی که برنامه‌ریزان باتجربه را برای مدیریت پروژه، استخدام می‌کنند، صادق است. غالباً مدیران و سرپرستان پروژه احساس می‌کنند که آن‌ها باید مدیریت خود را منطبق بر شرایط برنامه زمانی وفق دهند و یا از طرفی دیگر بعضی از آن‌ها این ادعا را می‌کنند که برنامه زمانی با نحوه مدیریت آنها تطابق ندارد. مهم است که کارشناس برنامه‌ریزی و مدیر پروژه یا سرپرست کارگاه، برنامه زمانی را دقیقاً همان‌طور که قصد دارند اجرا نمایند، ایجاد کنند. همچنین مهم است که به‌روزرسانی و اصلاح برنامه به روشی که توسط مدیران پروژه، سرپرستان کارگاه توافق شده باشد، انجام شود.

4. تاکید بر مسئولیت‌پذیری برای مدیران پروژه و سرپرستان کارگاه

در صنعت ساخت، معمولاً اجرای پروژه‌ها آسان نیست و به‌ندرت کارها طبق برنامه زمانی پیش می‌رود. فعالیت‌های مختلفی که به‌نوعی به‌هم‌وابسته هستند و بروز تأخیر در هر فعالیت می‌تواند بر فعالیت‌های بعدی اثری منفی برجای بگذارد. از طرفی دیگر مدیران پروژه و سرپرستان کارگاه کمی بیش از حد خوش‌بین هستند و با اعتمادبه‌نفس بالایی نسبت به انجام کارها در پروژه برخورد می‌کنند. متأسفانه گاهی اوقات این اعتمادبه‌نفس بیش از حد می‌تواند باعث انتقال این حس کاذب به تدوین‌کنندگان برنامه زمان‌بندی پروژه شود.
 اگر نوعی تجزیه‌وتحلیل مبتنی بر اجرای کارها در واقعیت ایجاد نشود، این اعتمادبه‌نفس کاذب می‌تواند به‌سرعت از واقعیت در پروژه پیشی بگیرد. این سوگیری اعتمادبه‌نفس بیش از حد در مدیریت پروژه‌های ساخت شایع است و ناکارآمدی‌هایی که از اعتماد بیش از حد منشأ می‌گیرند، باعث بروز مشکلات زیادی می‌شود. متأسفانه تحلیل‌هایی که با واقعیت نزدیکی بیشتری داشته باشند، به‌ندرت انجام می‌شوند. افزایش مسئولیت‌پذیری مدیران پروژه و سرپرستان کارگاه، می‌تواند در نقطه مقابل باعث کاهش اعتمادبه‌نفس کاذب در بین مدیران و بهبود کیفیت برنامه تدوین شده گردد.

5. افزایش برنامه‌ریزی با فناوری‌های جدید

در طول چند دهه گذشته، تحلیل زمان‌بندی ایجاد شده به بهترین روش‌ها شکل گرفت. فناوری‌هایی نیز تکامل یافته‌اند که از این روند حمایت می‌کنند.
بنابراین، اگر شرکت‌ها می‌خواهند این کار را درست انجام دهند، باید این انتخاب‌ها را انجام دهند که:
- همه را آموزش دهند.
- افراد واجد شرایط را استخدام کنند.
 - از فن آوری‌های جدید برای تقویت بخشی از فرایند استفاده نمایند.

فرایند برنامه‌ریزی صنعت ساخت، همان‌طور که در حال حاضر وجود دارد، به تأخیرها، دعاوی حقوقی و سایر چالش‌هایی که پروژه‌ها را آزار می‌دهند، منجر می‌شود. برای اینکه تغییر واقعی رخ دهد، مدیران پروژه و سرپرستان کارگاه دو گروهی هستند که باید فرایند برنامه‌ریزی به روش مسیر بحرانی را به طور مؤثر درک و اجرا کنند.

---

[1] Michael Pink, PSP, CEO and Founder, SmartPM Technologies. Construction Management Association of America (CMAA).