کنترل پروژه مدرن با ابزارهای پیشرفته Oracle

مؤسسه صنعت ساخت (CII)، کنترل پروژه را به عنوان فرآیندی شامل منابع، رویه‌ها و ابزارها برای برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل تمام مراحل چرخه حیات یک پروژه بزرگ تعریف می‌کند. در واقع، کنترل پروژه شامل برآورد، مدیریت هزینه، مدیریت برنامه‌زمانی، مدیریت ریسک، مدیریت تغییر، مدیریت و پیش‌بینی ارزش کسب و مدیریت ادعاها بوده و یک متخصص کنترل پروژه باید بتواند بر سطح وسیعی از موضوعات فنی و قراردادی اشراف داشته باشد.
انجمن مدیریت پروژه انگلستان (Association for Project Management)، راهنمای کنترل پروژه را مختص مدیران ارشد در سال 2023 منتشر نموده که به ابعاد وسیع‌تری در سطح سبد پروژه‌ها می‌پردازد. کنترل‌های سطح پروژه و سبد (Portfolio) به مدیران پروژه و ارشد اجازه می‌دهند تا پارامترهای پروژه را ردیابی و کنترل نموده و با اخذ تصمیمات آنی و اصولی، باعث موفقیت پروژه، سبد و سازمان شوند.

در مقاله دیگری به تعریف، بررسی معیارها، مزایا و فرآیند کنترل پروژه پرداختیم و قصد داریم در این مقاله به عناصر اصلی برای پیاده‌سازی کنترل پروژه به شکل مدرن، با کمک ابزارهای پیشرفته Oracle بپردازیم.

1. فرآیند کنترل پروژه برای مدیران پروژه

کارشناسان و مدیران زیادی در فرآیند کنترل پروژه همکاری نموده و موفقیت این فرآیند به شناخت دقیقی از ابعاد آن، هم در سطح کارشناسی و هم در سطح مدیریتی وابسته است. اما صرف وجود فرآیند نمی‌تواند تیم پروژه را در این مسیر کمک نموده و استفاده از ابزارهای مدرن و پیشرفته، حکمی حیاتی در اجرای موفقیت‌آمیز فرآیند کنترل پروژه دارند.  در واقع کنترل پروژه به شکل مدرن شامل موارد زیر است:

الف- مدیریت زمان: مدیران پروژه برای کنترل موثر زمان نیاز به استفاده از ابزارهای یکپارچه‌سازی دارند که بر بسترهای مختلف شبکه‌ای و ابری بنا شده باشد. به طور مثال، اوراکل ابزارهای زیادی برای این موضوع ارائه کرده است که از مهم‌ترین آن می‌توان به Primavera P6 EPPM و Oracle Primavera Cloud Schedule اشاره کرد. ابزارهایی که امکان پشتیبانی از برنامه‌زمانی پروژه را در تمامی صنایع و در سراسر جهان فراهم می‌کنند. 

ب- مدیریت هزینه: در کنترل پروژه مدرن باید بتوان سطوح مختلف هزینه را به شکلی یکپارچه مدیریت نمود. برای این ساختار نیز به ابزاری نیاز داریم که به شکل فرآیندی و با ایجاد شبکه جریان کار، به مدیران پروژه برای این امر کمک نماید. Oracle Primavera Unifier ابزاری است که امکان کنترل‌های یکپارچه هزینه، از جمله پیش‌بینی‌های پیوسته، جریان نقدینگی (EVM)، قرارداد تأمین مالی و مدیریت ریسک را در سطوح پروژه، پورتفولیو و سازمان فراهم می‌کند. Primavera Unifier همچنین قابلیت ردیابی جزئیات رویدادهای کلیدی (Milestones) برنامه را بر اساس زمان‌بندی انجام شده توسط پریماورا فراهم نموده و به ما کمک می‌نماید که حتی خارج از چارچوب پریماورا به یکپارچگی راه‌حل‌ها بپردازیم.

پ- مدیریت ریسک: در این بخش نیز به ابزاری جهت یکپارچه‌سازی نیاز داریم. Primavera Unifier اعضای تیم را به منظور شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسک و تهدیدات در سراسر پروژه‌ها درگیر می‌کند.

ت- مدیریت تغییر: بخش تغییرات یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی است که با سایر ساختارهای پروژه، از جمله سیستم‌های قراردادی در ارتباط بوده و باید به شکل بسیار موثری در زنجیره‌ای از فعالیت‌ها مدیریت شود. Primavera Unifier، پیشنهادات، بررسی‌ها و تأییدیه‌های دستور تغییر را مدیریت می‌کند، قراردادها را به طور یکپارچه به روز می‌کند و بر این اساس تعهد می‌دهد که زمان‌بندی‌ها می‌توانند به‌طور خودکار از تأثیرات برنامه مربوطه مطلع شوند.

ث- گزارش‌دهی، مدیریت عملکرد و تصمیم‌گیری: یکی از حساس‌ترین بخش‌ها برای مدیران پروژه، اخذ تصمیمات آنی و به‌هنگام است. از این‌رو، وجود گزارشات صحیح و آنی از اهمیت فراوانی برخوردار است. Oracle Construction Intelligence Cloud Analytics، با جمع‌آوری داده‌ها از ابزارهای ساختی و مهندسی Oracle از جمله Primavera Scheduling و Primavera Unifier، تصویری بی‌نظیر با استفاده از فرآیندها و داده‌های یکپارچه برای تصمیم‌گیری کامل ارائه می‌دهد.

ج- مدیریت اطلاعات: ایجاد یک سیستم پیشرفته برای مدیریت اطلاعات از اهمیت فراوانی برخوردار است. با Primavera Unifier، همه چیز در مورد یک پروژه در یک سیستم واحد و ایمن ذخیره می‌شود و امکان مشاهده مشکلات احتمالی را از طریق هشدارها، داشبوردها و گزارش‌ها، قبل از تاخیر یا افزایش هزینه‌ها، فراهم می‌نماید.

چ- ارتباطات بهبود یافته: برای موفقیت در کنترل پروژه، تیم‌های کاری باید بتوانند ارتباط موثر و پایداری برقرار کنند. Primavera Unifier یک نگاه کاملا شفاف در تمام سطوح بین ذینفعان تضمین می‌کند و با ساختارسازی فرآیند گردش کار و چرخه‌های تایید، الگوی ارتباطات بهینه‌ای ارائه می‌نماید. 

2. سه قانون طلایی برای پیاده‌سازی کنترل پروژه مدرن

توانمندسازی متخصصان پروژه برای مقابله با کارهای با ارزش بسیار مهم است. راهنمای مدیران ارشد برای کنترل پروژه (Senior Managers’ Guide to Project Controls) بیان می‌کند که پروژه‌ها زمانی موفق‌تر خواهند بود که اعضای تیم به جای صرف زمان برای جستجو و ردیابی اطلاعات (جستجو و ردیابی برای ایجاد گزارش‌هایی که از قضا اغلب پس از تکمیل منسوخ می شوند)، برنامه‌ریزی کنند. بخش‌های مختلف کنترل پروژه به شناسایی و برجسته کردن مسائل کمک می‌کنند تا بعد از آن تیم پروژه در مورد اینکه باید توجه و انرژی خود را برای حل و فصل مسائل به کجا متمرکز کند، ورود کند. در ادامه به معرفی سه قانون که در راهنمای مدیران ارشد برای کنترل پروژه به آن اشاره شده است، می‌پردازیم:
قانون 1: تا جایی که می‌توانید پویا باشید.
قانون 2: از بهترین روش‌های تخصصی پروژه استفاده کنید.
قانون 3: راه‌حل‌های باز که به سیستم‌های دیگر برای یکپارچه‌سازی فرآیندهای بین رشته‌ای کمک می‌کنند را پیاده‌سازی کنید.
سیستم‌های کنترل پروژه پیشرفته به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به راحتی قابل تنظیم باشند؛ با راه‌حل‌های پروژه دیگر شما ارتباط برقرار کنند؛ و آینده‌نگر باشند. از این سیستم‌ها، می توانید انتظار داشته باشید:
- وضعیت و سلامت پروژه را دائما رصد کنند.
- دسترسی گسترده پروژه به اطلاعات مناسب توسط افراد مناسب در زمان مناسب را فراهم نمایند.
- یک سیستم یکپارچه بر روی یک پلتفرم واحد برای درک اینکه چگونه جنبه‌های مختلف بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند. به عنوان مثال، چگونگی تأثیر تغییرات محدوده و زمان‌بندی بر هزینه پروژه!

3. ارزش و مزایای کنترل پروژه مدرن

همانطور که بیان شد، کنترل پروژه طیفی از فرآیندها و داده‌های پروژه را با یکدیگر یکپارچه می‌کند تا مدیران پروژه بتوانند روی عوامل موثر بر پیشرفت و عملکرد پروژه، نظارت و کنترل داشته باشند و بتوانند تصمیمات به موقع و آگاهانه‌ای بگیرند. راهنمای مدیران ارشد برای کنترل پروژه (Senior Managers’ Guide to Project Controls) تاکید می‌کند که کنترل پروژه‌ای که به خوبی برنامه‌ریزی شده باشد، احتمال موفقیت یک پروژه را به شدت افزایش می‌دهد.

کنترل پروژه فرصتی برای ارزیابی عینی، مشورت با دیگران و در نظر گرفتن اطلاعاتی است که در پروژه جمع‌آوری شده‌اند. اطلاعاتی که اهداف روشنی را برای کل تیم پروژه مشخص نموده و مسیر را برای حرکت به سمت اهداف تعیین می‌کند.

 کنترل‌ پروژه مدرن همچنین مزایای دیگری با خود به همراه دارد که این مزایا عبارتند از: 

1.3. فعال بودن

راه حل‌های کنترل پروژه باید متناسب با اندازه، مقیاس و پیچیدگی سازمانی باشد. قبل از اجرای کنترل پروژه به شکل مدرن، مهم است که ارزیابی کنید چه چیزی باید کنترل شود و اولویت‌های شما چیست. اداره حمل و نقل سریع هونولولو (Honolulu Authority for Rapid Transportation) ابزار Oracle CIC Analytics را برای بهبود کنترل پروژه پیاده‌سازی کرد. راه‌حل‌ها و فرآیندهای قدیمی آن‌ها ناکارآمدی‌های غیرضروری ایجاد می‌کرد که باید اصلاح می‌شد. آنها به Oracle Primavera Unifier مراجعه کردند تا کارایی و بهره‌وری را بهبود بخشند و CIC Analytics را که با Primavera Unifier یکپارچه شده است، اضافه کردند تا کنترل پروژه را با بازخورد روشنی تقویت کنند و در عین حال رفتارهای عملکردی سازگارتر را در بین کارکنان تشویق کنند.

2.3. تنها منبع حقیقت - یکپارچگی داده‌ها و دسترسی

کنترل پروژه، خطاها، اختلافات و ادعاها را کاهش می‌دهد. آن‌ها به مدیر پروژه اجازه می‌دهند با استفاده از اطلاعات دقیق و به موقع قابل اعتماد، دیدگاهی استراتژیک داشته باشد. اداره فرودگاه‌های متروپولیتن واشنگتن (Metropolitan Washington Airports Authority) می‌دانست که کنترل پروژه برای طرح پروژه‌های بزرگ بسیار مهم است. این سازمان فناوری‌های موجود را بررسی کرد و به دنبال سیستمی بود که از هوشمندی مناسبی بهره ببرد و موارد داخلی را پشتیبانی کند. این مرجع Oracle Primavera Unifier را برای کمک به رفع نیازهای فعلی و در عین حال انعطاف پذیری برای سازگاری با نیازهای تجاری خود انتخاب کرد.
هنگامی که Oracle Primavera Unifier پیاده سازی شد، تیم MWAA مشاهداتی داشتند که نتیجه این مشاهدات عبارت بودند از:
- حذف فرآیندهای تکراری و توسعه یک منبع حقیقی واحد
- کاهش قابل توجه تلاش‌های مدیریت اسناد با انتشار خودکار
- حل و فصل دعاوی تاخیر عمده در کسری از زمان با مهر زمانی و گزارش میدانی

شکل 3. کنترل پروژه.

3.3. معیارهای شفاف و تعریف شده موفقیت پروژه و توانایی اندازه‌گیری مداوم

باید بدانیم که موفقیت در کنترل پروژه چگونه به نظر می‌رسد. همچنین، برای مقایسه، یادگیری و بهبود از پروژه‌ای به پروژه دیگر، معیارهای منسجمی را در تمام پروژه‌های موجود در پورتفولیو تعیین کنیم.
برای مثال، Assystem مستقر در فرانسه، Oracle Primavera P6 EPPM و Oracle Primavera Unifier را برای دسترسی آسان به داده‌ها، تجزیه و تحلیل علل ریشه‌ای و انجام سریع اقدامات اصلاحی برای حفظ پروژه‌ها را در مسیر خود یکپارچه کرده است. از آن زمان Assystem پیشرفت‌های بزرگی را در کنترل پروژه خود تجربه کرده است، زیرا:
- انطباق با کیفیت را می‌توان با دیجیتالی کردن فرآیندهای تجاری مدیریت پروژه، با استفاده از فرم‌ها و گردش‌های کاری Primavera Unifier Oracle، ساده‌تر کرد.
- به لطف گردش‌های کاری مبتنی بر فرم Primavera Unifier برای مسیریابی و ردیابی خودکار و هزینه‌های متصل، قرارداد و فرآیندهای تغییر سیستم، که تمام اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری سریع را فراهم می‌کند، زمان تأیید درخواست‌های تغییر، سفارش‌های تغییر و ادعاها را کاهش داد.

آقای Arnaud Gerber، مدیر سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه برای Assystem می‌گوید:

 Assystem اکنون به درصد تکمیل پروژه، مرتبط با الزامات قرارداد، دسترسی کامل دارد.

4.3. هماهنگی و دیده شدن در سراسر زنجیره تامین

کنترل پروژه تأخیرها و ارتباطات نادرست را کاهش می‌دهد. با اطلاعیه‌های قبلی، تیم‌های پروژه می‌توانند با ردیابی خودکار، تغییرات موثری در تحویل تجهیزات و مصالح برنامه‌ریزی کنند. اصلاح برنامه‌های کاری و تخصیص مجدد منابع بین پروژه‌ها نمونه‌هایی از این است که چگونه مدیران پروژه می‌توانند به حفظ پروژه‌ها از طریق دیده شدن بیشتر در زنجیره تامین خود کمک کنند. پس از بکارگیری Oracle Primavera Unifier و Odisha Power Generation Corp، می‌توان کنترل‌ پروژه را بهبود بخشید، زیرا از مدیریت فرآیند دستی زمان‌بر دور می‌شویم و قادر خواهیم بود به عنوان بخشی از تعهد خود، به نوآوری و توسعه بیندیشیم. شرکت برق مستقر در هند، جریان اطلاعات با پیمانکاران و تامین کنندگان را از هفته‌ها به دو تا سه روز کاهش داد (بیش از 80٪ صرفه جویی در زمان).

4. ارزش بکارگیری پلتفرم‌های هوشمند در کنترل پروژه

با افزایش فشارهای اقتصادی و سیاسی برای به حداکثر رساندن کارایی و فناوری اثبات شده با بازگشت سرمایه سریع بیش از هر زمان دیگری، سازمان‌ها به سادگی نمی‌توانند برنامه‌های سرمایه خود را بدون اجرای سیستم‌های کنترل پروژه پیشرفته مدیریت کنند. پس از استفاده از Primavera P6 EPPM و Primavera Unifier و Oracle Fusion ERP، اداره زیرساخت حمل‌و‌نقل اصلی (Major Transport Infrastructure Authority) در ویکتوریای استرالیا، کنترل و کارایی مدیریت قرارداد را افزایش داد و اطلاعاتی در مورد ریسک‌های بالقوه ناشی از زنجیره تامین، برای مقایسه و بهبود مستمر به دست آورد.
آقای Ian Van Dyk از MTIA می‌گوید: 

سیستم جدید اساساً روش‌های کار ما را تغییر داده است. فرآیندها کارآمدتر و کنترل‌شده‌تر هستند.

پلتفرم ساخت هوشمند Oracle برنامه‌های کاربردی مورد اعتماد صنعت را با یک محیط داده مشترک و یک اکوسیستم از شرکا ترکیب می‌کند تا به کارفرمایان و تیم‌های تحویل کمک کند تا با هم همکاری نموده و عملکرد را به‌طور مداوم بهبود بخشند. این پلتفرم، تیم‌ها و داده‌ها را به هم متصل می‌کند، کار را همگام‌سازی می‌کند و افراد را برای تصمیم‌گیری آگاهانه و فعال توانمند می‌سازد. عملکرد قدرتمند Oracle با راه حل‌های مهندسی و ساخت، برای برنامه‌ریزی، مدیریت پورتفولیو، مدیریت ساخت پروژه، کنترل پروژه، مدیریت پرداخت و موارد دیگر اثبات شده است.

لازم به ذکر است موسسه ACEMI یکی از تخصصی‌ترین موسسات کشور است که خدمات یکپارچه و پیشرفته‌ای را در زمینه کنترل پروژه، با استفاده از ابزارهایی که در این مقاله اشاره شد (از جمله Primavera P6 EPPM و Primavera Unifier)، ارائه می‌نماید. 

---

[1] Rick Bell. 2023. How project controls benefit project managers. Oracle Construction and Engineering Blog.