انتقال برنامه‌های زمان‌بندی بین نرم‌افزارهای مختلف مدیریت پروژه همواره با چالش‌هایی همراه است. یکی از مسائل مهم در این فرایند، نحوه انتقال فعالیت‌های پشتیبان (LOE) از Primavera P6 به Microsoft Project است. فعالیت‌های LOE که برای نمایش کارهای مستمر مانند مدیریت پروژه، نظارت و هماهنگی استفاده می‌شوند، در Primavera P6 به سادگی با روابط وابستگی مناسب مدل‌سازی می‌شوند. اما در Microsoft Project، پیاده‌سازی مشابه این فعالیت‌ها به دلیل عدم پشتیبانی کامل از ویژگی‌های LOE، به تنظیمات و تغییرات دستی نیاز دارد.
این مقاله به بررسی چالش‌های انتقال فعالیت‌های پشتیبان از Primavera P6 به Microsoft Project می‌پردازد و راهکارهایی برای رفع مشکلات مرتبط با آن ارائه می‌دهد. همچنین، مراحل انتقال از طریق یک برنامه زمان‌بندی نمونه بررسی شده و اقداماتی برای اصلاح مشکلات شناسایی‌شده پیشنهاد شده است. هدف از این مقاله، ارائه رویکردی عملی برای انتقال دقیق و بهینه فعالیت‌های پشتیبان و تطبیق آن‌ها با ساختار Microsoft Project است.
در این مقاله، به انتقال فعالیت‌های پشتیبان (LOE) پرداخته می‌شود. این فعالیت‌ها به یک تحویل‌شدنی خاص وابسته نیستند و معمولاً کل مدت پروژه را در بر می‌گیرند. در Primavera P6، این فعالیت‌ها به فعالیت آغازین با رابطه شروع-شروع (SS) و به فعالیت پایانی با رابطه پایان-پایان (FF) متصل می‌شوند. برای آشنایی بیشتر با اصول اولیه این فعالیت‌ها، می‌توان به مقاله "استفاده از فعالیت‌های پشتیبان (LOE) در Primavera P6" مراجعه کرد.
انتقال فعالیت‌های پشتیبان (LOE) از Primavera P6 به Microsoft Project
در این بررسی، یک برنامه زمان‌بندی نمونه در نرم‌افزار Primavera P6 Professional به عنوان نقطه آغاز انتخاب شده است (شکل 1).
شکل 1. برنامه زمان‌بندی نمونه در نرم‌افزار Primavera
این برنامه زمان‌بندی شامل یک فعالیت تعریف‌شده برای مدیریت پروژه است که کل مدت پروژه را در بر می‌گیرد. شکل ۲ نسخه انتقال یافته این برنامه زمان‌بندی در Microsoft Project را نمایش می‌دهد.
فعالیت پشتیبان به‌خوبی تنظیم شده است، اما مشاهده می‌شود که با افزایش مدت زمان فعالیت «نصب لوله‌کشی و کوپلینگ‌ها» از ۳ روز به ۸ روز، چه تغییری ایجاد می‌شود (شکل ۳).
فعالیت مدیریت پروژه از ۱۱ سپتامبر آغاز می‌شود، نه ۴ سپتامبر که زمان آغاز پروژه است. به نظر می‌رسد در فرایند انتقال فعالیت پشتیبان (LOE) از Primavera P6 به Microsoft Project مشکلاتی وجود دارد؛ تاریخ شروع فعالیت مدیریت پروژه تغییر کرده است. اکنون لازم است بررسی شود که برای اصلاح این فعالیت LOE در Microsoft Project چه اقداماتی باید انجام شود. اولین گام، حذف روابط شروع-شروع (SS) و پایان-پایان (FF) است که در Primavera P6 به خوبی عمل می‌کردند. برای انجام این کار، باید کادر اطلاعات فعالیت مدیریت پروژه را باز کرده و پیش‌نیازها را نمایش داد (شکل ۴).
روابط شروع-شروع (SS) و پایان-پایان (FF) باید حذف شوند. برای انجام این کار، در قسمت Type مقدار (None) را برای هر دو رابطه انتخاب کنید (شکل ۵).
اکنون تاریخ شروع فعالیت آغاز پروژه را کپی کنید (شکل ۶).
از گزینه Paste Special استفاده کرده و مقدار را در سلول تاریخ شروع فعالیت مدیریت پروژه جای‌گذاری کنید (شکل ۷).
گزینه ‘Paste Link’ را فعال کرده و روی OK کلیک کنید (شکل ۸).
در Microsoft Project، پیوند دادن تاریخ‌های شروع و پایان فعالیت LOE اهمیت زیادی دارد. اکنون تاریخ پایان تکمیل پروژه را کپی کنید (شکل ۹).
شکل 9. کپی کردن تاریخ پایان
دوباره تاریخ پایان را با استفاده از Paste Link جای‌گذاری کنید (شکل ۱۰).
برنامه زمان‌بندی انتقال یافته نهایی با فعالیت به‌روزرسانی‌شده مدیریت پروژه LOE در شکل ۱۱ نمایش داده شده است.
حالا مشاهده کنید که وقتی مدت زمان "نصب لوله‌کشی و کوپلینگ‌ها" از 8 روز به 3 روز کاهش یابد، چه اتفاقی می‌افتد. فعالیت مدیریت پروژه به همان نسبت فشرده می‌شود (شکل 12).
حالا یک فعالیت مدیریت پروژه پویا در برنامه زمان‌بندی تبدیل‌شده Microsoft Project ایجاد شده است.
جمع‌بندی انتقال فعالیت‌های پشتیبان (LOE) از Primavera به MSP
انتقال LOE مدیریت پروژه از Primavera P6 Professional به Microsoft Project به سادگی انجام نشد. فایل پروژه انتقال یافته منجر به یک فعالیت مدیریت پروژه پویا نشده و برای ایجاد یک فعالیت مدیریت پروژه کارآمد، ابتدا روابط SS و FF در مدیریت پروژه حذف شدند. سپس تاریخ‌های شروع پروژه و تاریخ پایان پروژه به شروع و پایان فعالیت مدیریت پروژه لینک شدند. بنابراین، فعالیت LOE انتقال یافته تنظیم شد تا با تعریف LOE در Microsoft Project سازگارتر شود.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چه چالش‌هایی در انتقال فعالیت‌های پشتیبان (LOE) از Primavera P6 به Microsoft Project وجود دارد؟
2. برای اصلاح مشکلات مرتبط با انتقال فعالیت‌های پشتیبان (LOE) در Microsoft Project چه اقداماتی باید انجام شود؟
3. چگونه می‌توان یک فعالیت مدیریت پروژه پویا در Microsoft Project ایجاد کرد؟
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش های موسسه ACEMI
باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Primavera P6 و Microsoft Project در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Primavera P6 در مدیریت پروژه و آموزش نرم‌افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] tensix.com/Translating Level of Effort Activities from Primavera P6 Professional to Microsoft Project.
دانلود جزئیات این مقاله
