در فرایند مدیریت برنامه زمان‌بندی پروژه، صرفاً تمرکز بر فعالیت‌های بحرانی کافی نیست زیرا فعالیت‌های غیربحرانی نیز می‌توانند نقش مهمی در تحقق اهداف زمان‌بندی ایفا کنند. اگر یکی از این فعالیت‌های نزدیک بحرانی با تأخیر جزئی مواجه شود، ممکن است به فعالیت بحرانی تبدیل شده یا حتی مسیر بحرانی پروژه را تغییر دهد. در چنین شرایطی، زمان اتمام پروژه در معرض خطر قرار می‌گیرد و ریسک جدی برای موفقیت پروژه ایجاد می‌شود.
حال سؤال اینجاست: چگونه باید بر این فعالیت‌های نزدیک به بحرانی نظارت کرد و آن‌ها را در برنامه زمان‌بندی شناسایی و کنترل نمود؟ در نرم‌افزار MSP این امکان وجود دارد که با ایجاد فیلتر مناسب، فعالیت‌های نزدیک به بحرانی را به‌سادگی مشاهده و مدیریت کرد. اما این کار چگونه انجام می‌شود؟ در ادامه با نگاهی دقیق‌تر به این موضوع می‌پردازیم. شکل ۱ نمونه‌ای از یک برنامه زمان‌بندی پروژه را نشان می‌دهد (پیش از این به اهمیت فعالیت‌های نزدیک بحرانی در کاهش زمان اتمام پروژه اشاره کردیم).
شکل 1. برنامه زمان‌بندی پروژه نمونه در نرم‌افزار MSP
با انتخاب تب «View» از گروه نوارها بر روی «Filter» کلیک کرده و همان‌طور که در شکل ۲ نشان‌داده‌شده است، به‌طرف «New Filter» اسکرول می‌کنیم.
شکل۲. ایجاد فیلتر جدید
برای ایجاد فیلتر باید در کادر تعریف «Filter» و در قسمت «Name» عبارت «Near Critical Filter» نوشته شود. با استفاده از منوهای کشویی، «Total Slack» را در ستون «Field Name»، عبارت «is greater than» را در ستون «Test» و «0.1d» را در ستون «Value(s)» مانند شکل ۳ وارد می‌کنیم (فیلتر فعالیت‌هایی که شناوری بیشتر از 0.1 روز دارند).
شکل۳. وارد کردن مشخصات مدنظر برای فیلتر ایجادشده
حال یک ردیف پایین‌تر رفته و «And» را از ستون «And/Or» انتخاب می‌کنیم. با استفاده از منوهای کشویی، «Total Slack» را انتخاب کرده و شرط «is less than» و مقدار «15d» وارد می‌کنیم و این تنظیمات را ذخیره می‌کنیم. حال همان‌طور که در شکل ۴ قابل‌مشاهده است، فیلتر نزدیک بحرانی را ایجاد کرده‌ایم (فیلتر فعالیت‌هایی که شناوری کمتر از 15 روز دارند).
شکل۴. فیلتر فعالیت‌های نزدیک بحرانی
فیلتر نزدیک به بحرانی، کلیه فعالیت‌های موجود در جدول فعالیت‌ها را که دارای شناوری کل ۰.۱ روز تا ۱۵ روز هستند را با رنگ زرد مشخص می‌کند. برای مشاهده این فعالیت‌ها، فیلتر نزدیک بحرانی را با دسترسی به زبانه «View» و انتخاب «Filters» (مانند شکل ۵) انتخاب می‌کنیم. برای آشنایی بیشتر مقاله "آیا می‌توان چندین مسیر بحرانی در نرم‌افزار MSP داشت؟" را مطالعه فرمایید.
شکل۵. نحوه نمایش فعالیت‌های نزدیک بحرانی به کمک فیلتر
می‌توان پنج فعالیت غیربحرانی که در خطر تبدیل‌شدن به فعالیت بحرانی هستند و به طور بالقوه امکان ایجاد تاخیر در پروژه را دارند، مشاهده کرد. اگر با MSP 2019 کار می‌کنید، ویژگی های‌لایت در دسترس نیست و مانند شکل ۶، تنها فعالیت‌هایی که با معیارهای فیلتر نزدیک بحرانی شما مطابقت دارند، نمایش داده می‌شود. برای مطالعه بیشتر به مقاله "مقدمه‌ای بر تحلیل تاخیرات با استفاده از نرم‌اقزار MSP" مراجعه فرمایید.
شکل۶. فیلتر فعالیت‌های نزدیک بحرانی
جمع بندی ایجاد فیلتر برای فعالیت‌های نزدیک بحرانی در نرم‌افزار MSP
در فرایند مدیریت پروژه، توجه صرف به فعالیت‌های بحرانی کافی نیست، بلکه نظارت بر فعالیت‌های نزدیک بحرانی نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. تاخیر در این فعالیت‌ها می‌تواند منجر به تغییر مسیر بحرانی و تأثیر مستقیم بر زمان‌بندی نهایی پروژه شود. ازاین‌رو، شناسایی و مدیریت این فعالیت‌ها به کمک ابزارهای مناسب، یک ضرورت اساسی برای حفظ کنترل بر پروژه محسوب می‌شود. نرم‌افزار MSP به‌عنوان یکی از ابزارهای پرکاربرد در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، قابلیت ایجاد فیلتر برای شناسایی فعالیت‌های نزدیک بحرانی را فراهم می‌کند ایجاد فیلتر برای فعالیت‌های نزدیک بحرانی در MSP یک روش کارآمد برای شناسایی و نظارت بر این فعالیت‌هاست. با استفاده از این قابلیت، می‌توان فعالیت‌هایی را که در آستانه بحرانی شدن هستند، شناسایی و از تاخیرهای ناگهانی در پروژه جلوگیری کرد. این ابزار به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا با پیش‌بینی و مدیریت به‌موقع، ریسک‌های زمانی پروژه را کاهش داده و برنامه‌ریزی بهتری برای کنترل پیشرفت کارها داشته باشند (برای مطالعه بیشتر به مقاله به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی در Microsoft Project مراجعه کنید). درنهایت، توجه به این دسته از فعالیت‌ها و استفاده از قابلیت‌های MSP، نقش مهمی در بهینه‌سازی فرایند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ایفا می‌کند.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چرا فعالیت‌های نزدیک بحرانی حائز اهمیت هستند؟
2. چگونه می‌توان در MSP، فعالیت‌های نزدیک بحرانی را شناسایی کرد؟
3. چگونه می‌توان برای فعالیت‌های نزدیک به بحرانی، فیلتر ایجاد کرد؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Microsoft Project در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] How to Create a Near Critical Filter in Microsoft Project, TENSIX Consulting.
دانلود جزئیات این مقاله
