تاثیر گزینه Effort Driven بر زمان‌بندی پروژه در Microsoft Project

یکی از سوالات متداول کاربران Microsoft Project این است که آیا اضافه‌کردن منابع به یک فعالیت باعث کاهش مدت‌زمان اجرای آن می‌شود؟ این موضوع به نحوه پیکربندی فعالیت‌ها و گزینه Effort Driven  بستگی دارد. در این مقاله، تاثیر Effort Driven را بر زمان‌بندی فعالیت‌ها و تخصیص منابع بررسی خواهیم کرد و به این پرسش پاسخ می‌دهیم که در چه شرایطی اضافه‌کردن منابع واقعاً باعث کاهش زمان انجام کار می‌شود.

1. معادله اصلی کار در Microsoft Project

محاسبات مربوط به Effort Driven  تنها پس از تخصیص اولیه منابع به یک فعالیت اعمال شده و بر نحوه محاسبه متغیر وابسته در معادله کار اثر می‌گذارد. در Microsoft Project، رابطه میان مدت‌زمان، تعداد منابع و میزان کار طبق معادله زیر تعریف می‌شود:

کار = مدت‌زمان × منابع

مدت‌زمان (Duration): مدت زمانی که برای انجام فعالیت در نظر گرفته شده است.
منابع (Units): میزان منبعی که به یک فعالیت اختصاص داده شده است.
کار (Work): تعداد کل ساعاتی که یک یا چند منبع برای انجام یک فعالیت صرف می‌کنند.
(در این معادله، یکی از متغیرها مقدار ثابت در نظر گرفته می‌شود، درحالی‌که یکی از دو متغیر باقی‌مانده به‌عنوان متغیر مستقل تغییر می‌کند و متغیر سوم به‌عنوان مقدار وابسته محاسبه می‌شود).

انتخاب تنظیمات مناسب برای فعالیت‌ها بر اساس این معادله، نقش کلیدی در نحوه تخصیص منابع و تاثیر آن بر مدت‌زمان پروژه دارد. علاوه بر این، نحوه محاسبه این معادله بسته به Effort Driven بودن یا نبودن فعالیت متفاوت خواهد بود (برای مطالعه بیشتر در خصوص دیگر قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توانید به مقاله به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی در Microsoft Project مراجعه کنید).

2. بررسی تاثیر تنظیمات Effort Driven در فعالیت‌های مختلف

این مقاله نحوه تاثیرگذاری تنظیمات فعالیت‌های Effort Driven بر معادله کار در Microsoft Project را بررسی می‌کند.
در شکل ۱، یک زمان‌بندی شامل 5 فعالیت‌ در 3 نوع مختلف (مدت زمان ثابت، میزان منابع ثابت یا کار ثابت) و در دو حالت Effort Driven فعال و غیر فعال نمایش داده شده است.

شکل 1. نمایش زمان‌بندی فعالیت‌های مختلف
ازآنجایی‌که فعالیت با کار ثابت (Fixed Work) همیشه وابسته به میزان کار است (Effort Driven در این حالت همیشه فعال است)، پنج ترکیب ممکن در نظر گرفته شده است. در هر فعالیت، یک سرکارگر به‌عنوان منبع تخصیص داده شده است (همچنین، می‌توان مشاهده کرد که تمامی فعالیت‌ها دچار تخصیص بیش از حد منابع شده‌اند، زیرا تنها یک سرکارگر در دسترس است، اما به‌طور هم‌زمان برای پنج فعالیت موازی برنامه‌ریزی شده است).
حال، اگر منبعی دیگر به هر یک از این فعالیت‌ها افزوده شود، Microsoft Project چگونه واکنش نشان خواهد داد؟
برای بررسی این موضوع، در شکل ۲، نمایش جزئیات مربوط به تخصیص منابع برای هر فعالیت نشان داده شده است.

شکل 2. نمایش جزئیات مربوط به تخصیص منابع برای هر فعالیت

3. تحلیل تاثیر Effort Driven در سناریوهای مختلف

در ادامه، منبع سرکارگر انتخاب شده، سپس با کلیک راست، گزینه Work  از منوی بازشده انتخاب می‌شود (شکل 3).

شکل 3. انتخاب گزینه Work 
اکنون که تنظیمات نمایشی اعمال شده‌اند، می‌توان تاثیر گزینه Effort driven را بر هر فعالیت بررسی کرد.

فعالیت A

در شکل ۴، اولین فعالیت، فعالیت  A همراه با تخصیص اولیه منبع نمایش داده شده است.

شکل 4. نمایش اولین فعالیت، فعالیت A همراه با تخصیص اولیه منبع
مدت زمان اولیه فعالیت 10 روز و نوع فعالیت از جنس منبع ثابت (Fixed Units) است و گزینه Effort Driven در این فعالیت غیر فعال می‌باشد.
حال مطابق شکل ۵، یک کارگر ساده به فعالیت A اضافه می‌شود.

شکل5. اضافه‌شدن یک کارگر ساده به فعالیت A
با اضافه شدن این منبع جدید (یک نیروی کار به مدت 10 روز)، ۸۰ ساعت کار به فعالیت افزوده شده است. در این شرایط:
میزان مصرف منابع و مدت زمان فعالیت ثابت باقی می‌ماند و کل کار (Total Work) به‌عنوان متغیر وابسته افزایش یافته و از ۸۰ ساعت به ۱۶۰ ساعت دوبرابر می‌شود (شکل ۶).

شکل 6. افزایش کل کار (Total Work) از ۸۰ ساعت به ۱۶۰ ساعت به‌عنوان متغیر وابسته 

فعالیت B

در شکل ۷، تخصیص اولیه منابع به فعالیت B نمایش داده شده است.

شکل 7. نمایش تخصیص اولیه منابع به فعالیت B
مدت زمان اولیه فعالیت 10 روز و نوع فعالیت از جنس منبع ثابت (Fixed Units) است و گزینه Effort Driven در این فعالیت فعال می‌باشد.
پس از تخصیص یک کارگر ساده به فعالیت B، زمان‌بندی پروژه در شکل ۸ به‌روزرسانی شده است. در این حالت:
- مدت‌زمان فعالیت کاهش یافته و به ۵ روز رسیده است.
- میزان کار هر منبع به ۴۰ ساعت کاهش یافته است.
- مجموع کار بدون تغییر باقی مانده است.

شکل 8. به‌روزرسانی زمان‌بندی پروژه پس از تخصیص یک کارگر ساده به فعالیت B
بنابراین، درصورتی‌که نوع فعالیت منبع ثابت و Effort driven فعال باشد، افزودن منابع اضافی باعث کاهش مدت‌زمان فعالیت و کاهش میزان کار هر منبع می‌شود، اما کل کار ثابت می‌ماند (برای مطالعه بیشتر در خصوص  به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی در Microsoft Project کلیک کنید).

فعالیت C

شکل 9. نمایش وضعیت اولیه فعالیت C
مدت زمان اولیه فعالیت 10 روز و نوع فعالیت از جنس مدت‌زمان ثابت (Fixed Duration) است و گزینه Effort Driven در این فعالیت غیر فعال می‌باشد.
پس از تخصیص یک کارگر ساده به فعالیت C، همانطور که در شکل ۱۰ مشاهده می‌شود:
- مدت‌زمان فعالیت بدون تغییر باقی مانده است.
- مجموع کل کار به ۱۶۰ ساعت افزایش یافته است.

شکل 10. پس از تخصیص یک کارگر ساده به فعالیت C

فعالیت D

در شکل ۱۱، وضعیت اولیه فعالیت D نمایش داده شده است.
مدت زمان اولیه فعالیت 10 روز و نوع فعالیت از جنس مدت‌زمان ثابت (Fixed Duration) است و گزینه Effort Driven در این فعالیت، فعال می‌باشد.

شکل 11. نمایش وضعیت اولیه فعالیت D
پس از افزودن کارگر ساده به فعالیت D مطابق شکل ۱۲ مشاهده می‌شود:
- مدت‌زمان فعالیت همچنان ۱۰ روز باقی مانده است.
- میزان کار هر منبع به ۴۰ ساعت کاهش یافته است.
- مجموع کل کار بدون تغییر و برابر با ۸۰ ساعت باقی مانده است.

شکل 12. پس از افزودن کارگر ساده به فعالیت D

فعالیت E

در شکل ۱۳، وضعیت اولیه فعالیت E نمایش داده شده است.
مدت زمان اولیه فعالیت 10 روز و نوع فعالیت از جنس کار ثابت (Fixed Work) است و گزینه Effort Driven در این حالت همیشه فعال می‌باشد.

شکل 13. نمایش وضعیت اولیه فعالیت E
پس از تخصیص یک کارگر ساده به فعالیت E مطابق شکل ۱۴ مشاهده می‌شود:
- کل کار ثابت و برابر با ۸۰ ساعت باقی مانده است.
- مدت‌زمان فعالیت کاهش یافته و به ۵ روز رسیده است.

شکل 14. پس از تخصیص یک کارگر ساده به فعالیت E

جمع‌بندی تاثیر گزینه Effort Driven بر زمان‌بندی پروژه در Microsoft Project

نرم‌افزار Microsoft Project بسته به نوع فعالیت و تنظیمات وابسته به گزینه Effort Driven مدت‌زمان فعالیت یا میزان کار هر منبع را تنظیم می‌کند (برای مطالعه بیشتر در خصوص دیگر قابلیت‌های این نرم‌افزار به مقاله انواع روش‌های محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی در نرم‌افزار MSP مراجعه کنید).
- در فعالیت‌هایی که Effort driven فعالی است، تخصیص منابع اضافی باعث کاهش مدت‌زمان می‌شود.
- این ویژگی برای فعالیت‌ با منابع ثابت (Fixed Units) و کار ثابت (Fixed Work) کاربرد دارد.
- در فعالیت‌های با مدت‌زمان ثابت (Fixed Duration)، افزودن منابع تنها بر مقدار کل کار تاثیر می‌گذارد و مدت‌زمان تغییری نمی‌کند.

در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است

1. Effort Driven چگونه بر مدت‌زمان و تخصیص منابع در Microsoft Project تاثیر می‌گذارد؟
2. در فعالیت‌های Fixed Units, Fixed Duration, Fixed Work، افزودن منابع چه تغییری ایجاد می‌کند؟
3. چه زمانی باید از Effort Driven برای بهینه‌سازی مدت‌زمان فعالیت‌ها استفاده کرد؟

جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI

باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Microsoft Project در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.

[1] tensix.com/Microsoft Project and Effort Driven Tasks.