صنعت ساخت با چالش‌های متنوعی مواجه است که می‌تواند منجر به عدم موفقیت پروژه شود. برخی از رایج‌ترین این چالش‌ها عبارت‌اند از:
- مدیریت پروژه ضعیف
- تغییرات در محدوده پروژه
- شرایط غیرقابل‌پیش‌بینی کارگاه
- کمبود نیروی کار ماهر
- مشکلات ایمنی
- محدودیت‌های بودجه
- مقررات دولتی
- عدم شفافیت و همکاری
- روش‌های ساخت سنتی
این‌ها تنها بخشی از موانع و چالش‌هایی هستند که می‌توانند به شکست پروژه‌های ساخت منجر شوند. با شناسایی و پیش‌بینی این چالش‌ها، پیمانکاران، کارفرمایان و سایر ذی‌نفعان می‌توانند تدابیری اتخاذ کنند تا ریسک شکست پروژه را کاهش دهند.
تعیین نحوه مدیریت، اجرا و اداره کسب‌و‌کار در صنعت ساخت، گام بزرگی به سوی راه‌اندازی یک شرکت ساخت دائما سودآور است. شما، مدیران، سرپرستان کارگاه، برآوردگران و تیم‌های اجرایی باید اصول اولیه‌ی قوانین، استانداردها، ارزش‌ها و ارکانی که شرکت شما بر آنها استوار است را بدانید. موفقیت با انجام کاری که به‌درستی آن اعتقاد دارید و تعیین استانداردها، فرایندها و سیستم‌های قوی شرکت به دست می‌آید. بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهای صنعت ساخت ، مدیریت را با کمترین مقاومت انجام می‌دهند. صاحبان کسب‌و‌کار به‌جای اینکه افراد را برای انجام کارهای مورد‌نیاز پاسخگو کنند، سعی می‌کنند با جریان کار پیش بروند. برای تعیین انتظارات و همسو کردن تیم‌ها با فرایندها و اهداف شرکت، مهم است که این الزامات را در هر مرحله از کار دنبال کنید. هنگامی که به نظر می‌رسد برخی از کارکنان با کم‌کاری «از زیر کار در می‌روند»، بدون شک دیگران نیز تلاش خواهند کرد از آنها تقلید کنند.
برای اطمینان از اینکه ارزش‌های شما در کار تیم‌تان منعکس می‌شود و پروژه‌های تکمیل‌شده کیفیت ثابتی دارند، داشتن یک استراتژی الزام‌آور برای شرکت‌تان مهم است. یک راه برای رسیدن به این هدف، سازماندهی مجموعه‌ای از دستورات است که باید در هر محل کار و پروژه‌ای دنبال شود.
10 فرمان یک شرکت فعال در ساخت ممکن است شامل موارد زیر باشد:
1. ارائه برآوردهای دقیق
برای تهیه برآوردهای دقیق، به تاریخچه هزینه پروژه‌های گذشته برای نیروهای کار، تجهیزات، تولید و تعداد نصب شده تجهیزات در هر ساعت رجوع کنید. الگوهای برآورد دقیق را با در نظر‌گرفتن تمام مشاغل، اقلام کاری، الزامات و موارد اضافی که ممکن است در پروژه‌ها مورد نیاز باشد، تهیه کنید تا اطمینان حاصل شود که هیچ موردی از قلم نیفتد. همیشه قبل از تکمیل برآورد ساعات کاری نیروهای کار، نظر سرپرست و سرکارگر را دریافت کنید و قبل از ارائه پیشنهاد نهایی، هر پیشنهاد یا برآوردی که از مقدار مورد انتظار یا پیش‌بینی شده مشخصی فراتر رود را بررسی کنید.
2. ساخت طبق قرارداد اجرا شده
همیشه تمامی پروژه‌ها را بدون هیچ‌گونه استثنایی بر اساس قرارداد نهایی و کامل و همچنین زیرمجموعه قراردادها، مدیریت و اجرا کنید. برای انجام کارهای اضافی، موارد ناشناخته، قول‌های شفاهی یا سایر مواردی که به طور واضح در قرارداد ذکر نشده است، هیچ هزینه اضافی در قرارداد لحاظ نکنید. اگر کاری به‌صورت کتبی شرح داده نشده است، آن را انجام ندهید. با جدیت برای آموزش هر دو طرف، یعنی کارفرمایان و پیمانکاران جزء خود برای پایبندی به قرارداد تلاش کنید.
3. به پایان رساندن پروژه‌ها بدون افت حاشیه سود
اهداف، شاخص‌ها و برنامه‌های پروژه را به‌گونه‌ای تعیین، توسعه، نظارت و اجرا کنید تا بودجه پروژه را به حداقل برسانید. ماهانه بودجه پروژه را با برآورد دقیق هزینه تکمیل و هزینه نهایی کار به‌روزرسانی کنید. برای تولید کار باکیفیت و بدون نیاز به بازگشت به کار، اشتباه یا دوباره‌کاری ، به طور هفتگی با مدیر پروژه، سرپرست و سرکارگر تیم، کارت‌های امتیازی هزینه نیروی کار، تولید و شغل را پیگیری، نظارت و بررسی کنید. مدیریت باید به‌صورت هفتگی با سرکارگر تیم برای بررسی عملکرد دیدار کند.
4. برنامه‌ریزی و اجرای طرح‌ها برای اختتام به‌موقع پروژه
متعهد شوید که هر پروژه را 10 درصد سریعتر از آنچه که برآورد شده یا برنامه‌ریزی شده به پایان برسانید. برنامه کاری پروژه، برنامه زمان‌بندی، مراحل، جابه‌جایی‌ها و رخدادهای کلیدی را پیش‌نویس و متعهد کنید. سرکارگران و سرپرستان شغلی باید یک برنامه زمان‌بندی 2 تا 4 هفته‌ای را ایجاد و به‌روز کنند. با تمام پیمانکاران جزء و تامین‌کنندگان عمده در محل هم 3 هفته قبل و هم یک هفته قبل از رفع نیازها، ملاقات کنید. تمام مصالح، ابزار و تجهیزات باید 2 تا 3 روز قبل از نیاز در محل باشد.
5. به‌کارگیری سرپرستان و سرکارگران ماهر برای نظارت بر پروژه‌ها
در صورت امکان با بودجه پروژه، نظارت تمام‌وقت برای دستیابی به نتایج مثبت ترجیح داده می شود (از اختصاص بودجه ناکافی برای نظارت خودداری کنید). سرپرستان باید توانایی درک کامل قرارداد، محدوده کار، موارد دربرگیرنده و استثنائات، مدیریت دستورات تغییر و همچنین توانایی تصمیم‌گیری در پروژه و نمایندگی شرکت در برابر مشتریان را داشته باشند. سرپرستان در‌حالی‌که برنامه‌های ایمنی شغلی، لیست‌های کار هفتگی، بازرسی‌های کیفیت و ایمنی را مدیریت می‌کنند، باید جلسات توجیهی روزانه با تیم و جلسات هفتگی با کارکنان را برگزار کرده و با مدیران پروژه در محل، کارت‌های امتیازی عملکرد کارکنان را بررسی کنند.
6. مدیریت پروژه آینده‌نگر
شرکت شما باید یک مدیر پروژه حرفه‌ای و کارآمد را برای هر پروژه در نظر بگیرد که کاملا مسئول موفقیت پروژه از ابتدا تا انتها باشد. اطمینان حاصل کنید که به مدیران پروژه زمان کافی برای مدیریت صحیح پروژه اختصاص داده شود. مدیر پروژه باید هر هفته از تمام کارگاه‌ها بازدید کند تا هزینه‌های کار، کارت‌های امتیازی عملکرد کارکنان، برنامه زمان‌بندی پیش‌بینی، کیفیت و ایمنی را بررسی کند. مدیران پروژه موظفند هر هفته زمان‌بندی کارکنان و عوامل مؤثر بر پیشرفت کار را تأیید کرده و درخواست‌های پرداخت پروژه را به موقع ارسال نمایند.
7. مدیریت پیش‌دستانه دستور تغییر
قبل از شروع کار، تمام نرخ‌های دستور تغییر، زمان و مصالح، شرایط عمومی، هزینه‌های تأخیر و نرخ‌های اضافی نقل مکان را برای تایید به کارفرما ارائه دهید و تاییدیه کتبی دریافت کنید. هیچ کار اضافی یا ناشی از دستور تغییر بدون تاییدیه کتبی یا مجوز کتبی برای شروع، قبل از شروع هر کار اضافی انجام نخواهد شد (توافقات شفاهی را نپذیرید). تأخیرها را مستند کنید و همیشه با هر تغییر یا تأخیر در برنامه زمان‌بندی، درخواست زمان و هزینه اضافی نمایید.
8. اجرای برنامه ایمنی کارآمد
ایمنی را در اولویت قرار دهید. بازرسی‌های ایمنی مداوم را برای تمام پروژه‌های در حال ساخت انجام دهید و مدیریت برنامه ایمنی را در بودجه کلی شرکت بگنجانید.
9. به‌کارگیری پیمانکاران جزء و تامین‌کنندگان حرفه‌ای
استفاده از پیمانکاران جزء و تامین‌کنندگان حرفه‌ای می‌تواند یک استراتژی تجاری هوشمندانه باشد که به یک کسب‌و‌کار در دستیابی به اهداف خود کمک کند. با انتخاب دقیق پیمانکاران جزء و تامین‌کنندگان و مدیریت موثر روابط آنها، یک کسب‌و‌کار می‌تواند از مزایای متعددی از جمله افزایش کیفیت، کاهش هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری و تمرکز بیشتر بر روی فعالیت‌های اصلی خود بهره‌مند شود.
10. برگزاری جلسات الزامی
برای مدیریت صحیح شرکت ساختی خود، باید جلسات منظم برگزار کنید که به مدیریت، سرپرستان و سرکارگران اجازه دهد تا بر عملیات ساخت و عملکرد پروژه، رهبری و نظارت داشته باشند. مدیریت برای اثربخش بودن باید در ارتباط دائمی باشد. جلسات به شما این امکان را می‌دهد که بر تعداد زیادی از اعضای تیم به طور همزمان نظارت داشته و با آنها در تماس باشید تا اینکه بخواهید برای صحبت کردن و هدایت همه افراد بدوید. با صداقت شرکت خود را مدیریت کنید و افراد را در قبال نقش‌هایشان در موفقیت هر پروژه مسئول بدانید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد از قوانین و الزامات همکاری با شما مطلع هستند و بهانه یا استثنائی را نپذیرید.
جمع‌بندی 10 فرمان طلایی برای موفقیت در پروژه‌ها
عدم موفقیت پروژه می‌تواند عواقب منفی قابل‌توجهی داشته باشد، از جمله اتلاف پول، زمان و منابع، آسیب به شهرت سازمان و نارضایتی ذی‌نفعان. با درک چالش‌ها و عوامل کمک‌کننده به عدم موفقیت پروژه، می‌توان اقداماتی را برای افزایش احتمال موفقیت پروژه انجام داد. با رعایت این 10 فرمان، می‌‌توانید تجارت خود را اداره کنید و ارزش‌ها و استانداردهای شرکت خود را به نمایش بگذارید.
[1] The 10 Commandments of Project Success, George Hedley.
