عوامل حیاتی موفقیت (CSFs) در پروژه‌

موفقیت در پروژه، می‌تواند با تعریف‌های متفاوتی همراه باشد. برخی از عوامل پروژه صرفاً اتمام پروژه را موفقیت پروژه می‌دانند و برخی دیگر اتمام پروژه با بودجه اختصاص‌داده‌شده را عامل موفقیت پروژه می‌دانند؛ اما برخی دیگر بر روی کیفیت و زمان تأکید می‌کنند. شاید نگاهی یک‌طرفه به هر موضوع معیار مناسبی برای تعریف درستی از موفقیت پروژه نباشد. به طور سنتی، موفقیت به‌عنوان میزان برآورده‌شدن اهداف و انتظارات پروژه تعریف شده است. تعریف‌های متفاوت دیگری وجود دارد که برخی از آن‌ها در تعریف موفقیت پروژه، موارد کلیدی زیر را عنوان می‌کنند.
- برآورده‌شدن اهداف و انتظارات پروژه
- دستیابی به نتایج بسیار بهتر از آنچه انتظار می‌رود
- همه چیز طبق انتظار پیش برود
با وجود تمام این تعاریف ارائه شده اما در واقعیت بسیار دشوار است که برای همه پروژه‌ها و عوامل پروژه یک تعریف واحد برای موفقیت ارائه داد.

1. عوامل حیاتی موفقیت

بااین‌وجود اهداف مشترکی وجود دارد که می‌تواند موفقیت در پروژه را وابسته به خود کند. این اهداف می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- هزینه
- زمان
- کیفیت
- ایمنی
- مدیریت اختلافات و ادعا

شکل 1. ارتباط عوامل مختلف با موفقیت پروژه

اهداف فوق می‌توانند از مهم‌ترین عواملی باشند که باعث موفقیت در پروژه می‌شوند. به این عوامل مهم و کلیدی عوامل حیاتی موفقیت (Critical Success Factors یا CSFs) می‌گویند.
مفهوم و ایده اولیه عوامل حیاتی موفقیت (Critical Success Factors یا CSF) در اوایل دهه 1960 میلادی شکل گرفت و به تعداد محدودی از نواحی که در آن عملکرد رضایت‌بخش، موفق و رقابتی اشاره دارد. عوامل حیاتی موفقیت، متغیرهایی هستند که مدیران پروژه باید آن عوامل را برای دستیابی به اهداف در حوزه‌های مختلف، اولویت‌بندی و کنترل کنند. بنابراین می‌توان گفت مدیران ارشد پروژه نقش بسزایی در موفقیت پروژه دارند. ادبیات مدیریت پروژه از مدت‌ها پیش به توسعه درک بهتری از ماهیت عوامل کلیدی موفقیت پرداخته است. شنهر و دیور در سال 2007 یک تعریف ترکیبی از موفقیت پروژه را ارائه کرده اند که این موارد عبارتند از:
- زمان جلسه، بودجه و سایر الزامات (‏کارایی)
- تاثیر بر تیم
- ‏تاثیر بر مشتری
- سودآوری در سازمان
- ‏آماده‌سازی برای آینده (اهداف استراتژیک سازمان) ([1]).

شکل 2. سطوح موفقیت پروژه در دو بعد زمان و عدم‌قطعیت در پروژه

برای دستیابی به موفقیت پروژه، ذی‌نفعان مختلف باید از عوامل حیاتی موفقیت آگاه باشند تا زمان و منابع محدود را به سمت اهداف مؤثر هدایت کنند. در مطالعات انجام شده، پیشنهاد شده است که به دلیل وجود تعداد زیادی از عوامل حیاتی موفقیت در برخی از پروژه‌ها، می‌توان  این عوامل را محدود کرد و با تهیه لیستی به مهم‌ترین عوامل حیاتی موفقیت می‌تواند روند دستیابی به موفقیت پروژه را تا حد زیادی تسهیل کند. همچنین می‌توانند از این عوامل به‌عنوان وسیله‌ای برای اندازه‌گیری عملکرد پیمانکاران استفاده کنند و یا انتخاب اعضای تیم پروژه را تسهیل کرده و عملکرد یک پروژه را قبل از شروع آن پیش‌بینی کنند.
شناسایی عوامل موفقیت پروژه و بهبود مستمر آن باعث ایجاد، عملکرد بهتری در پروژه‌ها و نهایتاً سازمان‌ها می‌شود.

2. بهبود مستمر

درک وجود و یا عدم وجود عوامل موفقیت در پروژه‌ها و سازمان‌ها توسط کسانی که آن را مدیریت می‌کنند ایجاد می‌شود. چگونگی درک عوامل موفقیت به‌عنوان یک ابزار آنالیز نیز می‌تواند مورداستفاده قرار بگیرد که توسط مدیریت ارشد جهت بهبود مستمر پروژه‌ها و اولویت‌بندی آن در سازمان‌ها ایجاد می‌شود.
بهبود مستمر، یک عنصر ضروری در پروژه‌ها و سازمان‌ها است که بایستی با استفاده از سیستم یا متدولوژی تعریف شده بر مبنای طرح‌های بهبودیافته به‌صورت مداوم موردتوجه قرار بگیرد. مفهوم بهبود مستمر با بهبود محصول یا بهبود کار مرتبط است.

3. نتایج یک مطالعه

در مطالعه‌ای که توسط ماتار و همکاران در سال 2020 انجام شده است ([2])، پنج عامل حیاتی موفقیت، شناسایی شده‌اند. این عوامل مهم عبارت‌اند از:
- شایستگی و توانایی پرسنل کلیدی پیمانکاران در تخصص‌های مختلف
- صلاحیت، اختیار و مشارکت مدیر پروژه
- کانال‌های ارتباطی شفاف بین کارفرما یا مدیر پروژه و طراح
- تعهد همه شرکت‌کنندگان پروژه به برنامه‌وبودجه تعیین شده
- کانال‌های ارتباطی شفاف بین کارفرما یا مدیر پروژه و پیمانکار

ازآنجایی‌که مهم‌ترین عامل حیاتی موفقیت، شایستگی و توانایی پرسنل کلیدی پیمانکاران در تخصص‌های مختلف بود، ضروری است که کارفرمایان توضیحات واضح و دقیقی از تجربیات موردنیاز برای پرسنل کلیدی (از طرف پیمانکاران و مشاوران) ارائه دهند. هنگامی که افراد منتخب احتمالی شناسایی و به‌درستی غربالگری شدند، کارفرما باید با این افراد مصاحبه کند تا توانایی آنها در اجرای نقش‌های تعیین شده خود را تأیید کند. علاوه بر این، کارفرمایان باید به طور معمول بر پرسنل تازه‌استخدام شده در طول اجرای کار نظارت داشته باشند تا بر عملکرد مناسب این افراد نظارت کنند. در صورت عدم عملکرد مناسب، اقدامات اصلاحی مناسب توسط کارفرمایان باید انجام شود.
همچنین، صلاحیت، اختیار و مشارکت مدیر پروژه، یک عامل حیاتی موفقیت قابل‌توجه است. براین‌اساس، به کارفرمایان توصیه می‌شود بین سطح مسئولیت و سطح اختیارات تعیین شده به مدیر پروژه تعادل ایجاد کنند. در راستای این اصل، مدیر پروژه باید دارای اختیارات کافی برای مدیریت مؤثر منابع (شامل نیروی انسانی، ماشین‌آلات، مصالح، امور مالی و غیره) پروژه‌ها باشند، زیرا مدیر پروژه معمولاً مسئولیت کامل اجرا و تحویل پروژه‌ها را در زمان‌بندی و بودجه تعیین شده بر عهده دارند.
از طرفی دو عامل حیاتی موفقیت مربوط به ارتباطات است. کانال‌های ارتباطی شفاف بین کارفرما یا مدیر پروژه/طراح؛ و کانال‌های ارتباطی شفاف بین کارفرما یا مدیر پروژه/پیمانکار از مهم‌ترین عوامل حیاتی موفقیت هستند. بر اساس این یافته، دستیابی ذی‌نفعان به یک اجماع در مورد کانال‌های ارتباطی دقیق و روشن ضروری است. مجدداً، همانند انتخاب پرسنل کلیدی پروژه‌ها، انتخاب کانال‌های ارتباطی مناسب باید بر اساس اندازه، ماهیت و زمان پروژه انجام شود.

4. نتیجه‌گیری

باتوجه‌به مطالعات انجام شده، اهمیت شایستگی و ارتباطات قوی در تحقق یک پروژه موفق، نقش بسزایی دارد. ازآنجایی‌که بودجه قابل‌توجهی در صنعت ساخت صرف می‌شود، پروژه‌های موفق برای یک اقتصاد پر رونق ضروری هستند. باتوجه‌به انبوهی از عوامل احتمالی مؤثر بر موفقیت یک پروژه، می‌توان با شناسایی بیشترین عوامل حیاتی موفقیت به ذی‌نفعان صنعت ساخت این امکان را داد تا منابع کمیاب پروژه را به طور مؤثر در جهت تحقق یک پروژه موفق مستقر کنند.

---

[1] Shenhar, A.J. Dvir, D. 2007. Reinventing project management: The diamond approach to successful growth and innovations. Harvard Business School Press.
[2] Mathar, H. Assaf, S. Hassanain, M. A. Abdallah, A. Sayed, A. M. Z. 2020. Critical success factors for large building construction projects: Perception of consultants and contractors. Built Environment Project and Asset Management.