یکی از اصولی که برای مدیریت صحیح پروژه‌ها باید مدنظر قرار گیرد، مدیریت مالی و حسابداری در پروژه‌ها است. مدیریت مالی و حسابداری در پروژه‌ها بر اساس اهداف مدیریت و اصول تحویل پروژه تعیین می‌شود. گزارشات مالی و تجزیه و تحلیل مناسب به طوری که منطبق با فعالیت‌های انجام شده در پروژه باشد، کمک بسزایی در تصمیم‌گیری و مدیریت مناسب پروژه‌ها می‌نماید. باید توجه داشت که ساختار مدیریت مالی و حسابداری در پروژه‌ها و سازمان‌های پروژه محور نسبت به ساختار مدیریت مالی و حسابداری در سازمان‌های فعال در صنایع تولیدی و خدماتی متفاوت بوده و سازمان‌های پروژه محور، بخصوص در صنعت ساخت نیاز به ایجاد سیستم استاندارد حسابداری پروژه و مدیریت مالی منطبق بر فعالیت خود دارند. در صورت عدم رعایت این موضوع، شرکت‌ها و سازمان‌های پروژه محور با مشکلات مالی زیادی روبرو بوده و عملا مدیریت مالی، مدیریت هزینه و مدیریت حسابداری در این سازمان‌ها نمی‌توانند گزارشات صحیح و در لحظه‌ای را برای کنترل و بهبود شرایط در اختیار مدیران قرار دهند. به طور کلی و بر اساس مطالعات انجام شده، بیش از 60 درصد سازمان‌های پروژه محور که در صنعت ساخت فعالیت می‌کنند، تنها به دلیل مشکلات مالی با شکست روبرو می‌شوند. این بررسی نشان‌دهنده عدم توجه به وجود سیستم مالی و حسابداری مناسب و اصولی در شرکت و سازمان‌های پروژه محور، متناسب با پروژه‌ها می‌باشد. از این رو به جهت کاهش عوامل شکست این سازمان‌ها، مدیریت صحیح مالی و حسابداری به همراه کنترل هزینه‌ها از اهمیت بالایی برخوردار بوده و باید از یک سیستم یکپارچه تبعیت نماید.
سیستم استاندارد حسابداری پروژه
در کشورمان بسیار شنیده می‌شود که سرفصل‌های حسابداری با سرفصل‌های پروژه همخوانی نداشته و به همین دلیل مدیریت حسابداری و هزینه در پروژه‌ها در ایران با مشکلاتی روبرو است. متاسفانه اغلب شرکت‌ها بر اساس ساختاری تجربی اقدام به طراحی این سیستم در کشورمان می‌نماید. اما باید توجه داشت که این سیستم یک سیستم استاندارد مشخصی دارد که کمتر دیده شده در کشورمان مورد استفاده قرار بگیرد.
به طور کلی ساختار استانداردی که بخصوص برای سازمان‌های فعال در صنعت ساخت وجود دارد، بسیار قابل اطمینان بوده و در صورت مطابقت‌سازی با شرایط داخلی می‌توانند ساختار یکپارچه‌ای را ایجاد نماید.
اجزا سیستم حسابداری پروژه به طور کلی به موارد زیر تقسیم‌بندی می‌شوند:
1-دفتر کل (General Ledger)
2-دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger)
3-دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger)
در ادامه به معرفی هر یک از موارد فوق، به صورت مختصر میپردازیم.
1- دفتر کل (General Ledger)
ساختار دفتر کل در شرکت‌ها و سازمان‌های پروژه محور تقریبا همان دفتر کل در شرکت‌ها و سازمان‌های غیر پروژه محور بوده و تفاوت چندانی نمی‌کند. البته باید اشاره نمود که موارد درج شده در این دفتر، به دلیل تفاوت‌های موجود در پروژه‌ها دارای تفاوت‌هایی است. شکل (1) نمونه‌ای از این دفتر را برای یک شرکت پروژه محور فعال در صنعت ساخت نشان می‌دهد.
شکل1. دفتر کل (General Ledger)
با توجه به شکل (1) مواردی از جمله: دارایی جاری، دارایی ثابت، بدهی‌های جاری، بدهی‌های بلند مدت و حقوق صاحبان سهام در دفتر کل ثبت می‌شوند که از کد 100 شروع شده و به کد 499 ختم می‌شوند. مواردی که ذکر شد برای تهیه ترازنامه شرکت (Balance Sheet) مورد استفاده قرار می‌گیرند. همچنین موارد 500 الی 950 معمولا به جهت تهیه صورت سود و زیان یا صورت درآمد (Income Statement) مورد استفاده قرار می‌گیرد که از حساب‌های ترازنامه جدا شده و جداگانه محاسبه می‌شوند.
2- دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger)
دفتر کل هزینه پروژه که مختص سیستم‌های حسابداری پروژه محور می‌باشد، برای ثبت هزینه‌های هر پروژه تعریف شده است. هدف از انجام این کار مدیریت، نظارت و کنترل هزینه‌های هر پروژه به صورت جداگانه و کنترلی بوده که بدون این دفتر، تهیه بسیاری از گزارشات هزینه و البته کنترل هزینه کاری بسیار دشوار است. این دفتر توسط تیم پروژه تهیه، تدوین، تکمیل و مدیریت شده و اطلاعات این دفتر بعدها به یک Historical Data تبدیل می‌شود. البته این دفتر میتواند شامل برآوردها، درآمدها، واریانس‌ها، هزینه‌های متعهد شده و بسیاری از موارد دیگر بوده، تا کار کنترل هزینه را برای تیم پروژه تسهیل نماید. هزینه‌های هر پروژه که در دفتر کل هزینه پروژه ثبت می‌شوند، در انتها داخل اطلاعات تاریخی شرکت بایگانی می‌شوند (Historical Data)، تا برای پروژههای آتی نیز مورد استفاده قرار گرفته و امکان استفاده برای برآورد هزینه مورد نیاز و قیمت‌دهی مناسب‌تر برای مناقصات در پروژههای مشابه آتی را فراهم آورد (شکل (2) نمونه‌ای از ساختار این دفتر کل هزینه‌های پروژه را نشان می‌دهد).
شکل2. دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger)
اگرچه هزینه‌های تمامی پروژههای شرکت در دفتر کل ثبت می‌شوند، اما قابلیت ثبت جزئیات در آن وجود ندارد. از این رو برای ثبت جزئیات هزینه‌های پروژه، از دفتر کل هزینه پروژه استفاده می‌گردد تا امکان رهگیری هزینه‌ها در ساختار شکست تعیین شده وجود داشته باشد. اغلب سیستم های حسابداری شرکتی اجازه می‌دهند این هزینه‌ها تا 4 سطح ریز شوند که به شرح زیر است:
الف- پروژه
ب- فاز یا محدوده
ج- کد هزینه
د- نوع هزینه
3- دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger)
دفتر کل ماشین‌آلات نیز مختص سیستم حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌های پروژه محور است. مدیریت ماشین‌آلات از آن جهت اهمیت فراوانی دارد که بسیاری از شرکت‌ها در صنعت ساخت، سرمایه‌گذاری‌های فراوانی در زمینه ماشین‌آلات نموده و بعضا عدم توجه به هزینه آنها میتواند منجر به ورشکستگی این سازمان‌ها شود. در بسیاری از شرکت‌ها به دلیل فعالیت همزمان بر روی چندین پروژه و استفاده همزمان از ماشین‌آلات، امکان اختصاص ماشین‌آلات و هزینه آن به پروژه‌ای خاص عملا وجود نداشته و به همین دلیل دفتر کل ماشین‌آلات، مدیریت هزینه‌های ماشین‌آلات در این شرکت‌ها را سهولت می‌بخشد. برای آن که شرکت‌های فعال در پروژههای ساخت اطمینان حاصل کنند که سرمایه‌گذاری آنها بر روی ماشین‌آلات سودآور است، باید این سیستم بر روی سیستم حسابداری شرکت اعمال شود. در شکل (3) نمونه‌ای از دفتر کل ماشین‌آلات نشان داده شده است.
شکل3. دفتر کل ماشین‌آلات (Equipment Ledger)
جایگاه سیستم استاندارد حسابداری پروژه در موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور، دوره‌ای در سطح مهارت‌های سخت با عنوان (مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمان‌های پروژه محور) ارائه شده است که نه تنها ساختار حسابداری پروژه را به صورت کامل و اجرایی آموزش می‌دهد، بلکه یکپارچگی این ساختار را با ساختارهای برآورد هزینه، کنترل و مدیریت هزینه و مدیریت مالی و شبکه جریان نقدینگی به صورت کامل آموزش می‌دهد.
