راز پروژه‌های موفق: مدیر ساخت کارگزار یا مدیر طرح

هدر رفت مصالح در صنعت ساخت، چالشی با راه‌حل‌های اثبات‌شده: آمار موسسه ساخت ناب آمریکا (LCI) نشان می‌دهد که حدود 30 درصد از مصالح خریداری شده برای پروژه‌های ساختمانی، به ضایعات تبدیل می‌شود. این موضوع، ناشی از عدم مدیریت صحیح و اصولی، بخش قابل‌توجهی از اتلاف و هزینه‌های اضافی در این صنعت را به خود اختصاص می‌دهد. با این حال، مدیریت اثربخش ضایعات و بهینه‌سازی هزینه‌ها در یک پروژه، می‌تواند به عنوان یک مزیت رقابتی ارزشمند عمل کند.

متقاعد کردن مدیران ارشد به پذیرش نوآوری: بسیاری از مدیران ارشد برای پذیرش تغییر و به‌کارگیری روش‌ها یا خدمات جدید، نیاز دارند تا اثربخشی، کارایی و نتایج آن به طور ملموس و قابل‌اثبات باشد. استفاده از گزارش‌ها و داده‌ها برای بررسی کارایی روش‌ها، خدمات نوین، ماشین‌آلات و تجهیزات، یکی از مناسب‌ترین روش‌ها برای این منظور است. با تحلیل تجربیات سایرین در استفاده از این روش‌ها و مقایسه آن با شرایط کسب‌وکار خود، می‌توان تصمیمی آگاهانه‌تر و با ریسک‌پذیری کمتر اتخاذ کرد.

مدیریت ساخت: کلیدی برای موفقیت پروژه‌ها: مدیریت ساخت، به عنوان خدمات مدیریت حرفه‌ای مختص صنعت ساخت، در حال حاضر مورد توجه بسیاری از مدیران ارشد این صنعت در سراسر جهان قرار گرفته است. مدیران ساخت حرفه‌ای، رهبرانی توانمند در پروژه‌ها هستند که با برقراری ارتباطات مؤثر با کارفرما، به کاهش قابل‌توجه بحران‌ها در پروژه کمک می‌کنند.

یکی از روش‌های تحویل پروژه با حضور مدیر ساخت، "مدیریت ساخت کارگزار" یا "Agency Construction Management" (به اختصار ACM) نامیده می‌شود. در این روش، مدیر ساخت در کنار کارفرما قرار گرفته و در مراحل مختلف پروژه، به او در اتخاذ بهترین تصمیمات و هدایت پروژه به سمت موفقیت یاری می‌رساند.

در این مقاله، به بررسی یکی از گزارش‌های منتشر شده توسط انجمن مدیریت ساخت آمریکا (CMAA) می‌پردازیم که به نقش و تأثیرگذاری مدیر ساخت کارگزار یا مدیر طرح در موفقیت پروژه‌ها اختصاص دارد.

1. بررسی تأثیر مدیر ساخت کارگزار بر پروژه‌های ساخت

انجمن مدیریت ساخت آمریکا (CMAA) در مطالعه‌ای جامع، به بررسی 623 پروژه در صنعت ساخت پرداخت. این مطالعه نشان داد که 43 درصد از پروژه‌ها (266 پروژه) از خدمات مدیر ساخت کارگزار (ACM) بهره‌مند بودند، در حالی که 57 درصد (357 پروژه) از این خدمات استفاده نمی‌کردند. نکته قابل توجه این است که 23 درصد از کارفرمایانی که در این مطالعه از خدمات ACM استفاده نکرده بودند، در گذشته تجربه استفاده از این خدمات را داشتند.
پروژه‌ها از پایگاه‌داده گزارش‌های Dodge McGraw-Hill انتخاب شدند و شش بخش عمده صنعت را در بر گرفتند که در جدول 1 مشخص شده‌اند:

جدول 1. پروژه‌های انتخاب‌شده

1.1. یافته‌های کلیدی

بر اساس مطالعات انجام شده، مقایسه‌ای بین دو حالت ACM و Non-ACM انجام شده است که نتایج آن به شرح زیر است (شکل‌‎های 1 و 2):
میانگین ارزش پروژه‌ها: پروژه‌هایی که از ACM استفاده می‌کردند، به طور متوسط 17.8 میلیون دلار ارزش داشتند، در حالی که این رقم برای پروژه‌های بدون ACM عدد 13.4 میلیون دلار بود.
تأثیر بر زمان‌بندی پروژه: 73 درصد از پروژه‌های ACM به موقع یا زودتر از موعد تکمیل شدند، در حالی که این رقم برای پروژه‌های بدون ACM تنها 56 درصد بود.
تأثیر بر بودجه پروژه: 79 درصد از پروژه‌های ACM در محدوده بودجه یا زیر بودجه به اتمام رسیدند، در حالی که این رقم برای پروژه‌های بدون ACM تنها 67 درصد بود.
رضایت کارفرما: 85 درصد از کارفرمایانی که از ACM استفاده می‌کردند، از عملکرد آن راضی یا بسیار راضی بودند، در حالی که این رقم برای کارفرمایانی که از ACM استفاده نمی‌کردند، 68 درصد بود.

شکل 1. ارزش پروژه‌ها با توجه به نوع پروژه‌ها

شکل 2. تعداد پروژه‌های مورد مطالعه به تفکیک نوع پروژه و استفاده یا عدم استفاده کارفرما از خدمات مدیر ساخت

2. ویژگی‌های مدیر ساخت حرفه‌ای

رهبری یکی از مهم‌ترین مهارت‌های لازم برای مدیریت در تمامی ابعاد است. بر اساس گزارش منتشر شده، می‌توان گفت مدیران ساخت حرفه‌ای، رهبران موفقی برای صنعت ساخت هستند. شکل 2 نمودار نظرات کارفرمایان مختلف درباره اثربخشی استفاده از خدمات مدیر ساخت کارگزار است است که نشان می‌دهد در تمام موارد حضور این عامل باعث بهبود اثربخشی شده است. این اثربخشی در بخش اجتناب از بحران در پروژه حداکثر است. 

شکل 3. نظرات کارفرمایان مختلف درباره اثربخشی استفاده از خدمات مدیر ساخت کارگزار

1.2. رهبری تیم پروژه

- 82 درصد از کارفرمایانی که از مدیر ساخت کارگزار استفاده کرده‌اند، به مدیران ساخت خود برای رهبری تیم پروژه بیشترین امتیاز را اختصاص داده‌اند.
- 50 درصد از کارفرمایانی که در گذشته از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده بودند، بیشترین امتیاز را به رهبری مدیران ساخت خود دادند.

2.2. تسهیل ارتباطات

- 86 درصد به مدیران ساخت خود برای تسهیل در برقراری ارتباطات موثر در پروژه امتیاز بالایی داده‌اند.
- 58 درصد کارفرمایانی که درگذشته از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده بودند، به مدیران ساخت خود برای تسهیل برقراری ارتباطات موثر، امتیاز بالایی را اختصاص داده‌اند.

3.2. مدیریت بحران

- 85 درصد از کارفرمایان به مدیران ساخت خود برای اجتناب از بحران‌ یا مدیریت بحران‌ها در پروژه، امتیازات بالایی را تخصیص داده‌اند.
- 58 درصد از کارفرمایانی که درگذشته از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده بودند، بالاترین امتیاز را به مدیران ساخت خود برای اجتناب از بحران‌ یا مدیریت بحران‌ها در پروژه داده بودند.

4.2. اطمینان از تحقق تعهدات قراردادی

- 81 درصد از کارفرمایان نیز موافق بودند که حضور مدیر ساخت در انجام تعهدات قراردادی تیم پروژه بسیار تاثیرگذار است.
- 59 درصد از کارفرمایانی که درگذشته از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده بودند، موافق اثرگذاری مدیران ساخت خود در انجام تعهدات قراردادی تیم پروژه بودند.

5.2. مذاکره با پیمانکار

- 76 درصد از کارفرمایان به مدیر ساخت در مذاکره با پیمانکار اصلی بیشترین امتیاز را تخصیص داده‌اند.
- 48 درصد از کارفرمایانی که درگذشته از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده بودند، به مذاکره مدیر ساخت با پیمانکار اصلی بالاترین امتیاز را داده بودند.

6.2. روابط عمومی در پروژه

- 69 درصد از کارفرمایان به تلاش‌های مدیر ساخت خود برای روابط عمومی در پروژه بیشترین امتیاز را تخصیص داده‌اند.
- 30 درصد از کارفرمایانی که درگذشته از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده بودند، به تلاش‌های مدیر ساخت خود برای روابط عمومی در پروژه بالاترین امتیاز را داده بودند.

3. دلایل استفاده از خدمات مدیر ساخت

احساس نیاز، یکی از عوامل کلیدی در ترغیب افراد به استفاده از خدمات مختلف است. در مورد خدمات مدیر ساخت نیز این موضوع صدق می‌کند. برای درک بهتر نیاز مشتریان به این خدمات، می‌توان سوالات کلیدی زیر را مطرح کرد:

1.3. آیا کارفرمایان به خدمات مدیر ساخت نیاز دارند؟ 

از میان 352 پروژه که از خدمات مدیر ساخت کارگزار استفاده نکرده‌اند، حدود یک سوم (34 درصد) گفتند که احتمال دارد از مدیر ساخت کارگزار در پروژه‌های آتی استفاده کنند. شکل 4 جزئیات تایید کارفرمایان برای استفاده از خدمات مدیر ساخت را در یک نمودار نشان می‌دهد.

شکل 4. جزئیات تایید کارفرمایان برای استفاده از خدمات مدیر ساخت

این کارفرمایان، اگرچه از خدمات مدیر ساخت کارگزار در پروژه موردمطالعه استفاده نکرده بودند، اما دلایل قوی برای استفاده از خدمات حرفه‌ای در آینده داشتند. پیچیدگی بسیار زیاد پروژه و مشکلات برنامه زمان‌بندی یا بودجه از مهم‌ترین این دلایل بود. در شکل 5 دلایل استفاده از مدیر ساخت کارگزار بر اساس نتایج به تفکیک نوع پروژه‌ها مشخص شده است.

شکل 5. دلایل استفاده از مدیر ساخت کارگزار

2.3. کارفرمایانی که از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده‌اند، آیا به کارفرمای دیگری استفاده از این خدمات را پیشنهاد می‌کنند؟

80 درصد از کارفرمایانی که در این مطالعه از خدمات مدیر ساخت کارگزار در پروژه‌های خود استفاده کرده‌اند، به احتمال زیاد مدیر ساخت کارگزار را به کارفرمایان دیگر توصیه می‌کنند.

3.3. کارفرمایانی که از خدمات مدیر ساخت استفاده کرده‌اند، در پروژ‌های بعدی خود مجددا از این خدمات استفاده می‌کنند؟

80 درصد از کارفرمایانی که از مدیر ساخت کارگزار در پروژه نظرسنجی استفاده می‌کنند، گفته‌اند که به احتمال زیاد در آینده دوباره از خدمات مدیر ساخت کارگزار استفاده خواهند کرد.  

4. عملکرد مدیر ساخت کارگزار

استفاده از هر خدماتی در پروژه طبیعتاً شامل هزینه می‌شود. در نتیجه استفاده از هر خدمتی باید آورده‌ای مثبت برای پروژه داشته باشد و با بهبود عملکرد بسیاری از هزینه‌های اضافی را کاهش دهد. در ادامه بر اساس گزارش منتشر شده، به بررسی عملکرد خدمات مدیر ساخت کارگزار در پروژه‌های صنعت ساخت می‌پردازیم.
- در این مطالعه از نظر محقق ساختن اهداف بودجه و برنامه زمان‌بندی در پروژه‌های دارای مدیر ساخت کارگزار تا حدودی بهتر از پروژه‌های غیر مدیر ساخت کارگزار، عمل کرده‌اند.
- در پروژه‌های با حضور مدیر ساخت کارگزار، 84.9 درصد از پروژه ها با بودجه پیش‌بینی‌شده یا کمتر از آن به پایان رسیده است و این در حالی است که برای پروژه‌های بدون مدیر ساخت کارگزار این عدد به 81.9 درصد کاهش پیدا می‌کند.
- 68.8 درصد از پروژه هایی که با حضور مدیر ساخت کارگزار انجام شده بود در زمان مقرر یا زودتر از موعد مقرر به اتمام رسیده بودند. اما در پروژه‌های بدون مدیر ساخت کارگزار این عدد به 65.9 درصد کاهش پیدا می‌کند.  

5. مدیر ساخت و پیش بینی وضعیت پروژه 

یکی از مواردی که در پروژه برای انجام برنامه‌ریزی دقیق موردنیاز است، اطلاع از آخرین شرایط پروژه است. بر اساس مطالعه انجام شده، کارفرمایانی که از مدیر ساخت کارگزار استفاده کرده‌اند اطلاعات دقیق‌تری از شرایط پروژه در دست داشتند. آمار ارائه شده دراین‌رابطه در گزارش منتشر شده قابل‌توجه است.
با این حال، کارفرمایانی که از خدمات مدیر ساخت کارگزار (ACM) استفاده نمی‌کنند، اغلب از نتایج پروژه در زمینه زمان‌بندی و بودجه ابراز تعجب می‌کنند. برای مثال:
- 58.7 درصد از کارفرمایانی که از خدمات ACM استفاده نکرده و پروژه‌هایشان با تأخیر مواجه شده است، این نتیجه را "غیرمنتظره" خواندند.
- حتی در شرایطی که پروژه‌ای زودتر از موعد تکمیل شود، باز هم برای 59.5 درصد از کارفرمایانی که از ACM استفاده نکرده‌اند، این موضوع تعجب‌آور بوده است.
اما در پروژه‌هایی که مدیر ساخت کارگزار حضور داشت، کارفرمایان می‌دانستند که پروژه با بودجه کمتر، بودجه بیشتر یا بودجه پیش‌بینی‌شده به پایان می‌رسد.

6. مدیر ساخت به پروژه چه کمکی می‌کند؟

مدیر ساخت به‌عنوان یک مدیر وظیفه دارد که حتی در بدترین شرایط برای بهبود وضعیت پروژه تلاش کند تا ضرر و زیان‌های وارده را کاهش دهد. مطالعه انجام شده تأیید می‌کند که حتی در شرایط سخت پروژه، حضور مدیر ساخت می‌تواند شرایط را بهبود دهد. در ادامه به آمار ارائه شده گزارش مربوطه می‌پردازیم.
- 88 درصد از کارفرمایان گفتند که مدیران ساخت کارگزار آنها در نجات پروژه هایی که وضعیت نامناسبی داشتند (از برنامه زمانبندی عقب ماندند، از بودجه عقب ماندند یا هردو مورد) بسیار اثر گذار بودند و از بروز آثار منفی بیشتری جلوگیری کردند.
- در میان پروژه‌هایی که با مشکل مواجه شده بودند، تنها 16.2 درصد از کاربران مدیریت ساخت کارگزار (ACM) عنوان کردند که «مدیریت ناکارآمد» تأثیر قابل توجه یا زیادی بر نتیجه داشته است. در میان پروژه‌های بدون مدیریت ساخت کارگزار (غیر ACM)، 24.4 درصد از کارفرمایان، مدیریت ناکارآمد را عامل تأثیر قابل توجه یا زیادی بر نتیجه پروژه‌های با مشکل ذکر کرده‌اند.

7. دستاوردهای کلیدی استفاده از مدیر ساخت کارگزار در پروژه 

کارفرمایانی که در مطالعه انجمن مدیریت ساخت آمریکا (CMAA) شرکت کردند، به شرکت‌های مدیر ساخت خود در هر شش حوزه‌ای که یک مدیر ساخت کارگزار می‌تواند ارزش‌آفرین باشد، امتیازهای بالایی دادند. سه حوزه‌ای که بیشترین امتیاز را از آن خود کردند عبارتند از:
- تسهیل ارتباطات: مدیران ساخت کارگزار به عنوان پل ارتباطی بین ذی‌نفعان مختلف پروژه عمل می‌کنند و تعاملات شفاف و سازنده را ترویج می‌کنند.
- جلوگیری از بحران‌های پروژه یا مدیریت آن‌ها: با پیش‌بینی و برنامه‌ریزی دقیق، مدیران ساخت کارگزار می‌توانند از بروز بحران‌ها در پروژه جلوگیری کنند و در صورت بروز بحران، راه‌حل‌های مؤثری برای مدیریت آن‌ها ارائه دهند.
- اطمینان از تعهد طراح و پیمانکار اصلی: مدیران ساخت کارگزار بر عملکرد طراح و پیمانکار اصلی نظارت می‌کنند و تضمین می‌کنند که آنها به تعهدات خود در قبال پروژه عمل می‌کنند.

قابل‌ذکر است که در تمام گروه‌های پروژه موردمطالعه، حداقل 73 درصد از کارفرمایانی که از مدیر ساخت کارگزار در این پروژه‌ها استفاده کرده‌اند، در آینده دوباره از آن استفاده خواهند کرد. در چهار دسته، این امتیاز از 80 درصد فراتر رفت.

به طور کلی، کارفرمایانی که با یک مدیر ساخت کارگزار حرفه‌ای همکاری می‌کنند، شاهد پروژه‌هایی روان‌تر و بدون چالش هستند که با رهبری قوی، ارتباطات مؤثر و برآورده شدن انتظارات مشخص به ثمر می‌رسند.

در ادامه فایل این گزارش برای دانلود قرار داده شده است تا با مطالعه آن به اهمیت به‌کارگیری مدیر ساخت کارگزار یا مدیر طرح پی ببرید. 

[1] CMAA Foundation. Study Finds: CMs Help projects Succeed.