در پروژههای صنعت ساخت، ارتباط شفاف میان پیمانکاران، مشاوران و کارفرمایان از اهمیت ویژهای برخوردار است. یکی از ابزارهای کلیدی برای تحقق این ارتباط موثر درخواست اطلاعات (Request for Information - RFI) است. اگر در صنعت ساخت فعالیت داشته باشید، احتمالاً نام درخواست اطلاعات (RFI) را شنیدهاید. اما RFI دقیقاً چیست و چه تاثیری بر کار و پروژهها دارد؟ آشنایی با سازوکار RFI و نحوه استفاده مؤثر از آن چگونه میتواند تضمینکننده موفقیت پروژه باشد؟ در این مقاله، مفهوم RFI، نحوه عملکرد آن و انواع مختلف آن در صنعت ساخت بررسی خواهد شد.
1. RFI چیست و چرا مهم است؟
RFI بهعنوان یک سند رسمی تعریف میشود که توسط پیمانکار اصلی یا پیمانکاران جزء برای درخواست اطلاعات تکمیلی از سایر ذینفعان پروژه (مانند مشاوران یا کارفرما) بهکار گرفته میشود. این سند معمولاً در شرایطی صادر میشود که ابهام، پرسش یا کاستیهایی در نقشهها یا مشخصات فنی مشاهده گردد و نیاز به شفافسازی پیش از شروع کار وجود داشته باشد. از طریق این فرایند رسمی، امکان طرح پرسشها فراهم میگردد و از بروز سوءتفاهمهایی که میتواند منجر به تاخیرها و هزینههای سنگین شود، جلوگیری به عمل میآید (برای مطالعه بیشتر به مقاله 24 راهکار کلیدی برای جلوگیری از تاخیرات پروژه مراجعه کنید).
در شکل 1 نمونهای از فرم درخواست اطلاعات RFI نمایش داده شده است.
شکل 1. نمونه فرم درخواست اطلاعات RFI
2. RFI چگونه کار میکند؟
در هنگام صدور RFI، لازم است جزئیات کافی در آن درج شود. ضمیمه کردن اسناد مرتبط مانند نقشهها، مشخصات فنی و مدارک پشتیبان بهمنظور درک بهتر موضوع ضروری تلقی میشود. پرسشها باید بهصورت روشن و مختصر بیان گردند تا از ابهام یا گمشدن در توضیحات طولانی جلوگیری شود. پس از صدور RFI، بررسی و ارائه پاسخ در بازه زمانی معقول بر عهده طرف مقابل قرار میگیرد.
1.2. انواع RFI در صنعت ساخت
به طور کلی، سه نوع RFI در پروژههای ساخت وجود دارد:
- RFI جهت شفافسازی و رفع ابهامات (Clarification RFI): درخواست دریافت اطلاعاتی که به منظور رفع ابهامات موجود در پروژه صادر میگردد.
- RFI جهت تغییر (Change RFI): درخواست دریافت اطلاعاتی که بهمنظور ایجاد تغییر در فعالیتهایی که در اسناد قراردادی ذکر شدهاند صادر میشود.
- RFI جهت نقص یا مشکل (Defect RFI): درخواست دریافت اطلاعاتی که بهمنظور رفع ایرادات و نقصهای موجود در کارها ارسال میگردد.
2.2. مثالهای عملی از RFI
در شرایطی که در نقشهها یا مشخصات فنی شفافیت کافی وجود نداشته باشد، RFI جهت رفع ابهامات صادر میشود. بهعنوان نمونه، در صورت عدم اطمینان نسبت به نوع مصالح مورد استفاده در بخشی از پروژه، چنین درخواستی به مشاور پروژه ارسال خواهد شد. در مواردی که تغییر در نقشهها یا مشخصات فنی ضرورت داشته باشد، RFI تغییر تنظیم میگردد. بهعنوان مثال، در صورت تمایل به استفاده از مصالحی متفاوت از آنچه در نقشهها تعیین شده، این نوع RFI به مشاور یا کارفرما ارسال خواهد شد تا تاییدیه اخذ گردد (مطالعه مقاله فرایند جامع مدیریت دستور تغییر(Change Order) در این راستا پیشنهاد میگردد).
3. بهترین روشها برای مدیریت RFI
تأکید میشود که صدور RFI باید با دقت و در کوتاهترین زمان ممکن انجام شود تا از بروز تاخیر در روند پروژه جلوگیری گردد. هرچه پرسشها زودتر مطرح شوند، احتمال نادیدهماندن آنها در مراحل بعدی پروژه کاهش مییابد. همچنین، ثبت و پیگیری تمامی پاسخها برای حفظ هماهنگی میان ذینفعان در مرحله اجرا ضروری است. در صورت باقیماندن RFIهای بیپاسخ، پیگیری مستمر و یادآوری محترمانه به طرف مقابل توصیه میشود تا از بروز غفلت یا فراموشی جلوگیری گردد.
4. چالشهای RFI در صنعت ساخت
اصلیترین چالش مرتبط با RFI، زمانبر بودن فرایند آن و ایجاد اختلال در جریان کار است. مستندسازی RFI توسط پیمانکار و رسیدگی به آن از سوی مشاور یا کارفرما، بعضاً مستلزم صرف زمان و منابع قابل توجه بوده و رفتوبرگشتهای ارتباطی ناشی از آن میتواند موجب توقف یا کندی سایر فعالیتها گردد.
برای کاهش این چالشها، تدوین فرایندی شفاف و نظاممند برای صدور و پاسخدهی به RFIها ضروری است و آگاهی و پایبندی تمامی افراد دخیل نسبت به این فرایند نقش مهمی در کارایی آن دارد. همچنین، صدور RFI تنها در موارد ضروری توصیه میشود تا از ایجاد اختلالهای غیرضروری در روند اجرای پروژه جلوگیری شود.
5. چگونه به RFIهای صنعت ساخت پاسخ دهیم؟
هنگامی که RFI دریافت میشود، لازم است ابتدا درخواست بهدقت مطالعه و بهطور کامل درک شود. سپس باید اطلاعات و منابع موردنیاز برای تهیه پاسخ مناسب شناسایی گردد. با توجه به اینکه بسیاری از RFIها دارای موضوعات مشخص و فنی هستند، گردآوری جزئیات مرتبط پیش از تدوین پاسخ از اهمیت ویژهای برخوردار است.
از آنجا که RFIها معمولاً دارای محدودیت زمانی هستند، در صورت عدم امکان ارائه پاسخ در موعد مقرر، لازم است مراتب فوراً به درخواستکننده اطلاع داده شود. پاسخ باید شامل تمامی اطلاعات و مستندات پشتیبان موردنیاز باشد تا ابهامی باقی نماند.
در تمامی مراحل پاسخدهی، رعایت ادب، حرفهایگری و ارتباط بهموقع الزامی است، زیرا تعامل مؤثر و بهموقع میان طرفین نقش مهمی در موفقیت پروژه ایفا میکند (مطالعه مقاله چگونه با تعریف نقشها، تعامل موثرتری با ذینفعان پروژه داشته باشیم در این راستا توصیه میگردد).
6. اهمیت RFI در موفقیت پروژهها
RFIها بهعنوان بخش جداییناپذیر هر پروژه ساخت معرفی میشوند. درک و استفاده صحیح از آنها فرایندی پیچیده تلقی نمیشود و با صرف زمان برای شناخت عملکرد و آشنایی با بهترین رویهها، امکان اجرای روانتر پروژه در تمام مراحل فراهم خواهد شد. در هر سطحی از پروژههای ساخت چه در جایگاه پیمانکار اصلی و چه پیمانکار جزء، آشنایی با RFIها ابزاری کلیدی برای کاهش تاخیرها و تسهیل اجرای پروژه محسوب میشود.
جمعبندی درخواست اطلاعات (RFI)
RFI نهتنها بهعنوان یک ابزار رسمی برای مدیریت ارتباطات در پروژههای ساخت شناخته میشود، بلکه نقشی اساسی در شفافسازی، کاهش ریسکهای ناشی از ابهام، جلوگیری از دوبارهکاری و کنترل هزینهها دارد. با بهکارگیری صحیح RFIها، پیمانکاران، مشاوران و کارفرمایان میتوانند پروژهای روانتر، کمریسکتر و با کیفیت بالاتر را به سرانجام برسانند (مطالعه مقاله 9 چالش و راهکار کلیدی برای مدیریت هزینه پروژه جهت افزایش کارایی و کاهش هزینهها توصیه میگردد).
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چه زمانی نیاز است از RFI در پروژههای ساخت استفاده شود؟
2. تفاوت میان RFI شفافسازی، تغییر و نقص در چیست؟
3. چه اقداماتی برای کاهش چالشهای ناشی از صدور و پاسخدهی به RFI پیشنهاد میشود؟
4. چرا ارتباط بهموقع و ثبت مستندات در فرایند RFI حیاتی تلقی میشود؟
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزش های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، در سطح مهارتهای سخت دورهای با عنوان "مدیریت ادعا و اختلافات در طول چرخه حیات پروژه" به صورت جامع ارائه شده و به طور مفصل به فرایند مدیریت درخواست اطلاعات (RFI) و ادعاهای ناشی از ابهامات، تغییرات و نقص در نقشهها و مشخصات فنی در پروژههای صنعت ساخت میپردازد. باید توجه داشت که دوره "فرایند جامع آنالیز تاخیرات در پروژه" پیشنیاز این دوره است. به جهت آشنایی با سایر دورهها و تاریخ برگزاری آنها میتوانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
[1] A Guide to Understanding RFIs in Construction, BuildBook Team.
دانلود جزئیات این مقاله
