دستورات تغییر (Change Orders) را می‌توان بزرگترین عامل ایجاد اختلاف بین پیمانکاران و کارفرمایان دانست. پروژه‌های صنعت ساخت به ذاته پرچالش و پیچیده هستند از طرفی با ایجاد تغییرات در این پروژهها، به خصوص در پروژه‌های پیچیده و بزرگ، می‌تواند پیامدهای منفی متعددی ایجاد شود که منجر به افزایش زمان، هزینه و نیروی کار می‌شود.
پیمانکاران جزء در دنیای پیچیده صنعت ساخت، با چالش‌های متعددی از جمله تعادل خواسته‌های متضاد، دستورات تغییر و تاخیر در پروژهها روبرو هستند. این چالش‌ها می‌تواند منجر به اختلاف، افزایش هزینه و ضرر و زیان برای آنها شود. برخی از چالش‌های کلیدی که با آنها مواجه هستند عبارتند از:
- مدیریت خواسته‌های عوامل مختلف پروژه: کارفرما، پیمانکار اصلی و سازمان‌های دولتی، هر کدام خواسته‌های خاص خود را دارند که پیمانکار جزء باید به نحوی آنها را مدیریت کند.
- دستورات تغییر: تغییرات در کار یا برنامه زمان‌بندی، منجر به اختلاف، افزایش هزینه و تاخیر در پرداخت می‌شود.
- تعجیل در اتمام کار: پیمانکاران برای حفظ فرصت‌های شغلی، مجبور به اتمام کار به هر قیمتی می‌شوند که می‌تواند ضرر و زیان و مشکلات حقوقی به همراه داشته باشد.
- اثر دومینوی تاخیر: تاخیر در یک بخش، به کل پروژه سرایت می‌کند و هزینه‌ها را افزایش می‌دهد.
1. عناصر مشترک در یک دستور تغییر
پیمانکاران ممکن است برای دریافت دستور تغییر مجاز، ملزم به ارائه اطلاع کتبی رسمی از یک تغییر پیش‌بینی شده در محدوده کار باشند. این مستندات به عنوان مکمل دستور تغییر عمل می‌کند و به کارفرما کمک می‌کند تا تغییرات را به طور کامل درک، ارزیابی و اعمال کند و در نهایت، تاثیر آنها بر هزینه و زمان‌بندی پروژه را به حداقل برساند. درخواست تغییر (Change Request) در مدیریت پروژه، سندی است که به طور رسمی پیشنهادی برای ایجاد تغییر در یک پروژه را ارائه می‌دهد. این درخواست توسط ذینفعان مختلف پروژه (مانند کارفرما، پیمانکار، طراحان، مشاوران) مطرح می‌شود و به دنبال بررسی و تصویب توسط مراجع ذیصلاح است. همچنین به طور معمول شامل عناصری است که تغییر و سایر مستندات را شرح می‌دهد که عبارتند از:
- شرح تغییر درخواستی نسبت به قرارداد یا پیشنهاد اولیه
- اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌های پیمانکار جزء (به تفصیل)
- جمع بندی مجموع هزینه‌های تغییر پیشنهادی توسط پیمانکار
- بیانیه مبنای قراردادی تغییر درخواستی و تأثیر آن بر تاریخ اتمام پروژه
دستورات تغییر باید توسط پیمانکار اصلی، کارفرما و شخص ثالثی که تحت تأثیر تغییر قرار گرفته است، مانند شرکت ضمانت‌‌کننده امضا شود.
2. علل متداول دستورات تغییر
دستورات تغییر زمانی رخ می‌دهند که کارفرما بعد از شروع پروژه تغییراتی در طراحی ایجاد کند، بخش‌هایی از نقشه حذف شوند یا پیمانکار تشخیص دهد که کار اضافی فراتر از محدوده توافق‌شده پروژه مورد نیاز است. گاهی اوقات دستورات جدید از سایت پروژه می‌تواند منجر به نیاز به دستور تغییر شود. این دستورات ممکن است از سرپرست کارگاه، معمار یا نماینده کارفرما باشد. دستور تغییر می‌تواند به دلایل مختلفی از جمله تغییرات ایجاد شده در طراحی، شرایط پیش‌بینی نشده، دستور کارفرما، نوسان هزینه تامین مصالح و نیروی کار، اشتباهات و حذفیات و تغییر در مقررات جاری ایجاد شود که در ادامه به بررسی این موارد می‌پردازیم.
الف. تغییرات طراحی: یکی از علل اصلی دستور تغییر در صنعت ساخت، تغییرات ایجاد شده در طراحی است که می‌تواند ناشی از اشتباهات یا حذفیات در اسناد طراحی اصلی، تغییرات درخواستی کارفرما یا ذینفعان یا شرایط پیش‌بینی نشده کارگاه باشد.
ب. شرایط پیش‌بینی نشده: پروژه‌های صنعت ساخت اغلب با شرایط پیش‌بینی نشده‌‌ای مانند مسائل پنهان سازه‌ای، مشکلات خاک یا مخاطرات و عوامل ناشناخته یا غیرقابل پیش‌بینی زیست محیطی مواجه می‌شوند که در ارزیابی اولیه مشهود نبودند. این شرایط می‌تواند منجر به تغییر در محدوده پروژه، جدول زمانی و بودجه شود.
پ. دستور کارفرما: ممکن است پس از شروع ساخت، کارفرما به دلیل تغییر نیازها و ترجیحات یا در نتیجه اطلاعات یا الزامات جدیدی که در طول پروژه ظاهر می‌شود، تغییراتی را در پروژه ایجاد کند.
ت. نوسان هزینه تامین مصالح و نیروی کار: نوسان ناشی از شرایط اقتصادی، هزینه تامین مصالح و نیروی کار، اختلال زنجیره تامین یا سایر عوامل، می‌تواند منجر به دستور تغییر شود.
ث. اشتباهات و حذفیات: اشتباهات یا حذفیات طرح‌ها، مشخصات یا قراردادهای اولیه پروژه می‌تواند منجر به دستور تغییر شود. این خطاها می‌تواند شامل تغییر مقادیر، مشخصات یا ابعاد نادرست باشد.
ج. تغییر مقررات: تغییرات در قوانین ساخت، مقررات منطقه‌‌ای، مقررات زیست‌محیطی یا سایر الزامات قانونی می‌تواند منجر به تغییر در نقشه‌ها و مشخصات پروژه و دستور تغییر برای حصول اطمینان از انطباق با مقررات به‌روز شده شود.
3. اختلافات و مشکلات ناشی از دستورات تغییر
دستورات تغییر، نیاز به مجوزهای جدید دارند. بر اساس بیشتر موافقت‌نامه‌های صنعت ساخت، هنگامی فرایند دستور تغییر آغاز می‌شود که کارفرما، پیمانکار اصلی یا پیمانکار جزء برای تغییر در قرارداد، محدوده کار و برنامه زمان‌بندی درخواست دهد. بیشترین مشکلات زمانی رخ می‌دهند که اختلافی بر سر تغییر وجود داشته باشد که اغلب به دلیل عدم توافق بین پیمانکار و کارفرما در مورد لزوم پرداخت اضافی است. گاهی اوقات دستور تغییر می‌تواند منجر به مشکلات مختلفی شود که در ادامه به آنها می‌پردازیم:
الف. تحمیل هزینه اضافه: یکی از رایج‌ترین مشکلات مرتبط با دستور تغییر، تحمیل هزینه اضافه است. تغییر در محدوده کار، مصالح یا طراحی می تواند منجر به هزینه‌های خارج از بودجه اولیه و تحمیل فشار مالی بر پروژه شود.
ب. تاخیر و تطویل پروژه: دستور تغییر می تواند باعث تاخیر در برنامه زمان‌بندی پروژه شود. هنگامی که تغییرات در اواسط پروژه ایجاد می‌شود، می‌تواند منجر به یک دومینوی تاخیر شود و بر برنامه کلی پروژه تأثیر منفی بگذارد.
پ. اختلاف و تضادها: گاهی دستور تغییر می‌تواند منجر به اختلاف بین طرفین درگیر پروژه شود. اختلاف نظر در مورد محدوده کار، هزینه یا زمان تغییرات می‌تواند فضا را متشتج کرده و منجر به مشکلات قانونی شود.
ت. کاهش کیفیت: گاهی اوقات دستور تغییر می‌تواند بر کیفیت ساخت نهایی تأثیر بگذارد. عجله برای اعمال تغییرات بدون برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند منجر به دوباره کاری، هزینه‌ی اضافی و تامین نشدن استانداردهای لازم شود.
ث. تیرگی ارتباطات: ارتباط شفاف و منسجم برای رسیدگی به دستور تغییر به موقع و کارآمد کلیدی است. هنگامی که در اثر دستور تغییر، ارتباط بین ذینفعان پروژه مختل می‌شود، می‌تواند منجر به سوء تفاهم، خطا و تاخیر در اجرای تغییرات شود.
4. رویه اجرای دستور تغییر
رویه دستور تغییر برای پیمانکاران جزء معمولاً شامل مجموعه‌ای از مراحل برای برقراری ارتباط، مستندسازی و اجرای تغییرات در کار قرارداد دست دوم است که در ادامه به آن می‌پردازیم.
الف. شناسایی تغییرات: فرایند دستور تغییر با شناسایی نیاز به تغییر که می‌تواند به دلیل بازنگری‌های طراحی، شرایط پیش‌بینی نشده، دستور کارفرما یا سایر عواملی باشد که نیاز به تغییرات در محدوده اصلی کار دارند.
ب. مستندسازی: پس از مشخص شدن تغییر، پیمانکار جزء و پیمانکار اصلی باید جزئیات مربوط به محدوده کاار، دلایل ایجاد تغییر، تغییرات زمان و هزینه ناشی از دستور تغییر را مستند کنند.
پ. برآورد: پیمانکار جزء باید با در نظر گرفتن نیروی کار، مصالح، تجهیزات، بالاسری و حاشیه سود، برآورد هزینه دستور تغییر پیشنهادی را با تایید و بررسی پیمانکار اصلی تهیه کند.
ت. مذاکره، تایید و ابلاغ: ابلاغ دستور تغییر مصوب به کلیه طرفین مرتبط پروژه از جمله پیمانکاران جزء، پیمانکار اصلی، تامین کنندگان و ذینفعان پروژه حائز اهمیت است. پس از توافق طرفین در مورد شرایط (یا دستور تغییر از جانب کارفرما)، دستور تغییر به پیمانکار جزء، پیمانکار اصلی و سایر ذینفعان ابلاغ می‌گردد. ارتباط شفاف به حصول اطمینان از اطلاع طرفین نسبت به تغییرات کمک می‌کند.
ث. اجرا: پیمانکار جزء نسبت به اجرای تغییرات مندرج در دستور تغییر مصوب که ممکن است شامل تنظیم برنامه کاری، تهیه مواد اضافی، هماهنگی با سایر مشاغل و تکمیل محدوده بازنگری شده کار مطابق با الزامات جدید باشد، اقدام می‌کند.
ج. تکمیل اسناد: در طول فرآیند اجرا، مستندات دقیق از جمله به‌روزرسانی زمان‌بندی، رسید هزینه‌های اضافی و هرگونه تغییر در اسناد اصلی قرارداد باید حفظ شود. پیمانکار جزء پس از اتمام اجرای دستور تغییر، هرگونه مستندات لازم را برای بررسی و تایید نهایی به پیمانکار اصلی ارائه می‌کند.
5. در این شرایط پیمانکار جزء چه نقشی ایفا می‌کند؟
پیمانکاران جزء برای پیشگیری از چنین شرایطی باید فعالانه به مذاکرات قراردادی صریح و شفاف بپردازند که در ادامه به 5 راهکار برای رقم خوردن این امر می‌پردازیم.
الف. تعیین محدوده و فرایند قبل از انجام کار
تعیین محدوده کار شفاف و ارائه اسناد طراحی با جزئیات می‌تواند اختلافات ناشی از دستورهای تغییر را کاهش دهد. کلیه طرفین باید پیش از امضای قرارداد برای دستیابی به فرایند دستور تغییر واقع‌بینانه و عادلانه به توافق برسند. اغلب اوقات، بسیاری از پیمانکاران اصلی، کارفرمایان و توسعه‌دهندگان بزرگ به دنبال قراردادی یک‌جانبه با پرداختی‌های محدود در رابطه با دستورهای تغییر هستند. بنابراین، پیمانکاران جزء باید برای ایجاد مفاد قراردادی شفاف و عادلانه مذاکره کنند. همچنین، پیمانکاران جزء باید مفادی را جهت ایجاد فرایند جایگزین به عنوان مجوز دستور تغییر ثانویه برای پیش‌آمدهای حساس به زمان ارائه دهند.
گنجاندن این‌گونه مفاد به حصول اطمینان از پرداختی‌های پیمانکاران جزء و کاهش تحمیل هزینه بیشتر به سایر طرفین کمک می‌کند.
ب. آگاهی از خطرات ناشی از اتکا به توافقات شفاهی
در حین اجرای پروژه، اکثر توافقات مربوط به دستورهای تغییر به‌صورت شفاهی و در محل پروژه انجام می‌شود. هرچند ممکن است پیمانکاران جزء به دلیل تعاملات طولانی‌مدت به این توافقات شفاهی اعتماد کنند، اما این توافقات در دادگاه معتبر نخواهند بود. پیش از اجرای هرگونه تغییر، به‌جای تکیه بر حسن‌نیت، قرارداد را مطالعه کرده و از الزامات مربوط به دستورهای تغییر از جمله قیود زمانی، قالب، محتوا و فرایند تایید مطلع شوید. این کار ممکن است باعث توقف یک یا دو ساعته در اجرای پروژه شود، اما این تأخیر جزئی می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی از هزینه‌های هنگفت اختلافات مربوط به دستور تغییر در انتهای پروژه جلوگیری کند.
پ. دیجیتال‌سازی مستندات
مستندسازی مناسب عامل کلیدی در کنترل و تضمین کیفیت پروژه است. حفظ سیستمی مدیریت‌پذیر با قابلیت دسترسی آسان و به‌روز رسانی مستمر برای اسناد ساخت اهمیت بالایی دارد. استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر فضای ابری در مدیریت پروژه‌های صنعت ساخت، به پیمانکاران امکان مستندسازی خودکار در فرایند دستور تغییر را می‌دهد. کلیه توافقات شفاهی یا کتبی، تغییرات مربوط به دستور تغییر و موافقت‌نامه‌ها باید مستند شده و به عنوان اصلاحیه در قرارداد اصلی گنجانده شوند تا از اختلافات جلوگیری شده و اطمینان حاصل شود که طرفین به شرایط جدید متعهد هستند.
ت. ایجاد راه‌های ارتباطی با ذینفعان
کار گروهی و همکاری کلید موفقیت پروژه‌های صنعت ساخت است. جلسات ذینفعان باید به‌طور منظم زمان‌بندی و سازمان‌دهی شوند و در صورت نیاز، درباره شرایط منصفانه و منطقی مذاکره کنند. این کار به اطمینان از هم‌راستایی تیم پروژه با اهداف آن در ابتدای پروژه، طول مدت آن و در انتهای پروژه کمک می‌کند.
ث. ابزار حقوقی
تقریباً در همه پروژه‌های صنعت ساخت تغییراتی رخ می‌دهد و گاهی اختلافات ناشی از دستور تغییر اجتناب‌ناپذیر هستند. پیمانکاران جزء می‌توانند از ابزارهای قانونی مانند ادعای حقوقی (mechanic’s liens) برای تضمین پرداخت کارهای تکمیل‌شده استفاده کنند. سایر گزینه‌ها شامل اعلان توقف کار، ضمانت‌نامه و ادعای وارانتی مشروط به تکمیل کار در بازه زمانی تعیین‌شده نیز در اختیار آنها قرار دارد. قرارداد پیمانکاران جزء باید شامل مفاد حل اختلاف برای میانجی‌گری پیش از طرح دعوی و قضاوت باشد.
نتیجه‌گیری
دستور تغییر ابزار اصلی برای تغییر در قراردادهای صنعت ساخت و ایجاد انعطاف‌پذیری در رسیدگی به شرایط پیش‌بینی نشده است. اما این انعطاف‌پذیری که اغلب به شکل‌های تاخیر در پروژه، هزینه اضافه تحمیل شده و طرح دعوی بالقوه ظاهر می‌شود، هزینه‌بردار است. دستور تغییر در صنعت ساخت می‌تواند حاصل ترکیبی از عوامل مختلف از جمله تغییرات طراحی، شرایط پیش‌بینی نشده، نوسان هزینه تامین مصالح و نیروی کار، اشتباهات و حذفیات و تغییر در مقررات جاری باشد. اجرای چند رویه برتر می‌تواند به حصول اطمینان از «امکان تکمیل کار» توسط پیمانکار جزء و افزایش شانس «دریافت کار بیشتر» کمک کرده و از اختلافات ناشی از دستور تغییر پیشگیری کرده و اثر دومینوی تاخیر را خنثی کند. به طور کلی، برای پیمانکاران جزء، رسیدگی فعال و حرفه‌ای به دستورات تغییر با تمرکز بر ارتباطات واضح، ارزیابی دقیق و مستندات دقیق، مناسب و مرتبط برای اطمینان از حصول شرایط منطقی و منصفانه و تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه، حائز اهمیت خواهد بود.
[1] Spencer Krebs. Five Steps To Keep Change Orders From Becoming Disputes. Construction dive.
[2] Vethan Law Firm, P.C. Understanding Change Orders in Construction Contracts.
