۵ توصیه کلیدی برای جلوگیری از اختلاف در زمان دستور تغییر (Change Orders)

در اغلب موارد، پیمانکاران جزء باید در آنِ واحد، بین نیازهای کارفرمایان، سازمان‌های دولتی و پیمانکاران اصلی توازن ایجاد کنند و در عین حال، به فکر کسب سود نیز باشند! اما صنعت ساخت مملو از کمبودها، اختلافات ناشی از دستورات تغییر (Change Orders) و تاخیرات پروژه است. هنگامی که یکی از این مشکلات به وجود می‌آید، راهی که جلوی پای پیمانکار جزء وجود دارد، اتمام کار در عین جلوگیری از افزایش حجم کار است. در این شرایط، تنها یک عقب‌گرد کوچک، کافیست تا دومینویی از دیرکرد در پرداخت‌ها، هزینه‌های مازاد تحمیلی و عواقب حقوقی و قانونی ساخته شود. عواقبی که برای پیمانکاران جزء چالش برانگیز است.

1. اختلافات در زمان دستور تغییر (Change Order Disputes)

یکی از چالش‌هایی که پیمانکاران جزء به طور مداوم با آن روبرو می‌شوند، اختلافات در زمان دستور تغییر (Change Order Disputes) است. تقریبا در تمامی قراردادهای ساخت، فرآیند دستور تغییر (Change Order) عموما از زمانی آغاز می‌شود که کارفرما، یا پیمانکار اصلی یا پیمانکار جزء، تغییری در ارتباط با قرارداد، محدوده کار و یا برنامه درخواست می‌نمایند.
اگر طرفین قراردادی، با درخواست موافق باشند، دستور تغییر به صورت مکتوب و رسمی تنظیم می‌گردد و مجوز کتبی برای انجام کار صادر می‌شود. سپس پیمانکار اصلی و پیمانکار جزء می‌توانند تغییرات جدید و مورد توافق را اجرا و پیاده‌سازی کنند (حداقل انتظار می‌رود که این چنین اتفاق بیفتد!).
در کارگاه پروژه، جایی که مسائل غیر منتظره بروز پیدا می‌کنند، تاییدها عموما به صورت شفاهی صورت می‌گیرد و علاوه بر آن، این فشار وجود دارد که باید بر اساس برنامه زمان‌بندی پیش رفت. پیمانکاران اصلی و پیمانکاران جزء اغلب بدون کسب مجوز کتبی از کارفرما، به کار خود ادامه می‌دهند. در نتیجه این موارد، شاهد هستیم که اغلب موضوع دعاوی قضایی در پروژه‌ها در ارتباط با تغییرات رخ می‌دهند.

پیمانکار جزء در این موقعیت، با چندین گزینه دشوار مواجه است که هیچ یک از آن‌ها گزینه خوبی نیستند:
- تهدید به توقف یا تعلیق کار
- پیش بردن پروژه به سوی خاتمه پیمان به جهت تکمیل نکردن کارهای قرارداد
- رعایت نکردن الزامات قراردادی و از دست دادن توانایی وصول مطالبات
هر کدام از این گزینه‌ها منجر به تاخیر در پروژه، تحمیل هزینه‌های مازاد به طرفین قراردادی و ایجاد دعاوی قضائی خواهد شد.

2. پیمانکار جزء چه کاری باید انجام دهد؟

برای جلوگیری از این وضعیت، پیمانکاران جزء باید هنگام انعقاد قراردادها، به صورت پیش‌گیرانه برای مذاکره در مورد شرایط شفاف و منصفانه، اقدام کنند. در اینجا پنج راه برای انجام این کار وجود دارد:

توصیه اول: محدوده و فرآیندها را واضح و شفاف تعریف کنید.

تعیین محدوده پروژه ساخت به طور شفاف، واضح و تفصیلی در اسناد طراحی، می‌تواند اختلافات دستورات تغییر را کاهش دهد. تمامی عوامل و نهادها، پیش از امضای قرارداد باید بر سر فرآیندهای دستورات تغییر به طور واقع بینانه و عادلانه به توافق برسند. بیشتر اوقات، پیمانکاران اصلی و کارفرمایان بزرگ به طرف دیگر فشار می آورند تا قراردادهای یک طرفه را بپذیرند و بار مسئولیت‌ها در مورد پرداخت هزینه برای تغییرات را از روی دوش خود بردارند. به همین دلیل است که پیمانکاران جزء باید بر روی واضح و عادلانه بودن مفاد قرارداد با پیمانکار اصلی و یا کارفرما وارد مذاکره شوند. توصیه می‌شود تا در قرارداد مفادی در نظر گرفته شود تا شرایط تایید دستور تغییرات حساس و ضروری، که محدودیت زمانی برای اجرا دارند را تعیین نماید. بهترین تصمیم در این زمان، تعیین نماینده دوم برای تایید دستور تغییر است تا فرآیند اجرای کار تسریع گردد. وجود این نوع مفاد به پیمانکار جزء کمک می‌کند تا خیالش از پرداخت‌ها راحت‌تر باشد و احتمال تحمیل هزینه برای سایر طرفین قراردادی را کم‌تر کند. 

توصیه دوم: به قراردادهای شفاهی اعتماد نکنید.

همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم، در طول یک پروژه ساخت، دستورات تغییر معمولاً به صورت شفاهی در کارگاه‌ها تایید می‌شوند. در حالی که تجربه همکاری طولانی‌مدت ممکن است باعث شود که پیمانکاران جزء به این نوع توافق‌ها اعتماد داشته باشند، توافقات شفاهی همیشه در دادگاه مورد پذیرش نیستند و به اثبات نمی‌رسند.
به جای تکیه بر حسن نیت‌های احتمالی، پیش از پیاده‌سازی هر تغییری، قرارداد را مرور کنید و خود را با تمامی الزامات دستورات تغییر، از جمله قیود زمانی، قالب، مفهوم و فرآیندهای تاییدشده، آشنا کنید. امکان دارد مجبور شوید انجام پروژه را برای یک یا دو ساعت متوقف کنید، اما یک تاخیر کوچک در کوتاه‌مدت، می‌تواند به طور چشمگیری از اختلافات دستورات تغییر پرهزینه در انتهای پروژه جلوگیری کند.

توصیه سوم: مستندات را به صورت دیجیتالی حفظ کنید.

مستندسازی اصولی یکی از عوامل کلیدی تطابق و اطمینان از کیفیت پروژه است. بسیار مهم است که یک سیستم ثبت و ضبط قابل مدیریت برای اسناد پروژه ایجاد کنید که دسترسی آسان به اسناد به‌روز شده را ممکن می‌سازد. استفاده و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای ابری مدیریت پروژه، به پیمانکاران اجازه می‌دهد تا فرآیندهای دستورات تغییر را خودکار و مستند کنند.

توصیه چهارم: راه‌های ارتباطی ایجاد کنید.

مشارکت و همکاری کلید موفقیت هر پروژه ساخت است. جلسات با ذی‌نفعان باید از همان ابتدا و در طول چرخه حیات پروژه، برنامه‌ریزی و برگزار شوند و اطمینان حاصل شود که اعضای گروه با یکدیگر بر سر موضوعات اتفاق نظر دارند و به یک نقطه مشترک برای انجام کارها رسیده‌اند.

توصیه پنجم: از ابزارهای حقوقی غافل نشوید.

تغییرات در هر پروژه ساختی روی می‌دهد و اختلافات دستورات تغییر اجتناب‌ناپذیر است. پیمانکاران جزء نیز تعدادی گزینه حقوقی در اختیار دارند؛ مانند Mechanic’s Liens (قانون رایج در آمریکا) که یک الزام حقوقی بر روی دارایی یا ملک قرار می‌دهد تا پرداخت حق‌الزحمه کاری را که به اتمام رسیده است، تضمین کند.
گزینه‌های دیگر عبارتند از اخطار توقف کار (Stop Work Notice)، ضمانت‌نامه (Bond) یا ادعا در دوره ضمانت (Warranty Claim)، مشروط بر اینکه هر یک در بازه‌های زمانی لازم انجام شده باشند.
قراردادهای دست دوم (Subcontracts) باید شامل مفاد حل اختلاف نیز باشند. مفادی که طرفین را قبل از مراجعه به داوری، ملزم به استفاده از میانجی‌گری برای حل اختلافات می‌نماید.

3. نتیجه‌گیری

دستور تغییر ابزار اصلی برای اصلاح و انعطاف‌پذیری قرارداد ساخت برای رسیدگی به شرایط پیش‌بینی نشده است. اما این انعطاف‌پذیری هزینه دارد که اغلب به شکل تاخیر در پروژه، هزینه‌های مازاد و طرح دعاوی قضایی احتمالی نمایان می‌شود. پیاده‌سازی رویه ‌های برتر (Best Practice) می‌تواند به جلوگیری از اختلافات مربوط به دستورات تغییر کمک کند تا اطمینان حاصل شود که پیمانکاران جزء می توانند "کار را به اتمام برسانند" و در عین حال از تحمیل "کار بیشتر" نیز جلوگیری کنند.
در این بین قراردادهای همسان بسیار مناسبی مانند FIDIC و AIA و ConsensusDocs و ... در دنیا وجود دارند که نه تنها ساختار مناسبی برای ادعاها و نحوه حل‌و‌فصل آن تدوین کرده‌اند، بلکه با فرآیند دستور تغییر نیز انطباق مناسبی دارند. فرآیندی که در زمینه مدیریت ادعا به شکل کامل و بهینه تدوین شده و صرفا نیاز به یادگیری دارد.

---

[1] Spencer Krebs. Five Steps To Keep Change Orders From Becoming Disputes. Construction dive.