۴ درس‌آموخته مهم برای تدوین برنامه زمان‌بندی به شکل ماهرانه

بسیاری از ما نمی‌توانیم بدون یک برنامه زمان‌بندی مناسب، عملکرد خوبی داشته باشیم. با انجام بسیاری از تعهدات، اغلب به یادآوری نیز نیاز داریم که چه زمانی باید کجا باشیم. برای پروژه‌های ساخت نیز، ما به یک برنامه زمان‌بندی مسیر بحرانی (CPM یا Critical Path Method) سنجیده شده، نیاز داریم تا پروژه طبق زمان مقرر و با بودجه تعیین شده به پایان برسانیم.
به عنوان مدیران ساخت کارگزار (Agency Construction Managers)، ما وظیفه داریم از طرف کارفرمایان خود بر پروژه‌ها نظارت داشته باشیم و عملکرد برنامه زمان‌بندی پیمانکاران را پیگیری کنیم. نظارت ما بر برنامه زمان‌بندی، یک تلاش مشترک است که مدیران پروژه در کارگاه، با مسئولان زمان‌بندی خود در سازمان همکاری می‌کنند.از این‌رو، در این مقاله قصد داریم به 4 درس‌آموخته مهم برای تدوین برنامه زمان‌بندی به شکل ماهرانه بپردازیم.

1. ایجاد مشارکت بین مسئول زمان‌بندی و مدیر پروژه

نظارت بر برنامه‌ زمان‌بندی زمانی موثر است که مشارکت مناسبی بین مسئول زمان‌بندی مدیر ساخت و مدیر پروژه شکل گیرد. این مشارکت باید از زمان تدوین برنامه‌ زمان‌بندی اولیه تا زمانی که نیاز به به‌روزرسانی برنامه وجود دارد، به شکل پیوسته انجام شود. مسئول زمان‌بندی و مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کنند که برنامه زمان‌بندی تدوین شده توسط پیمانکار ساخت‌پذیر است و با شرایط اجرای کار او مطابقت دارد. همکاری بین مسئول زمان‌بندی و مدیر پروژه از ابتدای پروژه آغاز می‌شود. مسئول زمان‌بندی پروژه، با تخصص خود در زمان‌بندی CPM و استفاده از نرم‌افزار زمان‌بندی، تأیید می‌کند که برنامه زمان‌بندی مبنا که به خوبی سازماندهی شده، بهترین شیوه‌های زمان‌بندی را برآورده می‌کند و با الزامات قرارداد مطابقت دارد. از طرفی مدیر پروژه تأیید می‌کند که برنامه زمان‌بندی موارد زیر را در بر می‌گیرد:
- کل محدوده کار
- توالی و ترتیبی که پیمانکار برای ساخت پروژه مد نظر دارد.
- مدت زمان فعالیت‌ها و روابط منطقی بین آن‌ها که با توجه به منابع موجود پیمانکار، معقول و قابل دستیابی باشد.

در نهایت مشارکت مناسب طرفین، باعث می‌شود که برنامه زمان‌بندی مبنای پیمانکار به خوبی اجرا شود.

2. نظارت بر وقایع کارگاه به شکل مستمر

مسئول زمان‌بندی و مدیر پروژه به صورت ماهیانه به‌روزرسانی‌های برنامه زمان‌بندی را بررسی می‌کنند تا بازبینی‌های لازم را انجام داده و مطمئن شوند که برنامه به‌روزشده بیان‌گر کلیات تغییرات گذشته بوده و در صورتی که برنامه آتی نیاز به تغییر دارد، برنامه‌ریزی مناسب برای اصلاح برنامه زمان‌بندی مبنا وجود داشته باشد. مسئول زمان‌بندی باید به کمک مدیر پروژه درستی داده‌های پیشرفت را تایید کند و این موضوع باید از طریق حضور در محل پروژه و برگزاری جلسات منظم رخ دهد. هم‌چنین بررسی صحت داده‌های مرتبط با پیشرفت برنامه زمان‌بندی در قیاس با برنامه پرداخت صورت وضعیت‌ها، دستورات تغییر، گزارش‌های ارسال، سوابق درخواست اطلاعات (Request for Information یا RFI)، گزارش‌های روزانه و گزارش‌های بازرسی شخص ثالث، برعهده مسئول زمان‌بندی پروژه است که باید با تایید نهایی مدیر پروژه، به شکل ماهیانه همراه باشد.
سپس مدیر پروژه می‌تواند تأیید کند که هر گونه تغییر در توالی کار باقی‌مانده در برنامه لحاظ شده و مسیرهای بحرانی و نزدیک به بحرانی پیش‌بینی‌شده در برنامه زمان‌بندی معقول به نظر می‌رسند. هم‌چنین، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل نماید که کار تغییریافته، به محدوده قرارداد نیز اضافه شده برنامه زمان‌بندی حاوی تمامی این تغییرات است.

3. بررسی ریسک‌ها و چالش‌های احتمالی

مسئول زمان‌بندی و مدیر پروژه باید به شکل ماهیانه ریسک‌ها و چالش‌های احتمالی را بررسی نمایند تا اطمینان حاصل کنند که مانع جدی برای پیشرفت پروژه وجود نداشته باشد. این موضوع باید اقلا در جلسات مشترک ماهیانه بین مسئول زمان‌بندی و مدیر پروژه بررسی گردد و مدیر پروژه باید ریسک‌های احتمالی و اثرات تحلیل‌‍شده آن را جهت بررسی برای پیمانکار ارسال نماید. پس از بررسی پیمانکار باید اقدامات پیشگیرانه به جهت جلوگیری از تاخیر در پروژه صورت گیرد. 

4. ایجاد ابزارهای تصویری واضح و به اشتراک گذاری آن‌ها

زمانی که برنامه زمان‌بندی، زبان مشترک تیم پروژه باشد، به یک ابزار مدیریت پروژه بسیار مهم تبدیل می‌شود. مسئول زمان‌بندی باید نمودارهای برنامه‌ریزی، داشبورد و سایر مصورسازی‌ها را که ابزارهای ارتباطی مفیدی هستند، توسعه دهد. سپس مدیر پروژه می‌تواند این اسناد را به جلسات پیشرفت برده تا درباره آن‌ها بحث و تبادل نظر صورت گیرد. تاثیر تغییرات در برنامه زمان‌بندی و هم‌چنین نیاز به هرگونه برنامه اصلاحی یا جبرانی، باید به شکل مشترک توسط مسئول زمان‌بندی و مدیر پروژه بررسی شود. مانند هر نوع برنامه زمان‌بندی، برنامه زمان‌بندی ساخت پروژه به شفافیت در پروژه کمک می‌کند و تضادها یا ریسک‌های احتمالی را آشکار می‌کند.  

5. نتیجه‌گیری

برای موفقیت در پروژه‌های ساخت، نیازمند تدوین یک برنامه زمان‌بندی ساخت ماهرانه هستیم که از مشارکت مناسب بین مدیر پروژه و مسئول زمان‌بندی ایجاد می‌شود. این برنامه زمان‌بندی باعث افزایش مشارکت‌ بین مدیر پروژه و مسئول زمان‌بندی در نظارت‌های کارگاهی می‌شود که در نهایت به شناسایی ریسک‌ها و چالش‌های پروژه کمک شایانی می‌کند. هم‌چنین این برنامه زمان‌بندی باعث سازماندهی اسناد و مدارک پروژه می‌شود که برای رسیدگی به ادعاها و حل اختلافات بسیار حیاتی است. 

---

[1] Good Construction Schedule Management = a Partnership Between the Scheduler and Project Manager. Matthew DeSilver, PE, CCM, MBP Area Manager; Leonard Morgan, CCM, CCP, PSP, MBP Senior Project Manager; and Brian Haskins, CCM, PSP, MBP Project Manager