بررسی‌ها و گزارش‌های مختلف نشان می‌دهند که بخش قابل توجهی از پروژه‌های صنعت ساخت به دلیل ضعف در مدیریت قراردادها با شکست مواجه می‌شوند. هرچند این آمار ممکن است بسته به موقعیت جغرافیایی و نوع پژوهش متفاوت باشد، اما به طور کلی تخمین زده می‌شود که حدود ۳۰ تا ۴۰ درصد پروژه‌ها با چالش‌های عمده روبه‌رو می‌شوند که می‌تواند به ناکامی آنها بینجامد. نبود مدیریت کارآمد در قراردادها یکی از اصلی‌ترین دلایل این چالش‌ها به شمار می‌رود.
برای موفقیت هر پروژه‌ای، پیاده‌سازی یک فرایند مؤثر مدیریت قرارداد ضروری است. مدیریت قرارداد شامل نظارت دقیق بر تعهدات و الزامات قراردادی است تا اطمینان حاصل شود که همکاری بین کارفرما و پیمانکار به شکل بهینه انجام شده و منافع متقابل هر دو طرف تضمین شود. این فرایند شامل موارد حقوقی برای اطمینان از اعتبار قرارداد و همچنین موارد مالی برای اطمینان از پرداخت‌ها می‌شود.
در این مقاله، به تعریف راهبری قرارداد خواهیم پرداخت و بررسی خواهیم کرد که چگونه این امر می‌تواند تلاش‌های شما در مدیریت پروژه را بهبود بخشد. ما به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه ارائه یک سیستم مؤثر برای راهبری قرارداد می‌تواند به شما در کاهش ریسک‌ها و به حداکثر رساندن بازدهی در طول اجرای پروژه کمک کند. همچنین با ابزارها و تکنیک‌های لازم برای مدیریت کارآمد قرارداد آشنا خواهید شد تا بتوانید آنها را در پروژه‌های خود به کار گیرید.
1. قرارداد در مدیریت پروژه چیست؟
در مدیریت پروژه، قرارداد یک سند قانونی الزام‌آور است که محدوده کار، انتظارات و تعهدات بین دو یا چند طرف را مشخص می‌کند. این قرارداد به عنوان ابزاری برای مدیریت ریسک عمل می‌کند و اطمینان می‌دهد که تمامی طرف‌های درگیر در پروژه مسئولیت‌های خود را به‌خوبی درک می‌کنند. (در این مقاله به ۱۸ چکلیست حیاتی در زمان نگارش قراردادهای ساخت پرداخته شده است.)
1.1. انواع قراردادها
نوع قرارداد مورد استفاده در یک پروژه به عوامل متعددی وابسته است، از جمله سطح ریسک، میزان کنترل مورد نیاز و پیچیدگی پروژه. برخی از انواع متداول قراردادها که در مدیریت پروژه کاربرد دارند، عبارت‌اند از:
- قرارداد قیمت ثابت (Fixed-price Contract): قراردادی که در آن قیمت ثابت است و تغییر نمی‌کند، صرف‌نظر از هر گونه تغییر یا تأخیری که ممکن است رخ دهد.
- قرارداد زمان و مصالح (Time and Materials Contract): قراردادی که در آن قیمت بر اساس هزینه واقعی زمان و مصالح محاسبه می‌شود.
- قرارداد اضافه بر هزینه (Cost-plus Contract): قراردادی که در آن قیمت بر اساس هزینه واقعی زمان و مصالح، به‌علاوه درصد اضافی (که به‌عنوان "هزینه اضافی" یا "حق‌الزحمه" شناخته می‌شود) برای پوشش هزینه‌های بالاسری و سود محاسبه می‌شود.
2. راهبری قرارداد در مدیریت پروژه چیست؟
راهبری قرارداد، فرایند مدیریت و اجرای شرایط و تعهدات یک قرارداد بین دو طرف - یعنی کارفرما و ارائه‌دهنده خدمات - است. (در این مقاله به اهمیت تدوین قرارداد مناسب در مدیریت موفق پروژه‌ها پرداخته شده است.) این فرایند نقش حیاتی در اطمینان از پایبندی هر دو طرف به شرایط و ضوابط توافق‌شده دارد و شامل نگهداری سوابق دقیق، نظارت بر پیشرفت و حل و فصل اختلافاتی است که ممکن است در طول پروژه به وجود آید. به این ترتیب، ریسک بروز اختلافات و درگیری‌ها را کاهش می‌دهد. در مدیریت پروژه، مدیریت قرارداد شامل ایجاد و نگهداری سندی است که جزئیاتی از جمله محدوده پروژه، تحویل‌شدنی‌ها، زمان‌بندی‌ها و شرایط پرداخت را شامل می‌شود. این سند به‌طور معمول به عنوان قرارداد پروژه یا توافق‌نامه بین کارفرما و ارائه‌دهنده خدمات شناخته می‌شود.
برای راهبری مؤثر قراردادها، مدیران پروژه باید درک کاملی از جزئیات پروژه و انتظارات کارفرما داشته باشند. آنها همچنین باید اطمینان حاصل کنند که تیم پروژه به‌طور کامل الزامات قرارداد را درک می‌کند تا از بروز سوءتفاهم یا عدم تطابق جلوگیری شود. پیگیری پیشرفت پروژه، اطمینان از تحویل‌شدنی‌ها طبق توافق و نظارت بر هرگونه تغییر در محدوده یا زمانبندی پروژه ضروری است. برای اطمینان از مدیریت موفق قرارداد، مدیران پروژه باید از ابتدا خطوط ارتباطی واضحی ایجاد کنند، سیستمی برای پیگیری رعایت شرایط قرارداد راه‌اندازی کنند و برنامه‌ای برای مقابله با مشکلات احتمالی داشته باشند. (در این مقاله به بندهای مشکل‌ساز در قراردادهای ساخت پرداخته شده است.)
3. هدف از راهبری قرارداد چیست؟
راهبری قرارداد به فرایند نظارت و اطمینان از اجرای صحیح مفاد و شرایط قرارداد توسط تمامی طرفین درگیر اشاره دارد. در مدیریت پروژه، راهبری قرارداد بخش مهمی از چرخه حیات پروژه به شمار می‌رود، زیرا اطمینان می‌دهد که پروژه مطابق با بودجه، زمانبندی و مشخصات تعیین‌شده به پایان می‌رسد. هدف راهبری قرارداد شامل موارد زیر است:
1.3. اطمینان از پایبندی به قرارداد
راهبر قرارداد باید اطمینان حاصل کند که تمام طرفین درگیر به شرایط و مفاد قرارداد پایبند هستند. این شامل بررسی تمامی اسناد قرارداد، پیگیری پیشرفت کار و شناسایی هرگونه مغایرت می‌شود.
2.3. مدیریت تغییرات قرارداد
تغییرات در قراردادها در طول اجرای پروژه اجتناب‌ناپذیر هستند. راهبر قرارداد باید این تغییرات را به‌طور مؤثر مدیریت کند، به‌طوری که تمامی طرفین درگیر از تغییرات آگاه باشند و این تغییرات با کمترین اختلال در روند پروژه اعمال شوند.
3.3. مدیریت ریسک‌های قرارداد
راهبری قرارداد شامل مدیریت ریسک‌های مرتبط با قراردادها است. راهبر قرارداد باید اطمینان حاصل کند که ریسک‌ها شناسایی، تجزیه و تحلیل و مدیریت می‌شوند تا تأثیر آنها بر پروژه به حداقل برسد.
4.3. مدیریت تدارکات قراردادها
راهبر قرارداد در فرایند تدارکات قراردادها از جمله تدوین قرارداد تا نهایی‌سازی آن دخالت دارد. او اطمینان می‌دهد که تدارکات قرارداد مطابق با سیاست‌های سازمانی و بهترین رویه‌ها انجام شود.
به‌طور کلی، راهبری قرارداد در تضمین موفقیت مدیریت پروژه نقشی حیاتی دارد. با اطمینان از پایبندی به قرارداد، مدیریت تغییرات، کاهش ریسک‌ها و مدیریت تدارکات، راهبر قرارداد نقش اساسی در موفقیت پروژه ایفا می‌کند.
4. مراحل مختلف راهبری قرارداد کدامند؟
فرایند راهبری قرارداد در مدیریت پروژه شامل چندین مرحله است که به اطمینان از پیشرفت پروژه در مسیر درست و در چهارچوب بودجه کمک می‌کند. خلاصه وظایفی که در ادامه بررسی می‌شوند، برگرفته از فصل هفتم اولین کتاب استاندارد مدیریت ساخت هستند. برای مطالعه جزئیات کامل این وظایف، می‌توانید به این کتاب مراجعه کرده و اطلاعات بیشتری کسب کنید.
1.4. خلاصه وظایف راهبر قرارداد در مرحله پیش از طراحی
- انتخاب روش اجرا و تحویل پروژه
- تدوین اسناد برنامه‌ی مدیریت پروژه و برنامه‌ی مدیریت ساخت
- مطالعات و ارزیابی‌های هزینه
- تدوین برنامه‌ی زمانبندی اصلی
- تدوین برنامه‌ی زمانبندی رخدادهای کلیدی
- قرارداد با طراح/مشاور
2.4. خلاصه وظایف راهبر قرارداد در مرحله طراحی
- راهبری و هماهنگی قراردادهای طراحی
- بررسی و ارزیابی طراحی
- تدوین مشخصات و نقشه‌های قرارداد ساخت
- بررسی و ارزیابی مشخصات فنی
- ارزیابی ساخت‌پذیری
- تدوین بسته‌های قرارداد برای مرحله‌ی ساخت
- برآورد بودجه‌ی مرحله‌ی ساخت
- تدوین برنامه‌ی زمانبندی پیش از مناقصه‌ی مرحله‌ی ساخت
3.4. خلاصه وظایف راهبر قرارداد در مرحله تدارکات
- انتخاب شیوه‌ی تدارکات
- تدوین فهرست مناقصه‌گران
- پیش صلاحیت‌سنجی مناقصه‌گران
- انتشار آگهی و فراخوان مناقصه
- توزیع اسناد مناقصه
- نشست پیش از مناقصه
- گشایش و ارزیابی پیشنهاد مناقصه‌گران
- نشست پیش از ابلاغ قرارداد
- ابلاغ قرارداد
4.4. خلاصه وظایف راهبر قرارداد در مرحله ساخت
- برگزاری نشست پیش از شروع ساخت
- بررسی الزامات قرارداد و مشخصات
- تامین اقلام کارفرما
- ارائه مجوزها، بیمه‌ها، اقرارنامه‌ها و ضمانت‌نامه‌ها
- ارائه گزارش کارگاهی
- مدیریت تغییر
- کنترل هزینه
- پرداخت‌ها بر مبینای پیشرفت کار
- تهیه‌ی نقشه‌های چون ساخت
5.4. خلاصه وظایف راهبر قرارداد در مرحله پس از ساخت
- برگزاری جلسه‌ی پیش از اختتام
- اختتام پروژه
- تحویل موقت
- استقرارپذیری
- اخذ مجوزهای نهایی
- حلوفصل ادعاها و اختلافات
- پرداخت نهایی
- تحویل قطعی
- گزارش اختتام
به‌عنوان یک راهبر قراداد حرفه‌ای و آگاه، درک مراحل مختلف راهبری قرارداد در مدیریت پروژه ضروری است تا موفقیت پروژه تضمین شود. با پیروی از این مراحل و مدیریت صحیح قرارداد، می‌توانید از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کرده و پروژه را در چهارچوب بودجه نگه دارید.
5. چه اسنادی در راهبری قرارداد استفاده می‌شود؟
راهبری قرارداد فرایندی حیاتی در مدیریت پروژه است که شامل مدیریت و نظارت بر قراردادها و توافق‌نامه‌های بین طرفین است. برای اطمینان از مدیریت صحیح قرارداد، داشتن مجموعه‌ای از اسناد که شرایط و ضوابط توافق را مشخص می‌کنند، ضروری است. (در این مقاله به فرایند مدیریت قرارداد تدوین شده در موسسه ACEMI پرداخته شده است.) رایج‌ترین اسناد مورد استفاده در راهبری قرارداد عبارتند از:
- اسناد قرارداد: این اسناد توافق قانونی بین طرفین درگیر در پروژه را مشخص می‌کنند. معمولاً شامل محدوده کار، شرایط پرداخت و زمانبندی تکمیل پروژه هستند.
- اسناد پرداخت‌ها: این اسناد برای پیگیری پرداخت‌ها و اطمینان از دریافت حق‌الزحمه تمامی طرفین برای کارهای انجام‌شده استفاده می‌شوند. معمولاً شامل صورت وضعیت‌ها، رسیدها و برگه‌های پرداخت می‌باشند.
- فرم‌های دستور تغییر: در هر پروژه‌ای، ممکن است به دلایل مختلف نیاز به تغییرات باشد. فرم‌های دستور تغییر به پیگیری این تغییرات کمک می‌کنند و اطمینان می‌دهند که این تغییرات در اسناد قرارداد گنجانده شوند.
- اسناد مکاتبات و ارتباطات: ارتباط مؤثر در مدیریت قرارداد بسیار حیاتی است. این اسناد شامل ایمیل‌ها، یادداشت‌ها و صورت‌جلسات هستند که ارتباطات بین طرفین را مستند می‌کنند.
- اسناد نظارت بر عملکرد و گزارش‌دهی: این اسناد برای پیگیری پیشرفت پروژه و اطمینان از تحویل آن با کیفیت مورد انتظار، در زمان تعیین‌شده و در چهارچوب بودجه استفاده می‌شوند.
استفاده از این اسناد به مدیران پروژه کمک می‌کند تا فرایند راهبری قرارداد را به‌صورت روان و کارآمد انجام دهند، روابط بین طرفین را بهبود بخشند و خطر بروز اختلافات را کاهش دهند.
6. راهبری قرارداد در مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟
راهبری قرارداد به عنوان یکی از اجزای کلیدی مدیریت پروژه، شامل مدیریت تمام جنبه‌های یک قرارداد است؛ از مذاکره و اجرا گرفته تا اجرای تعهدات و تکمیل نهایی آن. راهبری قرارداد مزایای بسیاری دارد که مدیران پروژه باید از آنها آگاه باشند. یکی از مزایای اصلی این است که تضمین می‌کند وظایف پروژه طبق مفاد قرارداد انجام شوند. این موضوع به مدیران پروژه کمک می‌کند تا از تغییرات ناخواسته در محدوده کار (scope creep) جلوگیری کنند و بودجه را تحت کنترل نگه دارند. علاوه بر این، راهبری قرارداد با اطمینان از اینکه تمام طرفین از حقوق و تعهدات خود تحت قرارداد آگاه هستند، به مدیریت ریسک کمک می‌کند. این اقدام می‌تواند به کاهش اختلافات و پیشگیری از دعاوی حقوقی کمک شایانی کند. برخی از مزایای راهبری قرارداد شامل موارد زیر است:
1.6. ارتقای ارتباطات و همکاری
فرایند راهبری قرارداد شامل مدیریت ایجاد، اجرا و نظارت بر عملکرد قراردادها در پروژه‌ها است. موفقیت در این حوزه مستلزم تقویت ارتباطات، شفافیت و همکاری میان طرفین است. تمامی اعضا باید درک دقیقی از شرایط قرارداد داشته و با ارتباطات منظم، پیشرفت، زمانبندی و تغییرات احتمالی را بررسی کنند. در صورت نیاز به تغییر قرارداد، هماهنگی و توافق میان طرفین ضروری است. به‌عنوان مدیر پروژه، درک جزئیات راهبری قرارداد برای اطمینان از اجرای بی نقص پروژه اهمیت دارد. با بهبود مهارت‌های ارتباطی و همکاری، می‌توانید اجرای روان قرارداد و موفقیت پروژه را تضمین کنید.
2.6. کاهش ریسک‌های قانونی و مالی
راهبری قرارداد نقشی کلیدی در نظارت بر ایجاد، مذاکره، اجرا و مدیریت قراردادها میان سازمان پروژه و فروشندگان، شرکا یا کارفرمایان ایفا می‌کند.
از طریق راهبری موثر قرارداد، مدیران پروژه می‌توانند انتظارات، تعهدات و حقوق تمامی طرف‌های درگیر در پروژه را به طور شفاف تعیین کنند. این امر به پیشگیری از اختلافات، تأخیرها و زیان‌های ناشی از نقض قرارداد یا سوءتفاهم کمک می‌کند.
3.6. امکان بودجه‌بندی و کنترل هزینه بهتر
راهبری قرارداد نقش مهمی در پیش‌بینی‌پذیری و کنترل هزینه‌ها دارد. با ایجاد و مدیریت قراردادها میان ذی‌نفعان، می‌توان نقش‌ها، مسئولیت‌ها، بودجه و زمانبندی پروژه را شفاف کرد و از بروز اختلافات یا مشکلات حقوقی جلوگیری نمود. این فرایند همچنین در حفظ استانداردهای کیفیت و کاهش مشکلات مؤثر است. ابزارهایی مانند الگوهای قرارداد، پایگاه‌داده فروشندگان و سیستم‌های مدیریت پروژه یکپارچه می‌توانند کمک‌کننده باشند. با تعیین نقش‌ها، توافق بر سر شرایط پرداخت و نظارت مستمر بر ریسک‌ها و ذی‌نفعان، راهبری قرارداد می‌تواند به تکمیل موفق و مقرون‌به‌صرفه پروژه کمک کند.
4.6. بهبود در نظارت و مدیریت پروژه
راهبری قرارداد در مدیریت پروژه، فرایند مدیریت و نظارت بر قراردادها میان ذی‌نفعان است که اطمینان می‌دهد همه افراد از مسئولیت‌ها و تعهدات خود آگاه باشند. این فرایند نقش مهمی در بهبود نظارت بر پروژه، کاهش ریسک‌هایی مانند تأخیر، افزایش هزینه‌ها، اختلافات و مدیریت مؤثر تغییرات ایفا می‌کند. راهبری مؤثر قرارداد، تضمین‌کننده تکمیل پروژه به‌موقع، در چهارچوب بودجه و با رضایت تمامی ذی‌نفعان است.
5.6. افزایش رضایت کارفرمایان و ذی‌نفعان
راهبری قرارداد در پروژه‌های صنعت ساخت نقش کلیدی در ارتقای رضایت کارفرمایان و ذی‌نفعان دارد. این فرایند به مدیریت و نظارت بر رابطه میان تیم پروژه و کارفرما یا فروشنده در طول اجرای پروژه اشاره دارد و با کنترل شرایط قرارداد، تحویل‌ها و زمان‌بندی‌ها، اطمینان می‌یابد که همه طرف‌ها از نتیجه راضی هستند. ارتباطات مؤثر، مستندسازی دقیق و مدیریت ریسک از جمله ارکان این فرایند به شمار می‌آیند. تنظیم انتظارات واضح، برقراری ارتباط منظم و استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به بهبود راهبری قرارداد و افزایش رضایت ذی‌نفعان کمک کند.
با مدیریت مؤثر قراردادها، مدیران پروژه نه‌تنها می‌توانند ریسک‌های قانونی و مالی را کاهش دهند، بلکه اعتماد، شفافیت و همکاری با ذی‌نفعان را نیز تقویت می‌کنند. مدیریت قرارداد شاید در نگاه اول یک وظیفه اداری ساده به نظر برسد، اما می‌تواند تأثیر چشمگیری بر موفقیت یک پروژه داشته باشد.
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
راهبری قرارداد یک فرایند حیاتی است که اغلب در مدیریت پروژه نادیده گرفته می‌شود، اما نقشی اساسی در موفقیت هر پروژه ایفا می‌کند. راهبری قرارداد شامل نظارت و مدیریت قراردادها بین ذی‌نفعان پروژه، از جمله کارفرما، پیمانکاران و سایر ذی‌نفعان است. این فرایند اطمینان می‌دهد که همه افراد درگیر در پروژه از مسئولیت‌ها و تعهدات خود آگاه هستند و پروژه به موقع، در چهارچوب بودجه و به رضایت تمامی ذی‌نفعان تکمیل می‌شود. به همین دلیل، در موسسه ACEMI دوره‌ی استراتژی مدیریت قرارداد برای مدیران پروژه تدوین شده است. دوره‌ای که نه تنها برای مدیران و کارشناسان امور قرارداد یک الزام تلقی می‌گردد، بلکه به دلیل توجه ویژه به ساختارهای مدیریت پروژه‌ای، مدیران پروژه نیز باید به یادگیری این مبانی اقدام نموده تا بتوانند از یک مزیت رقابتی بزرگ با فراگیری ساختاری نوین در کشور بهره‌مند گردند.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. قرارداد در مدیریت پروژه چیست؟
2. راهبر قرارداد کیست و چه وظایفی دارد؟
3. راهبری قرارداد در مدیریت پروژه چیست؟
[1] What Is Contract Administration In Project Management?. https://oboloo.com/what-is-contract-administration-in-project-management/
