بر اساس مطالعات و گزارش‌های مختلف، درصد قابل توجهی از پروژه‌های صنعت ساخت به علت عدم مدیریت مؤثر قراردادها شکست می‌خورند. ارقام دقیق ممکن است بسته به مطالعه و منطقه جغرافیایی متفاوت باشد، اما به طور کلی تخمین زده می‌شود که بین 30 تا 40 درصد از پروژه‌های صنعت ساخت با مشکلات جدی مواجه می‌شوند که می‌تواند منجر به شکست پروژه شود. یکی از عوامل اصلی این شکست‌ها، مدیریت ضعیف قراردادها است.
مدیریت مؤثر قراردادها نقش کلیدی در موفقیت پروژه‌های ساخت دارد و بی‌توجهی به این موضوع می‌تواند به افزایش هزینه‌ها، تأخیر در تکمیل پروژه و حتی توقف کامل پروژه منجر شود.
در این مقاله قصد داریم به تعریف مدیریت قرارداد و دلایل نیاز به تسلط بر مهارت‌های پیچیده در این حوزه بپردازیم. از تعریف بنیادین مدیریت قرارداد تا بررسی پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK یا Contract Management Body of Knowledge)، مسیری را پیمایش خواهیم کرد که نشان می‌دهد چگونه درک صحیح از مدیریت قرارداد، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که از فرصت‌ها بهره‌برداری کنند و ریسک‌ها را به حداقل برسانند.
1. تعریف مدیریت قرارداد
مدیریت قرارداد به اقداماتی که توسط مدیر قرارداد برای برگزاری فراخوان‌ها، ارزیابی پیشنهادات، انعقاد قراردادها، نظارت بر اجرای آن‌ها و اطمینان از خاتمه قرارداد انجام می‌شود، اطلاق می‌گردد. این حرفه تخصصی شامل مسئولیت‌های گسترده‌ای ازجمله مدیریت تحویل شدنی‌ها، سررسیدها و شرایط و ضوابط قرارداد می‌باشد.
2. هدف از مدیریت قرارداد چیست؟
هدف از مدیریت قرارداد یکپارچه‌سازی فرایندهایی است که برای راهبری قراردادها در طول چرخه حیات آن‌ها استفاده می‌شود و رضایت کارفرما را تضمین می‌نماید. مدیریت قرارداد بر بسیاری از حوزه‌های درون سازمان اثر دارد و می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر بودجه، عملکرد و خدمات کارفرما تأثیر گذار باشد.
3. قرارداد چیست؟
یک قرارداد، توافقی است که از نظر حقوقی برای خرید، فروش یا اجاره محصولات، تأمین کالاها یا خدمات؛ ساخت، تغییر و یا تعمیر الزام‌آور است. این توافق ممکن است شامل وعده‌هایی از جانب دو طرف برای اقدام یا عدم اقدام عملی خاص باشد (قرارداد دوطرفه) یا توافق برای انجام یک عمل در ازای یک وعده (قرارداد یک‌طرفه، مانند سفارش خرید) باشد.
برای اینکه چنین توافق‌هایی از نظر قانونی لازم‌الاجرا باشند، باید الزامات قانونی، مقررات دولتی مربوطه، حقوق عرفی و معاهدات یا سایر توافقات بین‌المللی را برآورده کنند.
لازم به ذکر است دسته‌بندی‌های دیگری نیز مختص قراردادهای صنعت ساخت وجود دارند که شما می‌توانید آن‌ها در مقاله 4 نوع از قراردادهای رایج برای سازندگان مطالعه کنید.
4. چرخه حیات قرارداد
چرخه حیات قرارداد معمولاً شامل سه مرحله اصلی است (شکل 1):
- پیش از ابلاغ قرارداد (Pre-Award)
- ابلاغ قرارداد (Award)
- پس از ابلاغ قرارداد (Post-Award)
شکل 1. مراحل چرخه حیات قرارداد
فرایندهای مدیریت قرارداد که توسط مدیران قرارداد انجام می‌شود، به‌طورکلی در پنج حوزه اصلی درون چرخه حیات قرارداد تقسیم می‌شوند. این پنج حوزه عبارت‌اند از (شکل 2):
- ارسال فراخوان
- دریافت پیشنهادات
- ابلاغ قرارداد ساخت
- نظارت بر اجرای قرارداد ساخت
- خاتمه قرارداد ساخت
شکل 2. فرایندهای مدیریت قرارداد در طول چرخه حیات
5. مدیریت قرارداد به‌عنوان یک حرفه
چه چیزی یک حرفه را تشکیل می‌دهد؟ با اینکه پاسخ‌های فردی به این سؤال ممکن است متفاوت باشد، به طور کلی، یک حرفه باید نشان‌دهنده اعتماد و تخصص باشد. وزارت کار ایالات متحده (U.S. Department of Labor) بر این باور است که یک حرفه حداقل پنج ویژگی متمایز دارد:
- سازمان حرفه‌ای: وجود سازمان یا نهادهایی که به طور رسمی به نمایندگی از اعضای حرفه‌ای عمل می‌کنند و به ارتقا و حمایت از آن حرفه می‌پردازند.
- اصول اخلاقی: مجموعه‌ای از اصول و قواعد اخلاقی که رفتار و عمل حرفه‌ای‌ها را هدایت و تنظیم می‌کند.
- پیکره دانشی: مجموعه‌ای از دانش، مهارت‌ها و اطلاعات تخصصی که برای انجام وظایف حرفه‌ای ضروری است.
- فعالیت‌های تحقیقاتی: انجام تحقیقات و توسعه‌های علمی برای بهبود و پیشرفت در زمینه تخصصی حرفه.
- بدنه اعتبارسنجی: سازمانی که مسئول صدور مدارک و گواهینامه‌های رسمی برای تأیید صلاحیت و تخصص افراد در آن حرفه است.
در این راستا انجمن ملی مدیریت قرارداد (National Contract Management Association یا NCMA)، تمامی موارد ذکر شده را در آمریکا بر عهده دارد. این انجمن در سال ۱۹۵۹ تاسیس شد و به‌صورت تخصصی بر روی توسعهٔ مبانی مدیریت قرارداد تمرکز دارد. انتشار دستورالعمل‌ها، استانداردها و آگاه‌سازی‌های حقوقی، آموزش، شبکه‌سازی و اعطای مدارک حرفه‌ای در حوزهٔ مدیریت قرارداد فعالیت‌های اصلی آن است.
انجمن مدیریت قرارداد آمریکا چهار مدرک مهم در این زمینه اعطاء می‌نماید:
- مدرک مدیر حرفه‌ای تاییدشدهٔ قراردادها - (CPCM) Certified Professional Contract Management
- مدرک مدیر تاییدشدهٔ قراردادهای فدرال - (CFCM) Certified Federal Contract Manager
- مدرک مدیر تاییدشدهٔ قراردادهای تجاری - (CCCM) Certified Commercial Contract Manager
- مدرک مقدماتی مدیر تاییدشدهٔ قراردادها - (CCMA) Certified Contract Management Associate
جهت کسب اطلاعات بیشتر از این انجمن و مقایسه این مدارک حرفه‌ای می‌توانید مقاله انجمن ملی مدیریت قرارداد آمریکا (NCMA) را در سایت مطالعه کنید.
6. پیکره دانش مدیریت قرارداد
پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK) برای اولین بار در سال 2002 توسط انجمن ملی مدیریت قرارداد آمریکا (NCMA) منتشر شد و آخرین نسخه آن (نسخه شماره 7) در سال 2023 منتشر شده است. در هستهٔ این پیکره دانش، تحلیل وظایف شغلی (Job Task Analysis - JTA) قرار دارد(شکل 3).
برای تولید این نسخه از پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK)، انجمن ملی مدیریت قرارداد (NCMA) ابتدا یک تحلیل وظایف شغلی انجام داد که منجر به ایجاد استاندارد مدیریت قرارداد (Contract Management Standard یا CMS) شد، که تنها استاندارد در نوع خود است. CMS وظایف شغلی، صلاحیت‌ها و حوزه‌های مشترک برای کارفرمایان و پیمانکاران را توصیف می‌کند و سند بنیادی برای CMBOK است.
شکل 3. جایگاه پیکره دانش مدیریت قرارداد
7. هدف CMBOK
مدیریت قرارداد یک حرفه است که به طور مداوم در حال گسترش است. هدف پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK) ارائه درکی مشترک از اصطلاحات، رویه‌ها، سیاست‌ها و فرایندهای مورداستفاده در مدیریت قرارداد است.
مدیریت قرارداد مؤثر و کارآمد، یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود. هنگامی که یک سازمان کنترل قرارداد پروژه‌های ساخت خود را در دست دارد، کنترل کسب‌وکار خود را نیز در دست دارد. به‌عنوان یک سند مرجع، پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK) می‌تواند شایستگی فردی و توانمندی سازمانی را افزایش دهد.
8. ساختار CMBOK
پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK) به دو بخش اصلی سازمان‌دهی شده است (شکل 4):
- صلاحیت‌های اصلی (Primary Competencies): این‌ها شامل صلاحیت‌هایی هستند که برای موفقیت، صرف‌نظر از شغل یا نقش، ضروری می‌باشند. مانند صلاحیت رهبری، مدیریت و یادگیری.
- صلاحیت‌های فرایندی (Process Competencies): این صلاحیت‌ها شامل ترکیبی از وظایف شغلی است که به‌منظور دستیابی به اهداف کلیدی انجام می‌شود. صلاحیت‌های فرایندی بیشتر به چگونگی انجام کارها و تحقق اهداف مشخص در طول چرخه حیات قرارداد اشاره دارند (فرایندهای: پیش از قرارداد ساخت، قرارداد ساخت و پس از قرارداد ساخت - شکل 5).
شکل 4. ساختار کلی CMBOK
شکل 5. صلاحیت‌های تعریف شده در CMBOK
9. سیستم صلاحیت CMBOK
سیستم صلاحیت CMBOK که در شکل 6 نمایش‌داده‌شده است، روابط تعاملی بین صلاحیت‌های اصلی و صلاحیت‌های فرایندی را نشان می‌دهد. صلاحیت‌های رهبری و مدیریتی برای همه مدیران قرارداد، چه فعلی و چه بالقوه، اعمال می‌شود. اجرای متعادل و ترکیبی این صلاحیت‌ها باعث تقویت صلاحیت‌های فنی مدیریت قرارداد می‌شود.
اصول راهنما در مدیریت قرارداد در تمام مراحل چرخه حیات قرارداد اعمال می‌شود. این اصول چهارچوب محیطی را فراهم می‌کنند که همه مدیران موفق قراردادهای صنعت ساخت باید در آن عمل کنند.
مراحل چرخه حیات قرارداد شامل:
- پیش از ابلاغ قرارداد ساخت
- ابلاغ قرارداد ساخت
- پس از ابلاغ قرارداد ساخت
مدیران قرارداد در صنعت ساخت باید درک کنند که چگونه هر مرحله انجام می‌شود و تحت‌تأثیر سایر مراحل قرار می‌گیرد. مدیران قرارداد به‌خوبی فرایندهایی که باید در هر مرحله انجام شوند را مشخص می‌کنند. صلاحیت یادگیری نیز برای همه مدیران قرارداد اهمیت دارد. مدیران قرارداد موفق دائماً در حال گسترش دانش و مهارت‌های خود در زمینه مدیریت قرارداد هستند تا عمق و گستره مهارت‌هایشان افزایش یابد.
شکل 6. سیستم صلاحیت‌ها در CMBOK
در ادامه مختصراً به بررسی هر کدام از صلاحیت‌ها خواهیم پرداخت.
1.9. صلاحیت رهبری در CMBOK
صلاحیت رهبری برای موفقیت مدیران قرارداد ضروری است، حتی برای آن‌هایی که در موقعیت‌های رسمی رهبری قرار ندارند. صلاحیت رهبری تمام مهارت‌های مدیریت قرارداد پروژه‌های صنعت ساخت را یکپارچه و تقویت می‌کند و عمق، گستره و تأثیر آن‌ها را افزایش می‌دهد. مدیران قرارداد صنعت ساخت که از این صلاحیت برخوردار می‌باشند اغلب به‌گونه‌ای کار خود را انجام می‌دهند که به‌عنوان افرادی که به‌خوبی در زمینه مدیریت قراردادها راه‌حل‌هایی را توسعه داده و اجرا می‌کنند، مورداحترام قرار می‌گیرند.
صلاحیت رهبری در CMBOK شامل شایستگی، شخصیت، روحیه همکاری، برخورداری از هوش هیجانی بالا و داشتن چشم‌انداز می‌باشد.
این عناصر کلیدی به رهبران کمک می‌کنند تا در تصمیم‌گیری‌ها مؤثر باشند، تیم‌ها را به‌خوبی هدایت کنند و به اهداف بلندمدت سازمانی دست یابند.
2.9. صلاحیت مدیریت در CMBOK
صلاحیت مدیریتی برای عملکرد موفق مدیران قرارداد اهمیت زیادی دارد، زیرا شامل عملکردهای پایه‌ای است که به تقویت شایستگی فردی و ظرفیت‌سازمانی کمک می‌کند. این صلاحیت شامل توانایی‌هایی است که به مدیریت مؤثر فرایندها، تصمیم‌گیری و هماهنگی منابع کمک می‌کند و به مدیران قرارداد اجازه می‌دهد تا به طور مؤثر به اهداف سازمانی دست یابند و عملکرد بهینه‌ای را در مدیریت قراردادها ارائه دهند.
صلاحیت‌های مدیریتی که از یک مدیر حرفه‌ای انتظار می‌رود شامل صلاحیت در مدیریت کسب‌وکار، مدیریت تغییرات، مدیریت مالی، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و مدیریت زنجیره تأمین می‌باشد.
3.9. اصول راهنما مدیریت قراردادهای صنعت ساخت
اصول راهنما برای مدیریت قرارداد، اصولی هستند که در تمام مراحل چرخه حیات قرارداد و در تمامی شرایط مدیریت قرارداد قابل اعمال‌اند. این اصول، صرف‌نظر از تغییرات در اولویت‌ها، استراتژی‌ها، الزامات، یا منابع (مانند کارکنان، بودجه، تجهیزات، و زمان)، همچنان معتبر و ضروری هستند.
این اصول شامل مشخص بودن نقش‌ها و مسئولیت‌ها، اصول قراردادی، اصول رفتاری، رعایت مقررات، نحوه ارتباطات و نحوه مستندسازی و... می‌باشد.
4.9. پیش از ابلاغ قرارداد ساخت
مرحله پیش از ابلاغ قرارداد اولین مرحله از چرخه حیات قرارداد است. این مرحله شامل وظایف مختلف مدیر قرارداد از جمله "برنامه‌ریزی قرارداد" می‌شود (شکل 7).
در این مرحله از چرخه حیات قرارداد، فرایندها عموماً به دو حوزه تقسیم‌بندی می‌شوند:
- برگزاری فراخوان از سمت کارفرمایان (Develop Solicitation)
- ارسال پیشنهادات از سمت پیمانکاران (Develop Offer)
فرایندهای مرحله پیش از ابلاغ با یکدیگر تعامل دارند و به طور مداوم با اصول راهنما ادغام می‌شوند. علاوه بر این، فرایندهای پیش از ابلاغ تأثیر مستقیم بر عملکرد و نتایج مراحل ابلاغ قرارداد و پس از ابلاغ قرارداد دارند.
شکل 7. مرحله پیش از ابلاغ قرارداد ساخت
5.9. ابلاغ قرارداد ساخت
مرحله ابلاغ قرارداد دومین مرحله از چرخه حیات قرارداد است. فرایند ابلاغ قرارداد از وظایف مدیریت قرارداد می‌باشد که تمام کارهایی را که کارفرما و پیمانکار برای اجرای قرارداد توافق کرده‌اند را در قرارداد منعکس می‌کند (شکل 8).
این مرحله شامل فرایندهایی از جمله آنالیز قیمت، مذاکره، تخصیص منابع و مدیریت اختلافات می‌شود.
شکل 8. مرحله ابلاغ قرارداد ساخت
6.9. پس از ابلاغ قرارداد ساخت
مرحله پس از ابلاغ قرارداد سومین مرحله از چرخه حیات قرارداد آغاز می‌شود. این مرحله شامل وظایف مدیریت قرارداد با نام‌های "مدیریت اجرای قرارداد" و " خاتمه قرارداد" است. وظایف مدیریت قرارداد بسته به پیچیدگی قرارداد بسیار متفاوت است (شکل 9).
از دیگر فرایندهای این حوزه می‌شود به اطمینان از کیفیت، مدیریت قراردادهای جزء و مدیریت تغییرات اشاره کرد.
شکل 9. مرحله پس از ابلاغ قرارداد ساخت
7.9. صلاحیت یادگیری در CMBOK
یادگیری مداوم سنگ بنای شایستگی فردی و توانمندی سازمانی است. دانش مدیریت قرارداد می‌تواند از طریق مدارک تحصیلی، گواهینامه‌های آموزشی، تجربه کاری و گواهینامه‌های حرفه‌ای به دست آید. بااین‌حال، یادگیری به معنای کاربرد مؤثر آن دانش است و از طریق شایستگی فردی و توانمندی سازمانی موجب بهبود تصمیم‌گیری‌ها شده و نتایج بهتری به‌همراه می‌آورد.
10. تفاوت مدیریت عمومی قراردادها با مدیریت تخصصی قراردادهای صنعت ساخت
در حالی که مدیریت عمومی قراردادها می‌تواند به‌عنوان پایه‌ای برای مدیریت قراردادهای ساخت مورد استفاده قرار گیرد، اما به تنهایی برای مدیریت موثر و موفق پروژه‌های صنعت ساخت کافی نیست. این پروژه‌ها به دلیل پیچیدگی‌های فنی، ریسک‌های خاص و نیاز به هماهنگی بین ذی‌نفعان متعدد، نیازمند رویکردهای مدیریتی تخصصی در حوزه قراردادهای صنعت ساخت هستند. بهره‌گیری از مدیریت تخصصی قراردادها در کنار مدیریت عمومی، به تحقق موفقیت‌آمیز اهداف پروژه‌های صنعت ساخت کمک شایانی خواهد کرد.
لذا باید به این نکته توجه کرد که پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK) یک سند عمومی بوده و مختص صنعت ساخت تعریف نشده است و این سند به تنهایی نمی‌تواند کاربرد چندانی برای پروژه‌های صنعت ساخت داشته باشد و برای مدیریت موثر قراردادهای صنعت ساخت نیاز به استفاده این سند در کنار اسناد تخصصی‌تر از جمله CSI و CMAA داریم.
11. مدیریت قرارداد پروژه‌های صنعت ساخت در ACEMI
مؤسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور با تمرکز همزمان بر روی مراحل پروژه‌های صنعت ساخت (پیش از طراحی تا پس از ساخت) و مرحله‌های مدیریت قرارداد (پیش از ابلاغ تا پس از ابلاغ) و همچنین یکپارچه‌سازی مدیریت قرارداد با مبانی ازجمله برنامه‌ریزی، مدیریت مالی، تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا اقدام به تدوین و ارائه دو دوره مدیریت قرارداد برای مدیران قرارداد و مدیریت قراردداد برای مدیران پروژه و آموزش اسناد تخصصی مدیریت قرارداد در صنعت ساخت (مانند CSI و CMAA) در کنار اسناد عمومی مدیریت قرارداد (مانند CMBOK) نموده است. جدول 1 برای درک بهتر از وجه تمایز یادگیری مدیریت قرارداد در موسسه ACEMI با سایر موسسات ارائه شده است.
|
|
ACEMI
|
سایر موسسات
|
|
1
|
آموزش هر دو ساختار راهبری و مدیریت قرارداد با تمرکز بر صنعت ساخت
|
صرفاً آموزش مدیریت قرارداد به‌صورت عمومی
|
|
2
|
یکپارچه‌سازی با مبانی برنامه‌ریزی، مدیریت مالی، آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعا
|
عدم توجه به سایر مبانی و پیشنیازهای لازم
|
|
3
|
آموزش نمونه‌های عملی از مشخصات فنی برنامه‌ریزی و تاخیرات
|
عدم استفاده از نمونه‌های فنی در مدیریت قرارداد
|
|
4
|
آموزش اسناد تخصصی مدیریت قرارداد در صنعت ساخت (مانند CSI و CMAA) در کنار اسناد عمومی مدیریت قرارداد (مانند CMBOK)
|
تنها تمرکز بر سند عمومی CMBOK
|
|
5
|
تمرکز همزمان بر روی فازهای پروژه‌های صنعت ساخت (پیش از طراحی تا پس از ساخت) و فازهای مدیریت قرارداد (پیش از ابلاغ تا پس از ابلاغ)
|
تمرکز صرف بر روی فازهای مدیریت قرارداد بدون توجه به فازهای پروژه‌های صنعت ساخت
|
|
6
|
یادگیری عمیق مبانی راهبری و مدیریت قرارداد همراه با آمادگی برای آزمون CPCM
|
صرفاً آمادگی برای آزمون CPCM بدون یادگیری عمیق مبانی مدیریت قرارداد
|
|
7
|
تجربه و سابقه همکاری مدرس دوره با اساتید بین المللی و متخصص در زمینه حقوق ساخت
|
تدریس توسط مدرس بدون تجربه همکاری با اساتید بین‌المللی
|
جدول 1. تمایز های کلیدی یادگیری مدیریت قرارداد در موسسه ACEMI در قیاس با سایر موسسات
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. مدیریت قرارداد چیست و چه وظایفی را شامل می‌شود؟
2. هدف از مدیریت قرارداد چیست و چگونه می‌تواند بر سازمان تأثیر گذار باشد؟
3. قرارداد چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
4. چرخه حیات قرارداد شامل چه مراحلی است؟
5. ساختار پیکره دانش مدیریت قرارداد (CMBOK) به چه‌صورت است؟
6. آیا استفاده از پیکره دانش مدیریت قرارداد CMBOK به‌تنهایی برای پروژه‌های صنعت ساخت کاربرد دارد یا نیاز به رویکردهایی مختص به این صنعت داریم؟
[1] Contract Management Body of Knowledge: CMBOK Seventh Edition; 2023.
