در دنیای پرچالش صنعت ساخت‌، جایی که هر پروژه با پیچیدگی‌ها و تغییرات مداوم روبه‌رو است، مکاتبات قراردادی نقش مهمی در مدیریت صحیح این تحولات ایفا می‌کند. در هر مقیاس و ارزش، عدم استفاده از مکاتبات مناسب می‌تواند به مشکلات فراوانی منجر شود؛ از ابهام در تعهدات طرفین گرفته تا بروز اختلافات پیچیده و افزایش ریسک پروژه.
در این مقاله، به بررسی اهمیت مکاتبات قراردادی در پروژه‌ها می‌پردازیم و نشان می‌دهیم که چگونه یک رویکرد ساختاریافته و جامع می‌تواند اثربخشی این مکاتبات را افزایش داده و از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری کند. از آنجایی که بسیاری از مدیران پروژه و مدیران قرارداد، حتی از دستورالعمل‌های ساده‌ای که می‌تواند کیفیت مکاتبات را بهبود بخشد، غافل هستند، هدف ما در این مقاله، ارائه راهکارهایی عملی برای ارتقای کیفیت مکاتبات و مدیریت مؤثرتر روابط قراردادی است.
آقای ترور پرایس در مقاله خود به نکته‌ای تأمل‌برانگیز اشاره می‌کند:

بر اساس گزارش سال 2013، دو پروژه از هر پنج پروژه به اهداف تعیین شده خود نمی‌رسند و عامل نیمی از این ناکامی‌ها، ارتباطات ناکارآمد است. ارتباط مستمر بین ذینفعان و اعضای تیم، برای حفظ جریان روان و پیشرفت پروژه ضروری است. استفاده از اشکال مختلف ارتباط، مانند گزارش‌های کتبی، جلسات حضوری و ایمیل، به افزایش سطح شفافیت و درک متقابل کمک می‌کند ([1]).

درحالی‌که آمار دقیقی در مورد اثربخشی مکاتبات قراردادی در کاهش اختلافات وجود ندارد، شواهد قوی نشان می‌دهد که این یک ابزار ارزشمند برای مدیریت روابط قراردادی و جلوگیری از مشکلات حقوقی است. مطالعات و نظرسنجی‌ها نشان داده‌اند که:
- شرکت‌هایی که از رویه‌های مستندسازی قوی برای قراردادها استفاده می‌کنند، با احتمال کمتری با دعاوی حقوقی مواجه می‌شوند.
- مکاتبات شفاف و به‌موقع می‌تواند به حل سریع و مسالمت‌آمیز اختلافات جزئی قبل از تشدید آنها کمک کند.
- ایجاد یک سابقه کتبی از مکاتبات می‌تواند در دادگاه به نفع شما عمل کند.

1. انواع مکاتبات قراردادی

به طور معمول مکاتبات قراردادی به دودسته اصلی تقسیم می‌شوند. این دودسته عبارت‌اند از:

1.1. مکاتبات قراردادی با فرایندهای سیستمی و رسمی

مکاتبات قراردادی شامل مجموعه‌ای از فرایندهای سیستمی و رسمی است. این فرایندها از طریق فرم‌های ارسالی، گزارش‌های مختلف مانند گزارش‌های پرداخت، درخواست اطلاعات و گزارش‌های روزانه، انجام می‌شود.
این نوع ارتباطات که بسیاری از آنها به‌صورت روزانه تولید می‌شوند، از فرم‌های شناخته شده و استاندارد برای رسیدگی به مسائل خاص مورداستفاده قرار می‌گیرد.

2.1. مکاتبات قراردادی بدون قالب، موضوع یا ارتباط خاص

مکاتبات قراردادی بدون قالب، موضوع یا ارتباط خاص معمولاً به صلاحدید نویسنده در یک شرایط خاص انجام می‌شود.
ارتباطات شامل نامه‌ها، ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، جلسات مجازی و حضوری و انتقال نقشه‌ها، برگه‌های اطلاعات و مشخصات، پایه و اساس یک پروژه ساخت است. ارتباط مؤثر خطر سوءتفاهم‌هایی که ممکن است منجر به اختلاف شود را کاهش می‌دهد.
تجربه آقای مایکل هریس، متخصص برجسته در پروژه‌های بین‌المللی، نشان می‌دهد که تعداد بسیار کمی از کارکنان کلیدی، مکاتبات مهم از جمله نامه‌ها و دستورهای تغییر را به‌خوبی تهیه می‌کنند. متأسفانه، بسیاری از افراد برای یادگیری یا درک ضرورت نگارش واضح و مؤثر وقت نمی‌گذارند. همه ما نمونه‌هایی از حروف گُنگ، بی‌سروته و پیچیده را دیده‌ایم که هدف مشخصی ندارند. این درحالی است ‌که متخصصان می‌توانند به‌سادگی با پیروی از چند دستورالعمل ساده و شفاف از به خطر انداختن موقعیت خود جلوگیری کنند.
در این مقاله، اصولی ارائه می‌شود که در هر نوع مکاتبات قراردادی قابل‌اعمال است.
نگارش یک قرارداد مناسب، هنری ظریف است که نیازمند دانش، تجربه و مهارت فراوان است. نویسندگان قرارداد، در نقش معماران توافق، مفاد قرارداد را باظرافت و دقت بنا می‌کنند و نظم و شفافیت را در میان پیچیدگی‌های روابط حقوقی ایجاد می‌کنند.
همان‌طور که تجربه، کلید ارتقای مهارت هر هنرمندی است، در این عرصه نیز تجربه نقشی اساسی ایفا می‌کند. با افزایش تجربه، متخصص نگارش قرارداد قادر خواهد بود ظرافت‌های نگارش را درک کند، مفاد را به‌درستی در جایگاه خود قرار دهد و با درکی عمیق از الزامات قانونی و نیازهای طرفین، قراردادهایی مناسب خلق کند.

2. هدف از مکاتبات چیست؟

شرکت مریام-وبستر (شرکت مستقر در ایالات متحده آمریکا است که به چاپ و انتشار کتاب‌های مرجع به خصوص دیکشنری می‌پردازد) مکاتبات را اینگونه تعریف می‌کند:

مکاتبات به‌عنوان ارتباط از طریق نامه یا ایمیل ردوبدل شده، است.

آقای تایلر ریدل می‌نویسد:

مدیریت مکاتبات فرایند دریافت، پاسخگویی، ثبت و ارسال اطلاعات در مورد یک پروژه ساخت یا موضوعات مرتبط با پروژه است که به روشی ساده بین مخاطبین یا اطلاعات رسمی در حال مبادله است.

ارتباطات جوهره و هدف کلیه مکاتبات قرارداد و پروژه است. تمام مکاتبات باید باهدف حفاظت از حقوق قانونی و قراردادی سازمان تألیف کننده و به‌رسمیت‌شناختن حقوق طرف مقابل در پروژه به نگارش برسد.
تنها مرجع قابل استناد در تمامی مکاتبات مربوط به قرارداد، متن خود قرارداد است. این سند به طور واضح، حقوق و تعهدات هر یک از طرفین را مشخص و تعیین می‌کند. به همین خاطر، تهیه نامه‌ها و اسناد مرتبط با پروژه باید توسط افرادی انجام شود که به طور کامل بر جزئیات قرارداد اشراف دارند. مدیر پروژه و یا مدیر قرارداد، از جمله گزینه‌های مناسب برای این کار هستند.
درحالی‌که یک قرارداد ساخت برای محافظت از حقوق ذی‌نفعان طراحی شده، اما ماهیت پیچیده و حجیم این قراردادها، به‌خصوص در پروژه‌های بزرگ، می‌تواند چالش‌هایی را در زمینه مدیریت و تفسیر آنها به وجود آورد. این امر، زمینه‌ساز بروز اختلافات و سوءتفاهم‌های بسیاری خواهد شد.

کارفرمایان و پیمانکاران گاهی تمایلی به اتخاذ موضع مخالف یا موضع‌گیری در مورد یک موضوع خاص و ارائه آن به‌صورت مکتوب ندارند؛ زیرا ممکن است باعث ناراحتی طرف مقابل و آسیب به رابطه شود. این رویکرد مشکل‌ساز است.

 استفاده از مکاتبات قراردادی به‌عنوان یکی از ابزارهای اصلی برای مدیریت ارتباطات و کاهش ریسک در پروژه‌های ساختمانی، نشان‌دهنده اهمیت این موضوع در دانش مدیریت ساخت است
در این راستا اسناد مختلفی تدوین شده است که یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین آن‌ها سند CMBOK (پیکره دانش مدیریت قرارداد) می‌باشد که بر اهمیت مدیریت قراردادها در پروژه‌های ساختمانی تأکید می‌کند و به چالش‌های ناشی از عدم استفاده مناسب از مکاتبات قراردادی و اهمیت آن در جلوگیری از بروز اختلافات می‌پردازد.
پیاده‌سازی دقیق اصول CMBOK می‌تواند به بهبود کیفیت مکاتبات قراردادی و افزایش شفافیت در روابط میان طرفین کمک کند که این امر به نوبه خود موجب بهبود کلی عملکرد پروژه‌ها خواهد شد.
در دوره استراتژی مدیریت قرارداد برای مدیران پروژه و استراتژی مدیریت قرارداد برای مدیران قرارداد، این سند به طور مفصل تشریح شده است.

3. دلایل اعلام مواضع طرفین قرارداد به صورت مکتوب

هرچند طرفین قرارداد تصور می‌کنند که ممکن است اعلام مواضع خود به‌صورت مکتوب به‌طرف مقابل باعث بروز ناراحتی شود؛ اما بسیار مهم است که از طریق مکاتبات قراردادی مواضع طرفین به‌موقع منتقل شود. در ادامه به دلایل این امر مهم خواهیم پرداخت.

1.3. بروز عواقب منفی برای پروژه

عدم رسیدگی به موقع به مسائل مهم در پروژه‌ها می‌تواند عواقب منفی متعددی را به دنبال داشته باشد. برخی از این موارد عبارت‌اند از:

1.1.3. بروز اختلاف

اگر به‌موقع به مسائل رسیدگی نشود، احتمال اینکه آنها به اختلافات جدی تبدیل شوند، افزایش می‌یابد. این امر می‌تواند منجر به اتلاف وقت، صرف هزینه‌های اضافی و آسیب به روابط بین طرفین قرارداد شود.

2.1.3. سوءتفاهم

به تعویق انداختن صحبت در مورد مسائل می‌تواند منجر به سوءتفاهم بین طرفین قرارداد شود. این امر به نوبه خود می‌تواند منجر به مشکلات بیشتر و در نهایت منجر به بروز اختلاف شود.

3.1.3. افزایش هزینه‌ها

اگر به موقع به مسائل رسیدگی نشود، ممکن است برای حل آنها هزینه‌های بیشتری نیاز باشد. به عنوان مثال، اگر یک نقص در محصول به موقع شناسایی و برطرف نشود، ممکن است لازم باشد کل محصول را دوباره تولید کرد.

4.1.3. تاخیر در پروژه

عدم رسیدگی به موقع به مسائل می‌تواند منجر به تاخیر در پروژه شود. این امر می‌تواند به ضرر هر دو طرف قرارداد باشد، به خصوص اگر جریمه‌هایی برای تأخیر در نظر گرفته شده باشد. ممکن است رسیدگی سریع به موضوع باعث شود طرف مقابل نگوید:
"چرا زودتر چیزی نگفتی؟"

بنابراین، به‌طورکلی، همیشه بهتر است به‌محض اطلاع از بروز مشکلی، در مورد آن صحبت شود. به تعویق‌انداختن صحبت در مورد مسائل فقط می‌تواند منجر به مشکلات بیشتر در آینده شود.
صحبت‌کردن در مورد مسائل به طور شفاف و صادقانه، می‌تواند کمک بزرگی به حل آن‌ها به طور مؤثر و کارآمد کند.

2.3. افزایش ریسک شکست 

زمانی که یکی از طرفین قرارداد در مورد مسائل و موضوعی مورد اهمیت در پروژه، مکاتبه‌ای نمی‌کند، در این شرایط بر اساس شرایط اعلان قرارداد ریسک شکست مواضع مورد نظر برای آن طرف در پروژه افزایش پیدا می‌کند.

3.3. ارتباط زودهنگام، کلید حفظ، تغییر یا اصلاح موضع

ارتباط زودهنگام، کلید حفظ، تغییر یا اصلاح موضع طرفین در آینده است. اینکه در مورد موضع خود موردی را مکتوب می‌کنید به این معنی نیست که در آن گیر کرده‌اید و یا تا ابد باید به آن پایبند باشید زیرا به مرور زمان همه چیز پیشرفت می‌کند یا اطلاعات اضافی ارائه می‌شود.

4.3. مکاتبات، حفظ حقوق با حمایت قراردادی و قانونی

یک حفظ حقوق ساده باید با حمایت قراردادی و قانونی ایجاد شود. هرگز طرفین نباید حقوق خود را نادیده بگیرند یا سعی نکنند که حقوق خود را کمرنگ کنند.
محفوظ‌بودن حقوق اساساً یک اعلامیه رسمی است که در حین انجام یک اقدام خاص یا بیان یک بیانیه خاص، از هیچ یک از حقوق قانونی یا قراردادی خود چشم‌پوشی نمی‌کنید. این یک تضمین برای جلوگیری از هرگونه سوءتفاهم یا ازدست‌دادن احتمالی حقوق در آینده است.
اغلب اوقات، کارفرما تلاش می‌کند تا از حفظ حقوق پیمانکار خودداری کند، به‌ویژه در یک دستور تغییر که در آن عوامل مؤثر مانند میزان تأخیر برنامه زمان‌بندی و هزینه‌های پروژه سریعا مشخص نخواهد شد. کارفرما این کار را معمولاً با بی اعتنایی به شرایط پیمانکار و صدور یک تغییر انجام می‌دهد. این درحالی‌ است که کارفرمایان به طور طبیعی تمایل دارند از مواجهه با تأخیرها و هزینه‌های غیرمنتظره در دستور تغییر اجتناب کنند. بااین‌حال، پیمانکار نیز باید برای حفظ منافع خود تلاش کند.
در چنین شرایطی، ممکن است پیمانکار به‌صورت قراردادی موظف به اجرای تغییرات یک‌جانبه باشد، اما باید موضع و ملاحظات خود را به طور شفاف در قرارداد بیان کند. هر دو طرف باید برای رسیدن به توافقی که منافع هر دو را تأمین کند، تلاش کنند.
حتی در صورت عدم توافق، مستندسازی موضع هر طرف اهمیت دارد. برای پیشگیری و حل اختلافات، بهتر است در قرارداد به مکانیزم حل اختلاف، مدت‌زمان اجرای تغییرات و تأثیر آنها بر قیمت قرارداد اشاره شود.
زمانی که اختلافی بین طرفین بروز می‌دهد، آنچه که در مکاتبات قراردادی گفته‌ شده و نحوه بیان آن باید در راستای حمایت از حل‌وفصل اختلافات باشد. بااین‌حال، حتی در صورت رسیدن به این هدف، هیچ تضمینی برای دستیابی به توافق وجود ندارد، به‌خصوص اگر طرف مقابل ناسازگار باشد. مکاتبات خوب، اعتماد به مذاکرات را افزایش می‌دهد و از منظر داوری و دعوی، به روند و چشم‌انداز موفقیت کمک می‌کند.

4. نتیجه‌گیری در مورد اهمیت مکاتبات قراردادی

مکاتبات قراردادی بخش اساسی از مدیریت پروژه است و برای حفظ ارتباط موثر بین طرفین، مستندسازی اطلاعات و جلوگیری از اختلافات ضروری است. با استفاده از رویکردی ساختار یافته و جامع برای مکاتبات، می توان به طور قابل توجهی خطر سوء تفاهم، تاخیر و دعاوى حقوقی را کاهش داد.
برخی از نکات کلیدی مرتبط با مهارت‌های مکاتبات قراردادی ارائه شده در این مطالعه، عبارت‌اند از:
- مکاتبات قراردادی عنصری حیاتی در مدیریت پروژه است و باید به طور ساختاریافته و جامع انجام شود.
- ارتباط مستمر بین ذینفعان برای پیشرفت پروژه به شکلی مناسب ضروری است.
- مکاتبات قراردادی به دو دسته اصلی تقسیم می شوند: مکاتبات قراردادی با فرایندهای سیستمی و رسمی و مکاتبات قراردادی بدون قالب، موضوع یا ارتباط خاص.
- نگارش واضح و شفاف قراردادها برای جلوگیری از سوءتفاهم و اختلافات ضروری است.
- اعلام مواضع طرفین به صورت مکتوب و به موقع، برای حفظ حقوق و حل اختلافات ضروری است.