مدیریت پروژه یکی از عملکردهای اساسی برای هر سازمانی است که خدمات تخصصی ارائه می‌دهد. در مقاله مدیریت پروژه چیست؟، به بررسی تاریخچه و تکامل مدیریت پروژه، تعریف آن، نقش مدیر پروژه و تفاوت‌های آن با مدیریت ساخت و سایر حوزه‌های مشابه پرداختیم. با این حال، مدیران پروژه (در این مقاله به وظایف روزانه مدیر پروژه پرداخته شده است.) اغلب احساس می‌کنند که توسط کارفرمایان، مدیران و پیمانکاران بیش از حد تحت فشار قرار گرفته و کمتر مورد قدردانی قرار می‌گیرند. ناتوانی تیم‌ها در تحویل مداوم پروژه‌های سودآور و رضایت‌بخش کارفرمایان، چالشی جدی برای بسیاری از سازمان‌ها است که کارفرمایان و مدیران را نگران کرده است. در این مقاله، با بررسی عمیق‌تر ۳ حوزه اصلی مدیریت پروژه، می‌توان به تمام طرفین کمک کرد تا فرایندها و نتایج خود را بهبود بخشند و به عملکرد بهتری در پروژه‌ها دست یابند.
1. مدیریت ارتباطات
مدیریت پروژه فراتر از برنامه‌ریزی و کنترل منابع است. در هسته اصلی این حرفه، مدیریت روابط انسانی قرار دارد. کارفرما به عنوان مهم‌ترین ذینفع پروژه، نقش کلیدی ایفا می‌کند. درک احساسات و انتظارات کارفرما و تلاش برای برآورده کردن آنها، کلید موفقیت هر پروژه است. به عبارت دیگر، مدیریت پروژه، هنر برقراری ارتباط موثر و ایجاد روابط پایدار با کارفرما است. (در این مقاله به اهمیت ارتباطات موثر در مدیریت پروژه پرداخته شده است.)
مدیریت افراد به معنای ایجاد یک تجربه متمایز برای کارفرما است که با ارزش‌های سازمان همسو باشد. ارتباط موثر، کلید اصلی دستیابی به این هدف است. با برقراری ارتباط مستمر و شفاف با کارفرمایان، تیم‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارفرمایان نه تنها از نتیجه نهایی پروژه راضی هستند، بلکه از فرایند انجام پروژه نیز لذت می‌برند.
چه تعداد از متخصصان حرفه‌ای شنیده‌اند که کارفرما می‌گوید: «کاش کمتر با من ارتباط برقرار می‌کردی»؟
ارتباط موثر، کلید موفقیت هر پروژه است. مدیران پروژه با پیش‌بینی نیازهای کارفرمایان و ایجاد یک سیستم ارتباطی شفاف و کارآمد، می‌توانند از بروز مشکلات جلوگیری کرده و رضایت کارفرما را به حداکثر برسانند. با طراحی فرایندهایی مانند جلسات منظم با تیم، ارائه گزارش‌های پیشرفت منظم و ایجاد یک پایگاه داده جامع، می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه افراد درگیر در پروژه، اطلاعات لازم را در اختیار دارند و می‌توانند به سوالات کارفرمایان به طور موثر پاسخ دهند.
- نیاز: رضایت کارفرما
- مهارت: مدیریت افراد
- منبع کلیدی: ارتباط
- ارتقا: ارتباط پیشگیرانه
2. مدیریت برنامه‌ریزی پروژه
مدیر پروژه‌ای که با قصد و هدف کار می‌کند، قادر خواهد بود در ارتباطات خود به‌جای واکنشی بودن، پیشگام و فعال باشد. برای اینکه بتواند به‌طور فعالانه اطلاعات کاربردی و باکیفیت را به اشتراک بگذارد، مدیر پروژه باید از یکی از مهم‌ترین ابزارهای خود یعنی زمان‌بندی استفاده کند.
یک برنامه‌ریزی خوب (در این مقاله به ۴ درس‌آموخته مهم برای تدوین برنامه زمان‌بندی به شکل ماهرانه پرداخته شده است.) نشان می‌دهد که مدیر پروژه کنترل کاملی بر فرایند خود دارد، می‌داند برای دستیابی به هدف چه اقداماتی باید انجام دهد، پروژه را به‌صورت مؤثر و منظم برای کارفرما اجرا می‌کند و توانایی انطباق با اطلاعات جدید را دارد. یک مدیر پروژه خوب یک ابرقهرمان نیست که هرگز اشتباه نمی‌کند؛ بلکه هر زمان که این موانع پیش بیایند او موانع را با مهارت و آرامش مدیریت می‌کند.
یک برنامه زمان‌بندی مناسب به سه مرحله تقسیم می‌شود:
مرحله ۱: زمان‌بندی پیش از تولید — اولین مرحله ایجاد یک فرایند پیش‌بینی‌کننده است که به مدیر پروژه، تیم تولید و مشتری کمک می‌کند تا توالی پروژه را درک کنند.
مرحله ۲: زمان‌بندی پس از تأمین — پس از انتخاب، سفارش و تأمین مصالح، برنامه تولید با زمان‌بندی‌های مورد انتظار برای اقلام کلیدی به‌روزرسانی می‌شود.
مرحله ۳: زمان‌بندی تطبیقی — تمام افراد دخیل در فرایند باید با شرایط دنیای واقعی که شامل تغییرات مداوم است، سازگار شوند.
چند نفر از متخصصین کارهای فنی شنیده‌اند که کارفرما بگوید: «کاش برنامه زمان‌بندی به من نمی‌دادید یا از قبل وقتی چیزی تغییر می‌کند به من اطلاع نمی‌دادید»؟
یک برنامه زمان‌بندی باید همیشه با این دید ارائه شود که همه چیز ممکن است در هر لحظه تغییر کند. این بدان معنا نیست که نباید برای هر پروژه‌ای، بدون توجه به وسعت یا اندازه آن، برنامه‌ای ارائه شود.
برنامه‌ریزی نکردن، یعنی برنامه‌ریزی برای شکست!
در حالی که برخی از کارفرمایان انتظارات غیرواقعی دارند، اکثر آنها انتظار ندارند که مدیر پروژه بی‌نقص باشد. مدیر پروژه میتواند از طریق سه مرحله زمان‌بندی، کارفرما را آموزش دهد، توضیحات لازم را ارائه دهد و او را در طول فرایند راهنمایی کند. هرگاه تاخیر یا تغییری در برنامه رخ دهد، مدیریت افراد و پروژه‌ها با هم تلاقی پیدا می‌کنند. اخبار بد با گذر زمان بهتر نمی‌شوند؛ بنابراین مدیر پروژه باید تغییرات را هرچه زودتر مطرح کند. مدیران پروژه هدفمند یاد می‌گیرند به زبان راه‌حل‌ها صحبت کنند.
برای مثال، ممکن است بگویند: "ما با یک مانع روبه‌رو هستیم، اما نگران نباشید؛ من از قبل یک برنامه جایگزین آماده کرده‌ام و در اینجا توضیح می‌دهم که چگونه پیش می‌رویم تا کارها ادامه پیدا کنند. "
- نیاز: تکمیل به‌موقع پروژه
- مهارت: هماهنگی پروژه
- منبع کلیدی: زمان‌بندی
- ارتقاء: انطباق
3. مدیریت فرایند
مدیریت فرایند به تمام ابزارها و الزامات انطباقی اشاره دارد که یک سازمان برای دستیابی به نتایج منحصر به فرد خود به کار می‌گیرد. ارتباطات داخلی و مستندسازی برای تجهیز همه اعضای تیم به اطلاعات یکسان پروژه در زمان واقعی ضروری هستند. این موارد شامل قراردادها، دستورات تغییر، گزارش‌های ارتباطی، عکس‌های محل کار و... است. یکی از راه‌های اطمینان از اینکه مدیر پروژه به‌طور شفاف و مداوم با کارفرما ارتباط دارد، ارائه به‌روزرسانی هفتگی پیشرفت کار است. یک به‌روزرسانی ساده و هفتگی پیشرفت کار، یک تمرین مفید برای نگه داشتن مدیران پروژه در جریان فرایند و اطلاع‌رسانی به کارفرما درباره به‌روزرسانی‌های پروژه است.
لیست زیر یک قالب به‌روزرسانی پیشرفت کار است:
- درصد فعلی تکمیل کار بر اساس قرارداد موجود چقدر است؟
- تاریخ تخمینی تکمیل پروژه چه زمانی است؟
- چه کاری در این هفته تکمیل شده است؟
- چه کاری را برای تکمیل در هفته آینده برنامه‌ریزی کرده‌ایم؟
- آیا تاخیرات احتمالی که بر برنامه زمانی تأثیر می‌گذارد وجود دارد؟
- آیا تمام طرف‌های درگیر در پروژه را در جریان این اطلاعات قرار داده‌ایم؟
مدیریت پروژه نیازمند ارتباط خارجی (با کارفرما) و همچنین ارتباط داخلی (مستندسازی) است. در سطح سازمانی، ارائه آموزش به اعضای تیم برای تعیین انتظارات روشن از فرایند ارتباطات ضروری است. مالکان و مدیران می‌توانند با تخصیص منابع انسانی و محصول به این وظیفه اساسی، به تیم‌های خود کمک کنند تا به اهداف ارتباطی خود برسند.
- رویه استاندارد ارتباط با کارفرما چیست؟
- تیم چه‌قدر به‌طور منظم در هنر ارتباط با کارفرما آموزش می‌بیند؟
در سطح مدیر پروژه، ارتباطات باید واضح، مداوم و پیش‌دستانه باشد. کارفرما باید حداقل یک‌بار در هفته از طریق یک جلسه حضوری یا تماس تلفنی به‌روزرسانی دریافت کند، که پس از آن پیامی متنی و تأیید ایمیلی ارسال شود. آزمون موفقیت ارتباطات این نیست که آیا مدیر پروژه وظیفه را انجام داده است یا نه، بلکه این است که آیا کارفرما ارتباطات را درک کرده است یا خیر.
- آیا برای کارفرما برنامه زمان‌بندی فراهم کرده‌اید و حداقل به‌صورت هفتگی او را از پیشرفت کار به‌روزرسانی کرده‌اید؟
- آیا هر کسی میتواند در هر زمانی با کارفرما تماس بگیرد و آیا او می‌گوید ارتباطات خوب بوده و چرخه حیات پروژه را درک کرده است؟
ارتباطات، انطباق و مستندسازی همه مهارت‌های کلیدی هستند که باید به مرور زمان توسعه یابند و تکامل پیدا کنند. ساخت یک سیستم عملیاتی شفاف، مداوم و مسئولیت‌پذیر است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نتایج مثبت مداوم تولید کنند.
- نیاز: نتایج رضایت بخش
- مهارت: بهره‌برداری
- منبع کلیدی: مستندسازی
- ارتقاء: مداومت و مسئولیت‌پذیری
سازمان و مدیر پروژه برای توسعه، این سه مهارت را به اشتراک می‌گذارند. اغلب تمرکز بر روی یک عنصر است که منجر به عقب ماندن دیگر عناصر می‌شود. سازمان‌هایی که می‌خواهند تجربه کارفرمای خود را ارتقا دهند، زمان چرخه خود را کاهش دهند و نتایج مداوم تولید کنند، از مزایای سرمایه‌گذاری در این حوزه‌ها آگاه خواهند شد. احساسی که کارفرما درباره پروژه دارد، معیاری است که بر اساس آن عملکرد تیم را ارزیابی می‌کند. به‌عنوان متخصص، ما معمولاً بر مهارت‌های مرتبط با پروژه تمرکز می‌کنیم، اما اگر یکی از این سه عنصر نیاز به توجه بیشتری داشته باشد، آن مدیریت افراد است. سازمان‌هایی که با اعضای تیم خود یاد می‌گیرند چگونه این سه مهارت را توسعه دهند و تکامل ببخشند، همچنان خود را از رقبایشان متمایز خواهند کرد.
سوالاتی که در این مقاله به آن پاسخ داده شده است
1. آیا مدیریت پروژه فقط محدود به برنامه‌ریزی و کنترل منابع است؟
2. یک برنامه زمان‌بندی مناسب چه مراحلی دارد؟
3. مدیریت فرایند به چه ابزارها و الزاماتی نیاز دارد؟
[1] The Three P’s of Project Management. Jon Isaacson, General Contractor.
