وظایف روزانه یک مدیر پروژه

تا به حال فکر کرده‌اید یک مدیر پروژه در طول روز چه کارهایی انجام می‌دهد؟ مدیر پروژه، فردی است که مسئول برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر تمام مراحل یک پروژه است. از تعریف دقیق پروژه و تعیین اهداف تا مدیریت منابع و تیم، همه این‌ها در حیطه مسئولیت‌های یک مدیر پروژه قرار دارد. اگر به دنبال کسب مهارت‌های مدیریتی قوی و تجربه کار در محیط‌های پویا هستید، مدیریت پروژه می‌تواند یک مسیر حرفه‌ای جذاب برای شما باشد. در این مقاله، به بررسی دقیق نقش یک مدیر پروژه، مهارت‌های مورد نیاز و صنایع مختلفی که به این متخصصان نیاز دارند، می‌پردازیم.

1. مدیر پروژه کیست؟

مدیران پروژه، استراتژی‌ها را بر اساس دستورالعمل‌های کارفرمایان یا مشتریان خود برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنند. آن‌ها در تمام مراحل پروژه، مانند تعیین اهداف اصلی و فرعی یا استخدام و آموزش تیم پروژه شرکت می‌کنند. آن‌ها از تخصص تحلیلی و سازمانی خود برای ایجاد برنامه‌های دقیق برای پروژه‌ها و گنجاندن رخدادهای کلیدی برای حفظ انگیزه تیم‌ها استفاده می‌کنند. تبدیل شدن به یک مدیر پروژه می‌تواند به شما امکان دهد تا در هر صنعتی که از پروژه‌های تیمی برای ایجاد محصولات قابل تحویل استفاده می‌کند، مشغول به کار شوید.
یک روز معمولی در زندگی یک مدیر پروژه ممکن است بسته به مرحله فعلی پروژه‌ای که نظارت می‌کند یا اندازه تیمی که رهبری می‌کند، متفاوت باشد. در اینجا برخی از عناصر استاندارد که اکثر روزهای کاری مدیریت پروژه شامل می‌شود، آورده شده است:

2. مسئولیت‌های مدیر پروژه در ابتدای هر روز کاری

مدیریت پروژه حرفه‌ای است که هم فرصت‌های شغلی حضوری و هم دورکاری را ارائه می‌دهد (در این مقاله به شکل جامع به تعریف مدیریت پروژه پرداخته شده است.). سازماندهی کارآمد شروع روز به یک مدیر پروژه کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کند که تیم او با وظایف خود آشنا است و می‌تواند به رخدادهای کلیدی خاص در زمان تعیین‌شده برسد. در اینجا مثال‌هایی از وظایفی که یک مدیر پروژه ممکن است در دو یا سه ساعت اول روز کاری خود انجام دهد، آورده شده است:

- پاسخ دادن به پیام‌ها و ایمیل‌ها

مدیران پروژه اغلب بر کار همکاران یا فریلنسرهایی نظارت می‌کنند که در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنند. این بدان معناست که ممکن است صندوق ورودی یک مدیر پروژه خارج از ساعات کاری پیام‌ها و ایمیل‌های جدید دریافت کند. هنگامی که یک مدیر پروژه به دفتر خود می‌رسد، ممکن است روز خود را با بررسی سریع پیام‌های جدید و پاسخ دادن به ایمیل‌ها شروع کند. در برخی موارد، اطلاعات یا پیوست‌هایی که در طول شب دریافت می‌کند ممکن است بر روند روز کاری آن‌ها تأثیر بگذارد، مانند زمانی که یک مشتری/کارفرما ایمیلی با بازخورد کار در اواخر شب ارسال می‌کند.

- برنامه‌ریزی روزانه

یک مدیر پروژه معمولاً روز خود را بر اساس اطلاعات موجود در پیام‌ها و ایمیل‌های خود هر صبح برنامه‌ریزی می‌کند. به عنوان مثال، ممکن است به برنامه خود از روز قبل نگاه کند و آن را بر اساس هر درخواست جلسه جدیدی که در طول شب دریافت می‌کند، اصلاح کند. این روش به آن‌ها اجازه می‌دهد تا انعطاف‌پذیر بمانند، اطمینان حاصل کنند که اهداف فردی و تیمی را به موقع برآورده می‌کنند و به سرعت به هرگونه نظر یا نگرانی از سوی مشتریان و سرپرستان رسیدگی کنند.

- برگزاری جلسات روزانه برای تیم

برخی از مدیران پروژه، مانند کسانی که تیم‌های دورکاری را رهبری می‌کنند، ترجیح می‌دهند روزانه با اعضای تیم ارتباط برقرار کنند. برای مثال، برای تسهیل تبادل ایده‌ها و پیشرفت کار، ممکن است زمان کوتاهی را به صورت آنلاین با تیم سپری کنند، اگر مناطق زمانی مختلف آن‌ها همسو باشد. این به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا از همکاران خود حمایت کرده و به اعضای تیم کمک کند تا مشکلات را حل کنند و راه‌حل‌هایی پیدا کنند که می‌توانند برای حفظ بهره‌وری استفاده کنند.

3. مسئولیت‌های مدیر پروژه در میانه هر روز کاری

وقتی مدیران پروژه کارهای اداری خود را به پایان می‌رسانند، معمولاً به مسئولیت‌های استراتژیک و عملیاتی بیشتری می‌پردازند. این وظایف شکل پروژه‌هایی که بر عهده دارند و نحوه عملکرد تیم را تعیین می‌کنند. در اینجا مثال‌هایی از کارهایی که یک مدیر پروژه ممکن است پس از روتین کاری صبحگاهی خود بر روی آن‌ها تمرکز کند، آورده شده است:

- بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی

در دنیای مدیریت پروژه، بودجه‌بندی به معنای تعیین دقیق میزان هزینه‌های مالی برای دستیابی به اهداف مشخص یک پروژه است. به عبارت دیگر، مدیران پروژه باید برنامه‌ای دقیق برای هزینه کردن منابع مالی در اختیار داشته باشند (در این مقاله به نکات کلیدی تدوین برنامه زمان‌بندی پرداخته شده است). مدیران پروژه با دانش تخصصی خود، هزینه‌های مختلف یک پروژه را شناسایی کرده و برای هر بخش، بودجه‌ای مشخص تعیین می‌کنند. این هزینه‌ها شامل موارد متنوعی مانند دستمزد نیروی کار (اعم از کارمندان تمام‌وقت یا فریلنسرها)، هزینه‌های ابزار و تجهیزات (مانند نرم‌افزارها و سخت‌افزارها)، هزینه‌های مواد اولیه و... می‌شود.
با تهیه یک بودجه دقیق، مدیران پروژه می‌توانند بر هزینه‌ها نظارت کامل داشته باشند و از انحراف از برنامه مالی جلوگیری کنند. به این ترتیب، پروژه‌ها با موفقیت بیشتری به پایان رسیده و منابع مالی به بهترین شکل ممکن به کار گرفته می‌شوند.

- نظارت بر عملکرد روزانه تیم

نظارت بر پیشرفت روزانه پروژه به مدیر پروژه کمک می‌کند تا اهدافی را که تیم برآورده می‌کند شناسایی کند و آن‌ها را با اهدافی که مدیر در ابتدای مراحل خاص پروژه تعیین می‌کند، مقایسه کند. اختصاص روزانه بخشی از زمان برای بررسی گزارش‌های کلیدی به مدیر پروژه کمک می‌کند تا داده‌های عملکرد را در زمان واقعی ارزیابی کند. بررسی مکرر معیارهایی مانند هزینه و زمانی که تیم صرف کارهای خاص می‌کند، به مدیر امکان می‌دهد تغییراتی را پیاده‌سازی کند که به موفقیت کلی پروژه کمک می‌کند.

- بهینه‌سازی گردش کار

گردش کار مدیریت پروژه، توالی منظم و مرتبطی از فعالیت‌ها است که برای هدایت یک پروژه از آغاز تا پایان برای دستیابی به اهداف مشخص شده، اجرا می‌شود. هنگامی که یک مدیر پروژه پیشرفت روزانه یک تیم را بررسی می‌کند، از داده‌ها و نظرات اعضای تیم برای افزایش گردش کار و بهبود همکاری یا تسهیل کار برای نقش‌های خاص در یک پروژه استفاده می‌کند. در حین بهینه‌سازی گردش کار، مدیران پروژه همچنین می‌توانند گروه‌های کاری جدیدی را توسعه دهند تا ارزیابی کنند که تغییر ترتیب وظایف ممکن است به افزایش کارایی یا کاهش هزینه‌های پروژه کمک کند.

- تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI یا Key Performance Indicator)

KPI‌های یک پروژه معیارهایی هستند که یک مدیر پروژه برای نظارت مؤثر بر یک پروژه اولویت‌بندی می‌کند. بسیاری از KPI‌ها در مدیریت پروژه معمولاً در یکی از سه دسته زیر قرار می‌گیرند:
سرعت انجام کار: این KPI‌ها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا مطمئن شوند تیم وظایف را به موقع انجام می‌دهد. آن‌ها به رهبران پروژه کمک می‌کنند تا عناصری مانند مهلت‌ها را تنظیم کنند.
بودجه: KPI‌های بودجه به پولی که یک تیم کسب و خرج می‌کند اشاره دارد. اندازه‌گیری این داده‌ها به مدیر پروژه کمک می‌کند تا پول را با خردمندی تخصیص دهد و اطمینان حاصل کند که پروژه از هزینه‌های بودجه‌بندی شده فراتر نمی‌رود.
کیفیت:  KPI‌های کیفیت به ارزیابی پیشرفت موفقیت‌آمیز پروژه کمک می‌کنند. این KPI‌ها همچنین به مدیر پروژه اجازه می‌دهند تا سطوح رضایت تیم و ذینفعان را ارزیابی کند.

- تعامل با کارفرمایان

مدیران پروژه به طور منظم در جلسات با کارفرما شرکت می‌کنند، زیرا آن‌ها مسئول نظارت بر کارهای در حال انجام توسط تیم پروژه و بررسی تطابق آن‌ها با انتظارات کارفرما هستند. در طول تعاملات با کارفرما، یک مدیر پروژه در مورد جنبه‌هایی مانند حجم کاری که کارفرما انتظار دارد تیم انجام دهد، اطلاعات کسب می‌کند. رهبران پروژه از این اطلاعات برای برنامه‌ریزی کار و تصمیم‌گیری در مورد زمان گسترش تیم، برای مثال، با استخدام فریلنسرهای جدید، استفاده می‌کنند.

4. مسئولیت‌های مدیر پروژه در پایان هر روز کاری

مراحل پایانی کار یک مدیر پروژه در پایان هر روز کاری، شامل بررسی پیشرفت پروژه، ارزیابی ریسک‌ها، برنامه‌ریزی جلسات بعدی، به‌روزرسانی گزارش‌ها و ثبت دستاوردهای روز است. این فعالیت‌ها به او کمک می‌کند تا ضمن جمع‌بندی فعالیت‌های انجام شده، برای روز کاری آتی آماده شود و از پیشرفت کلی پروژه اطمینان حاصل کند. در ادامه مثال‌هایی از وظایفی که یک مدیر پروژه ممکن است در پایان روز خود انجام دهد، آورده شده است:

- تدوین گزارش‌های روزانه عملکرد

تدوین گزارش‌های روزانه عملکرد، یکی از ابزارهای قدرتمند مدیران پروژه برای نظارت بر پیشرفت پروژه است. این گزارش‌ها معمولاً شامل خلاصه‌ای از فعالیت‌های انجام شده، مقایسه‌ی نتایج با اهداف تعیین شده، تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده و پیشنهادات برای بهبود عملکرد هستند. با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد و نمودارهای گرافیکی، مدیران پروژه می‌توانند به طور دقیق و بصری عملکرد تیم را ارزیابی کرده و در صورت لزوم، اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند.

- تنظیم مجدد برنامه کاری در صورت بروز رخدادهای غیرمنتظره

هرگونه رویداد غیرمنتظره‌ای که در طول یک روز کاری رخ می‌دهد ممکن است بر ظرفیت یک تیم پروژه تأثیر گذاشته و باعث تأخیر شود. در پایان روز کاری خود، یک مدیر پروژه معمولاً اهدافی را که تیم برآورده نکرده است شناسایی می‌کند و آن‌ها را مجدداً برنامه‌ریزی می‌کند. مدیر همچنین ممکن است این موارد را به‌عنوان اولویت برچسب‌گذاری کند و به تیم دستور دهد تا کارهای خاصی را بلافاصله پس از ورود به محل کار در روز بعد انجام دهند.

- ارزیابی درخواست‌های شغلی و توسعه منابع آموزشی

یکی از وظایف مهم مدیران پروژه، ارزیابی درخواست‌های شغلی و توسعه منابع آموزشی است. مدیران پروژه با بررسی دقیق رزومه‌ها و انجام مصاحبه‌های تخصصی، بهترین افراد را برای تیم خود انتخاب می‌کنند. همچنین، آن‌ها مسئولیت طراحی و ارائه آموزش‌های لازم برای ارتقای مهارت‌های اعضای تیم و آماده‌سازی آن‌ها برای انجام پروژه را بر عهده دارند.

5. صنایعی که بیشترین نیاز را به مدیر پروژه دارند

مدیران پروژه به دلیل مهارت‌های متنوع و توانایی مدیریت پروژه‌های پیچیده، در بسیاری از صنایع مورد تقاضا هستند. تقریباً هر صنعتی که از کار تیمی برای اجرای پروژه‌ها استفاده می‌کند، به مدیر پروژه نیاز دارد. برخی صنایع به دلیل ماهیت پروژه‌هایشان، فرصت‌های شغلی بیشتری را برای مدیران پروژه فراهم می‌کنند. در ادامه، به برخی از این صنایع پرطرفدار اشاره خواهیم کرد:

- تکنولوژی اطلاعات (IT یا Information Technology)

مدیران پروژه IT اغلب در قلب نوآوری‌های نرم‌افزاری قرار دارند. آن‌ها با تیم‌های توسعه همکاری می‌کنند تا نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های موبایلی را از ایده تا اجرا برسانند. داشتن دانش پایه برنامه‌نویسی به آن‌ها کمک می‌کند تا بهتر با تیم فنی ارتباط برقرار کنند و کیفیت محصولات نرم‌افزاری را تضمین کنند.

- صنعت ساخت

مدیران پروژه صنعت ساخت هماهنگ‌کننده اصلی پروژه‌های صنعت ساخت هستند. آن‌ها با همکاری تیمی از متخصصان مانند معماران، مهندسان و پیمانکاران، پروژه‌ها را از مراحل اولیه طراحی تا تحویل نهایی هدایت می‌کنند. داشتن دانش عمیق از استانداردهای صنعت ساخت و مقررات ایمنی، از جمله الزامات این نقش است. چه تفاوتی بین مدیریت ساخت و مدیریت پروژه وجود دارد؟ آیا می‌توان این دو را به یک‌شکل نگاه نمود و آیا هر مدیر پروژه‌ای می‌تواند مدیر پروژه‌های صنعت ساخت شود؟

نه‌تنها تمامی تکنیک‌ها و مبانی که یک مدیر پروژه (PM) باید فراگیرد، مدیر ساخت (CM) نیز باید فراگیرد، بلکه CM نیاز به محدوده‌های دانشی متفاوت و البته فراتری برای مدیریت پروژه‌های صنعت ساخت دارد. از طرفی، ساختار متفاوت صنعت ساخت این الزام را ایجاد می‌نماید تا مبانی مدیریت برنامه‌ریزی، هزینه، کیفیت، ایمنی، طرح و برنامه، ریسک، پایداری، مدل‌سازی اطلاعات ساخت (BIM)، قرارداد، ادعا، آنالیز تأخیرات و بسیاری از مبانی دیگر به شکلی تخصصی و مختص صنعت ساخت تدوین و ارائه گردد. موضوعی که CM باید به شکل مناسبی به یادگیری آن اقدام نماید. در این مقاله به طور مفصل به تفاوت مدیر ساخت و مدیر پروژه در صنعت ساخت پرداخته شده است.

- منابع انسانی (HR یا Human Resources)

مدیران پروژه HR نقش مهمی در توسعه و اجرای استراتژی‌های منابع انسانی سازمان دارند. آن‌ها با طراحی و اجرای پروژه‌های مختلف، به بهبود عملکرد سازمان و افزایش رضایت کارکنان کمک می‌کنند. این پروژه‌ها ممکن است شامل طراحی سیستم‌های جدید ارزیابی عملکرد، توسعه برنامه‌های آموزشی و بهبود فرآیندهای استخدام باشد

سوالاتی که در این مقاله به آن پاسخ داده شده است

1. وظایف روزانه مدیر پروژه چه مواردی هستند؟
2. سمت شغلی مدیر پروژه در چه صنایعی وجود دارد؟
3. تفاوت مدیر پروژه با مدیر ساخت در صنعت ساخت در چیست؟

[1] Indeed Editorial Team. A day in the life of a project manager (with daily duties). Indeed.com.