راهبری مؤثر قرارداد بخش مهمی از مدیریت موفق پروژه است. راهبری قرارداد به فرایند نظارت و مدیریت قراردادها بین دو یا چند طرف اشاره دارد. این شامل اطمینان از پایبندی به تعهدات قراردادی، مذاکره و حل اختلافات و پایش عملکرد قرارداد برای اطمینان از انجام تعهدات توسط تمامی طرف‌ها می‌شود. (در این مقاله به طور مفصل به راهبری قرارداد در مدیریت پروژه پرداخته شده است.) برای اطمینان از راهبری مؤثر قرارداد، این نکات را در نظر بگیرید:
- شرایط و ضوابط قراردادی را به‌طور شفاف تعیین کنید: این شامل شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicators یا KPIs) و رخدادهای کلیدی تحویل است که برای ارزیابی موفقیت پروژه استفاده می‌شوند.
- ارتباطات عامل کلیدی است: حفظ کانال‌های ارتباطی باز برای ایجاد اعتماد و حل هرگونه اختلافی که ممکن است به وجود آید، ضروری است.
- سوابق دقیق و جزئی را نگهداری کنید: تمامی مکاتبات، تغییرات قراردادی، دستورات تغییر و سایر اسناد مرتبط را ثبت کنید تا یک مسیر شفاف برای بازرسی ایجاد شود.
- عملکرد قرارداد را پایش کنید: به‌طور منظم پیشرفت کار را در مقایسه با رخدادهای کلیدی قراردادی و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که همه طرف‌ها به تعهدات خود عمل می‌کنند.
- در برخورد با مسائل پیش‌دستانه عمل کنید: مسائل و ریسک‌های احتمالی را شناسایی کرده و اقدامات پیشگیرانه برای کاهش آنها انجام دهید.
1. اجرای یک فرایند استاندارد برای بررسی قرارداد
اجرای یک فرایند استاندارد برای بررسی قرارداد در مدیریت پروژه برای راهبری مؤثر قرارداد ضروری است. این فرایند باید تمامی مراحل چرخه حیات قرارداد را شامل شود، از جمله مذاکره، اجرا و مدیریت قرارداد. برای اطمینان از دقت و کامل بودن فرایند بررسی قرارداد، چند گام کلیدی باید دنبال شود.
- اول، دستورالعمل‌های شفافی برای بررسی قراردادها تعیین کنید و آنها را بر اساس سطح دقت موردنیاز دسته‌بندی نمایید.
- دوم، یک چک‌لیست استاندارد برای بررسی قرارداد تعریف کنید که جزئیات مهمی مانند مفاد قرارداد، شرایط و تأثیرات بلندمدت را شامل شود.
- سوم، اطمینان حاصل کنید که تمامی قراردادها توسط یک کارشناس حقوقی بررسی شوند تا ریسک‌ها کاهش یافته و تطابق با قوانین و مقررات مربوطه تضمین شود.
در نهایت، سوابق دقیق تمامی بررسی‌ها و اصلاحات قرارداد را حفظ کنید تا شفافیت و مسئولیت‌پذیری تضمین شود. با پیگیری این فرایند، مدیران پروژه می‌توانند فرایند مدیریت قرارداد را بهینه کرده و پروژه را به مسیر موفقیت‌آمیز خود ادامه دهند. (در این مقاله به اصطلاحات و مفاهیم رایج در حوزهٔ امور قراردادی پرداخته شده است.)
2. برقراری و حفظ ارتباط شفاف با تمامی طرفین
راهبری قرارداد به فرایند مدیریت و اطمینان از پایبندی به مفاد و تعهدات یک قرارداد میان دو یا چند طرف درگیر در یک پروژه اشاره دارد. یکی از جنبه‌های کلیدی راهبری موفق قرارداد، ایجاد و حفظ ارتباطات شفاف با تمامی طرف‌های درگیر است. این شامل تیم پروژه، تأمین‌کنندگان و دیگر ذینفعان مرتبط می‌شود.
با اطلاع‌رسانی منظم و به‌روز در مورد تغییرات، مشکلات یا انتظارات، می‌توانید از بروز سوءتفاهم‌ها یا تأخیراتی که ممکن است موفقیت پروژه را به خطر بیندازد، جلوگیری کنید.
همچنین مستندسازی تمامی ارتباطات و تصمیمات اتخاذ‌شده در طول فرایند راهبری قرارداد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این شامل یادداشت‌های جلسات، ایمیل‌ها و سایر مستندات مرتبط می‌شود. با این کار، می‌توانید خطر بروز اختلافات یا مناقشات در مراحل بعدی پروژه را کاهش دهید. یک فرایند راهبری قرارداد که به‌خوبی مستندسازی شده و با شفافیت کامل انجام شود، برای اطمینان از تکمیل پروژه در زمان مقرر، در محدوده بودجه و به رضایت تمامی طرف‌های درگیر، حیاتی است.
3. حفظ سوابق دقیق برای تمامی قراردادها
حفظ سوابق دقیق تمامی قراردادها یکی از جنبه‌های حیاتی راهبری قرارداد در مدیریت پروژه است. این شامل ایجاد یک پایگاه برای تمامی مستندات مربوط به قراردادها، از جمله نسخه‌های امضا شده توافق‌نامه‌ها، دستورالعمل‌های تغییر، اصلاحات و هرگونه مستندات یا مکاتبات مرتبط دیگر می‌شود. این امر اطمینان می‌دهد که تمامی اعضای تیم به جدیدترین اطلاعات دسترسی دارند، که می‌تواند به جلوگیری از سردرگمی، سوءتفاهم‌ها و اختلافات در آینده کمک کند. همچنین داشتن یک سیستم برای پیگیری تاریخ‌ها و مهلت‌های کلیدی مربوط به هر قرارداد، مانند تاریخ‌های سررسید پرداخت یا برنامه‌های تحویل، اهمیت دارد. این امر کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمامی طرف‌ها به موقع تعهدات خود را انجام داده و پروژه به مسیر خود ادامه دهد.
برخی از عناصر مهمی که باید هنگام حفظ سوابق قراردادها شامل شوند عبارتند از:
- مشخصات قرارداد، مانند محدوده، ترم‌های کلیدی و تعهدات
- اصلاحات و تغییرات اعمال شده بر قرارداد اصلی
- مکاتبات مربوط به قرارداد، از جمله ایمیل‌ها و یادداشت‌ها (در این مقاله به دستورالعمل مکاتبات قراردادی در پروژه پرداخته شده است.)
- ترم‌های پرداختی و برنامه‌های زمان‌بندی
- گواهی‌نامه‌های بیمه و سایر مستندات مورد نیاز
- بندهای فسخ و حل اختلاف
با نگهداری سوابق جامع و دقیق از قراردادها، مدیران پروژه می‌توانند اطمینان یابند که همه طرف‌ها در طول چرخه حیات پروژه، درک کاملی از تعهدات و مسئولیت‌های خود دارند. این اقدام به اجرای روان‌تر پروژه، تکمیل به‌موقع و صرفه‌جویی در زمان، هزینه و کاهش چالش‌ها برای تمامی ذینفعان کمک می‌کند.
4. نظارت بر عملکرد و انطباق با قرارداد
به عنوان یک خواننده آگاه، ممکن است با اصول پایه‌ای مدیریت پروژه آشنا باشید، اما راهبری قرارداد ممکن است کمی برایتان ناآشنا باشد. به طور کلی، راهبری قرارداد به فرایند نظارت بر عملکرد و انطباق با قرارداد اشاره دارد تا اطمینان حاصل شود که پروژه طبق شرایط توافق‌شده اجرا می‌شود. این می‌تواند شامل پیگیری مراحل مهم پروژه، بررسی صورت‌حساب‌های پیمانکار و اطمینان از تکمیل کارها مطابق با محدوده پروژه باشد.
یکی از جنبه‌های مهم راهبری قرارداد، مدیریت ریسک است. با نظارت دقیق بر عملکرد قرارداد، مدیران پروژه می‌توانند مسائل احتمالی را زودتر شناسایی کرده و اقدامات پیشگیرانه برای کاهش آنها انجام دهند. همچنین مهم است که در طول فرایند سوابق و مستندات دقیقی نگهداری شود تا در صورت بروز هرگونه اختلاف یا مشکل، مسیر روشنی وجود داشته باشد.
5. تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای هر طرف
یکی از اجزای کلیدی مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل شود تمامی طرف‌های درگیر در پروژه نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک کرده‌اند. این شامل تعهدات قراردادی است که باید به‌طور شفاف تعریف شوند تا از بروز اختلافات احتمالی در آینده جلوگیری شود. برای دستیابی به این هدف، مدیران پروژه باید یک سیستم برای مدیریت قراردادها ایجاد کنند. این سیستم باید شامل پروتکل‌هایی برای نظارت بر قرارداد، اصلاح آن و حل و فصل اختلافات باشد.
نقش‌ها و مسئولیت‌ها باید در ابتدای پروژه در قرارداد مشخص شوند. این شامل طرف‌های درگیر در قرارداد و همچنین ذینفعان خارجی است که ممکن است تحت تأثیر نتایج پروژه قرار گیرند. این اطلاعات باید به تمامی ذینفعان منتقل شود تا اطمینان حاصل شود که همه متوجه شوند چه انتظاری از آنها می‌رود. این کار می‌تواند از طریق جلسات منظم، گزارش‌ها یا سایر روش‌های ارتباطی انجام شود.
برای راهبری مؤثر قراردادها، لازم است پیشرفت پروژه به‌طور مداوم نظارت شود و در صورت نیاز اصلاحاتی انجام شود. این شامل پیگیری زمان‌بندی‌ها و رخدادهای کلیدی، مدیریت ریسک‌ها و اطمینان از انجام تعهدات توسط تمامی طرفین است.
در صورت بروز مشکلات، داشتن یک برنامه مشخص برای حل اختلافات ضروری است. این برنامه باید در ابتدای پروژه به همه طرفین اطلاع داده شود و فرایندی را برای رسیدگی به اختلافات به شکلی منصفانه و به‌موقع دربرگیرد.
6. اجرای فرایند حل اختلاف
اجرای فرایند حل اختلاف بخش مهمی از راهبری قراردادها در مدیریت پروژه است. هنگام همکاری با پیمانکاران و شرکای پروژه، ممکن است اختلافاتی به وجود آید که پیشرفت پروژه را به تعویق بیندازد یا حتی آن را در معرض خطر قرار دهد. داشتن یک فرایند مشخص و تعریف‌شده برای حل اختلافات می‌تواند به کاهش تنش‌ها کمک کرده و از تأخیرهای پرهزینه یا درگیری‌های حقوقی جلوگیری کند. در اینجا مراحلی برای اجرای یک فرایند حل اختلاف ارائه شده است:
مرحله ۱: محدوده فرایند را تعریف کنید. تعیین کنید چه نوع اختلافاتی شامل این فرایند می‌شود و آستانه‌ای برای استفاده از آن مشخص کنید.
مرحله ۲: فرایند حل اختلاف را مشخص کنید. مراحل درگیر در فرایند و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر طرف را به‌طور واضح تعریف کنید.
مرحله ۳: زمان‌بندی هر مرحله از فرایند را تعیین کنید. مهلت‌هایی برای هر مرحله مشخص کنید تا اطمینان حاصل شود اختلافات به‌موقع حل می‌شوند.
مرحله ۴: روش‌های حل اختلاف را شناسایی کنید. گزینه‌هایی مانند میانجیگری، داوری یا مذاکره را در نظر بگیرید تا مشخص شود کدام روش برای پروژه شما مناسب‌تر است. (در این مقاله به میانجیگری در حل‌وفصل ادعا پرداخته شده است.)
مرحله ۵: فرایند را به همه طرف‌های درگیر اطلاع دهید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد از فرایند حل اختلاف آگاه هستند و نحوه کار آن را می‌دانند.
اجرای یک فرایند حل اختلاف به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر با اختلافات برخورد کنند و روابط کاری مثبت با پیمانکاران و شرکای پروژه را حفظ نمایند. همچنین می‌تواند خطر اقدامات قانونی را کاهش دهد و تضمین کند که پروژه طبق برنامه و بودجه پیش می‌رود.
جمع‌بندی نکاتی برای راهبری مؤثر قرارداد
راهبری قرارداد فرایند نظارت و مدیریت جنبه‌های قراردادی یک پروژه است. این ممکن است شامل مذاکره بر سر قرارداد، راهبری قرارداد، نظارت بر قرارداد و ارزیابی عملکرد قرارداد باشد. هدف از راهبری قرارداد این است که اطمینان حاصل شود پروژه به‌موقع و با صرفه‌جویی در هزینه اجرا می‌شود و تعهدات قراردادی تمام طرف‌های درگیر رعایت می‌شود. مدیریت پروژه یک بخش اساسی از هر کسب‌وکار است. این امر تضمین می‌کند که پروژه‌ها در زمان مقرر، با بودجه مشخص و با استانداردهای موردنیاز تکمیل شوند. با درک نقش راهبری قرارداد در مدیریت پروژه، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که پروژه‌های شما به‌طور روان و کارآمد اجرا می‌شوند.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. راهبری مؤثر قرارداد چیست و چرا در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
2. چه اقداماتی برای اطمینان از راهبری مؤثر قرارداد پیشنهاد شده است؟
3. چگونه می‌توان با اجرای یک فرایند حل اختلاف، از تأخیرها و مشکلات در پروژه جلوگیری کرد؟
[1] Tips for Effective Contract Administration. https://oboloo.com/what-is-contract-administration-in-project-management/
