در بخش اول مقاله استراتژی‌های مدیریت جلسات، چالش‌هایی نظیر ساختارهای سلسله‌مراتبی پیچیده، اتکا به روش‌های سنتی، مقاومت در برابر تغییر و نابینایی فرایندی (Process Blindness) مورد بررسی قرار گرفت و راهکارهایی برای حل این چالش‌ها ارائه شد. مطالعات نشان داده است که عدم تطابق مهارت‌های رهبری با نیازهای پویای صنعت و نبود وضوح در مسئولیت‌ها، موجب کاهش اثربخشی تیمی و ناتوانی در اتخاذ تصمیمات به‌موقع و کارآمد شده است.
در محیط‌های پروژه‌محور، مشکلاتی همچون ضعف در برنامه‌ریزی جلسات، عدم حضور افراد کلیدی و بهره‌گیری ناکافی از ابزارهای تسهیل‌گری (Facilitation Tools) مشاهده شده است. عدم شفافیت در تعیین اهداف جلسات و نبود شناخت کافی از فرایندهای مشارکتی، مانعی در مسیر برقراری ارتباطات موثر و تصمیم‌گیری‌های جمعی محسوب می‌شود. بر این اساس، توسعه مهارت‌های رهبری و به‌کارگیری جعبه‌ابزارهای فرایندهای همکاری (Collaboration Process Toolbox) به‌عنوان راهکاری اساسی برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری در جلسات و مدیریت پروژه‌ها مطرح شده است.
در این مقاله، ابتدا بر اهمیت ایجاد شفافیت در اهداف و تعیین نتایج مورد انتظار تاکید شده و نحوه تدوین دستور کار جلسه با استفاده از الگوهای مشخص تشریح می‌شود. سپس، سیستم برنامه‌ریزان نهایی(Last Planner System - LPS) و نقش آن در مدیریت جلسات معرفی شده و ویژگی‌ها، روند اجرایی و مزایای آن مورد بررسی قرار می‌گیرد. در ادامه، نقش تسهیل‌کنندگان در مدیریت جلسات و چالش‌های مرتبط با مراحل فرایندی تحلیل شده و در نهایت، طبقه‌بندی انواع فرایندهای جلسات در قالب یک جدول ارائه می‌شود. همچنین، ابزارهای کاربردی نظیر نمودار استخوان ماهی (Fishbone Diagram) و ماتریس تولید ایده (Idea Generation Matrix) به‌عنوان روش‌هایی برای بهبود فرایندهای تصمیم‌گیری و تحلیل مشکلات مورد اشاره قرار گرفته‌اند.
1. مهارت‌های ضروری برای مدیریت جلسات
1.1. ایجاد شفافیت برای هدف
بیان واضح علت برگزاری جلسه و آنچه اعضای جلسه قصد پرداختن به آن را دارند، گامی اساسی در برنامه‌ریزی دستور کار جلسه محسوب می‌شود.
2.1. تعیین نتایج مورد انتظار
در گام بعدی، موضوعات موردبحث جهت دستیابی به نتایج مورد انتظار شناسایی خواهند شد. الگوی دستور کار جلسه با ارائه چهار ستون در جدول 1، امکان بررسی منظم موضوعات ازجمله انواع فرایندهای مورداستفاده، فرد مسئول یا شرکت‌کننده و زمان اختصاص‌یافته را فراهم می‌آورد. صرف اندکی زمان جهت تهیه این دستور کار، منجر به صرفه‌جویی قابل‌توجهی در وقت و کاهش سردرگمی برای افراد حاضر در جلسه خواهد شد.
جدول 1. نمونه فرم دستور کار جلسه
2. کاربرد سیستم برنامه‌ریزان نهایی (Last Planner System - LPS)
1.2. معرفی و ویژگی‌ها
در جدول 2، الگوی دستور کار جلسه معرفی‌شده در بخش اول استراتژی‌های مدیریت جلسات به‌عنوان نمونه‌ای از یک جلسه هفتگی مبتنی بر سیستم برنامه‌ریزان نهایی (LPS) ارائه‌شده است. سیستم LPS از برنامه‌ریزی و زمان‌بندی سنتی و با ساختار سلسله‌مراتبی (Top-Down) متمایز گردیده و بر انجام وظایف در زمان مشخص تاکید دارد؛ بنابراین یک فرایند مدیریت عملیات مشارکتی محسوب می‌شود (برای آشنایی بیشتر با سیستم برنامه‌ریزان نهایی (LPS)، مقاله سیستم Last planner در صنعت ساخت را مطالعه کنید).
جدول 2. دستور کار جلسه هفتگی
2.2. مشارکت و روند اجرایی
در سیستم LPS، بر مشارکت تمامی افراد مشغول به کار در یک پروژه تاکید شده است تا به‌صورت جمعی بر نحوه اتمام کارها در هر یک از روزهای هفته آینده توافق حاصل گردد. برخلاف ساختار سنتی بالابه‌پایین، برنامه‌ریزان نهایی شامل سرکارگران/سرپرستان بوده که بر اساس شرایط موجود محل کار، به‌صورت روزانه تصمیم‌گیری می‌کنند. جلسات LPS به‌عنوان بسترهای منظمی برای هماهنگی و تعهد به وظایف آینده تیم‌ها فراهم می‌آیند. در صورت اجرای صحیح این جلسات، تعارضات و اشتباهات ناشی از برنامه‌های زمان‌بندی ناهماهنگ در بخش‌های مختلف پروژه و میان تیم‌های تخصصی به‌طور قابل‌توجهی کاهش می‌یابد.
3.2. فرایندهای هفتگی و به‌روزرسانی
تعهدات کاری هفتگی به‌طور روزانه بررسی و به‌روزرسانی می‌شوند و سپس به‌صورت هفتگی گزارش و مرور خواهند شد. پیشرفت هفته برای به‌روزرسانی برنامه‌ی کششی آینده نزدیک و حل مشکلات شناسایی‌شده در هفته گذشته مورداستفاده قرار می‌گیرد. هدف از این روند برقراری تعادل و ایجاد تعهدات کاری قابل‌اعتمادتر و واقعی‌تر برای هفته آتی است. شرکت‌کنندگان در بخش روش‌ها و ابزارها پیشنهادات خود را به اشتراک گذاشته و تطبیق می‌دهند تا به جریان کاری روان و بهره‌وری بالا دست یابند.
4.2. جریان و انعطاف‌پذیری جلسات
جلسه هفتگی LPS چندین ساعت طول کشیده و شامل بخش‌هایی با اهداف منحصربه‌فرد است. جریان جلسه از اشتراک‌گذاری اطلاعات به حل مسئله، سپس به برنامه‌ریزی و نهایتا به سمت تصمیم‌گیری حرکت می‌کند. در پروژه‌های بزرگ با حوزه‌های کاری متعدد، جلسات گروهی کوچک‌تر به کار گرفته می‌شود و هر گام از جلسه مستلزم رهبری تسهیل‌گرانه (Facilitative Leadership) است. تدوین یک دستور کار جلسه استاندارد، امکان تنظیم مجدد گام‌های فرایندی یا تغییر زمان‌بندی هر بخش بر اساس نیاز جلسه را فراهم می‌آورد (پیشنهاد می‌شود ویدیو Last Planner System در شرایط تحریم و عدم قطعیت که در آن به توضیح یکی از تکنیک‌های جالب ساخت ناب -Lean Construction دررابطه‌با برنامه زمان‌بندی پروژه پرداخته شده است را مشاهده کنید).
3. فرایندهای تسهیل‌گری و ابزارهای رهبری در جلسات
1.3. نقش تسهیل‌کننده در مدیریت جلسات
پس از ارائه یک راه‌حل یا اقدام در جلسه، معمولا پرسش‌هایی برای شفاف‌سازی مطالب و واکنش‌های متقابل دنبال می‌شود. دریافت بازخوردها نشان میدهد که آیا دستیابی به توافق ساده است یا نیاز به تلاش بیشتر برای جلب تعهد عملی وجود دارد. فرد تسهیل‌کننده یا رهبر باگذشت زمان، ترکیب‌هایی از گام‌های فرایندی را شناسایی نموده و بر مهارت‌های خود می‌افزاید تا در آینده این گام‌ها به‌طور غریزی اجرا شوند.
2.3. چالش‌های مرتبط با گام‌های فرایندی
برخی از گام‌های فرایندی ذکرشده در جدول 2، مانند «شناسایی ریشه مشکلات» به نظر کلی می‌آیند، ازاین‌رو، آشنایی با طیف گسترده‌ای از ابزارهای فرایندی همچنان ضروری محسوب می‌شود؛ چراکه علت ریشه‌ای شکست یک وظیفه که در هفته پیشین، تعهد به انجام آن صورت گرفته بود ممکن است به‌وضوح آشکار نباشد. سوال اینجاست: چگونه قرار است این علت را کشف و رفع نمود؟ آیا شرایط جلسه مستلزم حل سریع مسئله در همان جلسه است یا باید تصمیم‌گیری در مورد آن مسئله به گروهی از ذی‌نفعان مرتبط واگذار شود؟
3.3. طبقه‌بندی و جایگاه انواع فرایندها در جلسات
در جدول 3، فهرستی از گام‌های فرایندی متداول برای تسهیل‌کنندگان ارائه‌شده است که در سه ستون دسته‌بندی گردیده و بر اساس نوع بحث موردنیاز در طول جلسه تنظیم‌شده‌اند. این دسته‌بندی، نیازهای متفاوت، از تولید اطلاعات و دریافت بازخورد تا سازمان‌دهی، تحلیل اطلاعات و اتخاذ تصمیم را مدنظر قرار داده و ابزارهای متناسب با هر کدام از این فعالیت‌ها به کار گرفته می‌شوند.
جدول 3. طبقه‌بندی و جایگاه انواع فرایندها در جلسات
جدول ارائه‌شده نشان میدهد در بخش ورودی، تکنیک‌هایی مانند طوفان فکری و شفاف‌سازی نظرات برای جمع‌آوری ایده‌ها استفاده می‌شوند. در مرحله سازمان‌دهی، ابزارهایی مانند نمودار وابستگی و ماتریس معیارها برای تحلیل اطلاعات به کار می‌روند. در نهایت، فرایندهای تصمیم‌گیری شامل روش‌هایی نظیر تحلیل هزینه و منفعت (CBA) و رای‌گیری برای اتخاذ بهترین تصمیم هستند (برای آشنایی بیشتر با این روش می‌توانید مقاله ۵ مرحله‌ی تصمیم‌گیری بر اساس مزایا (CBA) را مطالعه کنید). این ساختار سه‌مرحله‌ای موجب می‌شود جلسات از یک جریان منظم پیروی کنند و به‌صورت هدفمند به نتایج موردنظر دست یابند.
4.3. استفاده از قالب‌ها و نمودارهای فرایندی
ابزارهای بصری و قالب‌های فرایندی در مدیریت جلسات نقش مهمی ایفا می‌کنند. به‌عنوان مثال، نمودار استخوان ماهی برای تحلیل ساختاری علل مشکلات به کار گرفته می‌شود و امکان دسته‌بندی عوامل مختلف تاثیرگذار را فراهم می‌آورد. همچنین، ماتریس تولید ایده به‌عنوان یک ابزار سازمان‌دهی اطلاعات، جلسات طوفان فکری را نظام‌مندتر کرده و از حذف یا نادیده‌گرفتن نکات کلیدی جلوگیری می‌کند. استفاده از این ابزارها موجب بهبود فرایند تصمیم‌گیری، کاهش ابهام در جلسات و افزایش کارایی گروه‌های کاری خواهد شد.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ‌داده‌شده است
1. چگونه ابزارهای رهبری تسهیل‌گرانه (Facilitative Leadership) به بهبود عملکرد جلسات کمک می‌کنند؟
2. وضوح هدف و تعیین نتایج مورد انتظار چه نقشی در تدوین دستور کار جلسه دارند؟
3. سیستم LPS چگونه هماهنگی و تعهد تیم‌ها را در پروژه‌ها تقویت می‌کند؟
4. طراحی دقیق دستور کار و ترتیب‌بندی مراحل چه تاثیری بر موفقیت جلسات دارد؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور، در سطح مهارت‌های سخت دوره‌ای با عنوان اجرا و مدیریت پروژه به روش اصول ناب ارائه شده است که به صورت کامل و جامع روش پیاده سازی اصول ناب در پروژه های صنعت ساخت را ارائه میدهد. همچنین در سطح مهارت‌های نرم نیز دوره‌هایی تحت عنوان استفاده از ضریب هوشی (IQ)، هوش هیجانی (EQ) و هوش ارزشی (VQ) در مدیریت پروژه و مهارت‌های ارتباطی با رویکرد مدیریت پروژه به‌صورت کاربردی ارائه گردیده است. جهت آشنایی با نحوه برگزاری و زمان برگزاری دوره‌های آموزشی این موسسه، می‌توانید به تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور مراجعه نمایید.
[1] leanconstructionblog.com / Facilitation Strategies and Tools to Transform Your Meetings.
دانلود جزئیات این مقاله
