مطابق با پژوهش‌های انجام‌شده در حوزه رهبری پروژه‌ها، چالش‌های موجود در مدیریت ساخت عمدتاً ناشی از ساختارهای سلسله‌مراتبی پیچیده و تقسیم‌بندی‌های غیرهمگون است که موجب اختلال در هماهنگی تیم‌ها و کاهش وضوح مسئولیت‌ها می‌شود. علاوه بر این، فشارهای زمانی و بودجه‌ای، اتکا به روش‌های سنتی و مقاومت در برابر تغییر، فرایند پذیرش راهکارهای نوین همچون ساخت ناب (Lean Construction) و تحویل یکپارچه اقلام پروژه ( Integrated Project Delivery - IPD) را دشوار ساخته است. از سوی دیگر، عدم تطابق مهارت‌های رهبری موجود با نیازهای پویای صنعت، اثربخشی تصمیم‌گیری و هم‌افزایی تیمی را کاهش داده است. بر این اساس، توسعه مهارت‌های نرم و ایجاد فرهنگ مشارکتی توسط رهبران پروژه، به‌عنوان راهکاری اساسی جهت بهبود عملکرد در محیط‌های پروژه‌محور مطرح می‌شود (در مقاله کسب مهارت‌های نوین برای رهبری در پروژه‌ها، برخی از این چالش‌ها و همچنین اهمیت توسعه مهارت‌های رهبری توضیح داده شده است).
در همین راستا، بسیاری از مشکلات رایج در جلسات مدیریتی، مانند شروع با تاخیر، طولانی‌شدن زمان جلسه، عدم حضور افراد کلیدی، نبود تصمیم‌گیری مشخص و کاهش مشارکت مؤثر، ناشی از ضعف در فرایند برگزاری جلسات است، نه محتوای مباحث مطرح‌شده. بررسی‌ها نشان می‌دهد که دستور کار جلسه معمولاً تنها شامل فهرستی از موضوعات بوده و فاقد رویکرد مشخص برای هدایت بحث و تصمیم‌گیری است. در نتیجه، رهبران و برگزارکنندگان جلسات از یک ابزار کلیدی تحت عنوان «الگوی دستور کار جلسه» بی‌بهره می‌مانند؛ ابزاری که می‌تواند تأثیر بسزایی در افزایش کارایی جلسات و بهبود فرایندهای مدیریتی داشته باشد.
1. اهمیت مدیریت جلسات
هدف این مقاله معرفی فرایندهای همکاری (Collaboration Process) است. این ابزارها در هر جلسه، چه با یک فرد، یک گروه یا یک تیم، به کار گرفته می‌شوند تا از نابینایی فرایندی (Process Blindness) و کاهش وضوح مسئولیت‌ها جلوگیری کرده و قدرت واقعی همکاری به شکلی مؤثر تقویت شود. رهبری در تعامل با دیگران اتفاق می‌افتد و هر فرصت برای رهبری نیازمند نوعی جلسه یا فعالیت مشارکتی است که باید به طور حرفه‌ای مدیریت شود. علت اصلی بسیاری از شکست‌های رهبری، نابینایی فرایندی است.
یکی از ابزارهای کلیدی برای رهبری در جلسات، استفاده از الگوی دستور کار جلسه (Meeting Agenda Template) است که باید توسط تسهیل‌کنندگان حرفه‌ای به‌درستی درک و اجرا شود. شکایات مربوط به جلسات معمولاً ناشی از مدیریت ضعیف فرایند جلسه است، نه محتوای آن؛ بنابراین، تسلط بر ابزارهای فرایند تسهیل جلسات امری ضروری است (همچنین در مقاله چگونه به یک مدیر ساخت موفق تبدیل شویم؟ با اشاره به نقش ارتباطات در مدیریت ساخت، اهمیت جلسات موثر بیان شده است).
2. رابطه بین مدیریت جلسات و رهبری پروژه
همان‌طور که مشکلات رایج در جلسات ناشی از کمبود مهارت در رهبری تعاملات انسانی است، در سطحی بالاتر، تمامی عوامل که پروژه‌ها را از مسیر خود منحرف می‌کنند، ناشی از نابینایی فرایندی و کمبود مهارت در مدیریت و اجرای پروژه هستند. هر مهارت رهبری که برای برنامه‌ریزی و اجرای یک جلسه تیمی موفق لازم است، در مقیاسی بزرگ‌تر برای طراحی یک پروژه کارآمد نیز ضروری خواهد بود. تفاوت فقط در سطح تصمیم‌گیری است، اما در هر دو مورد، مشخص بودن هدف و توانایی انتخاب بهترین روش‌ها و ابزارها تعیین‌کننده‌ی موفقیت خواهند بود. در ادامه یک الگوی دستور کار جلسه معرفی شده است که در رسیدن به این دو هدف کمک می‌کند.
1.2. الگوی پیشنهادی برای مدیریت جلسات
بر اساس رویکرد ارائه‌شده توسط Victor Ortiz، یک دستور کار جلسه ساختاریافته باید شامل مراحل زیر باشد:
- شروع جلسه: تعیین هدف جلسه، نتایج مورد انتظار و بررسی فرایندها، شامل نحوه مشارکت، نقش‌ها، شیوه تصمیم‌گیری و راه‌های اصلاح مسیر در صورت لزوم.
- در طول جلسه: بررسی دقیق هر موضوع با درنظرگرفتن هدف و فرایند مرتبط؛ مشخص شود که بحث به‌منظور تعریف مسئله انجام می‌شود یا حل آن، همچنین مشخص شود که آیا اطلاعات باید ارائه شود یا جمع‌آوری گردد.
- پایان جلسه: مرور توافقات انجام‌شده، تأیید اقدامات پیگیری و دریافت بازخورد به‌منظور ارزیابی موفقیت جلسه.
به بیان دیگر، موفقیت یک جلسه تنها به تعیین موضوعات محدود نمی‌شود، بلکه به مشخص‌سازی فرایند و شیوه‌های اجرایی آن نیز وابسته است. استفاده از این الگو می‌تواند رهبران را در مدیریت مؤثر جلسات یاری رسانده و به بهبود عملکرد تیمی کمک کند.
3. ارزش ابزار برنامه‌ریزی جلسات
مشابه الگوی حل مسئله A3، ابزار برنامه‌ریزی دستور کار جلسه به سازمان‌دهی تفکر و اقدامات کمک می‌کند (در این مقاله رویکرد ناب برای حل مسائل به روش A3 ارائه شده است). اما همانند هر الگوی دیگری، اگر مشخص نباشد که چه اطلاعاتی باید در هر بخش آن قرار گیرد، این ابزار نیز کارایی چندانی نخواهد داشت. اگر الگوی برنامه‌ریزی جلسات مانند یک پازل در نظر گرفته شود، باید هر قطعه آن را شناسایی و به‌درستی سازمان‌دهی کرد تا در نهایت، یک تجربه جلسه تعاملی بسیار خوب و با بهره‌وری بالا ایجاد شود. در ادامه ابزارهایی که برای تکمیل این فرایند ضروری هستند بررسی خواهد شد و از مهمترین مرحله آغاز می‌شود؛ یعنی ایجاد شفافیت درباره آنچه که در هر ارتباط مدیریتی باید حاصل شود. در ادامه، مقاله با تعریف هدف ادامه خواهد یافت.
4. اهمیت تعریف هدف در جلسات
Michael Doyle، یکی از بنیان‌گذاران Interaction Associates، باور دارد:
اگر یک رهبر نتواند در پنج دقیقه اول جلسه مشخص کند که چرا جلسه برگزار شده، چه هدفی دارد، چه موضوعاتی بررسی خواهند شد و از چه فرایندهایی برای اداره جلسه استفاده خواهد شد، پس هنوز برای برگزاری جلسه آماده نیست!
بنابراین، رهبران با مهارت عملکردی بالا همیشه جلسات خود را با این جمله آغاز می‌کنند:
"بیایید مرور کنیم و مشخص کنیم که چرا اینجا هستیم، چه اهدافی را دنبال می‌کنیم و چگونه پیش خواهیم رفت."
این عادت، برای تبدیل‌شدن به یک رهبر تاثیرگذار و جلب مشارکت فعال شرکت‌کنندگان حاضر در جلسه ضروری است.
1.4. انواع اهداف در برگزاری جلسات
در حال حاضر، رویکردهایی مانند رهبری هدفمند (Purposeful Leadership)، رهبری خدمتگزار (Servant Leadership) و رهبری روشن‌بینانه (Enlightened Leadership) بسیار موردتوجه قرار گرفته‌اند. این رویکردها بر هماهنگی بین حس هدف فردی و اقدامات رهبری تأکید دارند. توصیه می‌شود که هر رهبر به‌طورکلی این موضوع را برای خود مشخص کند، زیرا چنین درکی، پایه‌ای قوی برای رشد مهارت‌های رهبری خواهد بود.
خوشبختانه، وقتی صحبت از رهبری جلسات (Meeting Leadership) به میان می‌آید، تعریف هدف جلسه و نتایج مورد انتظار بسیار ساده‌تر است. هدف به این موضوع مرتبط است که تا پایان جلسه یا پایان یک بخش از یک جلسه چندموضوعی، چه چیزی باید به دست آید.
به‌طورکلی شش دلیل برای برگزاری جلسه وجود دارد که این موارد می‌توانند به شما کمک کنند تا هدف جلسه یا بخش‌های مختلف آن را به‌سرعت مشخص کنید.
- اطلاع‌رسانی
- جمع‌آوری اطلاعات
- طرح و برنامه‌ریزی
- شناسایی مشکلات
- حل مشکلات
- تصمیم‌گیری
برای تعیین هدف جلسه یا بخشی از آن، لازم است بررسی شود که در زمان در دسترس، چه چیزی باید محقق شود. موضوعات مطرح‌شده و فرایندهای مشارکتی بسته به اهداف جلسه متفاوت خواهند بود. به‌عنوان‌مثال، می‌توان به تفاوت بین جلسه اطلاع‌رسانی (Information Giving) و جلسه جمع‌آوری اطلاعات (Information Gathering) اشاره کرد.
- جلسه اطلاع‌رسانی شامل ارائه اطلاعیه‌ها (Announcements) است که نیازی به تعامل با شرکت‌کنندگان ندارد.
- جلسه جمع‌آوری اطلاعات شامل دریافت بازخورد (Getting Feedback)، جمع‌آوری ایده‌ها (Generating Ideas) و بررسی وضعیت (Checking Status) است که نیازمند مشارکت فعال حضار است.
در صورت عدم نیاز به تعامل، باید این سؤال مطرح شود: "چرا این جلسه برگزار می‌شود؟" در چنین شرایطی، ارسال یک ایمیل یا انتشار اطلاعیه می‌تواند جایگزین بهتری باشد.
2.4. ابهام در هدف جلسات و نقش تسهیل‌گری
بسیاری از رهبران جلسات دلیل برگزاری جلسه را به طور مبهم بیان می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، جلساتی تحت عنوان "اشتراک‌گذاری اطلاعات" برگزار می‌شود، اما شرکت‌کنندگان دقیقاً نمی‌دانند چه انتظاری از آن‌ها وجود دارد. برای بهبود این شرایط، می‌توان از رفتار تسهیل‌گرانه استفاده کرد و این پرسش را مطرح نمود:
"پیش از شروع بحث، آیا می‌توان هدف جلسه را شفاف‌تر بیان کرد؟ می‌خواهم بدانم چگونه می‌توانم مشارکت کنم تا جلسه مؤثر باشد."
در بسیاری از موارد، این نوع سؤالات مشخص می‌کند که هدف واقعی از جلسه، تنها ارائه اطلاعات نیست، بلکه درخواستی برای اقدام خاصی وجود دارد.
3.4. نقش مشارکت در تصمیم‌گیری‌های گروهی
بیشتر افراد تمایل دارند در تصمیماتی که بر آن‌ها تأثیر می‌گذارد، نقشی داشته باشند؛ بنابراین، دو پرسش کلیدی باید مطرح شود:
- آیا در تصمیم‌گیری حق اظهارنظر دارید؟
- آیا در تعیین مسیر اقدامات، اختیار دارید؟
اگر جلسه صرفاً به دریافت دستورات محدود شود، بیشتر شبیه به یک ابلاغیه خواهد بود. اما اگر مشارکت فعال وجود داشته باشد، هدف جلسه تصمیم‌گیری جمعی و تدوین یک برنامه عملیاتی خواهد بود.
4.4. ریسک‌های عدم تعیین هدف در جلسه
عدم شفاف‌سازی هدف جلسه و نوع مشارکت موردنیاز می‌تواند منجر به ایجاد موارد زیر شود:
- ابهام
- ناامیدی درون‌گروهی
- کاهش تعهد و مشارکت واقعی
شرکت‌کنندگانی که در جلسات با اهداف نامشخص حضور پیدا می‌کنند، احتمال کمتری دارد که برای جلسات آینده تمایلی نشان دهند؛ بنابراین، احترام به افراد و توجه به آمادگی پیش از جلسه، اهمیت بالایی دارد. برای هر هدف جلسه، باید حداقل یک یا چند نتیجه مشخص تعریف شود. نتایج همیشه باید قابل‌ارزیابی باشند تا در انتهای جلسه دستیابی به آن نتایج به‌راحتی تعیین گردد.
5.4. نتایج مورد انتظار پس از اتمام جلسات
نتایج ملموس (Tangible Outcomes) معمولاً شامل مستندات زیر هستند:
- فهرست‌ها (Lists)
- برنامه‌ها (Plans)
- توافق‌ها (Agreements)
مشخص‌بودن نتایج از ابتدا، امکان ارزیابی پیشرفت را تسهیل می‌کند.
6.4. تعیین هدف کلی در جلسات ترکیبی
بیشتر جلسات ترکیبی از چندین فعالیت مختلف هستند. برای تعیین هدف کلی جلسه (Overall Purpose)، این پرسش مطرح می‌شود:
"تا پایان جلسه، مهمترین محصول نهایی (Final Product) چیست؟"
برای مثال، در یک جلسه هفتگی کارکنان، اطلاعات جمع‌آوری می‌شود، مشکلات شناسایی می‌شوند و ممکن است برخی راه‌حل‌ها توافق شوند. اما اگر تصمیم نهایی اتخاذ نشود و تعهدی به برنامه عملیاتی وجود نداشته باشد، موفقیت جلسه زیر سؤال خواهد رفت.
5. تسهیل فرایند جلسه و اجرای آن
رهبران با مهارت عملکردی بالا برای دستیابی به موفقیت، نیازمند طراحی دقیق فرایند جلسه هستند که شامل موارد زیر است:
- تعریف مراحل فرایند (Process Steps)
- انتخاب ابزارهای لازم برای برگزاری جلسه موفق (Tools for Execution)
مشارکت ایجادشده از اجرای ماهرانه فرایند جلسه در زمان مناسب، موجب افزایش تعهد و دستیابی به نتایج باکیفیت خواهد شد. تسلط بر این مهارت، تأثیر بسزایی در موفقیت جلسات خواهد داشت.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چرا مهارت مدیریت جلسات برای رهبری پروژه ضروری است؟
2. چه عواملی باعث ناکارآمدی جلسات مدیریتی می‌شوند؟
3. الگوی پیشنهادی برای برگزاری جلسات مؤثر چیست؟
4. نقش رهبری در بهبود جلسات چیست؟
5. چگونه می‌توان اهداف جلسات را شفاف و مشخص تعریف کرد؟
6. ریسک‌های عدم وضوح هدف در جلسات چیست؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
با توجه به نقش کلیدی مهارت‌های نرم در موفقیت‌های فردی و سازمانی در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور، در سطح مهارت‌های نرم دوره‌هایی تحت عنوان استفاده از ضریب هوشی (IQ)، هوش هیجانی (EQ) و هوش ارزشی (VQ) در مدیریت پروژه و مهارت‌های ارتباطی با رویکرد مدیریت پروژه به‌صورت کاربردی ارائه گردیده است. جهت آشنایی با نحوه برگزاری و زمان برگزاری دوره‌های آموزشی این موسسه، می‌توانید به تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور مراجعه نمایید.
[1] leanconstructionblog.com / Facilitation Strategies and Tools to Transform Your Meetings.
[2] leanconstructionblog.com / The Missing Puzzle Piece.
