صنعت ساخت همواره با ریسکهای متعددی روبه‌رو بوده است؛ لذا در این صنعت به‌عنوان یکی از پرریسک‌ترین صنایع، تحلیل ریسک نه‌تنها به‌عنوان یک ابزار فنی، بلکه به‌عنوان یکی از ستون‌های اساسی موفقیت یا شکست پروژه‌ها شناخته می‌شود. اما پیش از اینکه تحلیلگران ریسک پروژه به تحلیل کمی ریسکهای مالی و زمانی یا ترکیب این دو بپردازند، لازم است چند مسئله اساسی در محیط کاری‌شان را برطرف کنند. به‌عنوان‌مثال، در تحلیل ریسک زمانی پروژه، تحلیلگر تلاش می‌کند تا با استفاده از مهم‌ترین ریسکها، یک شبیه‌سازی مونت‌کارلو را روی زمان‌بندی انجام دهد تا به تعیین یک تاریخ تکمیل یا تحویل نسبتاً "مطمئن" برای کارفرما کمک کند.
تاریخ تکمیل "مطمئن" تاریخی است که از تحلیل ریسکها محاسبه می‌شود. احتمال اینکه زمان پایان پروژه از این تاریخ عبور کند بسیار کم است (مثلاً ۲۰٪ تا ۳۰٪). تحلیل زمانی ریسک ممکن است تاریخ تحویل پروژه را بسیار دیرتر از تاریخی که توسط نرم‌افزار زمان‌بندی به‌دست‌آمده نشان دهد و طرفین قرارداد را وادار سازد تا اقداماتی جهت کاهش ریسکها انجام دهند.
سیستم تحلیل ریسک باید به طور حرفه‌ای پیاده‌سازی شده و به این سه سؤال بنیادی که موفقیت تحلیل ریسک مالی و زمانی را در پی دارد پاسخ دهد:
- آیا فرهنگ‌سازمانی از این تحلیل حمایت می‌کند؟ نشانه‌های عدم حمایت چیست؟
- آیا سیستم‌های کنترل پروژه، برنامه زمان‌بندی و برآورد هزینه‌ای را مطابق با بهترین رویه‌ها فراهم می‌آورد؟
- آیا در محیط کاری جمع‌آوری داده‌های بی‌طرفانه در مورد تمام ریسک‌هایی که باید در تحلیل گنجانده شوند امکان‌پذیر است؟
1. نقش فرهنگ سازمانی در تحلیل ریسک
مدیریت یک سازمان باید از تحلیل ریسکهای زمانی پروژه حمایت کند که بخشی از این حمایت شامل اجتناب از اقداماتی است که می‌تواند بر کیفیت و دقت تحلیل تأثیر منفی بگذارد.
در گام نخست، مدیریت باید تمایل داشته باشد که نتایج تحلیل را به دیگران - از جمله هیئت‌مدیره، شرکای سرمایه‌گذاری و حتی سهام‌داران - به‌عنوان بهترین برآورد حرفه‌ای پروژه، از جمله زمان تقریبی اتمام و هزینه آن، به اشتراک بگذارد. این بدان معنا نیست که مدیریت نمی‌تواند نتایج یا روش‌های تحلیل ریسک را به چالش بکشد این چالش‌ها بخشی از وظیفه مدیریت هستند و پاسخگویی به چالش‌ها بخشی از وظیفه تحلیلگر است. اما گفتگوی شفاف بین مدیریت و تحلیلگران می‌تواند به طور حرفه‌ای انجام شود، به‌نحوی‌که هر طرف احساس شنیده‌شدن و درک نگرانی‌های طرف دیگر را داشته باشد.
در برخی سازمان‌ها، مدیر زمان پایان پروژه و هزینه “ قابل‌قبول” را که باید از تحلیل ریسک به دست آید، از پیش تعیین می‌کند. این اعداد اغلب قبل از ایجاد یک برنامه زمان‌بندی و برآورد هزینه مبنا برای پروژه، حتی قبل از انجام تحلیل ریسک، توافق شده و اعلام می‌شوند. به همین ترتیب، مدیریت ممکن است نتایج تحلیل ریسک را رد کرده و نیاز به "تجدیدنظر" برای "مطابقت" با تاریخ‌های متفاوت، معمولاً زودتر، داشته باشد.
اگر مدیریت، به‌عنوان‌مثال، از تیم پروژه بخواهد تغییراتی در برنامه زمان‌بندی ایجاد کند که تنها با انحراف از بهترین رویه‌های زمان‌بندی قابل‌دستیابی باشد، این کار موجب تضعیف تحلیل ریسک حرفه‌ای می‌گردد و تحلیل ریسک زمان‌بندی پروژه غیرواقعی می‌شود و تحلیلگر حرفه‌ای صرفاً به یک شخص واردکننده داده‌ها تبدیل می‌شود.
همچنین، مدیریت باید منابع لازم برای حمایت از تحلیلگران ریسک را فراهم کند. آیا مدیریت زمان کافی برای انجام تحلیل اختصاص می‌دهد؟ آیا منابع آموزشی و راهنمایی کافی برای افراد جدید وجود دارد تا به طور مؤثر به تیم و فرایند تحلیل ریسک بپیوندند؟ این حمایت‌ها باید به‌صورت عملی و قابل‌مشاهده باشد تا تحلیل ریسک به طور موفقیت‌آمیزی اجرا شود.
2. تحلیل ریسک های زمانی
برنامه زمان‌بندی پروژه به‌عنوان پایه و اساس هر مدل‌سازی مونت‌کارلو، نقش حیاتی در دستیابی به نتایج باکیفیت در تحلیل ریسک دارد. بااین‌حال، بسیاری از کارشناسان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه با بهترین رویه‌های زمان‌بندی آشنایی کافی ندارند، زیرا هرگز اصول اولیه را به طور کامل نیاموخته‌اند. همچنین، بسیاری از برنامه‌های زمان‌بندی که با جزئیات زیاد تهیه می‌شوند، ممکن است برای انجام تحلیل ریسک مشکل‌ساز باشند.
بسیاری از برنامه‌های زمان‌بندی شامل قیود، وقفه‌ها، منطق‌های ناقص و نادرست، و شناوری کل غیرواقعی هستند و ممکن است تمامی فعالیت‌های پروژه را پوشش ندهند. هر یک از این نواقص برنامه زمان‌بندی را برای مدیریت پروژه و تحلیل ریسک نامعتبر می‌کند.
تحلیل ریسک دقیق نیاز به برنامه زمان‌بندی با روابط و منطق‌های قابل‌اعتماد بین فعالیت‌ها دارد. در شبیه‌سازی مونت‌کارلو، مدت‌زمان فعالیت‌ها هزاران مرتبه بر اساس اینکه ریسکها به طور تصادفی رخ می‌دهند یا نه تغییر می‌کند. مدت‌زمان‌ها و منطق بین فعالیت‌ها باید به طور صحیح باشند تا هزاران تاریخ تکمیل پروژه به‌درستی تعیین شوند.
برنامه‌های زمان‌بندی با جزئیات زیاد اغلب برای شبیه‌سازی مناسب نیستند؛ زیرا مسائل فنی زیادی (مانند فعالیت‌هایی بدون پیش‌نیاز و پس‌نیاز، استفاده از وقفه‌ها و تعجیل‌ها و استفاده از قیود سخت و نرم) و مسائل مهم دیگری (مانند منطق غیرواقعی بین فعالیت‌ها) ممکن است در آن‌ها وجود داشته باشد که منجر به ایجاد شناوری کل بسیار زیاد می‌شود.
در این صورت، متخصصان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه که با بهترین رویه‌ها آشنا هستند ممکن است یک برنامه زمان‌بندی خلاصه با تعداد کمتری از فعالیت‌ها بسازند که از ابتدا با بهترین رویه‌های زمان‌بندی ساخته شده است.
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی حرفه‌ای نیاز به ارزیابی برنامه زمان‌بندی در برابر بهترین رویه‌های زمان‌بندی و داده‌های پروژه‌های مشابه و اخیر به‌عنوان معیار دارد. هم کارفرما و هم پیمانکار باید بر روی یک برنامه زمان‌بندی خلاصه به‌عنوان نماینده پروژه امضا کنند قبل از اینکه از این برنامه زمان‌بندی در تحلیل ریسک استفاده شود.
3. تحلیل ریسکهای مالی
برآورد هزینه‌ها نقش اساسی در تهیه برآوردهای ذخیره مدیریتی و ذخیره احتیاطی دارد و باید با استفاده از بهترین رویه‌های موجود برای توسعه برآوردهای قابل‌اعتماد پروژه انجام شود. برآوردکنندگان هزینه باید مهارت‌های متنوعی را به کار گیرند و از مواجهه با چالش‌هایی مانند فرضیات نامشخص، کمبود مستندات، عدم استفاده از داده‌های مشابه پروژه‌های دیگر، جمع‌آوری ناقص داده‌ها و برآورد نامناسب اجتناب کنند.
برآورد هزینه‌ها همچنین تحت تأثیر نگرش برآوردکنندگان قرار دارد که ممکن است خوش‌بینانه باشد یا تحت فشار سازمان برای ارائه برآوردهای مثبت قرار بگیرند. به عنوان مثال، نگرش خوش‌بینانه ممکن است توانایی تیم پروژه را بیش از حد واقعیت در نظر گیرد و یا فرضیاتی درباره در دسترس بودن نیروی کار یا به‌موقع بودن حمایت‌های لجستیکی را در بر گیرد. برآوردکنندگان ماهر از داده‌ها و روش‌های مناسب برای تهیه برآورد استفاده می‌کنند و داده‌های موجود را به‌گونه‌ای تنظیم می‌کنند که با شرایط پروژه فعلی سازگار باشد.
ارسال برآورد برای تأیید توسط یک منبع مستقل بسیار حائز اهمیت است، زیرا این کار می‌تواند برخی از مشکلات بالقوه را شناسایی و اصلاح کند.
4. جمع‌آوری داده‌های ریسک
فهرست طبقه‌بندی‌شده ریسک به‌عنوان منبع اصلی تحلیلگر برای مدل‌سازی ریسکها اهمیت بسیاری دارد. اما شرایط جمع‌آوری اطلاعات مرتبط با این ریسکها گاهی کیفیت ثبت ریسک را به‌عنوان منبعی برای مدل‌سازی کمی به خطر می‌اندازد.
این فهرست معمولاً در کارگاه‌های ریسک که به‌صورت گروهی برگزار می‌شوند، تهیه می‌گردد. اما در این محیط‌ها، بحث‌های گروهی ممکن است به تعصباتی منجر شود که مانع از تبادل نظر صادقانه و شفاف می‌گردد. افراد به دلیل ترس از پیامدهای منفی ممکن است از به‌اشتراک‌گذاری کامل اطلاعات خودداری کنند. این مشکلات می‌توانند منجر به نادیده‌گرفتن برخی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین ریسکها، دست‌کم گرفتن احتمال و تأثیر ریسکها و همچنین اغراق در اثرات مثبت اقدامات کاهش ریسک شوند.
به طور معمول، مصاحبه‌های محرمانه یک‌به‌یک برای شناسایی ریسکهای کلیدی که ممکن است باعث تأخیر در زمان‌بندی و افزایش هزینه‌ها شوند، موفق‌تر عمل می‌کنند. این مصاحبه‌ها به طور مرتب ریسک‌هایی را کشف می‌کنند که در فهرست‌های طبقه‌بندی‌شده وجود ندارند، زیرا این ریسکها یا بسیار حساس و تأثیرگذار هستند یا درج آن‌ها ممکن است منجر به چالش کشیدن بیانیه‌ها یا وعده‌های سازمانی شود.
سایر مزایای مصاحبه‌های محرمانه شامل موارد زیر است:
- زمان‌بری کمتر: مصاحبه‌ها به طور متوسط حدود دو ساعت طول می‌کشند، درحالی‌که کارگاه‌های ریسک ممکن است هشت ساعت به طول بینجامد. اگرچه محدودکردن تعداد مصاحبه‌ها به چهار مورد در روز، ممکن است زمان جمع‌آوری داده‌ها را طولانی‌تر کند، اما زمان دور بودن هر فرد از کارش را کاهش می‌دهد.
- کیفیت بالای اطلاعات: مصاحبه‌شونده‌ها می‌توانند نظرات خود را به طور کامل و با جزئیات در این دو ساعت، پس از توضیح کوتاهی درباره محرمانه بودن مصاحبه، با مصاحبه‌گر به اشتراک بگذارند. درحالی‌که در یک کارگاه، مدیر پروژه معمولاً بیشترین صحبت‌ها را می‌کند و به دلیل علاقه به نمایش مثبت پروژه، ممکن است دیگران از مخالفت با او خودداری کنند.
اهمیت کیفیت داده‌ها در تحلیل‌های ریسک غیرقابل‌انکار است. دقت در جمع‌آوری این داده‌ها به بهبود تحلیل‌های نهایی و در نتیجه مدیریت بهتر ریسکها منجر می‌شود.
5. تحلیل یکپارچه ریسکهای مالی و زمانی
تحلیل ریسک هزینه پروژه زمانی کامل است که تأثیر ریسکهای زمانی بر هزینه منابع وابسته به زمان به‌درستی در نظر گرفته شود. این منابع شامل نیروی کار و تجهیزاتی هستند که به‌صورت روزانه اجاره می‌شوند، مانند تجهیزات سنگین خاک‌برداری، داربست‌ها، تجهیزات حفاری و موارد مشابه. در برآورد هزینه‌ها، لازم است که یک ذخیره برای محاسبه ساعات کار اضافی و اجاره تجهیزات برای مدت طولانی‌تر از حد انتظار در نظر گرفته شود.
همان‌طور که در راهنمای هزینه GAO (دفتر حسابرسی دولت ایالات متحده - Government Accountability Office) آمده است: «تحلیل ریسک باید برای تعیین ذخیره احتیاطی مورداستفاده قرار گیرد.» این بدان معناست که بدون درنظرگرفتن تأثیر احتمالی تأخیرها و ریسکهای زمانی بر هزینه‌ها، تحلیل ریسک هزینه به‌درستی انجام نخواهد شد و ممکن است هزینه‌های واقعی پروژه به طور قابل‌توجهی از برآوردهای اولیه بیشتر شود.
6. جمع‌بندی
توصیه می‌شود که برای برآورد و برنامه‌ریزی پروژه‌ها، افراد واجد شرایط را آموزش داده و استخدام کنید و به‌جای کارگاه‌های ریسک، از مصاحبه‌های محرمانه دوساعته استفاده کنید. مهم‌ترین عامل در این میان، ایجاد و حفظ فرهنگی حمایتی در سازمان است، اما این موضوع معمولاً دشوارترین چالش به شمار می‌آید. گاهی اوقات، تنها پس از وقوع ریسک‌هایی که شناسایی شده‌اند؛ اما مدیریت نشده‌اند، سازمان‌ها با پیامدهای جدی برای پروژه و شاید شهرت خود مواجه می‌شوند. بهتر است سازمان‌ها پیش از وقوع چنین اتفاقاتی، از این تجربیات درس بگیرند.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شد
1. مهم‌ترین چالش‌های تحلیلگران ریسک چیست؟
2. اهمیت جمع‌آوری داده‌ها در نتایج تحلیل ریسکها تا چه اندازه است؟
3. دقت در برآورد هزینه‌ها چه نقشی در تحلیل ریسکهای مالی ایفا می‌کند؟
4. چه مزایایی برای استفاده از مصاحبه‌های محرمانه در جمع‌آوری داده‌های ریسک نسبت به کارگاه‌های گروهی وجود دارد؟
[1] Crucial Project Cost & Schedule Risk Analysis Factors for Success, David T. Hulett , Ph.D. , FAACE
