گسترش روزافزون تعداد پروژه‌ها در عرصه بین‌الملل موجب رقابتی‌تر شدن شرایط بین سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف در صنعت ساخت شده است. دفتر مدیریت پروژه‌ها (PMO) یک بخش کلیدی سازمان‌ها محسوب می‌شوند که نقش به سزایی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کنند. ایجاد ارزش استراتژیک برای سازمان‌ها به واسطه استفاده از فناوری‌های جدید و توسعه حرفه‌ای مدیران پروژه یکی از وظایف این بخش می‌باشد. همچنین ممکن است افراد شاغل در این بخش استراتژیک در سطح هیئت‌مدیره حضور داشته باشند و با مدیران ارشد همکاری کنند تا پروژه‌ها را با استراتژی‌های سازمان هماهنگ کنند.
پیش از این در مقاله مدیریت پروژه چیست؟ با نقش مدیر پروژه در پروژه‌ها آشنا شدیم اما باید بدانیم مدیران پروژه می‌توانند با واردشدن به بخش PMO هم‌زمان با ارتقای شغلی، نقش‌های استراتژیک‌تری برعهده بگیرند. اما چگونه می‌توان از مدیریت پروژه به رهبری PMO رسید؟
1. تفاوت مدیر پروژه و رهبر PMO
مدیر پروژه معمولاً بر اجرا و تحویل یک پروژه تمرکز دارد (برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص وظایف مدیر پروژه به مقاله وظایف روزانه یک مدیر پروژه مراجعه کنید). اما رهبر PMO در سطح بالاتری از سازمان عمل می‌کند، رهبر PMO معمولاً نظارت بر چندین پروژه یا مجموعه‌ای از پروژه‌ها در یک سازمان را بر عهده دارد و راه‌حل‌های خاصی را برای پاسخگویی به نیازهای ذی‌نفعان ارائه می‌کند. نقش‌ها و وظایف رهبران PMO می‌توانند از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشند. این نقش‌ها ممکن است شامل ایجاد و راه‌اندازی استانداردها، فرایندها و روشهای مدیریت پروژه در سراسر سازمان باشد یا شامل حمایت از مدیران ارشد در مدیریت پورتفولیو و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک شود.
به طور خلاصه رهبران PMO به طیف گسترده‌ای از کارفرمایان، مدیران پروژه و مدیران ارشد، خدمات ارائه می‌دهند. آن‌ها هماهنگی‌های لازم میان مدیران پروژه و مدیران اجرایی را انجام می‌دهند تا به شکل مؤثرتری کار کنند و در نهایت ارزش بیشتری برای کسب‌وکار ایجاد کنند.
رهبران PMO پل ارتباطی بین مدیریت پروژه و اهداف سازمانی هستند و منابع و تخصص‌هایی در زمینه‌های مدیریت مالی، منابع انسانی، ارتباطات و... ارائه می‌دهند.
2. شروع کار در PMO
یافتن فرصت‌هایی برای انتقال به نقش‌های PMO در مقایسه با موقعیت‌های مدیریت پروژه چالش‌برانگیزتر است، زیرا این نقش‌ها ماهیتی رهبری محور دارند. در ادامه چند گام برای هموارکردن این مسیر ارائه شده است:
- ایجاد شبکه ارتباطی: با افرادی که در سازمان شما در حوزه PMO فعالیت می‌کنند، ارتباط برقرار کنید. علاقه خود را به انتقال به یک نقش در PMO نشان دهید و درباره فرصت‌ها یا پروژه‌های احتمالی که می‌توانید در آن‌ها مشارکت داشته باشید، پرس‌وجو کنید.
- جستجوی فرصت‌های توسعه: به دنبال برنامه‌های توسعه داخلی مرتبط با وظایف PMO باشید. مسئولیت‌های اضافی که با فعالیت‌های PMO هم‌راستا هستند را بر عهده بگیرید تا تجربه مرتبط کسب کنید.
- داوطلب شدن در طرح‌های PMO:آمادگی خود را برای همکاری با تیم‌های PMO در پروژه‌ها یا طرح‌های خاص اعلام کنید.
- دریافت گواهینامه‌ها: با دریافت گواهینامه‌هایی تخصصی مهارت‌های خود را به دیگران نشان دهید.
3. مهارت‌های حیاتی برای رهبران PMO
رهبران PMO برای هدایت سازمان نیاز به مهارت‌های مختلفی دارند از جمله:
- تفکر استراتژیک: توانایی همسو کردن فرایندها و تصمیم‌گیری‌ها با اهداف کلان سازمان.
- ارتباطات: مهارت در انتقال تغییرات از دیدگاه ارزش‌سازمانی، به‌گونه‌ای که اطلاعات برای مدیران ارشد قابل‌درک و اثرگذار باشد.
- مشارکت: توانایی ایجاد اجماع و چشم‌اندازی یکپارچه در سراسر سازمان.
- ایجاد روابط: توانایی برقراری روابط قوی با ذی‌نفعان و اعضای تیم.
اگر آماده‌اید در نقشی قرار بگیرید تا تغییرات استراتژیک در سازمان ایجاد کنند، شما می‌توانید با دنبال‌کردن این توصیه‌ها، مسیر خود را برای تبدیل‌شدن به رهبر PMO آغاز کنید.
لازم به ذکر است در موسسه ACEMI دوره‌ای تحت عنوان پیاده سازی و توسعه دفتر مدیریت پروژه (PMO) در راستای دفتر مدیریت طرح برگزار می‌گردد. در این دوره علاوه بر اینکه با تعاریف و دسته‌بندی‌های دفتر مدیریت پروژه و مفاهیم اصلی آشنا می‌شوید، به صورت کاربردی و با ارائه نمونه‌های عملی، طریقه راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه و نحوه ارزیابی عملکرد آن را با شاخص‌های مشخص فرا خواهید گرفت. سپس خواهید آموخت که چگونه باید این دفتر را به سمت دفتر مدیریت طرح توسعه دهید.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. تفاوت مدیر پروژه و رهبر PMO چیست؟
2. چگونه می‌توان از مدیریت پروژه به رهبری PMO رسید؟
3. مهارت‌های کلیدی برای رهبران PMO کدام‌اند؟
4. نقش رهبران PMO در سازمان چیست؟
[1] From Project Manager to PMO Leader; Project Management Institute.
