آیا مدیریت هزینه پروژه تنها معطوف به سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS) است؟

در ابتدا باید بدانیم ساختار مدیریت هزینه پروژه تنها به کنترل هزینه پروژه اطلاق نگردیده و مدیریت هزینه پروژه فرآیندی جامع و در لحظه بوده که ساختارهای حسابداری و برآورد هزینه را نیز در بر میگیرد. برای بررسی این موضوع، ابتدا به ساختار مدیریت هزینه خواهیم پرداخت و الزامات داشتن یک سیستم مناسب را بررسی مینماییم. در واقع برای مدیریت هزینه ها باید چهار گام اصلی را دنبال نماییم:

1. ایجاد یک مبنا برای مدیریت هزینه

قدم اول در این زمینه ایجاد ساختار کدگذاری مناسب هزینه ها و تدوین دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger) بوده که این دفتر در نهایت دربرگیرنده بودجه برآورد شده و هزینه های حقیقی ثبت شده برای یافتن انحرافات است. البته دفتر کل هزینه پروژه میتواند در برگیرنده هزینه های متعهد شده (Committed Costs) و متعهد نشده (Non-Committed Costs) نیز باشد که در بحث مدیریت ارزش کسب شده (EVM) بسیار مهم بوده و به عنوان یکی از پیشنیازهای کلیدی شناخته میگردد.  برای این موضوع نرم افزارهای زیادی در کشورهای توسعه یافته طراحی شده (تصویر یک نمونه از این نرم افزارها در زیر قابل مشاهده است) که متاسفانه در کشورمان ضعفهای جدی در این زمینه وجود دارد.

2. جمع آوری اطلاعات برای اندازه گیری عملکرد

با استفاده از فرمها و سیستم ثبت اطلاعات و استفاده از انواع Time cardهایی که مخصوص منابع انسانی و ماشین آلات و پیمانکاران جزء و ... طراحی شده است، هزینه ها با ساختاری کاملا یکپارچه با کدهای طراحی شده در دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger) ثبت میگردند تا در نهایت از این بخش به سیستم حسابداری وارد شود.
در همین راستا و در گام دوم، موارد زیر باید دارای فرآیند اجرایی صحیح و استاندارد برای ثبت اطلاعات و نظارت بر هزینه ها باشند:
- خرید مواد اولیه
- نیروی کار مستقیم
- قراردادهای پیمانکاری
- ماشین آلات
- بالاسری پروژه
- بالاسری سازمان (عمومی)

3. ارزیابی اطلاع ثبت شده برای یافتن منابع مشکلات 

در این مرحله عموما سه مرحله اتفاق می افتد. مرحله اول مقایسه اطلاعات ثبت شده با مبنای طراحی شده در گام اول بوده (ایجاد یک مبنا برای مدیریت هزینه)، تا بتوان در مرحله دوم انحرافات را اندازه گیری کرد. بعد از اندازه گیری انحرافات باید دلایل این انحرافات مشخص شده تا بتوان در گام چهارم (حل مشکلات) به حل مشکل ایجاد شده پرداخت و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی را صورت داد.

جالب است بدانید تمامی این سه مرحله در فرمی به نام هزینه های متعهد شده (Committed Cost Worksheet) ثبت شده و قابل مدیریت است (در تصویر میتوانید نمونه ای از این جدول را ببینید که در دوره مدیریت مالی به صورت مفصل به آموزش و حل مثال در اینباره خواهیم پرداخت).

البته بعد از ثبت این اطلاعات لازم است برای یافتن دلایل افزایش هزینه ها، این موارد را در در چهار دسته تقسیم نموده و سپس درباره آنها به اصلاحاتی بپردازیم.

4. حل مشکلات و اقدامات اصلاحی

در این مرحله عموما به بررسی شرایط و حل مشکلات خواهیم پرداخت. این اقدام عموما در 4 دسته زیر تقسیم بندی میشوند:
الف. خطاهای اداری و حسابداری
ب. خطاهای برآوردی و بودجه بندی
ج. شرایط غیرقابل انتظار و پیشبینی نشده
د. عملکرد ضعیف مدیریتی

پس متوجه شدیم که مدیریت هزینه تنها شامل سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS) نبوده و از این بخش به بعد فرآیند مدیریت ارزش کسب شده آغاز میگردد. سیستمی که خود نیز دچار ایراداتی بوده و باید ضعفهای آن و راهکارهای بهبود این سیستم، مورد توجه مدیران و کارشناسان پروژه قرار گیرد. در متنی که در آینده منتشر خواهد شد به بررسی برخی از این ضعفها و ارتباط این سیستم با ساختار مدیریت مدیریت هزینه و دفتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger) خواهیم پرداخت.

چگونه ساختار فوق را فرا بگیریم

در دوره مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه و سازمانهای پروژه محور، درباره این مبانی به صورت مفصل و جامع آموزشهایی ارائه خواهد شد تا بتوانید در ساختاری کاملا اجرایی به پیاده سازی این مبانی بپردازید.