مدیریت دفتر فنی در پروژه‌های صنعت ساخت

دفتر فنی به‌عنوان قلب تپنده هر پروژه صنعت ساخت، نقش کلیدی و محوری در هماهنگی، برنامه‌ریزی، کنترل و نظارت بر فعالیت‌های فنی و اجرایی ایفا می‌کند. این واحد با استفاده از دانش فنی و مهندسی خود، به‌عنوان پل ارتباطی بین بخش‌های طراحی، اجرا و کارفرما عمل می‌کند و به همین دلیل مشاغل مرتبط با دفتر فنی از جمله موقعیت‌های شغلی بسیار مهم و پرطرفدار در صنعت ساخت به شمار می‌روند. وظایف دفتر فنی در تمامی مراحل پروژه (پیش از انعقاد قرارداد تا خاتمه قرارداد) گسترده و متنوع است و شامل فعالیت‌های مختلفی از فرایند طراحی و پیاده‌سازی دفتر فنی، قراردادها و آیین‌نامه‌ها و تحلیل تاخیرات تا نقشه‌برداری و تسلط بر کار با دوربین و توسعه فردی و دانش مدیریت ساخت می‌شود. بنابراین درک عمیق از شرح وظایف دفتر فنی برای افرادی که قصد فعالیت در این حوزه را دارند، ضروری است. در این مقاله، به بررسی ساز و کار پیاده‌سازی دفتر فنی، جایگاه آن در چارت سازمانی و وظایف مختلف آن خواهیم پرداخت تا به روشن‌تر شدن اهمیت و نقش حیاتی دفتر فنی در موفقیت پروژه‌های صنعت ساخت بپردازیم.

1. ساز و کار پیاده‌سازی دفتر فنی

پیاده‌سازی یک دفتر فنی کارآمد، مستلزم طراحی یک ساختار سازمانی دقیق و تعریف روشن وظایف هر یک از اعضای تیم است. این ساختار، با توجه به حجم و پیچیدگی پروژه، می‌تواند متفاوت باشد؛ اما به طور کلی، برای بهبود ارتباطات بین واحدهای مختلف، می‌توان از مراحل زیر بهره برد:

- تعیین دقیق مرزهای مسئولیت‌ها: با مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌های هر واحد در چارت سازمانی، از بروز تداخلات و تعارضات در انجام کارها جلوگیری می‌شود و مسئولیت‌ها به وضوح تعریف می‌شوند.
- ایجاد کانال‌های ارتباطی مستقیم: چارت سازمانی باید به گونه‌ای طراحی شود که مسیر ارتباطی بین واحدها به صورت مستقیم و بدون پیچیدگی مشخص شود. این امر، سرعت تبادل اطلاعات و هماهنگی‌ها را افزایش می‌دهد.
- تعیین نقاط اتصال کلیدی: باید نقاط ارتباطی اصلی بین واحدهای مختلف مشخص شوند. این نقاط، معمولاً مدیران میانی یا ارشدی هستند که مسئولیت هماهنگی و ارتباط بین واحدها را بر عهده دارند.
- برگزاری جلسات منظم: برگزاری جلسات مشترک بین مدیران واحدهای مختلف، می‌تواند به تقویت ارتباطات و تسهیل هماهنگی‌ها کمک شایانی کند.
- ایجاد سیستم‌های گزارش‌دهی و بازخورد: ایجاد سیستم‌های منظم برای گزارش‌دهی و دریافت بازخورد بین واحدها، به شناسایی و رفع موانع و مشکلات احتمالی در ارتباطات کمک می‌کند.

با رعایت این موارد در طراحی چارت سازمانی، ارتباطات بین واحدهای مختلف تقویت شده و جریان اطلاعات و هماهنگی‌ها به نحو مطلوب‌تری برقرار خواهد شد.

2. جایگاه دفتر فنی در چارت سازمانی

چارت سازمانی یک نمودار گرافیکی است که ساختار رسمی یک سازمان را نشان می‌دهد. این نمودار روابط سلسله مراتبی بین بخش‌ها، واحدها و افراد در سازمان را نمایش می‌دهد و به طور معمول به صورت یک درخت یا جدول نمایش داده می‌شود. به عبارت ساده‌تر، چارت سازمانی مانند نقشه راه یک سازمان است که نشان می‌دهد هر بخش و فرد در کجا قرار دارد و به چه کسی گزارش می‌دهد. این چارت باید به نحوی تدوین شود که ارتباطات میان واحدهای مختلف واضح و بهینه باشند. چارت زیر که توسط کارگروه مدیریت دفتر فنی (PEO) موسسه ACEMI به تصویب رسیده و حاصل مطالعات مختلف داخلی و بین‌المللی است، جایگاه کارشناس‌های دفتر فنی، سرپرست دفتر فنی و مدیر دفتر فنی را در ساختار پیمانکاری به شکلی اصولی نمایش می‌دهد. چارتی که روابط بین مدیران پروژه و سرپرستان کارگاه با متخصصان دفتر فنی را به شکل اصولی مشخص کرده و اشتباهات رایج در کشور را اصلاح نموده است. 

3. وظایف دفتر فنی

همانطور که پیش‌تر گفته شد و مطابق با چارت سازمانی، دفتر فنی، قلب تپنده هر پروژه ساخت است و نقش محوری در نظارت بر تمامی فعالیت‌های فنی و اجرایی پروژه دارد. افرادی که در دفتر فنی فعالیت می‌کنند، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و تخصص‌های مختلفی دارند. مدیر دفتر فنی زیر نظر واحد فنی و مهندسی در دفتر فنی مرکزی حضور دارد و با مدیر پروژه و سرپرست دفتر فنی در ارتباط کاری است. از طرفی مدیر دفتر فنی، مسئولیت مدیریت کردن سرپرست یا سرپرست‌های دفتر فنی را بر عهده دارد و سرپرست دفتر فنی، نتایج کارهای خود را به مدیر دفتر فنی گزارش می‌دهد.
از طرف دیگر، سرپرست دفتر فنی مسئولیت هدایت و مدیریت کارشناسان دفتر فنی از تخصص‌ها و دیسیپلین‌های مختلف معماری، عمران، مکانیک و... را بر عهده دارد. هر یک از سطوح مدیر دفتر فنی، سرپرست دفتر فنی و کارشناس دفتر فنی، نقش‌ها، وظایف، مسئولیت‌ها و محدوده‌های دانشی موردنیاز خود را دارند.

اما این وظایف و مسئولیت‌ها کدام‌اند؟

موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور (ACEMI) با تجربه ارائه نقشه‌های راه برای صنعت ساخت، اولین نقشه راه جامع مدیریت دفتر فنی در کشور را نیز ارائه کرده است. این نقشه راه که حاصل تلاش جمعی از برترین متخصصان این حوزه است، رویکردی ساختاریافته و مبتنی بر دانش روز دارد و به عنوان یک ابزار راهبردی، مسیر پیشرفت تمامی سطوح دفتر فنی را روشن می‌کند.
با این نقشه راه، می‌توانید به سادگی محدوده‌های تخصصی مورد نیاز خود را شناسایی کرده و با انتخاب محدوده‌های دانشی مشخص، دانش و مهارت‌های خود را ارتقا دهید. وجه تمایز این نقشه راه، این است که صرفاً بر اساس سازه و معماری طراحی نشده و آموزش‌های تخصصی را در بخش‌های برق، مکانیک، سازه و معماری ارائه نموده و تنها به پروژه‌های ساختمانی اطلاق نمی‌گردد. مواردی که در دوره‌های آموزشی موسسه ACEMI ارائه می‌شوند.

در تدوین نقشه راه ارتباط منطقی بر اساس مطالعات بین‌المللی و تجربیات داخلی برقرار شده و به صورت یک نقشه راه اصولی و ساختارمند ارائه شده است. هم‌چنین با تجربه موفق ارائه نقشه راه مدیریت ساخت (CM)، ارتباط بین نقشه‌های راه برقرار شده و یک مسیر شغلی از کارشناس دفتر فنی تا مدیر پروژه‌های صنعت ساخت برای فعالان در این حوزه طراحی شده است.

در ادامه در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از این افراد صحبت خواهیم کرد.

1.3. وظایف مدیر دفتر فنی

فردی با مهارت‌های فنی و مهندسی، مدیریتی و رهبری و دارای تجربه فعالیت در پروژه‌های صنعت ساخت، که وظیفه‌ی هماهنگی و مدیریت واحدهای دفتر فنی شرکت و پروژه را برعهده دارد و بر وظایف و مسئولیت‌های سرپرست‌ها و کارشناسان دفتر فنی اشراف کاملی دارد. مدیر دفتر فنی باید حداقل دارای مدرک کارشناسی در یکی از زمینه‌های عمران، مکانیک، برق و یا معماری باشد یا در صورت نداشتن مدرک در این زمینه‌ها، از تجربه اجرایی کافی به جای مدرک، در بخش‌های کارشناسی و سرپرستی دفتر فنی برخوردار باشد.

در ادامه بخشی از نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیر دفتر فنی آورده شده است:
- مدیریت و هماهنگی بین دیسپلین‌های دفتر فنی
- تبیین شرح وظایف و مسئولیت های تیپ جهت ارکان دفاتر فنی پروژه ها اعم از سرپرست و کارشناسان
- تبیین دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی دفتر فنی مرکزی و دفاتر فنی مستقر در کارگاه
- همکاری در انتخاب روش اجرا و تحویل پروژه (PDM) و قرارداد مناسب
- همکاری در تدوین قرارداد
- کمک به تفسیر صحیح قراردادها، آیین‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها و نشریات فنی نظام فنی و اجرایی
- همکاری در نگهداری آرشیو اسناد و مدارک
- مدیریت فرایند تهیه اسناد و مدارک مناقصه
- تهیه/تجمیع/کنترل اسناد فنی
- متره و برآورد و مشخصات فنی جهت عقد قراردادهای پیمانکارن جزء
- کنترل متره و برآورد انجام شده و پروپوزال فنی/مالی تهیه شده توسط کارشناسان دفتر فنی مرکزی جهت شرکت در مناقصات
- بررسی و تأیید صورت وضعیت شرکت
این موارد تنها بخشی از وظایف مدیر دفتر فنی هستند. برای دانلود محتوای کامل این بخش به صفحه نقشه راه دفتر فنی مراجعه کنید و فایل PDF نقشه راه را دانلود نمایید.

2.3. وظایف سرپرست دفتر فنی

فردی با دانش مهندسی و فنی و تجربه اجرایی در پروژه‌های صنعت ساخت که توانایی هماهنگی تیم  فنی و اجرا را دارد و رابط بین مدیر دفتر فنی و کارشناسان دفتر فنی و مدیر پروژه تلقی می‌شود. سرپرست دفتر فنی باید حداقل دارای مدرک کارشناسی در یکی از زمینه‌های عمران، مکانیک، برق و یا معماری باشد یا در صورت نداشتن مدرک در این زمینه‌ها، از تجربه اجرایی کافی به جای مدرک، در بخش‌های کارشناسی دفتر فنی برخوردار باشد.

در ادامه بخشی از نقش‌ها و مسئولیت‌های سرپرست دفتر فنی آورده شده است:
- هماهنگی اجرا و پیاده‌سازی فرایند دفتر فنی
- استخراج فعالیت های دفتر فنی بر اساس اسکوپ پروژه دریافت شده از مدیر پروژه و استخراج‌شده از قرارداد و نقشه‌های اجرایی
- برنامه‌ریزی، زمان‌بندی فعالیت‌های دفتر فنی و تخصیص فعالیت‌های دفتر فنی به کارشناسان مربوطه بر اساس زمان‌بندی کلان پروژه، اسکوپ پروژه، نقشه‌های اجرایی و قرارداد
- رایزنی با مدیر پروژه در خصوص جذب نیروهای مورد نیاز، مصاحبه با نیروهای مستعد، انتخاب و گماردن ایشان در نقش‌های تعریف شده
- استخراج اسناد و مدارکی که بایستی در دفتر فنی توسط کارشناسان تولید شود، نحوه بررسی و تایید این اسناد و همچنین تعریف نحوه گردش این اسناد تا بایگانی نهایی
- کنترل اسناد فنی تولید شده در دفتر فنی اعم از صورت وضعیت‌ها، نقشه‌های شاپ دراوینگ، متره و برآوردهای انجام شده، نقشه‌های ازبیلت و....، اعمال نظر بر روی آنها و در صورت لزوم اصلاح آن‌ها
- استخراج الزامات فنی قرارداد
این موارد تنها بخشی از وظایف سرپرست دفتر فنی هستند. برای دانلود محتوای کامل این بخش به صفحه نقشه راه دفتر فنی مراجعه کنید و فایل PDF نقشه راه را دانلود نمایید.

3.3. وظایف کارشناس دفتر فنی

کارشناس دفتر فنی فردی است که در پروژه‌های ساختمانی، صنعتی و عمرانی، مسئولیت پیاده‌سازی طرح‌های فنی مهندسی را بر عهده دارد. این فرد با استفاده از دانش فنی خود، نقشه‌ها و اسناد فنی را تحلیل کرده و دستورالعمل‌های اجرایی را برای تیم‌های عملیاتی تهیه می‌کند. 

کارشناسان دفتر فنی از حوزه‌های مختلف مهندسی مشغول به فعالیت می‌باشند ازجمله:
- کارشناس معماری
- کارشناس عمران
- کارشناس مکانیک
- کارشناس برق
- کارشناس پیمان و رسیدگی
- کارشناس کنترل اسناد (DCC)
- کارشناس مدل‌سازی سه‌بعدی اطلاعات ساخت (3D BIM)
- کارشناس نقشه‌برداری
از آنجایی که مسئولیت‌های هر یک از این تخصص‌ها با دیگری متفاوت است، برای دسترسی به محتوای کامل، به صفحه راهنمای دفتر فنی مراجعه کنید و فایل PDF نقشه راه را دانلود نمایید. 

حال که با تعاریف و وظایف دفتر فنی آشنا شدیم بهتر است به تفاوت آن با مدیر ساخت، مدیر پروژه و سرپرست کارگاه بپردازیم. 

4. تفاوت مدیر دفتر فنی با مدیر ساخت، مدیر پروژه و سرپرست کارگاه

یکی از دلایل اصلی مشکلات پروژه‌های صنعت ساخت در کشورمان این است که پیش از آنکه مدیریت پروژه و مدیریت ساخت جایگاه خود را یافته باشند، مبانی دفتر فنی توسعه پیدا کردند. بسیاری از مهندسان بدون آنکه دانش مدیریت پروژه داشته باشند، ساختارهای مدیریت ساخت را بدانند و از تفاوت این نقش با نقش دفتر فنی آگاه باشند، اقدام به ارائه خدمات در صنعت ساخت نموده‌اند. این موضوع باعث شده به اشتباه در مبانی دفتر فنی، ساختارهای کنترل پروژه و مدیریت پروژه نیز گنجانده شوند و حتی این مبانی به عنوان یک وظیفه برای متخصصان دفتر فنی تلقی گردند که امری کاملاً اشتباه است.

از علل این مشکلات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اغلب ساختارهای موجود برای دفتر فنی در ایران به شکل صرفاً تجربی ایجاد شده‌اند؛
- در تناقض با بسیاری از اصول بین‌المللی قرار دارند؛
- هم‌پوشانی غیرمنطقی با وظایف متخصصان مدیریت پروژه دارند؛
- بسیاری از مسئولیت‌ها بدون توجه به نقش سرپرست کارگاه، مدیر پروژه و مدیر ساخت تعیین گردیده‌اند.

1.4. تفاوت مدیر دفتر فنی با مدیر ساخت

پیش از مقایسه نقش‌های مدیر دفتر فنی و مدیر ساخت، ابتدا به بررسی تعریف مدیریت ساخت و مدیر ساخت می‌پردازیم.

1.1.4. تعریف مدیر ساخت

بر اساس تعریف استاندارد مدیریت ساخت ایران:

«مدیریت ساخت، مدیریت حرفه‌ایی است که به‌منظور برنامه‌ریزی، طراحی و ساخت پروژه‌های صنعت ساخت، از آغاز تا پایان، به‌ کار گرفته می‌شود تا اهداف پروژه، اعم از زمان، محدوده، هزینه و کیفیت محقق گردند.»

با توجه به تعریف فوق، مشخص است که مدیریت ساخت در زبان متخصصان به مدیریت پروژه‌های صنعت ساخت اطلاق می‌شود و برای مدیریت نیاز به عاملی متخصص دارد که دانش و تجربه‌ی اختصاصی در صنعت ساخت داشته باشد. به همین دلیل استاندارد مدیریت ساخت ایران به این عامل لقب مدیر ساخت را می‌دهد و آن را به این شکل تعریف می‌کند:

«مدیر ساخت سازمانی حقوقی یا فردی حقیقی است که به‌دلیل تخصص و منابعی که در اختیار دارد، قادر به ارائه‌ی خدمات مدیریت ساخت است. مدیران ساخت خدمات بسیار متنوعی را به‌عنوان کارگزار یا نماینده‌ی قانونی به کارفرمایان در سطوح مختلف پروژه و طرح ارائه می‌کنند.»

در صورت علاقه به مطالعه بیشتر درخصوص مدیریت ساخت می‌توانید به مقاله مدیریت ساخت به چه معناست؟ معرفی حرفه مدیریت ساخت (CM) مراجعه کنید.

2.1.4. نقش‌ها و وظایف مدیر ساخت

روش اجرا و تحویل پروژه (Project Delivery Method)، روابط، نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم پروژه را بر اساس روابط قراردادی طرفین تعریف می‌کند تا اهداف پروژه به خوبی محقق شوند. اگرچه روش‌های اجرا و تحویل پروژه‌ی مدیریت ساخت انواع بسیاری دارند و مدیر ساخت می‌تواند در ساختارهای مختلفی اقدام به ارائه خدمات کند، بر اساس استاندارد مدیریت ساخت، تمامی رویه‌‌های اجرایی مدیریت ساخت را می‌توان در قالب «کارگزار» یا «ریسک‌پذیر» دسته‌بندی‌ کرد.

مدیر ساخت کارگزار
تحت رویکرد کارگزار، مدیر ساخت ممکن است به‌عنوان نماینده‌ی اصلی کارفرما عمل کند و در این زمان مدیر ساخت کارگزار طراحی یا ساخت را انجام نمی‌دهد. در واقع نقش کارگزار به‌معنای تفویض اختیار و وظیفه به مدیر ساخت به‌عنوان نماینده‌ی کارفرماست و این امکان وجود دارد که وظایف و مسئولیت‌های خاصِ محول‌شده، مدیر ساخت را در ارتباط با کارفرما به‌عنوان نماینده‌ی قانونی معرفی کند (در مقاله راز پروژه‌های موفق: مدیر ساخت کارگزار یا مدیر طرح مفصلاً به این موضوع پرداخته شده است).

مدیر ساخت ریسک‌پذیر
نقش مدیر ساخت در روش مدیریت ساخت در ریسک، شامل مسئولیت قراردادی برای اجرای ساخت پروژه است. این رویکرد اغلب با قرارداد حداکثر قیمت تضمین‌شده صورت و به‌موجب آن، مدیر ساخت تعهدات بیشتری را می‌پذیرد و مسئولیت اجرای پروژه را در مرحله‌ی ساخت بر عهده می‌گیرد. در این حالت، مدیر ساخت معمولاً نقشی حقوقی مانند پیمانکار اصلی خواهد داشت.

3.1.4. آیا یک مدیر ساخت نیاز به یادگیری مبانی دفتر فنی دارد؟

یکی از وظایف مدیر ساخت چه در نقش کارگزار و چه در نقش ریسک‌پذیر بررسی گزارش‌ها و تخصص در زمینه مباحث مدیریت مالی، آنالیز تاخیرات، مدیریت ادعا و ... است. در واقع مدیر ساخت برای تحلیل ساختارهای مالی، رسیدگی به لوایح تاخیرات و ادعا نیازمند دانش فنیست. یکی از ارکان اصلی مدیریت هزینه، متره و برآورد اصولی در پروژه است که این موضوع نیز نیازمند دانش فنی و اجراییست.
از این‌رو، در برنامه‌های آموزشی مدیریت ساخت در دانشگاه‌های خارج از کشور به ویژه آمریکا، دانشجویان علاوه بر مباحث اصلی مدیریت پروژه، با مفاهیم بنیادین دفتر فنی نیز آشنا می‌شوند. این همبستگی عمیق به واسطه ارتباط تنگاتنگ میان مدیریت ساخت و فعالیت‌های دفتر فنی بوده و وجه تمایز اصلی مدیران ساخت با مدیران پروژه‌ به‌شکل عمومی محسوب می‌شود.
به عنوان مثال، درس برآورد هزینه و روش‌های ساخت (Cost Estimating and Construction Methods) یکی از دروس اصلی این رشته می‌باشد. در این درس، مفاهیم متره و برآورد، فهرست بها، خواندن نقشه‌ها، تخمین حجم کار و روش‌های اجرای مختلف به صورت جامع آموزش داده می‌شوند.
همچنین در درس مدیریت قرارداد (Contract Administration)، دانشجویان با اصول و روش‌های مختلف قراردادنویسی، از جمله قراردادهای یک قلم (Lump Sum) و قیمت واحد (Unit Price) آشنا شده و نحوه تهیه پیشنهادات، تدوین اسناد مناقصه و مدیریت قراردادها را فرا می‌گیرند. در این دوره‌ها، دانشجویان با ساختار سازمانی دفتر فنی (PEO)، وظایف هر بخش، روابط بین آن‌ها و جریان کار در پروژه‌ها آشنا می‌شوند. اگرچه مباحثی مانند خواندن نقشه‌های اجرایی و تهیه نقشه‌های کارگاهی کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، اما مباحثی همچون تهیه صورت وضعیت، مدیریت ادعاهای قانونی و حل اختلافات در قراردادها به طور کامل پوشش داده می‌شوند.

متأسفانه در ایران، به دلیل عدم وجود رشته تخصصی مدیریت ساخت در دانشگاه‌ها، ارتباط بین مفاهیم مختلف مدیریت پروژه و دفتر فنی به خوبی درک نشده است.
موسسه ACEMI با ارائه نقشه‌های راه، تلاش کرده تا با ایجاد یکپارچگی میان این دو حوزه، ساختارهای مدیریتی پروژه را شفاف‌سازی کرده و فرآیندهای جامعی را برای مدیریت پروژه‌های صنعت ساخت ارائه دهد. مسیری که شما را به یک متخصص تمام‌عیار در این صنعت تبدیل می‌کند!

4.1.4. آیا یک مدیر دفتر فنی، می‌تواند مدیر ساخت شود؟

 یک مدیر یا سرپرست دفتر فنی، می‌تواند در مسیر شغلی خود، گزینه‌های مختلفی را در نظر داشته باشد. اما مدیر دفتر فنی‌ای که به محدوده‌های دانشی خود مسلط است، می‌تواند با فراگیری دانش تخصصی مدیریت ساخت، ارتقای شغلی پیدا کرده و مسئولیت‌های کلان‌تر و استراتژیک‌تری را بر عهده گیرد (به چارت شکل 1 دقت کنید).
همانطور که بررسی شد، در طول سال‌ها، آموزش دانش تخصصی مدیریت ساخت فراتر از مدیریت پروژه عمومی در کشورمان ارائه نشده و با الگوگیری‌های ناقص از ادبیات بین‌الملل، مدیریت پروژه‌های صنعت ساخت کشور با عقب‌افتادگی و مشکلات متعددی مواجه شد.
در موسسه ACEMI، در راستای استراتژی‌های کلان برای بازسازی اصولی صنعت ساخت، نقشه‌های راه جامع برای مدیریت ساخت، مدیریت کسب‌وکارهای صنعت ساخت و مدیریت دفتر فنی پروژه‌های صنعت ساخت ارائه شده و متخصصان هر حوزه، بر اساس ترجیحات خود، قادر به ترسیم و انتخاب مسیر حرفه‌ای خود خواهند بود تا وجه تمایز بسیار زیادی برای خود ایجاد کنند.

2.4. تفاوت مدیر دفتر فنی با مدیر پروژه

مدیر دفتر فنی و مدیر پروژه هر دو در پروژه‌های صنعت ساخت نقش‌های کلیدی ایفا می‌کنند، اما وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها متفاوت است. مدیر دفتر فنی مسئول نظارت بر تمامی فعالیت‌های فنی و مهندسی پروژه است و مدیریت، کنترل و هماهنگی تیم فنی و کارشناسان را انجام می‌دهد. او همچنین در تهیه و کنترل اسناد فنی، متره و برآورد و نقشه‌ها نقش کلیدی دارد. در مقابل، مدیر پروژه کل پروژه را مدیریت کرده و بر زمان، هزینه و کیفیت پروژه نظارت دارد و بر روی موفقیت کلی پروژه تمرکز می‌کند.
در صورت علاقه به مطالعه بیشتر درخصوص مدیریت پروژه می‌توانید به مقاله مدیریت پروژه چیست؟ مراجعه کنید.

1.2.4. آیا یک مدیر پروژه نیاز به یادگیری مبانی دفتر فنی دارد؟

بر اساس چارت سازمانی، مدیر پروژه عاملی نقش‌ها و مسئولیت‌های کلان‌تری نسبت به سرپرست دفتر فنی دارد و سرپرست دفتر فنی، گزارش و نتایج صورت‌وضعیت‌ها، تعدیل، تغییر مقادیر و احجام را در اختیار مدیر پروژه قرار می‌دهد. بنابراین یک مدیر پروژه برای بررسی این گزارش‌ها نیازمند آگاهی از دانش مدیریت دفتر فنی است.

2.2.4. آیا یک مدیر دفتر فنی، می‌تواند مدیر پروژه شود؟

با توجه به چارت سازمانی می‌توان گفت یک مدیر دفتر فنی با کسب تجربه در زمینه مدیریت پروژه و آشنایی با مسائل اجرایی می‌تواند به یک مدیر پروژه ارتقای شغلی پیدا کرده و مسئولیت‌های گسترده‌تری را بر عهده گیرد.

3.4. تفاوت مدیر دفتر فنی با سرپرست کارگاه

مدیر دفتر فنی و سرپرست کارگاه نیز نقش‌های متفاوتی دارند. مدیر دفتر فنی مسئول نظارت بر تمامی جنبه‌های فنی و مهندسی پروژه و مدیریت اسناد فنی است و باید اطمینان حاصل کند که کلیه مستندات و نقشه‌ها به درستی تهیه و کنترل شده‌اند. در مقابل، سرپرست کارگاه مسئولیت اجرای عملیات در محل کارگاه را دارد و بر اجرای صحیح پروژه نظارت می‌کند. او باید اطمینان حاصل کند که کارها مطابق با برنامه زمان‌بندی و مشخصات فنی انجام می‌شود. در این راستا، مدیر دفتر فنی بیشتر با تیم‌های فنی در ارتباط است و به آنها راهنمایی می‌کند، در حالی که سرپرست کارگاه ارتباط مستقیم‌تری با کارگران و پیمانکاران در محل کار دارد و به مدیر پروژه گزارش می‌دهد.

در آینده نزدیک، نقشه‌های راه سرپرست کارگاه و مدیر پروژه پیمانکار نیز توسط موسسه ACEMI تدوین خواهد شد. 

5. محدوده‌های دانشی دفتر فنی

بر اساس نقشه راه مدیریت دفتر فنی پروژه‌های صنعت ساخت، محدوده‌های دانشی ارائه شده برای مدیر دفتر فنی، سرپرست دفتر فنی و کارشناسان دفتر فنی مشخص شده است. به صورت کلی، محدوده‌های دانشی دفتر فنی به دو بخش دفتر مرکزی و کارگاه تقسیم می‌شود. مدیر دفتر فنی در دفتر مرکزی حضور دارد و سرپرست کارگاه، سرپرست دفتر فنی و کارشناسان دفتر فنی در کارگاه مشغول به فعالیت هستند.
بر اساس نقشه راه ارائه شده، تمامی محدوده‌های دانشی موردنیاز برای مدیر دفتر فنی، سرپرست دفتر فنی و کارشناس دفتر فنی مشخص شده‌اند و هر یک از این افراد، میبایست محدوده‌های دانشی متناسب با حرفه خود را بررسی کنند و دوره‌های مرتبط را طی کنند.

تمامی محدوده‌های دانشی در ادامه آورده شده‌اند:
- فرایند طراحی و پیاده سازی دفتر فنی
- قراردادها آیین نامه ها بخشنامه ها و نشریات فنی نظام فنی و اجرایی
- متره و برآورد صورت وضعیت فهارس بها
- نقشه خوانی و روشهای ساخت
- تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا برای مدیر و سرپرست دفتر فنی و کارشناس پیمان و رسیدگی
- تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا برای کارشناس دفتر فنی
- گزارش دهی و مکاتبات
- مدیریت اسناد و مدارک پروژه و تدوین گزارشها به همراه پیاده سازی نرم افزاری
- نرم افزارهای مدل سازی
- نقشه برداری و تسلط بر کار با دوربین و نرم افزار
- توسعه فردی
- مدیریت ساخت برای مدیر و سرپرست دفتر فنی
- مدیریت ساخت برای کارشناس دفتر فنی

1.5. محدوده‌های دانشی مدیر دفتر فنی

بر اساس این نقشه راه، مدیر دفتر فنی باید به محدوده‌های دانشی که با علامت تیک مشخص شده‌اند، مسلط باشد.

این محدوده‌های دانشی عبارتند از:
- فرایند طراحی و پیاده سازی دفتر فنی
- قراردادها آیین نامه‌ها بخشنامه ها و نشریات فنی نظام فنی و اجرایی
- متره و برآورد صورت وضعیت فهارس بها
- نقشه خوانی و روشهای ساخت
- تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا برای مدیر و سرپرست دفتر فنی و کارشناس پیمان و رسیدگی
- گزارش دهی و مکاتبات
- توسعه فردی
- مدیریت ساخت برای مدیر و سرپرست دفتر فنی

2.5. محدوده‌های دانشی سرپرست دفتر فنی

بر اساس این نقشه راه، سرپرست دفتر فنی باید به محدوده‌های دانشی که با علامت تیک مشخص شده‌اند، مسلط باشد.

این محدوده‌های دانشی عبارتند از:
- فرایند طراحی و پیاده سازی دفتر فنی
- قراردادها آیین نامه ها بخشنامه ها و نشریات فنی نظام فنی و اجرایی
- متره و برآورد صورت وضعیت فهارس بها
- نقشه خوانی و روشهای ساخت
- تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا برای مدیر و سرپرست دفتر فنی و کارشناس پیمان و رسیدگی
- گزارش دهی و مکاتبات
- توسعه فردی
- مدیریت ساخت برای مدیر و سرپرست دفتر فنی

باید دقت نمود که تفاوت اصلی بین مدیر دفتر فنی و سرپرست دفتر فنی ناشی از تجربه اجرایی و سابقه آنهاست. 

3.5. محدوده‌های دانشی کارشناسان دفتر فنی

محدوده‌های دانشی برای کارشناسانان دفتر فنی بسته به تخصص آن‌ها با یکدیگر تفاوت دارد. در نقشه راه زیر، می‌توانید محدوده‌های دانشی موردنیاز هر تخصص را مشاهده کنید.

این محدوده‌های دانشی عبارتند از:
- فرایند طراحی و پیاده سازی دفتر فنی
- قراردادها آیین نامه ها بخشنامه ها و نشریات فنی نظام فنی و اجرایی
- متره و برآورد صورت وضعیت فهارس بها
- نقشه خوانی و روشهای ساخت
- تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا برای مدیر و سرپرست دفتر فنی و کارشناس پیمان و رسیدگی
- تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا برای کارشناس دفتر فنی
- گزارش دهی و مکاتبات
- مدیریت اسناد و مدارک پروژه و تدوین گزارش‌ها به همراه پیاده‌سازی نرم‌افزاری
- نرم‌افزارهای مدل‌سازی
- نقشه‌برداری و تسلط بر کار با دوربین و نرم‌افزار
- توسعه فردی
- مدیریت ساخت برای کارشناس دفتر فنی

6. رشته‌های تحصیلی مرتبط برای اشتغال در دفتر فنی

فارغ‌التحصیلان و کارشناسان رشته‌های مهندسی مانند عمران، معماری، مکانیک، برق، صنایع، نقشه‌برداری و ... می‌توانند در دفتر فنی مشغول به فعالیت شوند. این رشته‌ها می‌توانند در سطوح مختلف از کارشناس دفتر فنی تا  سرپرست و مدیر دفتر فنی بر اساس مهارت‌ها و تخصص‌های خود فعالیت کنند. رشته‌های مرتبط در 3 بخش قابل تقسیم‌بندی است:

1.6. رشته‌های مرتبط با مهندسی

- مهندسی عمران: این رشته، پایه اصلی برای کار در دفتر فنی است. مهندسان عمران با اصول طراحی، اجرا و نگهداری سازه‌ها آشنا هستند و می‌توانند در همه مراحل پروژه نقش فعالی داشته باشند.
- مهندسی معماری: مهندسان معماری در طراحی ساختمان‌ها و فضاهای داخلی تخصص دارند و می‌توانند در پروژه‌های ساختمانی نقش مشاور داشته باشند.
- مهندسی مکانیک: مهندسان مکانیک در طراحی سیستم‌های مکانیکی ساختمان‌ها مانند سیستم‌های گرمایش، سرمایش، تهویه و آسانسور تخصص دارند.
- مهندسی برق: مهندسان برق در طراحی سیستم‌های برقی ساختمان‌ها مانند سیستم‌های روشنایی، نیرو، ارتباطات و اتوماسیون تخصص دارند.
- مهندسی صنایع: مهندسان صنایع با اصول مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی، کنترل کیفیت و بهینه‌سازی آشنا هستند و می‌توانند در مدیریت پروژه‌ها نقش موثری داشته باشند.

2.6. رشته‌های مرتبط با مدیریت

- مدیریت پروژه: این رشته به طور مستقیم به مدیریت دفتر فنی مرتبط است و فارغ‌التحصیلان آن می‌توانند در مدیریت پروژه‌های دفتر فنی فعالیت کنند.
- مدیریت صنعتی: فارغ‌التحصیلان این رشته با اصول مدیریت تولید، کنترل کیفیت و بهینه‌سازی آشنا هستند و می‌توانند در بهبود فرآیندهای کاری دفتر فنی نقش داشته باشند.

3.6. سایر رشته‌ها

- متره و برآورد: این رشته به طور مستقیم به محاسبه حجم کارها و برآورد هزینه‌های پروژه مربوط می‌شود.
- ایمنی صنعتی: فارغ‌التحصیلان این رشته می‌توانند در زمینه ایمنی و بهداشت کار در پروژه‌های ساختمانی فعالیت کنند.

7. بازار کار دفتر فنی

بازار کار مدیریت دفتر فنی در ایران و بسیاری از کشورهای دیگر بسیار خوب است. با توجه به رشد صنعت ساختمان و زیرساخت‌ها، نیاز به مدیران دفتر فنی ماهر و با تجربه روزافزون است. درآمد مدیران دفتر فنی نیز به عوامل مختلفی مانند تجربه، تخصص، حجم پروژه و منطقه جغرافیایی بستگی دارد.

چالش‌های استخدام دفتر فنی در ایران
بازار کار مدیریت دفتر فنی با چالش‌هایی نیز روبرو است. افزایش چشمگیر فارغ‌التحصیلان رشته‌های مهندسی، رقابت شدیدی را برای تصاحب موقعیت‌های شغلی در این حوزه ایجاد کرده است. از سوی دیگر، تحولات سریع فناوری ساخت و نفوذ روزافزون هوش مصنوعی، ضرورت یادگیری مستمر و به‌روزرسانی مهارت‌های فنی مدیران دفتر فنی را بیش از پیش آشکار ساخته است. نوسانات بازار و شرایط اقتصادی نیز بر ثبات شغلی در این حرفه تأثیرگذار بوده و مدیران دفتر فنی را با چالش‌های جدیدی مواجه می‌کند. کارفرمایان نیز انتظار دارند که علاوه بر دانش فنی قوی، مهارت‌های مدیریتی، ارتباطی و حل مسئله کارآمدی را از مدیران دفتر فنی خود شاهد باشند. در نتیجه، پیشنهاد موسسه ACEMI به متخصصان دفتر فنی آن است که در این بخش متوقف نشوند و مهارت‌های خود را تا سطح مدیران ساخت ارتقا دهند.

8. درآمد دفتر فنی

درآمد متخصصان شاغل در دفتر فنی به عوامل متعددی از جمله کشور، شهر، تجربه، تخصص، اندازه شرکت، نوع پروژه و همچنین نوسانات اقتصادی بستگی دارد. هم‌چنین سمت مدیریت، سرپرستی و کارشناسی بر درآمد تاثیر مستقیم دارد. بنابراین ارقام دقیق و قطعی برای مقایسه دشوار است. با این حال، می‌توان برخی روندهای کلی و عوامل مؤثر در داخل و خارج کشور را بررسی کرد.

1.8. درآمد دفتر فنی در ایران

در ایران، مرجع دقیقی برای جمع‌آوری حقوق و درآمد وجود ندارد اما بر اساس یکی از گزارش‌های حقوق دستمزد که توسط Irantalent منتشر می‌شود، نزدیکترین میانگین‌های درآمد به مشاغل دفتر فنی در نظر گرفته می‌شود.

درآمد کارشناس دفتر فنی
بر اساس گزارش Irantalent، یک کارشناس معماری به عنوان مدیر میانی، در سال 1403 به طور متوسط ماهیانه 29.7 میلیون تومان درآمد داشته‌ است. برخی از شرکت‌ها، حقوق‌هایی بین 40 تا 95 میلیون تومان به این افراد پرداخت کرده‌اند.

بر اساس داده‌های ارائه شده در گزارش، شاهد افزایش قابل توجهی در حقوق مدیران میانی حوزه معماری و طراحی مهندسی در سال 1403 نسبت به سال 1402 هستیم. مقایسه داده‌های سال‌های 1402 و 1403 نشان می‌دهد که به طور متوسط، حقوق مدیران میانی در سال 1403 حدود 46 درصد افزایش یافته است. این رشد قابل توجه می‌تواند به دلایل مختلفی از جمله افزایش نرخ تورم، رشد تقاضا برای متخصصان این حوزه در بازار کار، افزایش پیچیدگی پروژه‌ها و همچنین بهبود شرایط اقتصادی برخی از شرکت‌ها مرتبط باشد.

2.8. درآمد دفتر فنی در خارج از کشور

بر اساس داده‌های سایت Payscale ، درآمد Project Engineer در کشوری مانند آمریکا، به طور متوسط 76،000 دلار در سال است و یک Project Engineer، حداقل درآمد 59،000 دلار تا 107،000 دلار در سال دریافت خواهد کرد. این عدد بر اساس عوامل و فاکتورهای مختلفی تغییر می‌کند.

سایت payscale، درآمد Project Engineer با سابقه کاری از زیر یک سال تا بیشتر از 20 سال را با بررسی بیش از 17،000 نفر به صورت زیر گزارش می‌دهد.

9. نرم‌افزارهای مورد استفاده در دفتر فنی

نرم‌افزارهای مورد استفاده در دفتر فنی به متخصصان کمک می‌کنند تا برآورد احجام و هزینه‌ها و سایر خدمات این حوزه را با دقت بیشتر و در زمان کمتری انجام دهند. در ادامه، به معرفی مختصر برخی از این نرم‌افزارها می‌پردازیم:

اکسل (Excel)
اکسل یک نرم‌افزار عمومی برای مدیریت داده‌ها و انجام محاسبات است که به‌طور گسترده‌ای در دفاتر فنی برای محاسبات مالی و تهیه گزارشات استفاده می‌شود. این نرم‌افزار امکان استفاده از فرمول‌های مختلف برای انجام محاسبات پیچیده، رسم انواع نمودارها برای تجزیه و تحلیل داده‌ها به‌صورت بصری، مدیریت و مرتب‌سازی داده‌ها به‌صورت جدول و استفاده از فیلترها، و پیش‌نمایش و چاپ مستندات و گزارشات به‌صورت حرفه‌ای را فراهم می‌کند.

تکسا (Taksa)
تکسا نرم‌افزاری است برای محاسبات و برآورد هزینه‌ها در پروژه‌های صنعت ساخت. به کمک این نرم‌افزار می‌توان هزینه‌های مربوط به پروژه را به‌دقت محاسبه کرد. از ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌توان به امکان محاسبه هزینه‌های اجرایی، مصالح و نیروی انسانی، امکان تهیه و مدیریت صورت وضعیت‌ها، تولید گزارشات مالی برای مدیریت هزینه‌ها و ارزیابی سودآوری پروژه، و ذخیره و مدیریت اطلاعات پروژه‌ها برای استفاده در پروژه‌های آینده اشاره کرد.

تدکار (Tadkar)
تدکار یک نرم‌افزار برای مدیریت پروژه و مدیریت دفتر فنی برای پروژه‌های عمرانی است که به متخصصان این حوزه کمک می‌کند تا تمامی مراحل پروژه را به‌صورت منظم و تحت کنترل داشته باشند. از ویژگی‌های آن می‌توان به امکان پیش‌بینی هزینه‌ها و تولید گزارشات تحلیلی و آماری اشاره کرد.

از دیگر نرم‌افزارهای کاربردی در این حوزه می‌توان به اتوکد (AutoCAD)، رویت (Revit)، تدبیر (Tadbir) و... اشاره کرد.

10. دوره‌های آموزشی مدیریت دفتر فنی (PEO)