معرفی دوره
امروزه دفاتر فنی نقش کلیدی در پروژه‌ها ایفا می‌نمایند به‌طوری که از آنها به عنوان مغز کارگاه یاد می‌شود. علی ای حال مشاهده می‌شود بسیاری از شرکت‌های شاغل در صنعت ساخت به‌دلیل دارا نبودن دفاتر فنی قوی در پروژه‌ها با مشکلاتی از قبیل عدم تشخیص به‌موقع و صحیح دعاوی، مستندسازی ضعیف اسناد فنی، گردش ناقص و با تأخیر اسناد پروژه، انجام متره و برآورد‌های ناقص و در نتیجه نگارش صورت وضعیت‌های اشتباه مواجه هستند. از سوی دیگر نبود سازوکاری جهت تعریف فعالیت‌های روتین و خاص در دفترفنی، نحوه مستندسازی، ارجاع، پیگیری و دریافت بازخورد از دیگر مشکلات دفاتر فنی در پروژه‌های ایران است. در برخی پروژه‌ها مشاهده می‌شود به‌دلیل عدم وجود ساختار و چیدمان مناسب ارکان و وظایف، برخی از کارشناسان و سرپرستان حجم کاری بالایی را تقبل نموده و سایرین بازدهی کافی در جایگاه خود را ندارند.
لذا با توجه به اهمییت جایگاه دفتر فنی در پروژه‌های صنعت ساخت لازم است چهارچوبی اصولی به منظور تشریح جریان کار آنها تدوین شود. در ابتدا و در زمان شروع پروژه و شکل‌گیری تیم دفتر فنی لازم است هر یک از ارکان دفتر فنی آگاهی کافی از جایگاه اصلی، توانمندی‌های مورد نیاز و همچنین شرح وظایف و مسئولیت‌های خود داشته باشند تا بتوانند به‌صورت کارآمد وظایف خود را انجام دهند. علاوه بر آن سرپرستان دفتر فنی نیازمند داشتن یک استراتژی جهت شروع بسته‌های کاری، تفویض اختیارات به کارشناسان و زمان‌بندی و تخصیص کار‌های روزمره دفتر فنی هستند. در گام سوم ارتباط فرایندهای دفترفنی با یکدیگر، صاحبان فرایندها و ورودی و خروجی‌های آنها بایستی مشخص گردد. بدین گونه مستندات مورد نیاز دفترفنی تدوین شده و زمان‌بندی انجام فرایندهای روتین و خاص در دفترفنی، نحوه مستندسازی، ارجاع، پیگیری و دریافت بازخورد شکل خواهد گرفت. این مهم بایستی به کمک استقرار فرایندها، تدوین دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی خاص مانند دستورالعمل و روش اجرایی صورت وضعیت‌نویسی، متره و برآورد، پیمان رسیدگی و سایر فرایندها دارای نظم و نظام گردد. بنابراین در دوره پیش رو سعی داریم با بیان نمودن نقشه فرایندی مختص دفترفنی به تشریح نحوه استقرار آن در شرکت‌های فعال در صنعت ساخت پرداخته و سپس فرایندها، دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی و جریان کار و مستندات را تدوین نماییم.
این دوره به‌صورت مشخص اولین دوره در زمینه تعریف ساختار دفتر فنی با دیدگاه فرایندی است که با بهره‌گیری از مفاهیم استاندارد ایزو ۹۰۰۱، بهره‌گیری از مدرسان با بیش از ۲۰ سال تجربه پروژه‌های ملی و بین‌المللی صنعت ساخت و همچنین وجود کمیته تخصصی دفترفنی جهت بازبینی و بهینه‌سازی دوره‌ها تدوین شده است و طیف گسترده‌ای از مخاطبان اعم از کارشناسان، سرپرستان و مدیران دفاتر فنی پروژه‌ها را شامل می‌شود.
آنچه خواهید آموخت:
در واقع در این دوره:
- نحوه چیدمان تیم دفترفنی و متناسب‌سازی چارت سازمانی و فرایندهای مربوطه با توجه به وسعت و ابعاد پروژه، قرارداد فی‌مابین پیمانکار و کارفرما و پیمانکار و پیمانکاران جزء و نیازمندی‌های خاص پروژه‌های صنعت ساخت را فرا می‌گیرید.
- تدوین شرح وظایف و مسئولیت‌ها، ارتباطات بین افراد، فرایندهای حاکم بر دفتر فنی، ماتریس گزارش‌دهی، تعریف صاحبان فرایندهای، شاخص‌های کلیدی عملکرد جهت پایش فرایندهای دفتر فنی از یک‌طرف و همچنین تشریح نقش دفتر فنی مرکزی در شرکت و در کارگاه‌های پروژه‌ها را یاد می‌گیرید.
- به عنوان کارشناس تازه وارد به عرصه ساخت وارد شده و مسیر صحیح برای تبدیل شدن به یک کارشناس و مدیر خبره در دفتر فنی را فرا می‌گیرید.
- به‌عنوان فرد با تجربه یاد می‌گیرید تا در صورت نیاز بازنگری‌های لازم در فرایندهای جاری دفاتر فنی در سازمان و پروژه‌های خود را چگونه انجام دهید تا با یک ساختار بهینه مواجه باشید.
این فرایند اصولی بر اساس گام‌های زیر طی می‌شود:
۱. با مفهوم فرایند و جریان کاری در سازمان‌ها و دفاتر فنی آشنا خواهید شد.
۲. نحوه تدوین چارت سازمانی مناسب سازمان خود را در زمینه دفتر فنی فرا خواهید گرفت.
۳. نحوه تدوین شرح وظایف و مسئولیت‌های نقش‌های اصلی دفتر فنی را خواهید آموخت.
۴. نحوه شناسایی و مستندسازی فرایندهای دفاتر فنی در سازمان خود را خواهید آموخت.
۵. به صورتی گام‌به‌گام و به شکل یک دستورالعمل حرفه‌ای ارتباطات بین سازمانی نیروهای دفتر فنی و همچنین ارتباطات ایشان با ارکان خارجی مانند مشاور/کارفرما را خواهید آموخت.
۶. شاخص‌های کلیدی عملکرد جهت سنجش سیستم پیاده‌سازی‌شده دفترفنی را تدوین خواهید نمود.
۷. نحوه پایش و بازنگری فرایندهای تعریف‌شده جهت دفاتر فنی را در دوره‌های زمانی مشخص خواهید آموخت.
وجه تمایز این دوره:
- ارائه گواهینامه معتبر با امضای مدرس رسمی و تأییدشده انجمن مدیریت ساخت آمریکا (CMAA) در ایران
- برگزاری دوره برای اولین بار در ایران به منظور ایجاد ساختار ذهنی و فرایندی صحیح از مدل دفاتر فنی پروژه‌ها
- ایجاد مدل پیشنهادی جهت پیاده‌سازی در سازمان مخاطبان و ارائه پیشنهاد جهت متناسب‌نمودن مدل با پروژه مخاطبان
- ایجاد مقدمه‌ای بر مباحث و نیازمندی‌های اصلی دفترفنی برای دانش‌پژوهان تازه‌کار
- نظم‌دهی به پروژه‌های ساخت پیمانکاری و بالا‌بردن بهره‌وری در این پروژه‌ها
- ایجاد امکان مستندسازی فرایندها و وقایع دفاتر فنی پروژه‌های صنعت ساخت و ثبت ساختارمند سوابق
- ایجاد تمایز بین فعالان دفترفنی با یادگیری این مبانی
- یکپارچگی و پیوستگی بین این دوره و سایر دوره‌های دفترفنی موسسه ACEMI
- ارائه ویدئوها و جزوات به صورت کامل (ویدئوها و جزوات در اختیار تمامی شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرد)
- گروه پشتیبانی 60 روزه از زمان شروع دوره (اعضای کانون، مادامی که عضو کانون هستند، می‌توانند سوالات خود را از بخش پنل کاربری دوره بپرسند)
- ارائه محتوا به صورت تخصصی، خلاصه و پربازده در راستای نقشه راه دفتر فنی (PEO)
