ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن

دوره ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن

امروزه دفاتر فنی نقش کلیدی در پروژه‌ها ایفا می‌نمایند به‌طوری که از آن‌ها به عنوان مغز کارگاه یاد می‌شود. علی ای حال مشاهده می‌شود بسیاری از شرکت‌های شاغل در صنعت ساخت به‌دلیل دارا نبودن دفاتر‌ فنی قوی در پروژه‌ها با مشکلاتی از قبیل عدم تشخیص به‌موقع و صحیح دعاوی، مستندسازی ضعیف اسناد فنی، گردش ناقص و با تأخیر اسناد پروژه، انجام متره و برآورد‌های ناقص و در نتیجه نگارش صورت وضعیت‌های اشتباه مواجه هستند. از سوی دیگر نبود سازوکاری جهت تعریف فعالیت‌های روتین و خاص در دفتر‌فنی، نحوه مستندسازی، ارجاع، پیگیری و دریافت بازخورد از دیگر مشکلات دفاتر فنی در پروژه‌های ایران است. در برخی پروژه‌ها مشاهده می‌شود به‌دلیل عدم وجود ساختار و چیدمان مناسب ارکان و وظایف، برخی از کارشناسان و سرپرستان حجم کاری بالایی را تقبل نموده و سایرین بازدهی کافی در جایگاه خود را ندارند.
لذا با توجه به اهمییت جایگاه دفتر‌ فنی در پروژه‌های صنعت ساخت لازم است چهارچوبی اصولی به منظور تشریح جریان کار آن‌ها تدوین شود. در ابتدا و در زمان شروع پروژه و شکل‌گیری تیم دفتر ‌فنی لازم است هر یک از ارکان دفتر ‌فنی آگاهی کافی از جایگاه اصلی، توانمندی‌های مورد نیاز و همچنین شرح وظایف و مسئولیت‌های خود داشته باشند تا بتوانند به‌صورت کارآمد وظایف خود را انجام دهند. علاوه بر آن سرپرستان دفتر‌ فنی نیازمند داشتن یک استراتژی جهت شروع بسته‌های کاری، تفویض اختیارات به کارشناسان و زمان‌بندی و تخصیص کار‌های روزمره دفتر ‌فنی هستند. در گام سوم ارتباط فرایندهای دفترفنی با یکدیگر، صاحبان فرایندها و ورودی و خروجی‌های آن‌ها بایستی مشخص گردد. بدین گونه مستندات مورد نیاز دفتر‌فنی تدوین شده و زمان‌بندی انجام فرایند‌های روتین و خاص در دفتر‌فنی، نحوه مستندسازی، ارجاع، پیگیری و دریافت بازخورد شکل خواهد گرفت. این مهم بایستی به کمک استقرار فرایندها، تدوین دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی خاص مانند دستورالعمل و روش اجرایی صورت وضعیت‌نویسی، متره و برآورد، پیمان رسیدگی و سایر فرایندها دارای نظم و نظام گردد. بنابراین در دوره پیش رو سعی داریم با بیان نمودن نقشه فرایندی مختص دفتر‌فنی به تشریح نحوه استقرار آن در شرکت‌های فعال در صنعت ساخت پرداخته و سپس فرایندها، دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی و جریان کار و مستندات را تدوین نماییم.
این دوره به‌صورت مشخص اولین دوره در زمینه تعریف ساختار دفتر ‌فنی با دیدگاه فرایندی است که با بهره‌گیری از مفاهیم استاندارد ایزو ۹۰۰۱، بهره‌گیری از مدرسان با بیش از ۲۰ سال تجربه پروژه‌های ملی و بین‌المللی صنعت ساخت و همچنین وجود کمیته تخصصی دفتر‌فنی جهت بازبینی و بهینه‌سازی دوره‌ها تدوین شده است و طیف گسترده‌ای از مخاطبان اعم از کارشناسان، سرپرستان و مدیران دفاتر فنی پروژه‌ها را شامل می‌شود.

آنچه در دوره ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن خواهید آموخت

در واقع در این دوره:
- نحوه چیدمان تیم دفتر‌فنی و متناسب‌سازی چارت سازمانی و فرایندهای مربوطه با توجه به وسعت و ابعاد پروژه، قرارداد فی‌مابین پیمانکار و کارفرما و پیمانکار و پیمانکاران جزء و نیازمندی‌های خاص پروژه‌های صنعت ساخت را فرا می‌گیرید.
- تدوین شرح وظایف و مسئولیت‌ها، ارتباطات بین افراد، فرایندهای حاکم بر دفتر فنی، ماتریس گزارش‌دهی، تعریف صاحبان فرایندهای، شاخص‌های کلیدی عملکرد جهت پایش فرایندهای دفتر‌ فنی از یک‌طرف و همچنین تشریح نقش دفتر ‌فنی مرکزی در شرکت و در کارگاه‌های پروژه‌ها را یاد می‌گیرید.
- به عنوان کارشناس تازه وارد به عرصه ساخت وارد شده و مسیر صحیح برای تبدیل شدن به یک کارشناس و مدیر خبره در دفتر فنی را فرا می‌گیرید.
- به‌عنوان فرد با تجربه یاد می‌گیرید تا در صورت نیاز بازنگری‌های لازم در فرایندهای جاری دفاتر فنی در سازمان و پروژه‌های خود را چگونه انجام دهید تا با یک ساختار بهینه مواجه باشید.

این فرایند اصولی بر اساس گام‌های زیر طی می‌شود:
۱. با مفهوم فرایند و جریان کاری در سازمان‌ها و دفاتر‌ فنی آشنا خواهید شد.
۲. نحوه تدوین چارت سازمانی مناسب سازمان خود را در زمینه دفتر فنی فرا خواهید گرفت.
۳. نحوه تدوین شرح وظایف و مسئولیت‌های نقش‌های اصلی دفتر ‌فنی را خواهید آموخت.
۴. نحوه شناسایی و مستندسازی فرایندهای دفاتر فنی در سازمان خود را خواهید آموخت.
۵. به صورتی گام‌به‌گام و به شکل یک دستورالعمل حرفه‌ای ارتباطات بین سازمانی نیروهای دفتر ‌فنی و همچنین ارتباطات ایشان با ارکان خارجی مانند مشاور/کارفرما را خواهید آموخت.
۶. شاخص‌های کلیدی عملکرد جهت سنجش سیستم پیاده‌سازی‌شده دفتر‌فنی را تدوین خواهید نمود.
۷. نحوه پایش و بازنگری فرایندهای  تعریف‌شده جهت دفاتر ‌فنی را در دوره‌های زمانی مشخص خواهید آموخت.

وجه تمایز دوره ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن

- ارائه گواهینامه معتبر با امضای مدرس رسمی و تأییدشده انجمن مدیریت ساخت آمریکا (CMAA) در ایران
- برگزاری دوره برای اولین بار در ایران به منظور ایجاد ساختار ذهنی و فرایندی صحیح از مدل دفاتر فنی پروژه‌ها
- ایجاد مدل پیشنهادی جهت پیاده‌سازی در سازمان مخاطبان و ارائه پیشنهاد جهت متناسب‌نمودن مدل با پروژه مخاطبان
- ایجاد مقدمه‌ای بر مباحث و نیازمندی‌های اصلی دفترفنی برای دانش‌پژوهان تازه‌کار
- نظم‌دهی به پروژه‌های ساخت پیمانکاری و بالا‌بردن بهره‌وری در این پروژه‌ها
- ایجاد امکان مستندسازی فرایندها و وقایع دفاتر ‌فنی پروژه‌های صنعت ساخت و ثبت ساختارمند سوابق
- ایجاد تمایز بین فعالان دفتر‌فنی با یادگیری این مبانی
- یکپارچگی و پیوستگی بین این دوره و سایر دوره‌های دفترفنی موسسه ACEMI
- ارائه ویدئوها و جزوات به صورت کامل (ویدئوها و جزوات در اختیار تمامی شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرد)
- گروه پشتیبانی 60 روزه از زمان شروع دوره (اعضای کانون، مادامی که عضو کانون هستند، می‌توانند سوالات خود را از بخش پنل کاربری دوره بپرسند)
- ارائه محتوا به صورت تخصصی، خلاصه و پربازده در راستای نقشه راه دفتر فنی (PEO)

سرفصل‌های دوره ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن

۱. تعاریف و مفاهیم استاندارد ایزو ۹۰۰۱

- آشنایی مختصر با ایزو ۹۰۰۱ (ایزو ۹۰۰۱ چگونه می‌تواند در پیاده‌سازی ساختار دفتر‌فنی استفاده شود)
- آشنایی با مراحل پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱
- جایگاه استراتژی، خط مشی کیفیت، اهداف کیفیت و چارت سازمانی در ایزو ۹۰۰۱
- مفهوم فرایندها و دیدگاه فرایندی در ایزو ۹۰۰۱
- دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی در ایزو ۹۰۰۱
- مستند‌سازی در ایزو ۹۰۰۱
- ممیزی داخلی و خارجی در ایزو ۹۰۰۱
- عدم انطباق و راهکار‌های اصلاحی در ایزو ۹۰۰۱
- بازنگری مدیریت در ایزو ۹۰۰۱

۲. ساختار دفاتر فنی در سازمان‌های فعال در صنعت ساخت

- چارت سازمانی کلی و چارت سازمانی دفاتر فنی
- چارت سازمانی پیشنهادی، سایر چارت‌های سازمانی دفتر ‌فنی
- شرح وظایف و مسئولیت‌های ارکان چارت سازمانی دفاتر ‌فنی
- تشریح ارتباطات عمودی و افقی در چارت سازمانی دفتر‌ فنی

۳. فرایندهای اصلی دفاتر فنی

- تعریف فرایندهای دفتر ‌فنی
- تخصیص فرایندهای دفتر ‌فنی به صاحبان فرایندها
- تشریح جریان کار بین ارکان دفتر ‌فنی
- تدوین نقشه فرایندی دفتر ‌فنی

۴. دستورالعمل‌های، روش‌های اجرایی و مستندات دفاتر فنی

- دستوالعمل‌های دفتر ‌فنی
- روش‌های اجرایی دفتر ‌فنی
- مستندات دفتر ‌فنی
- ابزار‌های لازم برای ثبت و کنترل فعالیت‌های دفتر ‌فنی
- تدوین سیستم جهت مدیریت و بروزرسانی اسناد دفتر فنی

۵. تعیین شاخص‌های عملکرد موفقیت دفاتر فنی

- نحوه ارزیابی سیستم دفتر ‌فنی
- نحوه تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع‌آوری شده در دفتر فنی
- تدوین شاخص‌های پایش فرایندها در دفتر فنی

۶. تبیین نحوه ممیزی داخلی فرایندهای دفاترفنی

- انجام یک نمونه ممیزی داخلی دفتر فنی
- مشخص نمودن موارد عدم انطباق و ارائه راهکار‌های اصلاح دفتر فنی
- اجرای یک نمونه بازنگری مدیریت در دفتر فنی

ثبت‌نام در دوره ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن و برگزاری آن به چه صورتی انجام می‌شود؟

1.ثبت‌نام در دوره چگونه و چه زمانی انجام می‌شود؟
ثبت‌نام در دوره‌ها به صورت آنلاین و از طریق وبسایت موسسه و صفحه اختصاصی هر دوره انجام می‌شود. زمان آغاز ثبت نام هر دوره از طریق شبکه‌های اجتماعی اطلاع‌رسانی میشود و کانتر آغاز ثبت نام در وبسایت موسسه فعال می‌گردد.

می‌توانید این دوره را به همراه سایر دوره‌های همین دپارتمان، با تخفیف ویژه تهیه کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر، صفحه بسته‌های آموزشی را بررسی کنید.

مشاهده تمامی بسته‌های آموزشی

برای دریافت مشاوره رایگان از مشاوران تخصصی موسسه ACEMI،
کافیست از طریق لینک زیر، اطلاعات خود را ثبت و ارسال کنید.

برای دریافت مشاوره آموزشی کلیک کنید.

برای درخواست برگزاری دوره به‌صورت سازمانی، از طریق لینک زیر، با ما در ارتباط باشید.

ارتباط با ما

2. چرا باید شماره موبایل خود را تایید و کارت شناسایی معتبر آپلود نمایم؟
برای ثبت‌نام در دوره‌ها باید هم شماره موبایل خود را تایید نموده و هم یک کارت شناسایی معتبر آپلود کرده باشید. این‌کار تنها یکبار انجام شده و نیاز نیست برای هربار ثبت‌نام این کار را تکرار کنید. پس از آپلود کارت شناسایی همکاران ما در اسرع وقت (بین 24 الی 48 ساعت) نسبت به تایید آن اقدام می‌کنند. پس از آپلود کارت شناسایی می‌توانید ادامه مراحل ثبت‌نام خود را طی کنید ولی در صورت عدم تایید کارت شناسایی، احتمال لغو ثبت‌نام شما وجود دارد. پس حتما نسبت به آپلود مدارک معتبر خود دقت کنید.
از آنجایی که برای دوره‌های تقویمی و ویدئویی گواهینامه صادر می‌شود و برای صدور گواهینامه به تایید هویت واقعی فراگیران نیاز است، باید شماره موبایل و کارت شناسایی معتبر شما تایید گردد. دلیل دیگر آنست که ویدئوهای دوره‌ها در اختیار فراگیران قرار گرفته و بر روی ویدئوها واترمارک قرار می‌گیرد. در صورتی‌که ثبت‌نام‌کننده هویتی واقعی نداشته باشد، این واترمارک نیز می‌تواند غیرواقعی بوده و مشکلاتی را ایجاد نماید. از این‌رو، این موضوع هم به نفع کاربران و هم موسسه است.
برای کسب اطلاعات بیشتر به راهنمای ثبت‌نام در سایت و دوره‌ها مراجعه نمایید.

۳. آیا برای ثبت‌نام در این دوره تخفیف ارائه می‌شود؟
- اگر عضو کانون موسسه ACEMI باشید، می‌­توانید از قیمت‌های ویژه اعضای کانون بهره‌­مند شده و با قیمت کمتری در دوره‌­ها ثبت‌نام نمایید.
- در بازه ثبت‌نام زودهنگام دوره‌ها ثبت‌نام خود را نهایی کنید، از بیشترین تخفیف ارائه‌شده بهره‌مند خواهید شد.
- علاوه بر این، در شرایط مختلف، تخفیف‌های متنوع دیگری نیز هم برای اعضای کانون و هم برای اعضای عادی ارائه می‌شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره تخفیف‌ها، به صفحه تخفیف‌های ویژه موسسه ACEMI مراجعه کنید.

4. نحوه برگزاری دوره چگونه است؟
- این دوره به صورت آنلاین برگزار می‌شود. در روز برگزاری هر جلسه لینک ورود به جلسه از طرف Clickmeeting برایتان ایمیل خواهد شد. اگر ایمیل را در Inbox خود نیافتید، حتما پوشه Spam و Promotion و Social ایمیل خود را چک نموده و آن را به Inbox منتقل نمایید. در صورت عدم دریافت ایمیل حاوی لینک ورود به وبینار تا ساعت 15 روز برگزاری وبینار با شماره‌های موسسه تماس بگیرید و یا از طریق پشتیبانی آنلاین سایت به ما اطلاع دهید.
- شما می‌توانید با اندروید ۸ به بالا، یا با آخرین نسخه مرورگر کروم، و یا آیفون با آخرین نسخه سافاری، در وبینارها شرکت کنید، اما بهترین راه شرکت در رویدادها، استفاده از لپتاپ و مرورگر کروم است.
- محتوای جلسات آنلاین تا 24 ساعت بعد از برگزاری در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
حتما پیش از شروع دوره راهنمای ورود به وبینارها را بررسی کنید.

5. آیا جزوات و ویدئوها در اختیار فراگیران قرار می گیرد؟
محتوای این دوره شامل موارد زیر است:
1. جزوات (اسلایدها)
2. فایل ها ورکشاپها فایل های ضمیمه و...
3. ویدئوهای ضبط شده
نحوه دسترسی به محتواهای ارائه شده فوق ممکن است برای اعضای کانون دانش‌پژوهان و اعضای عادی متفاوت باشد. برای کسب جزئیات بیشتر درباره نحوه ارائه محتوای دوره‌ها حتما راهنمای دسترسی به محتوای دوره‌ها را مطالعه کنید.

6. آیا این دوره ضمانت عودت وجه دارد؟
در راستای تکریم و حمایت از فراگیران و دانش‌پذیران موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور (ACEMI)، دوره‌های آموزشی دارای ضمانت بازگشت وجه 100 درصد است و شما اگر دوره‌ها و آموزش‌های ما را تهیه کرده باشید و احساس کنید که از دوره آموزشی به هر دلیلی رضایت ندارید، 100 درصد وجه پرداختی شما به حسابتان بازگردانده می‌شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر، راهنمای ضمانت بازگشت وجه را مطالعه کنید.

چه گواهینامه‌هایی برای دوره ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن صادر می‌شود؟

1. انواع گواهینامه‌ها
- دو گواهینامه حضور(Certificate of Participation)  و گواهینامه حرفه‌ای (Professional Certification) برای این دوره صادر می‌شود.

الف. گواهینامه حرفه‌ای (Professional Certification) به رنگ طلایی  (این یک نمونه گواهینامه است)
 

ب. گواهینامه حضور  (Certificate of Participation)به رنگ نقره‌ای  (این یک نمونه گواهینامه است)

2. نحوه اخذ گواهینامه‌ها
- برای دریافت گواهینامه حضور باید ۶۰ درصد مدت دوره و بیشتر در دوره حضور داشته باشید.
- برای کسب اطلاعات بیشتر، نقشه راه مدیریت دفتر فنی (PEO) و گواهینامه‌ها را مطالعه کنید.

3. نحوه اعتبارسنجی گواهینامه
- یکی از ویژگی‌هایی که گواهینامه‌های موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور (ACEMI) دارند و آن را از سایر گواهینامه‌ها متمایز می‌کند، قابلیت اعتبارسنجی آن‌ها است. هر یک از گواهینامه‌های موسسه برای هر یک از شرکت‌کنندگان با یک کد یکتا صادر می‌گردند و با جستجوی کد رهگیری در وبسایت، موسسه با ذکر نام و نام‌خانوادگی اعلام می‌کند که فرد گواهینامه دوره را اخذ کرده و گواهینامه معتبر می‌باشد. پیشنهاد می‌کنیم صفحه اعتبارسنجی گواهینامه‌ها را مشاهده نمایید. 

4. نحوه صدور گواهینامه‌ها
- چنانچه شرایط دریافت گواهینامه‌ها را داشته باشید، فایل گواهینامه در پنل کاربری شما بارگذاری می‌شود و پس از بارگذاری از طرف موسسه ایمیل دریافت می‌کنید.
- فایل PDF گواهینامه‌ها تا یک هفته پس از اتمام دوره صادر شده و در پنل کاربری در وبسایت موسسه قرار می‌گیرد.
- اگر تمایل به دریافت گواهینامه به صورت چاپی با هولوگرام اختصاصی موسسه داشته باشید، می‌توانید از طریق پروفایل خود (بخش "گواهینامه‌ها") اقدام به ثبت درخواست و پرداخت هزینه ارسال نمایید.
- برای اطلاعات بیشتر راهنمای دسترسی به گواهینامه ها را مطالعه کنید.

دوره ساختار دفتر فنی و فرایند پیاده‌سازی آن به چه صورتی پشتیبانی می‌شود؟

۱.  پشتیبانی گروه تلگرامی
می‌توانید سوالات خود را در گروه پشتیبانی تلگرامی که از ابتدای دوره به مدت ۶۰ روز با حضور اساتید و سایر شرکت کنندگان فعال است بپرسید و از راهنمایی اساتید و دیگران بهره‌مند شوید.

۲. پشتیبانی پنل کاربری
- پشتیبانی مادام‌العمر برای اعضای کانون
مادامی که عضو کانون دانش‌پژوهان موسسه ACEMI باشید می‌توانید از پشتیبانی دوره بهره‌مند شوید. برای مطرح کردن سوالات خود می‌توانید از طریق پنل کاربری بخش پشتیبانی علمی دوره‌ها سوال خود را ارسال کنید و پاسخ آن را از اساتید دریافت کنید.

- پشتیبانی ۶۰ روزه برای اعضای عادی
- به مدت ۶۰ روز از زمان ثبت‌نام در دوره از پشتیبانی دوره بهره‌مند می‌شوید. برای مطرح کردن سوالات خود می‌توانید از طریق پنل کاربری بخش پشتیبانی علمی دوره‌ها سوال خود را ارسال کنید و پاسخ آن را از اساتید دریافت کنید.

شرکت‌کنندگان دارای گواهینامه